人事档案数字化建设十篇

人事档案数字化建设篇1

随着信息化、网络化时代的到来，传统的以手工劳动为主的重馆藏、轻利用的人事档案管理方式已不能很好适应现代组织人事工作的需求，正在饱受非议。人事档案数字化越来越受到人们的追捧和关注。对于档案材料的数字化处理，国外早在20世纪80年代就开始了，我国则开始于20世纪90年代末。所谓人事档案数字化就是把人事档案进行信息加工，将其转化为可以储存在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像和数字文本。用现代信息技术改变传统的纸质档案模式，实现无纸化运行。人事档案数字化通过授权可以实现档案资源信息共享，具有容量大、占用空间小、易保管、查阅信息快捷、减少原始纸质档案破损、可多人在线查阅、不受时空限制等优势，极大地提高了档案管理人员的工作效率。因此，实现人事档案数字化势在必行。

一、全面推行人事档案数字化管理模式面临的问题

1.缺乏全国统一技术标准的人事档案数字化软件

人事档案的数字化就是把纸质档案材料，按照国家规定的分类标准先进行分类、编码，扫描后以电子版形式储存在各种介质载体上并能被计算机识别，通过技术手段，人们可以通过网络阅读到电子版人事档案的内容。由于我国的人事档案数字化起步较晚，在实际工作中还存在诸多问题，诸如目前全国尚无一个统一标准的软件或权威部门来统筹规划协调管理人事档案数字化、网络化建设及资源共享等工作。很多单位为了使用方便，自己开发软件或服务外包，由于所采用的技术与方法不同，致使人事档案数字化信息标准不统一，格式不尽相同，相互独立，各自为政，人事档案信息资源处于孤立、分散的状态之中，形成信息壁垒，资源无法共享，将来很难纳入国家统一的信息化、数字化、网络化的“大数据”平台的管理之中。

2.专业管理人员匮乏

长期以来人事档案总是处于被边缘化的状态，正如人们常说的“档案工作用起来重要，用罢忘掉”的尴尬境地，很多单位领导并不重视此项工作。人事档案工作是我国档案工作的重要组成部分，是国家重要的信息资源，但只停留在了口头上。由于受编制、资金的限制，专职、专业管理人员少之又少。人事档案数字化具有涉及的信息量大、涉密程度高等特点，根据《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范》的有关规定，实行人事档案数字化，档案部门应同时设置系统管理员、安全保密员、安全审计员，实现涉密应用系统“三员分离”。目前许多单位一下无法配备这么多的专业人员，只能是一种构想。

3.耗时费力，重复建设

由于人事档案具有动态性的特征，每年都有大量诸如年度考核表、聘期满考核表、工资表、专业技术职务呈报表、干部任免材料、学籍材料等散材料入档。首先，档案管理人员要仔细甄别，去伪存真，要做到取之有章、拒之有据，确保人事档案的权威性、真实性和准确性。其次，为了保证整卷档案内容的完整性，还要对散件进行分类编号、编注页码，然后才能进行扫描。

在进行数据扫描时，为保证扫描图像的质量，真实再现档案原件的内容，确保档案数字化工作基础数据的质量，一方面要求电子文档里面文字、表格、公章图像等必须完整清晰，没有黑边，留白适当，杜绝页面歪斜、尺寸失真、曝光过度的图像进入数据库，纸质档案和数字档案同步共存，相互印证；另一方面，由于档案材料形成于不同时代，纸质良莠不齐，老旧脆弱易碎。档案材料用纸改版前，纸型大小不一，材料格式不规范统一。如20世纪90年代前，许多高校的成绩表，就是一本小册子，这让工作量无形中倍增，笔者的单位员工学历高、职称高，每卷档案人均扫描350页。加之以前档案整理装订为了美观要求四边齐，几乎所有的档案材料都被剪切和裱糊过，扫描时只能小心翼翼地剥离裱糊纸。因此，耗时费力，工作量大。

扫描只是人事档案数字化发展迈出的第一步，为了能早日实现人事档案的数字化、网络化，各单位还需要投资开发软件、架设局域网以及系统运行维护等，需要投入大量的资金和技术。

二、推进人事档案数字化建议

1.建立部级的大数字平台

国家应有计划、有步骤、有重点地尽快制定人事档案数字化、信息化建设的总体规划及各种标准规范。研发统一技术标准软件，对网络环境中数据库格式、人事档案信息的存贮和著录格式、网络体系结构和信息处理界面等工作都要有明确的要求并在全国推行。例如美国国家人事档案部门就开发了先进的人事档案管理自动化系统软件进行管理，采用先进的缩微技术来存储每个公民的人事档案信息，从而节约了大量储存空间。借鉴国外文件中心等先进经验，建立起部级的人事档案大数据库平台，设立专门机构负责日常管理和维护。各单位设专职联络员，周扫描、月上报每名员工近期形成的档案信息材料，逐步将各地分散的档案信息数据连接起来，既可避免各地因重复建设造成人财物的浪费，又可以实现全国人事档案信息共享。国家通过公民身份证代码和人事档案号，使数据库里的档案数据与每一个人信息关联，从而无论人员如何流动，都会处于国家数据平台的监控和管理之中，使得数字化、网络化的人事档案具有无与伦比的“记录性”和“追溯性”，真正实现“单位人”向“社会人”的转变，从而有效地遏制“人档分离”的现状。

2.领导重视，加大投入

实现人事档案数字化、信息化建设目标，领导重视是关键。实现干部人事档案数字化，无论是档案材料电子信息积累，还是软件的开发、系统平台的运行搭建，工作量大，任务繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人员、技术和资金。要把人事档案数字化建设列入单位整体发展规划，充分认识到现代档案信息化管理的重要意义，分步骤、有重点地推进实施，才能实现人事档案数字化、信息化、网络化管理的“大数据梦”。

3.培养和造就一支适应人事档案数字化发展需要的高素质的人才队伍

档案信息化建设亟须具有综合职业能力和全面素质的人才，以满足档案信息化建设的全方位要求。面对新形势、新要求，管理人员要转变档案“你送我装，你来我查”的“守摊式闲人”的陈旧观念，建立健全科学合理的档案人才引进和培养体系，新引进人才要注重其专业背景，诸如力争引进具有档案和计算机专业知识背景的人才。引育结合，对现有的非专业背景的员工，要加大专业技能培训，使档案管理人员不但精通人事档案业务知识，而且还熟知计算机网络技术知识，不断提升专业知识水平，改善知识结构，拓宽服务视野，更好地为新时期组织人事工作服务。

三、结语

人事档案数字化建设篇2

【关键词】数字化；档案；网站

随着网络现代化的深入，档案管理也实现了办公自动化，档案记录已是纸质文件和电子文件并存的局面。档案管理决策者应该在这个数字化时代，认真考虑数字化档案信息资源建设问题，深入调研了解数字化档案信息资源建设的内容，分析其存在的问题，并且采取措施，切实加强数字化档案管理资源建设工作。

一、数字化档案信息资源建设存在的问题

对档案信息资源数字化、网络化、实现信息资源共享，提高档案信息资源的利用率，这是未来数字化档案信息资源建设的趋势和方向。当前省级档案信息管理资源数字化建设过程中存在以下几个方面的问题：

（一）档案人员素质低

档案信息资源建设和管理中，一线档案管理人员面对数字化档案信息资源时，由于对数字化处理档案信息资源管理的知识储备不足和技能不够，直接影响了数字化档案信息资源建设的质量和进度。

（二）档案信息资源管理不到位

第一，虽然数字化档案信息资源是非常重要的，具有重要的社会效益。但是，政府领导比较偏重于短期经济效益，这影响了数字化档案信息资源管理建设；第二，许多档案信息资源的管理人员掌握的管理手段还比较传统，管理理念和管理水平还远远不能适应数字化档案信息资源建设的要求；第三，政府管理监督过于刚性。由于数字化档案信息资源的建设时间不长，许多单位档案信息资源建设中还只是有总括性的任务要求，还缺乏具体硬性要求。大多数单位所谓的数字化档案信息资源，只是将电子档案进行数字化处理，真正档案信息资源进行数字化并未真正开展起来；第四，政府机关对档案业务工作检查还没做到位。由于档案信息资源建设时间比较短，政府部门还来不及完备档案管理的管理制度和技术规范标准。

（三）数字化档案资源建设仍存在缺陷

数字化档案信息资源建设中，利用网站信息是必不可少的，因此，数字化档案信息资源建设需要建设相应的网站。但是，许多政府管理工作人员思想观念等因素，对建设网站重要性认识不足，对需要比较大的人力和财务建设专门的网站平台规划比较迟缓，力度比较小。

二、数字化档案信息资源建设措施

（一）加强档案人员队伍建设

数字化档案信息资源建设的成败的关键是档案人员队伍建设。因此，强化档案人员队伍建设，是摆在政府面前的重要任务，必须采取有效措施建设数字化档案信息资源。

第一，做好数字化档案管理人才的引入。政府部门在引入档案管理人才时，应特别注意引入那些具有现代档案管理知识和管理技能的大学毕业生从事档案管理工作，为数字化档案信息资源建设储备人才。

第二，加强从事档案管理的工作人员的培训力度。目前从事数字化档案信息资源管理工作的人员不足，因此，为了解决从事档案管理工作人员的不足，需要充分利用正在从事档案管理工作的人力资源，对他们进行专业数字化知识和技能培训。

（二）完善各项管理制度

首先，对档案管理部门的领导理论班子要科学安排，强化档案管理部门的人员配置，特别要发挥档案管理部门高层管理人员的影响力和号召力，带领团队踏实做好数字化档案信息资源管理工作。高水平的档案管理的形成也不是一时半会就能形成的，造就高水平的档案管理，学习是其最有效的方法。因此，需要为档案管理人员创造更多的学习提高的机会，让他们在实践中学习本领，增强才干。

然后，数字化档案信息资源建设需要做好规划，按计划有条不紊地推进，政府部门必须制定操作性强的数字化档案信息资源建设方案。档案业务部门还应有明确的奋斗目标，有效监督管理机制。上级政府管理部门应多关心档案管理业务部门的工作，支持他们的数字化档案信息资源建设，深入档案管理业务部门，调研的基础上了解他们在数字化档案信息资源建设现状，然后制定建设方案，建设中做好切实的检查评估工作，切实使得数字化档案信息资源建设落到实处。

最后，单位工作业绩考核指标中应该将数字化档案信息资源建设纳入其中，只有将数字化档案信息资源建设与个人工作业绩挂钩，才能获得领导的重视，切实担负起数字化档案信息资源建设任务，充分保障建设人力、财力和物力的到位，推动数字化档案信息资源建设有条不紊的进行。

（三）采取有效措施解决数字化档案资源建设中的问题

数字化档案信息资源建设需要大量投入资金、人力和物力的工程。如建设过程中需要购买的数字化硬件设备（如高速扫描仪等）的价格都非常高。所以，为数字化档案信息资源建设筹集到充足的建设资金，这是建设能否正常开展的前提和基础，否则一律免谈。为此，政府部门应该给予档案管理部门下拨足够的经费以保证数字化档案信息资源建设的硬件和软件的正常添置。

数字化档案信息资源建设中，建设档案网站是必不可少的。只有建成档案网站，为读者提供查询的通道，使数字化档案信息资源发挥社会效益。而建设档案网站，对档案软件要求较高。为此，购买性能优良，操作容易上手的档案软件是其建设必须重视的项目之一，面对市场上众多品牌的档案软件，应精选最适合本单位的档案软件。另一方面，对档案信息资源进行数字化处理，建立文本信息资源库和多媒体档案信息资源库，使得信息能通过网站向全世界传播，当然，要特别注意保密工作，只有无需保密的档案编研成果才能在网上向读者开放和共享。

数字化档案信息资源建设中，应该把为读者提供优质服务作为其建设成败的重要指标。为此，需要集中力量调查读者对数字化档案信息资源的需要基础上，制定科学的建设计划，推进建设进程，切实建设出真正为读者服务的数字化档案信息资源库。

三、结语

数字化档案信息资源建设是大势所趋，形势也比较严峻，所以对数字化档案信息建设刻不容缓，对其建设应该做到早安排，早落实，着手制定详细的数字化档案信息管理建设方案，上级政府管理部门和档案信息资源建设单位共同努力，早日将数字化档案信息资源建设成为现实。

参考文献：

[1]邓增娟.民生档案信息资源建设探[J]. 兰台世界.2013，（04）.

人事档案数字化建设篇3

一、调查现状分析

本文通过网站调查、邮箱、电话等调研方式，调查分析了广东省62所本科院校的高校档案机构、人事档案归属、档案管理系统建设、档案网站建设四个方面的内容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民办本科院校，占40.3%，其中16所独立学院，2所中外合作办学的高校。

1.高校档案机构

高校档案机构包括档案馆和综合档案室。本次调查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校设立了独立的档案机构，其中2所是民办高校，分别是是广东理工学院和中山大学南方学院；2所高校的档案机构挂靠其他部门，广东海洋大学档案馆挂靠校长办公室，韩山师范学院综合档案室挂靠图书馆。这些独立的档案机构命名各有不同：广东理工学院、中山大学南方学院是档案室，韩山师范学院、广州体育学院是综合档案室，佛山科学技术学院是档案管理中心，其他高校独立的档案机构都是档案馆。

另外，42所（67.7%）高校未设立独立的档案机构，其中公办高校19所、民办高校23所。这些非独立的档案机构设在高校的学校/院办公室或党委办公室。中外合作办学的民办高校又有不同，北京师范大学-香港浸会大联合国际学院由秘书处负责公文审批的信息化管理和立卷归档工作，香港中文大学各个机构形成的档案一般都保存在各个学校机构手里，无专门的学校档案保管机构。

2.干部人事档案归属

从以上调查结果可知，除了中外合作办学的民办高校，广东省的本科院校都已设立高校档案机构，接近1/3的本科院校设立了独立的档案机构。高校人事档案有两种管理模式：一是归入独立的档案机构统一管理，一是归入人事部门管理。

此次调查的62所本科院校中，仅有6所（9.7%）高校的人事档案归入独立的档案机构管理。41所（66.1%）高校的人事档案归入人事部门管理，其中公办高校31所，民办高校10所，如表2所示。另外，有13所民办高校的人事档案挂靠在人才市场。北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院、香港中文大学（深圳）的员工并无人事档案，但对于受聘的员工，人力资源部门在聘期收集其相关的个人信息资料并建立仅供内部使用的个人档案。

人事档案归入独立的档案机构管理的六所高校，分别是中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东外语外贸大学、广东技术师范学院、佛山科学技术学院。这六所高校的教工人事档案并入独立的档案机构之前也都是由人事组织部门管理，中山大学档案馆是最早并入人事档案的，其次是华南农业大学，其他四所学校都是最近几年才将人事档案移交档案馆。

3.档案管理系统建设

档案管理系统是档案馆数字化、自动化管理的主要应用软件。人事档案管理系统是专门针对干部人事档案的现代化档案管理系统，能够提高人事档案管理的效率与准确性，有利于实现人事档案管理的现代化。国内许多高校采用南大之星档案管理系统，广东省采用该系统的高校有华南师范大学、华南农业大学、广东技术师范学院、韶关学院等，部分高校的档案管理系统是自主研发，如暨南大学（独立开发），还有一些高校的系统开发外包，如广东工业大学、中山大学。

本次调查的62所高校中，24所高校建有档案管理系统，其中公办高校22所，民办高校2所是中山大学南方学院、广东技术师范学院天河学院；有独立的档案机构的高校中仅15所有档案管理系统。人事档案归属档案馆的6所高校中，中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东技术师范学院5所高校建有档案管理系统，其中中山大学、广东工业大学建有教工人事档案系统，广东技术师范学院正在建设人事档案管理系统。

4.档案网站建设

档案网站是档案信息资源共享的网络平台，能把数字化加工整合之后的档案资源，通过档案网站以各种形式和展示出来。62所高校中，24所高校通过档案网站提供了网络平台，既有独立档案机构的高校，又有非独立档案机构的高校。20所有独立档案机构的高校中，18所高校建有档案网站，其中2所民办高校是广东理工学院、中山大W南方学院。非独立的档案机构的5所高校，五邑大学、仲恺农业工程学院、广州医科大学、广州工商学院、东莞理工学院城市学院在所属的院办、档案网站上设置了独立的档案管理、档案工作或档案业务栏目，广东财经大学综合档案室隶属学院办公室，建有独立的档案网站；其他非独立的档案机构在所属部门的档案网站上则只有零星的简介。

24所高校建有档案管理系统，24所高校建有档案网站，19所高校既建有档案网站又建有档案系统，5所高校建有档案系统但无档案网站，5所高校建有档案网站但无档案系统。20所高校的档案管理系统在档案网站上提供登录链接或登录平台，其中包括广州中医药大学、广东技术师范学院天河学院的档案系统挂在学校网站主页。建有人事档案管理系统的3所高校中，中山大学、广东技术师范学院提供人事档案管理系统登录链接，广东工业大学档案网站未提供人事档案管理系统入口。

二、人事档案信息化建设中存在的问题

从调查分析可以看到，广东省高校人事档案信息化建设刚刚起步，独立的高校档案机构建设、人事档案归属、人事档案系统建设、档案网站建设都存在诸多问题。

1.人事档案分散管理问题严重

人事档案是专门档案的一种，专门档案的管理仍然按照全宗原则实行集中统一管理。许多省份的高校的人事档案纳入到了独立的档案机构，如四川、湖北、重庆、江苏、上海、陕西、山西、浙江的高校。从广东省高校档案机构调查情况可知，广东省独立的高校档案机构的建设比例（32.3%）低，而且大都是公办高校，只有两所是民办高校。其中，54.1%的公办本科高校有独立的档案机构，6%的民办高校有独立的档案机构。从人事档案归属的调查情况可知，6所公办高校人事档案归属独立的档案机构，占广东省本科院校总数的9.7%、占广东省公办本科院校总数的16.2%；而52%民办高校的人事档案挂靠在人才市场，超过半数的民办高校的人事档案挂靠在校外。从整体情况来看，广东省独立的高校档案机构偏少，而且只有少数几所本科高校人事档案归属档案机构，民办本科高校的独立的高校档案机构极少，人事档案管理更加分散。

无论人事档案归入人事部门还是人才市场管理，档案都得不到统一保管，档案工作投入偏少，整理不规范，专业化建设滞后。这种低水平重复的分散管理，不利于人事档案规范化、信息化的管理。独立的高校档案机构才能承担起归属人事档案的能力，独立的高校档案机构建设比例低，是干部人事档案分散管理严重的原因之一。

2.人事档案管理系统建设滞后

目前广东省大部分高校仍没有启用档案管理系统，62所高校中只有24所高校有档案管理系统，保管的档案主体仍然是纸质档案。大部分（75%）有独立的档案机构的高校已建有档案管理系统，档案管理系统主要实现目录的数字化，有些高校已扫描部分综合档案，能进行全文检索，如华南理工大学、中山大学，广东技术师范学院、广东工业大学等。中山大学已完成全部馆藏党政类档案的数字化扫描和挂接。广东技术师范学院完成了部分教学类档案原件的数字化扫描、著录、校验和挂接等工作，基本实现了部分行政、党群档案与学生学籍档案的全文检索。

广东省高校的人事档案的数字化工作还限于人事档案的检索和档案目录的数字化，绝大多数高校档案馆至今还没有人事档案管理系统，只凭借 Excel或 Word等常用办公软件进行人事档案目录管理。人事档案已归属独立的档案机构的高校，83.3%的高校建有档案管理系统。建有教工人事档案系统的3所高校中，中山大学的人事档案管理系统已投入使用，但只是目录的数字化，广东工业大学的人事档案系统正在完善，并且正在进行人事档案内容的数字化扫描工作。总的来说广东省的本科高校还没有针对档案目录和内容数字化的成熟的人事档案管理系统，而综合档案则已部分实现全文检索，人事档案管理系统的建设远远滞后于其他综合档案。

3.人事档案信息化建设与档案网站建设脱节

人事档案信息化，是利用档案管理系统将纸质型档案转换成电子型档案，并通过一定的网络平台提供利用。人事档案信息化不仅要建设档案管理系统，而且要通过档案网站这个网络平台提供利用。

调查发现，62所高校中，38.7%的高校建有档案网站，这些高校中83.3%的高校档案网站提供档案管理系统入口；建有独立档案网站的有19所高校（30.6%），既建有档案网站又建有档案系统的比例30.6%，有独立的档案机构的高校档案网站建设的比例90%；民办高校档案网站建设比例（16%）低。从调查可知，广东省本科高校档案馆 （室 ）独立的档案网站建设比例还不足1/3，而独立的档案机构已普遍建立了专门的网站，且大都已启用档案管理系统。

仅3.2%的高校人事档案管理系统挂接到档案网站，人事档案信息化的数据不能通过档案网站对外提供利用，也不能提供全文检索。即使已开展人事数字扫描工作的高校也未能及时将人事档案管理系统挂接到档案网站。

三、推进人事档案信息化建设的建议

人事档案信息化的进程刻不容缓，推进人事档案信息化建设，应从加快制度建设以及软件硬件建设等方面着手。

1.加快制度建设，推进规范化管理

高校人事档案信息化滞后，是由于硬件条件差，档案人员业务不精、档案不受重视等各种原因引起的，关键是制度的缺失。因此，必须自上而下建立人事档案规范化管理制度，包括人事档案信息化建设制度、材料收集归档制度、人事档案审核制度、人事档案归属制度、档案管理人员进修培训制度等。

首先，人事档案要实现信息化管理，需建立人事档案管理系统，把所完整的档案信息录入系统，必须建立严密的材料收集归档制度，审核收集的散件，查看是否缺少签名、公章、时间，复印件未盖与原件相符的章等，增加电子归档，收集电子目录、建立规范化的电子档案、纸质档案收集渠道。定期审核档案，查漏补缺，防止档案造假。

其次，人事档案归属高校档案机构是人事档案信息化的基础，有条件的高校应加快推进独立档案机构的建设，高校干部人事档案归入独立的档案机构有利于提高人事档案的利用率，提高人事档案工作者的业务能力，能有效利用人员和设备，节约经费，并且有利于干部人事档案管理的专业化、规范化、数字化建设，更快实现人事档案的信息化管理、档案工作的整体协调发展。从近几年高校独立档案机构成立的时间、人事档案并入独立的档案机构的时间来看，独立的档案机构统一管理的模式是高校人事档案管理的发展方向。由独立的档案机构管理人事档案更加科学合理，也是大势所趋。

再次，人事档案管理人员的业务水平不高，信息化人才短缺，制约着人事档案信息化建设的发展。规范化的管理离不开专业化的人才，应配备具备档案和计算机相关知识的人事档案管理人员，定期培训，加强交流学习，学习先进的档案管理理念。

只有建立完善的制度，人事档案信息化建设才有保障，推进人事档案归属合并的进程，加快启动人事档案信息化建设。

2.加快人事档案内容的数字化建设

人事档案的信息化建设包括人事档案目录和内容的数字化，数字化的档案目录和内容还能通过网络平台提供利用。广东省干部档案目录管理系统2005年就已投入使用，人事档案目录的数字化工作有了一定的基础，而内容的数字化建设还处于零基础的起步阶段。人事档案内容的数字化是将档案材料逐一扫描后，挂接到人事档案管理系统，扫描进入系统的档案才能进行全文检索，全文检索实现了利用者对档案信息快速检索和方便利用，有利于档案的永久保存。

人事档案内容数字化建设的缺失是人事档案信息化建设的主要问题，也是制约人事档案全文检索的重要因素，应加快人事档案内容的数字化建设，确保人事档案整体信息化建设工作的顺利进行。

3.加大经费投入，灵活运用外包方式

人事档案数字化建设篇4

1 事业单位档案数字化管理的现状

1.1 传统档案管理模式仍然存在

部分事业单位在进行档案管理工作中，仍然采取传统管理模式，档案管理工作中依然主要以纸质档案为主，这种管理模式的存在的严重影响查阅的效率，给工作人员增加无效工作量。并且传统档案管理模式，对查阅工作的限制非常大，并没有充分发挥档案的根本价值，不利于资源的开发和利用。

1.2 档案数字化管理中软硬件投入不足

软件和硬件是实现档案数字化管理的重要因素，二者相互结合才能更好的实现档案数字化管理。当前我国大多数事业单位中，仍然存在设备不完善的状况，究其原因主要因为领导干部对数字化管理人数认识不足，没有引起足够重视，对硬件设施和软件设备投入不足，并且对于过时和老化的设备没有及时进行更换和优化，导致数字化管理系统存在滞后性，影响事业单位档案数字化管理的进步。除此之外软件中的存在的问题也是非常严重的，比如说储存档案资料的数据库建设并不完善，数据库中包含数据库目录以及部门全文数据库，完善的数据库是对档案信息录入和查询的保障，但是在实际工作中，事业单位中的数据库建立并不完善，很容易出现资料丢失问题，对国家的人民造成严重影响。

1.3 缺乏专业数字化管理人才

档案数字化管理是建立在计算机网络技术基础之上的，具有极强的操作性，只有具备熟练计算机操作能力和强大心理素质的专业型人才才能做好这份工作。专业的操作人才在出现各种系统问题时能够及时作出判断，并迅速采取有效措施解决问题。对于事业单位而言，所有的档案资料都关系着单位的发展和建设，甚至会影响国家和人民的财产生命安全，所以必须做好档案信息的整理、分类和储存。档案管理人员只有具备专业的操作知识才能保证管理工作的顺利和完善，从而发挥档案数字化管理的重要作用。在部分事业单位中，很多档案管理人员是其他部门分配人员，缺乏档案管理的专业知识，对工作认识不足，计算机操作水平有限，缺乏责任意识，直接影响档案数字化管理效果。

1.4 档案数字化管理中存在安全问题

我国事业单位中的档案管理软件质量差异比较大，有些软件安全性不高，很容易出现黑客入侵的情况，造成信息的丢失和泄露。事业单位中档案管理软件缺乏独创性，没有根据实际情况自主设计软件，而在市场中购买的软件缺乏安全性不利于档案的管理。档案数字化管理必须制定统一的标准，但是当前事业单位中管理质量不高，档案目录和细则之间存在不兼容问题，导致档案管理软件缺乏全面性，阻碍档案数字化工作的开展。

2 事业单位档案数字化管理的措施

2.1 积极转变档案管理形式

为了提高事业单位档案管理的质量，应当积极转变档案管理理念和管理形式，管理者认识到档案管理的重要性，及时将档案资料进行整理并利用计算机将资料存储于数据库中。档案管理是一项重要的工作，在日常管理中定期对档案进行整理，并严格控制档案的审查流程和时间，加强对档案资源的开发和利用。

2.2 加强对软件设施和硬件设施的投入

事业单位档案数字化管理模式的形成，必须依靠强有力技术做支撑，这要求国家应当加强对事业单位软件开发的支持力度，正确认识数字化管理模式和作用，加强资金、人力等方面的投入，开发适合本单位的档案管理软件，提高档案管理的可靠性。除此之外还需要注意安全防护的设计，通过设置防火墙等技术防止黑客入侵，保障信息资料的安全。

2.3 对文书工作实现数字化管理

在档案管理工作中文书工作是基础，文书工作的质量直接决定着档案管理工作的开展，所以在日常档案管理工作中，应当将传统档案管理方式进行升级和优化，转变传统模式中时间长、工作量大的限制因素。通过计算机将文件进行备注和登记，同时将文件上传至数据库，利用单位局域网进行传阅，同时限定查看时间。一旦被传阅的文件没有及时返回到数据库中，系统会自动进行提示，通过系统可以观看已经处理完文件的整理情况，大大降低工作量从而提升工作效率。除此之外文书工作实现数字化管理可以实现在线传输，通过网络实现对文件的审核、批改以及管理等内容，节省大量工作时间。

2.4 运用系统工程建设实现档案信息共享

事业单位中档案管理实现数字化建设涉及到各个方面内容，包括总体设计、设备选择、软件开发以及档案资料的整理录入等工作。事业单位在长期发展中积累大量档案资料，这些档案资料必须实现清晰的分类和保管，而这一目标的实现必须以完善的软件系统为依托，科学的系统不仅实现对档案资料的管理和保存，而且还能实现信息共享。在开发系统过程中，进行方案设计时可以利用双服务器和磁盘陈列的形式对文件和资料进行储存，并设计高速扫描仪对资料进行扫描，形成备份。资源共享的实现必须具备较高的信息共享能力，因此将数字化档案管理模式进行细化，按照档案特点进行分类，提高信息的共享能力。

2.5 建立高素质的专业档案管理队伍

数字化管理模式是通国软件完成的，但最终还是受人控制，因此数字化档案管理中对管理人员的要求是比较高的。事业单位作为重要机构，档案资料是十分重要的，所以必须有专业人才进行操作和管理，同时管理人员不仅具备专业的操作技术，还需具有责任意识和自我学习能力，能够正确认识档案数字化管理。对于单位中现有的档案管理人员来说，应当加强专业和计算机操作能力面的培训，提高工作人员的专业素质和道德修养。除此之外事业单位应当注重对优秀人才的引进，招聘既能够熟练操作计算机又懂档案管理知识以及法律法规复合型人才，优化事业单位中的人才结构，促进事业单位中档案数字化管理的推进。

2.6 制定完善的档案管理制度，加强监督

事业单位本身具有特殊性，所以对于在事业单位档案管理工作必须加强重视，我国法律法规重对档案管理工作有一定的规范，所以必须在遵守我国的法律法规的基础上开展档案管理工作，加强档案管理数字化建设。同时事业单位可以根据工作特点制定适合的档案管理工作制度，加强对工作人员的约束和管理。另外制定科学的监督机制，保障档案资料的安全性，同时促使档案管理数字化建设顺利开展。

人事档案数字化建设篇5

随着科技的飞速发展, 数字资源增长迅速。使整个社会信息基础结构发生了根本性的变化,从而也使事业单位所处的信息环境有了根本改变，建立起配置合理、特色突出、利用方便的数字图书档案信息资源，有http://效地实现数字图书档案信息资源的共享，满足公众的需求，推动社会不断进步。以下对事业单位图书数字档案信息资源建设的现状和问题进行了分析，并针对数字图书档案信息的资源建设提出了相关的建议。

一、事业单位图书数字档案信息资源建设的现状和问题

数字图书档案信息资源有着传统档案信息资源难以比拟的优势，逐渐成为档案信息资源的主体。数字档案的开发将使用户高度灵活地获取和使用档案信息，使图书馆突破了原来服务区域的局限,使图书档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出,从而最大限度地实现图书档案信息资源的共享。然而，当前图书馆信息化网络建设滞后，致使图书档案工作没有与时代同步，与数字化同行，在一定程度上影响了图书档案信息现代化前进的步伐。图书管理员队伍整体素质仍普遍较低，图书馆内缺乏既懂计算机技术、网络技术，又精通图书档案业务的复合型人才，不适应图书档案网络化建设和档案事业发展的需要，严重阻碍了图书档案管理事业的发展。

二、数字图书档案信息资源建设主要方面

1.图书档案信息的数字化

图书档案信息的数字化是整个信息化建设系统中的基础部分,没有图书档案信息的数字化, 其信息化建设就无从谈起。这就要求我们做到改变传统的馆藏建设思想，开发利用网络信息资源。在信息网络环境下，事业单位图书管理部门要加强规划，统筹协调，必须打破“大而全”的传统馆藏思想，要根据本馆的特点，加强虚拟图书档案的建设，以此来不断延伸自己的馆藏资源。这样，既可为用户提供广而全图书资源，又提供便捷高效的服务。

对事业单位而言, 图书档案信息的数字化应包括以下几项内容:

1.图书内容，包括附带资料如光盘、磁带等资料的数字化，以及档案文件的数字化，加快信息资源电子化进程，进而开发有特色的数据库。随着图书档案自动化和网络化建设的快速发展，充分利用自己的资源优势，开发有特色的数据库并将其送上网，把各事业单位的馆藏推向世界，不仅提高事业单位自身在网络中的影响，同时又可实现信息服务社会化、全球化。

2.图书档案资源信息的数字化，具体说来就是图书档案的目录数据库建设

图书档案目录数据库是存储在计算机内相互关联的按一定次序排列的目录数据的集合。图书档案目录数据库作为馆藏的概要反映，能够为利用者提供快速检索、查询的需求，是利用者利用图书档案的指南。它不仅仅是实现图书档案自动化管理的主要工具，也是图书档案进入实际应用领域、发挥作用的主要桥梁，因此它不仅是图书馆馆数字化建设的主要组成部分，也是图书档案数字资源建设的基础性数据。开展事业单位图书档案信息资源的有序加工和整理，深化信息服务内容。在信息网络环境下，图书馆要根据图书档案的特征，结合用户的需求，对网上特定领域内的信息资源进行系统挖掘，并进行有序加工和整理，是为用户提供有效利用的保障。

3.专题全文数据库建设

对事业单位图书档案进行数字化，并根据不同利用者的需求，在图书档案信息数字化和开展编研工作的基础上建立专题全文数据库，结合本馆的馆藏特色和资源优势，自行开发特色专题档案数据库。这些都有效促进图书档案信息资源利用价值的提高，并在事业单位发展中发挥自身重要的作用。同时还要加大图书档案编研的力度，促进档案信息的开发和再生。

4.加强现行电子文件的收集、归档

加强电子文件的管理是新时期事业单位档案工作的重点，也是事业单位数字档案资源建设的重点。随着信息社会的发展，事业单位电子政务的大力推行，电子文件将成为事业单位数字档案信息资源的重要来源。积极探索档案管理系统与事业单位oa的无缝衔接机制，确保在安全和保密的基础上实现电子文件的实时自动归档。同时还要注重及时采集有关本单位重要的新闻，不断充实档案信息资源储备。

三、影响事业单位数字图书档案资源建设的因素

1.数字图书档案信息资源建设标准化、规范化水平程度低

标准化和规章制度建设, 直接关系到数字图书档案信息资源建设的优劣成败。在网络环境下, 标准化建设尤其重要,它关系到图书档案工作各个环节的衔接和整个系统的有效运作。新型载体的应用和计算机智能化管理, 必然要求其处理的信息规范、标准。档案信息的质量取决于数据的质量, 要求设立数据格式标准。随着新型载体广泛出现,完善数图书档案业务标准化、规范化已刻不容缓。

2.数字信息资源建设资金的投入不足

资金的投入是数字图书档案资源建设得以顺利进行的有力保障,而目前的现状是财务投入跟不上网络资源建设需要资金投入。事业单位的图书档案管理大多处于经费紧缺窘境，财力不足，数字化建设所需经费就更没有保障。由于缺乏资金，数字图书档案信息资源建设发展缓慢，经常使用的、大量与公众利益密切相关、极具保存价值的图书档案文献，得不到数字化，而不能够快速为利用者使用；因图书档案目录数据建设库得不到加强，而不能满足快速检索、查询的需求；一些有悠久历史，载体老化或其他原因，已出现不同程度的损坏，对这些具有保存价值珍贵图书档案，不能得到有效保护。因此难以提高事业单位图书档案的利用率和利用效果。

3.人才队伍的培养和引进力度不够

随着信息技术的高速发展,图书档案管理由过去的劳动密集型转变为以现代化办公设备为依托的知识密集型工作模式,图书档案数字化建设的过程与新知识、新技术的普及和应用密不可分,所以人才队伍是关系到档案信息化建设成败的另一个关键因素。目前事业单位图书档案管理人员现状：一是管理人员计算机水平有限， 制约工作数字化发展。二是业务基础不扎实，随着人员流动不断加快，图书档案管理者更换频繁，有的同志刚刚掌握了图书档案业务， 还没有来得急熟悉运用， 就被调到了其它岗位。也有的同志在图书档案工作岗位上伏案十年如一日，对业务知识非常熟悉，但在灵活使用计算机方面还存在很大的差距。因其习惯于传统的思维过程， 满足于手工操作的档管理方式，接受新生事物不够快，不能全面开发图书档案信息资源， 严重影响档案数字信息化的进一步实施。三是培训力度不够，在职图书档案人员几乎没有培训过与信息化相关的系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等方面内容,不重视引进计算机等相关的专业人才,难以适应档案信息资源化建设的需要。

人事档案数字化建设篇6

纸质档案数字化是指采用高像素、大幅面扫描仪或高清相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在光盘、硬盘、U盘等存储介质上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程，即利用计算机技术、高清扫描技术、数据库技术、数据压缩技术、存储技术等高新技术把传统的纸质档案转换为数字化档案，实现档案安全高效的管理和利用。档案数字化使档案管理模式由传统的手工管理方式转变为综合应用计算机技术、数据库技术的现代化管理模式，弥补了传统的手工管理方式的不足之处，使档案信息化管理得到了更深层次的体现。

高校档案数字化建设是高校档案事业适应时代和社会发展的需要，是新时期发展高校档案工作，提高高校档案现代化管理水平的必然选择，是信息技术快速发展的结果，也是适应高效数字化校园建设的客观需求。数字化档案等同于原件而且要替代原件，数字化档案建立以后，减少了纸质档案的翻阅次数，进一步延长了档案原件的使用寿命，降低了档案原件丢失和损坏的风险，有利于纸质档案的保护，保护了档案原件，保存了历史记忆；同时节省了人力达到了高效准确的效果，大大提高了高校档案管理工作的水平和效率；节省了档案存储空间，缓解库房紧张的压力。

档案数字化建设可以实现档案准确、方便、快捷的利用，可以展现档案的原版原貌，是一项大工程，但是只有符合一定要求的纸质档案才能进行数字化，属于归档范围且应永久或长期保存的、利用价值高的档案才可以列入数字化加工的范围；而且要经过主管领导同意，检查是否含有敏感信息，有些纸质档案是否能够高温扫描。

档案数字化工作是一项资源建设工作，把现有的档案资源从库房转移到计算机上，工作量大；是一项需要投入大量人力物力的基础业务工作；是一项中心环节工作；是一项需要雇佣专门工作人员完成的劳动密集型工作。

档案数字化工作要遵循抢救性原则，防止档案破坏和丢失；遵循价值性原则，利用价值高的档案要优先数字化；遵循实用性原则，满足档案工作的实际需要；遵循开放性原则和特色性原则等。

一、高校档案数字化建设的必要性

1.档案事业发展“十二五”规划的基本要求

2.保护档案原件，对历史负责的需要

3.依法管理档案事业的需要

4.教师和学生的强烈需求

5.建设节约型社会的需要

二、高校档案数字化建设中存在的问题

1.档案数字化硬件技术缺乏

高校档案数字化工作刚刚起步，手工管理模式还是高校档案的主要管理模式，以传统的纸质档案管理为主，较少通过计算机技术进行现代化管理。硬件设备投入是必要的物质基础，各高校档案馆基本上都配有计算机、打印机、扫描仪等数码设备，但这些数码设备的配置并不先进、比较简陋和落后，而且其运行还停留在维持日常业务的简单管理上，不能满足数字化建设对数码设备的高要求。有些档案管理系统软件多为单机版，存在着过时的情况，缺乏操作简便、能够满足数字化工作实际需要的现代档案管理系统。

2.档案管理人员数量和质量有待提高

高校档案数字化建设的另一个决定因素是人才队伍，许多高校档案馆缺乏掌握数字化知识的档案管理人才。高校档案数字化建设，要求档案管理人员具有较高的知识层次和先进的管理水平，许多高校档案馆缺乏既具备档案专业理论知识又熟悉计算机扫描技术的具有双重知识结构的复合型人才，传统的档案管理人员不能够满足高校档案数字化建设和高校档案事业长远发展的需要。一类是有着丰富档案专业理论知识和工作实践经验的长期从事档案管理工作的同志，但利用计算机进行数字化处理的能力一般，就是部分档案专业的毕业生也不一定能够完全胜任。另一类是计算机专业的毕业生，有着较强的数字化处理能力，但缺乏档案专业理论知识和实践能力。

3.档案数字化安全难以得到保障

档案管理的特点之一是安全性，许多高校档案管理工作人员安全保密意识薄弱，缺乏必要的保护和防范措施，单靠安装杀毒软件定期备份数据，这在系统瘫痪的情况下后果严重。同时档案数字化系统比较脆弱，世界上每天都会有大量的计算机病毒产生，容易受到计算机病毒感染和黑客的攻击，严重威胁档案数字化系统的安全，可能造成无法挽回的损失。

4.档案数字化投入资金不足

高校档案数字化以计算机技术、高清扫描技术等高新技术为支撑，需要投入大量资金，各高校档案馆要有档案数字化建设的经济实力。如购买能够满足数字化要求的硬件设备、购买满足数字化要求的现代档案管理系统等。巧妇难为无米之炊，因此资金的缺乏成为了高校档案数字化的主要障碍。

三、高校档案数字化建设的应对策略

1.加大基础设施投入力度

高校档案部门要加强档案工作人员的数字化意识，配备数字化所需要的硬件技术设备和先进的档案管理系统软件，加大硬件建设和软件建设，为数字化工作提供物质需求和基础保障。一是改善硬件设施，配备先进的、主流的计算机、打印机、扫描仪等数码设备。二是加大智力投入，加强软件建设，选择技术水平高、功能设计满足档案工作实际需要的档案管理系统软件。

2.加强档案数字化人才的培养

当今国际上的激烈竞争，是以科学技术水平为代表的综合国力的竞争，说到底是人才的竞争。档案数字化过程应用到新的知识、新的技术，所以档案管理工作人员素质水平的高低关系到档案数字化建设的成败。

高校档案部门要打造一支专业化、技术化、高素质的档案数字化建设人才队伍，应该培养既具备档案专业理论知识又熟悉计算机扫描技术的具有双重知识结构的复合型人才，要求档案管理人员具有全面的知识结构，这是高校档案数字化事业做好的重要基础和有力保障。对于一般的档案工作人员，要加强档案专业理论知识的学习；对于档案专业理论知识扎实的档案工作人员，要加强利用计算机进行数字化处理能力的培训；对数字化处理能力较强的档案工作人员要加强档案专业理论知识的进修学习。定期组织他们进行培训，支持他们参加业务研讨会、学术交流、专题讲座等，使他们能够适应新时期、新形势下档案工作的发展。同时，由于档案工作的特殊性，档案工作人员应该具有高度的责任感和政治感，具有高度的保密意识，在档案数字化过程中注意做好保密性工作。

3.做好档案数字化安全保障工作

要确保数字化档案的安全，必须要加强档案管理工作人员信息安全知识的培训，如防病毒等，增强他们的信息安全意识。同时要加强对计算机病毒感染和黑客攻击的防范，做好数字化档案的安全备份工作，定期备份档案数字化信息，一式两套，本地与异地各一套。

高校档案馆要按照信息安全等级保护的要求，采用相应的安全保障技术方法，建立健全安全管理制度，确保档案数字化建设的安全。

人事档案数字化建设篇7

[关键词]基层档案；数字化建设；分析

档案数字化理论的研究始于以美国为代表的西方发达国家，而随着信息技术与网络技术的飞速发展，档案数字化理论的研究已经逐步波及到发展中国家。现今国内对档案数字化工作的建设还刚起步，并处在探索与论证阶段，对档案数字化建设的研究主要集中在数字档案馆建设、以及一些专门档案的数字化建设。

现阶段国内从传统档案管理模式到数字档案管理模式的过渡性研究中，侧重点不够明显，稀缺具有现实指导意义的理论，大多停留在概念性的探索。为了更好的应对我国档案数字化建设的需要，适应现代信息技术的挑战，指导档案部门进行档案数字化建设，本对档案数字化建设中若干问题进行了探讨。

一、档案数字化的内涵

（一）什么是档案数字化

档案数字化是一种综合性的信息记录技术，是一种利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术来记录信息的一种技术手段。所谓的数字化就是用0和1两位数字编码来表达一切信息，既是将要记录的所有信息全都是变成数字信号。由此可见，数字化是就信息而言的，那么档案数字化也就是档案信息化，是将纸质文件、以及声音图像文件等传统介质的文件，系统的组织成具有有序结构的档案信息库。

（二）档案资源如何数字化整理

档案资源数字化整理包括使用数字技术将馆藏各种档案数字化和接收归档的电子档案两个方面；这是档案数字化的基础。其基本途径一是档案馆把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成三次文献信息，并以数字化方式输入计算机上网；二是将各种传统介质的档案也将会有选择性地转化为二进制数字代码形式存储起来，以数字化形式存在。

（三）档案数字化的优点

传统的档案信息经过数字化处理后，提高了计算机检索速度；节省了档案的存贮空间，缓解库房紧张的压力；减少档案原件（特别是珍贵档案）由于频繁使用而造成的磨损，从而充分发挥档案馆的信息优势，丰富网上信息资源的内容和数量，加强档案信息资源的开发与利用，更能为档案馆开展特色服务创造条件。

二、档案数字化的建设

（一）吐旧纳新，更新观念

如今在绝大多数档案工作人员心中，已经把传统的档案管理模式形成了的一种习惯。在思想观念上对数字化的推行上既不热心也缺乏激情。在基层档案部门中工作人员当面对相对有限的档案库藏和相对固定的服务对象时，传统的管理模式仍然好用、管用，日常工作还能做到熟门熟路，那自然觉得没有弃熟从生、自找不适来推行数字化的必要，对一些老的档案工作者来讲，要把看得见、摸得着的档案资料变成无形的数字信息来储存，会在心理上感到不踏买，把数字档案建设看成是一项费时费力、更缺乏实际意义的“赶时髦”，从而本能地产生抵触情绪。要消除这种现象，最好的办法就是让他们亲眼看到数字化成果在实际应用中的卓越表现和优异特点，从心底里真正的认识这个新事物，认可这种新作法。

（二）争取经费，从“小”到“大”

相对于单位的各项职能和工作分工，基层档案工作往往处于从属和次要的地位。在经费分配上，基层单位总是把有限的财力资源首先使用于更重要的方向，导致档案数字化建设硬件投的资金不足，致使基层档案数字化工作起步艰难。基层档案数字化要积极争取经费，把钱用到“刀刃”上，从小规模到大规模，优先开展利用率最高、人民群众最需要的档案，一部分、一部分地进行，循序渐进，一年接着一年干，一茬领导接着一茬领导干，不要中断，持续进行。

（三）内生外引，合力共建

人才是档案数字化建设的根本，网络设计和硬件配置需要专业的人才，设备维护和软件开发需要专业的人才，数据库的建立和数字档案的管理同样需要专业的人才。目前，这方面的人才基层档案部门非常缺乏，没有这样的人才作为基础，数字化建设就无法从规划变为现买。我们应充分运用本单位人员和外请人员两种力量，解决专业人才缺乏的问题。其次，应加强档案工作者知识结构更新。鼓励档案行业从业人员加强学习，不仅要精通档案业务知识，而且要熟悉计算机、数据库、网络通讯等知识，努力培养能够胜任新时期档案工作的复合型人才。第三，要充分运用各种有效的激励手段来调动人员积极性，提高数字化速度和工作效率。

（四）把握重点，民生优先

在推进室藏档案数字化的过程中，将纸质室藏转变成数字室藏是一项耗时费力的艰巨工程，很多单位重视数字化设施的建设而轻视数字档案内容的建设，以致空有数字化系统而无数字档案内容。数字档案室建设必须“内容为王”，着重数字内容的积累，着重传统载体档案数字化。基层档案数字化要从过去以技术为主导向以服务为主导转变，从注重应用信息技术向注重档案内容信息转变，建设以服务为主导的档案信息化体系。我们应本着“利用为重、民生优先”的原则，将“珍贵档案、民生档案、利用率高的档案”优先数字化，把社会急需、群众急需的档案优先数字化，努力在较短时间买现数字化工作的高价值、高利用率。

（五）遵循规范，标准同行

档案数字化建设的最终目标是建立数字档案馆，数字档案馆是在众多数字档案室的基础上形成的。没有基层档案的数字化，就没有构建数字档案馆的基础信息；不在标准化的规范体系框架下构建基层档案数字室，即使材料丰富也难以形成全国互联的高质量的数字档案馆。截止目前，我国相关指导性文件和标准规范出台相对滞后，档案信息化标准体系、数字档案馆（室）建设标准体系不够健全。基层档案部门在当前的情况下，首先应当紧密跟踪标准化建设的进程和动态，建立健全自身的档案数字化建设方案，努力使自身的数字化建设与标准化建设的进程相合拍，数字化建设与标准化建设的发展同步；其次是加强与同行的横向交流与沟通，主动与本区域数字网络相接轨。

三、结语

档案数字化建设是一项复杂的、庞大的系统工程，也是一项长期的、艰巨的战略任务。就目前形势来看，在以计算机为核心的信息技术条件下，形成的各种数字文件将是未来数字化档案资源的主体。数字化档案资源不仅是档案信息化建设的基础和前提，也是建设数字档案馆的基础和前提。所以通过档案数字化建设，最终发展结果是要建设数字档案馆，只有这样，才能为经济建设和社会发展更好地服务，才能促进中国数字档案事业的飞速发展。

参考文献：

人事档案数字化建设篇8

【关键词】干部人事档案；数字化；安全问题

干部人事档案信息化的实现，有利于组织人事部门准确及时地了解干部人事信息，使组织领导能够更直观、更快捷地掌握各级干部队伍状况；能有效地提高干部人事档案信息的使用效率，通过检索干部人事档案信息库查询调阅干部信息，既提高了查询调阅档案的效率，又最大限度地保护了纸质档案；在干部选拔任用、调整配备和交流等工作中，均可利用干部人事档案管理信息系统生成干部任免审批表、干部基本情况表、干部名册等材料，大大提高了干部工作的运转速度。因此，干部人事档案信息化建设是干部档案工作在信息化时代的必由之路，是提高干部信息管理和利用水平的必然要求。

一、干部人事档案数字化信息安全的意义

干部人事档案是党和国家的机密，维护数字化干部人事档案的信息安全既是维护党和国家的利益，又是推进国家干部人事档案管理改革的动力，因此，保证干部人事档案信息安全是其数字化的首要任务。目前数字化档案发展随着计算机软、硬件设备的普及和应用呈快速增长态势，因此在信息化时代如何保障干部人事档案信息安全是非常紧迫和严峻的课题。

二、干部人事档案数字化信息安全问题

（一）数据安全。对于传统纸质档案载体而言，档案载体和档案信息合一，档案信息固定在档案载体上不可分离，保护好了档案实体就基本实现了档案信息的安全，而数字档案则不同，信息以计算机数据的形式存在，数据和载体之前具有可分离性，可以轻而易举地对档案数据进行非实体的更改、复制、迁移。

（二）存储安全。数字档案与传统纸质档案一样需要重视存储安全，数字档案也有其特殊性，数字档案过于集中，一块硬盘坏了，可能导致所有档案丢失。根据计算机硬件的要求，提供适合的温度湿度环境。一旦发生严重自然灾害，对数字化干部人事档案不可谓不是一次灭顶之灾。

（三）保密安全。干部人事档案是党和国家的机密，是干部一生重要经历的全面体现，其中也涉及到惩罚及证人供证等，因此干部人事档案具隐私性。数字化档案存储空间小，便于通过小型设备携带出数字化档案机房，其还可以在网络传播，严重影响到干部人事档案的保密性，因此数字化干部人事档案的保密工作难度更大。

（四）网络安全。如果遭受到不法分子恶意攻击，网络极易感染病毒木马，病毒或木马程序有可能导致信息系统崩溃，干部人事档案存在数据丢失或被盗取的风险。

三、干部人事档案数字化信息安全问题的解决对策

（一）维护数字化干部人事档案数据安全，保障档案信息不被篡改。干部人事档案作为组织人事部门任免干部、选拔人才的依据，经常有人需要调阅档案。特别敏感的三龄两历(年龄、工龄、党龄，学历、经历)，涉及到干部晋升、工资福利、社会保障等切身利益，难免会有人挖空心思篡改档案内容。因此，对于数字化档案数据安全的维护工作显得尤为重要，需国家组织部门牵头开发实施干部人事档案信息系统，建立安全的干部信息数据库，数据库必须采用安全的加密方法。数据库的增删改查都必须凭管理员账户登陆，并严格遵守国家规定对其实行操作，数据库操作日志永久保留，以便查找更改历史，信息系统需建立预警机制，每次管理员登陆必须显示上一次修改记录，管理员应及时以予确认核实。现有纸质档案应扫描原件成图片文件直接存入信息系统数据库，禁止导出图片对其进行PS处理，数字档案目录必须与纸质档案保持一致并定期核对。

（二）实行异地备份是解决存储安全的重要手段之一。国家相关部门应建立若干个高安全等级的干部人事档案数据中心，实现多地容灾备份，对全国各级组织人事部门的干部人事档案统一存储。各组织人事单位也应从实际出发，做好硬件采购工作，确保数字化干部人事档案材料存储使用寿命长、存储空间充足，并按时完成使用寿命到期的存储设备的数据迁移。各组织人事部门自行管理的数字化干部人事档案，对数字档案机房应严格执行国家规定的标准建设，应建立存档和阅档相分离的机制，严禁不相关人员随意进出数字档案存储机房。与传统纸质档案存储库房一样，数字档案机房也应做好防火、防潮、防高温、防高磁场等安全措施，定期排查安全隐患。

（三）干部人事档案作为党和国家的机密，应设专门人员管理数字化干部人事档案。即系统通过权限配置，可设置单位领导为高级管理员用户，高级管理员设置若干普通管理员用户从事数字化档案管理工作，因为对本人保密，应严格执行干部人事档案不能由管理员本人掌管的原则。数字化干部人事档案网络应专网专用，档案文件传播只能在系统内部上报，不得将数字化干部人事档案复制和导出，存储主机禁止插入可携带存储设备，如U盘等。做好对干部人事档案管理工作人员的宣传教育工作，使其自觉严格遵守保密规定，并按照国家相关法律法规，追究泄密人员的法律责任。

人事档案数字化建设篇9

一、档案数字化管理概念及基本特征

随着电子计算机的广泛应用，档案管理也由传统的管理方式向数字档案管理转变。国家档案局所的《全国档案信息化建设实施纲要》明确指出：档案信息化建设要适应国家信息化和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局中，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化，信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展。[1] 档案数字化即数字档案，是指通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的数字化记录，是办公自动化和信息技术、网络技术快速发展的必然结果，它必将深刻地改变档案工作的面貌和信息环境。[2] 那么，数字档案具有什么特点呢？第一，数字档案需要以计算机等设备设施为载体。第二，数字档案信息具有高度共享性。第三，数字档案具有可变性，易丢失性。第四，数字档案存储方式多样性。

二、对档案信息数字化管理的必要性

计算机网络和多媒体技术的飞速发展为数字档案的出现奠定了必要的物质基础，数字档案作为一种新型档案信息形态，通过将需要存档的分散的信息资源以数字化的形式存贮起来，并通过网络实现对资源的利用和共享。目前，“无纸化”办公正在广泛推进和普及之中，办公自动化为数字档案的出现提供了可能，也在一定程度上要求档案管理实现数字化，这就要求我们认真积累和吸收数字档案管理的专业知识，科学地应用有效的设备和资源为数字档案提供保证。经济社会的飞速发展增加了社会生活的广度和宽度，这也使得档案的内容更加丰富多样化。面对庞大的档案管理任务，实施数字档案既能降低纸质档案的高额成本、减少档案存放的空间、减少档案管理人员数量，提高档案管理工作效率，还能方便对档案资源的查阅和共享，防止档案资源的大量闲置和浪费。

三、档案信息数字化管理存在的问题

由于一直以来对档案的管理都是采取传统的方式进行纸质档案管理，数字化档案管理对我们而言还属于新鲜事物，面对这一新事物，我们没有可供参考的经验和可借鉴的做法，因此，在实践档案信息数字化管理过程中时常存在着一定的问题。

一是电子档案与纸质档案同时存在，造成资源的极大浪费。很多单位在实践数字档案的过程中，由于缺乏对其正确的认识和系统的把握，总是对数字档案心存芥蒂。为了顺应上级数字档案工作的要求，在积极实践数字档案的过程中，又将电子档案以纸质的形式进行了一次传统的归档管理，这就造成了很多重复的、不必要的劳动和资源的极大浪费，不利于数字档案的大力推广应用和档案资源的共享。二是数字档案管理系统与办公自动化系统的不兼容给归档带来麻烦。由于二者的不兼容，时常造成办公自动化所产生的电子文档等资料需要转换格式。三是电子档案由于随时能够修改，动态记录档案信息，所以，很难像纸质档案一样根据规定和其价值确定保存时限。四是数字档案具有一定安全隐患，由于数字档案需要以计算机、数据库和网络等为依托，而计算机可能会受到病毒侵袭、黑客攻击，这就使得档案信息的安全保密问题成为关键。五是数字档案的利用意识淡薄，造成了档案资源得不到充分利用。很多企业工作人员对数字档案缺乏正确的意识，未能适应数字档案给其查阅带来的方便，常常因没有纸质档案而放弃对资源的利用。

四、实现档案信息数字化管理的对策

针对数字档案管理中存在的这些问题，笔者针对性地提出了切实可行的对策，为实现档案数字化管理提供参考和依据。

一是为数字档案建设提供必要的软硬件设施。数字档案建设作为一项复杂的系统工程，包含软件开发、档案资料筛选、电子扫描录入、系统备份、档案系统管理等多个环节， 这些环节需要必要的软硬件设施为保证。因此，需要为数字档案提供所必须的软硬件设施为物质保证。

二是实现档案管理系统与自动化办公系统的有效衔接。针对企业中办公自动化系统与数字化档案管理系统充分衔接的问题，建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能， 实现与现有的财务系统OA 系统、人事管理系统的无缝集成。[3]

三是大力推广数字档案，防止纸质档案与数字档案并存。数字档案是适应档案信息化客观要求的新鲜事物，必须大力推广。同时，为了防止“双套制”的存在，需大力推广数字档案，防止二者并存带来的资源闲置和浪费。

四是加强专业人才培养，满足数字档案人力需要。信息时代进行数字档案管理就要求档案管理工作者具备较高的专业素质和高水平的计算机操作和应用水平，因此，需要通过开展培训学习，大力提高管理者的专业素质，以满足数字档案对人才专业素质的客观需要，更好地胜任数字档案管理工作。

小结

总之，档案信息管理数字化是适应档案信息化发展趋势和要求的，对于提高档案的规范性管理、实现对档案资源的充分利用意义重大，我们必须积极推广档案管理数字化进程，将档案的社会价值得到最好发挥。

参考文献：

人事档案数字化建设篇10

[关键词]数字档案；档案资源；管理与利用

数字档案是在信息化技术基础上发展起来，数字档案主要是在计算机技术的支撑下得以形成，通过对人类社会真实活动的数字化记录，有效的改变了传统档案工作的模式，是当前办公自动化、网络和信息技术发展的必然结果。当前我国已将档案信息化建设作为档案工作工作的主要内容，而数字档案也成为档案信息化建设工作中十分重要的一项专题。当前数字档案所包含的内容较多，不仅包括数字档案馆的探索和实践，档案数字技术和与标准，同时还包括电子文件管理、档案数据库及档案网站建设等工作。特别是在当前信息化技术快速发展的环境下，我国数字档案馆进入了快速建设阶段，档案资源数字化和网络化得以不断深入，这就对数字档案的管理和利用有了较高的要求，通过加强数字档案的管理与利用工作，更好的推动数字档案的健康发展。

一、加强档案信息化建设，提高数字档案资源管理的水平

随着科学技术的快速发展，档案信息化建设已成为我国档案工作的主要发展方向，通过档案信息化建设，更好的确保档案资源数字化的实现，全面实现档案目录信息的数字化和档案全文信息的数字化，建立档案信息资源数据库，从而加快档案目录资源和档案信息资源共享的实现。

二、档案资源网站建设

在档案信息化建设工作中，档案资源网站建设是其中十分重要的一个环节，档案机构通过在网联网上建立数字档案资源网站，在网站上可以为广大档案需求者提供档案网络信息服务，同时还能够对档案进一步进行宣传。档案机构利用档案资源网站可以更好的进行数字档案资源的传播。

三、数字档案馆建设

数字档案馆作为档案管理与利用的模式，其是通过网络技术使档案用户能够远程获取数字档案资源。通过数字档案馆建设，可以实现对各地的各种数字档案资源进行动态搜索。数字档案馆不仅实现了档案资源数字化，而且档案信息组织与传输也实现了网络化，档案服务形式开始向多样化方向发展，档案资源实现了共享，档案检索更方便和快捷。我们所说的数字档案馆有广义和狭义之分，广义的数字档案馆是指由若干档案资源库、档案信息资源中心和档案用户群所构成的数字档案馆群体，其是存储和利用档案资源的网络空间。而狭义的档案馆则仅是指其中的个体档案馆，其通过对档案进行数字化工作，完成档案信息从采集到保额、利及鉴定的整体过程中，狭义数字档案馆更多指的是信息互不干涉和基础设施的构建。其包括的内容较多：接收应归档的电子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程实施在线监督和控制，以及时获取电子文件，防止重要文件的流失；将现有馆藏档案数字化，实现数字化档案资源在网上的和传递；支持对馆藏各种档案实体的自动化管理；支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，能够提供分散于不同地区的档案信息资源，实现档案信息资源共享；组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息（包括目录、索引和全文）进行查阅。

四、数字档案资源的利用

档案提供利用工作，亦称档案利用服务，是档案保管部门以所收藏的档案为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的～项业务活动。

五、借鉴数字图书馆的文献资源开发利用

模式数字图书馆技术和文献资源开发利用服务模式已经相当成熟，比如国家数字图书馆工程、区域数字图书馆联盟等模式，还有数字图书馆的核心服务模式――文献资源数据库技术（中国知网、万方知识服务系统、维普资讯），都可以为数字档案资源的开发利用提供借鉴。数字档案资源的开发与利用应加快档案资源的数字化建设，深入研究档案信息处理技术，如档案资源数字化工作中的文本处理技术、图像处理技术、音频视频处理技术等，建立各种档案资源专题数据库。

六、结束语

社会的快速发展和网络技术的进步，各种文件和信息开始登录在互联网上，这给人们带来了较大的便利，而且信息服务更具有高效性和经济性。在这种情况下，对档案信息服务的开放性需求不断增强，我国加快了数字化档案的管理和利用工作，通过数字档案网站建设、数字档案馆建设等加快了数字档案开发利用进程，这对我国档案事业的健康发展起到了积极的推动作用。

参考文献：

[1]许莉莉.试析档案资源的管理与运用[J].办公室业务，2012（7）.