档案管理工作计划范文

导语：如何才能写好一篇档案管理工作计划，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

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一是进一步健全完善各项档案管理制度。

在认真学习《档案法》和《档案管理条例》的基础上，按照上级行要求，把建立和完善各项档案管理制度当作加强档案管理工作的重点，认真按照档案管理的有关规定和要求，结合分行特点，从档案人员的岗位职责，到档案的保管、查询、移交、保密、安全、统计、鉴定、销毁、接收、利用等各个方面都建立比较系统完善的制度。从收藏、借阅、利用，到保管接交，都统一实行严格的登记签字制度，有效杜绝丢失、泄密、损毁等各类事故的发生，实现档案管理的规范化、程序化和制度化。

二是进一步提高档案管理服务水平。

在不断建立完善档案设施和管理制度的同时，集中精力抓好业务基础建设，通过强调、检查和督导落实，使全行每个单位的档案用房、安全设施、档案装具等管理设备不断完善。注重抓好文件的归档收集，特别是对积存文件中一些应归档而未归档的重要文件，进行了再收集，使档案内容不断得到丰富和充实。并将按照正规库房标准配备相应设施，以确保档案工作的正常开展，确保档案实体的安全。

三是进一步提高档案保密意识。

组织有关部门和人员认真学习各级保密工作会议上的讲话及文件，提高对新时期保密工作重要性的认识，组织干部职工认真学习有关泄密事件的情况通报，用铁的事实教育干部职工。进一步加强各行保密工作的投入，提高人防、技防的实际水平;加强计算机安全保密工作，密码定期更换;加强密级文件管理;建立行长负责制，实行保密事故一票否决制，确保全辖无泄密事故。

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1 明确责任，始终把档案管理工作摆在重要位置

为切实加强档案管理工作，该局从三个方面入手，强化档案管理工作的主体意识和责任意识。

一是强化领导到位。将档案管理工作始终摆在全局工作的突出位置，纳入每年整体工作计划，与各项业务工作同部署、同推进、同考核。同时，为加强档案的管理与利用，专门成立了以分管局长为组长档案管理领导小组，相关科室负责人、岗位业务人员组成档案网络体系，对全局形成的各种门类、各种载体的档案实行综合管理，建立了统一领导、统一管理、统一制度，层次分明、健全完善、运转高效的档案管理机构。领导小组经常调度，及时了解解决工作中出现的困难和问题，并在人、财、物上向档案工作倾斜，为档案管理工作全面上水平、上台阶打下良好基础。

二是责任落实到位。严格实施档案工作责任制，把档案工作纳入目标管理，实行主管领导、政工科长、档案管理人员三级责任连带责任制，并与年终考核挂钩，层层签订目标责任书，明确工作目标，落实领导责任，形成了分管领导负总责、政工科长日常抓、专职档案员具体抓，一级抓一级，层层抓落实的档案管理责任运行机制。

三是人员配备到位。政工科配备了一名兼职档案员，负责全局档案工作管理，在各科室确定了3名责任心强、热爱档案工作的兼职档案员，具体负责本科室档案的收集、整理和归档工作，形成了以局档案室为主、各科室齐抓共管的档案管理工作网络。

2 加强建设，全面提高档案管理工作的软硬件水平

该局严格按照档案管理标准，切实加强制度建设、基础设施建设、档案管理队伍建设，全面提升档案管理工作的软硬件水平。

一是加强制度建设。严格按照《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》和《山东省档案管理条例》等法律、法规，建立完善了以岗位责任制、档案归档、保管、保密、利用、统计为主要内容的《乳山市机关事务管理局档案管理规定》、《乳山市机关事务管理局档案分类大纲》及其它9种规章制度，并把各项档案管理制度上墙公布，使档案管理工作行之有据、有章可循，从制度上保证档案管理工作规范有序。

二是加强基础设施建设。根据档案室建设规模的要求，累计投资10多万元，建立了两个专门的档案室，设置面积50多平方米，配备铁皮档案柜36个，安装豪华型移动密集架4组、防磁柜1台、温湿度计1个、电脑2台、复印机1台、打印机1台、碎纸机1台，扫描仪1台等，极大限度地改善了档案保管条件，为档案管理提供了良好的设施保障。安装了窗帘、防盗门，防盗窗、灭火器等设施，保证了档案的安全，严格达到“十防”要求，为档案管理上档次、上水平创造了扎实的物质条件。

三是加强档案管理队伍建设。该局高度重视加强档案管理人员的培训，提高档案人员的业务素质。一方面，每年都组织档案人员参加市档案局组织的档案知识培训及文书档案归档培训，累计培训人员20多人次；另一方面，每季度举办一次内部档案业务知识培训班，组织人员认真学习《档案法》、《档案管理规范》及档案利用等方面热荩提高档案业务素质，能够利用政府系统办公系统软件，接收上级来文、内部公文制发，以及文书档案的归档、存放、查阅等，使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用。

3 突出重点，充分发挥好档案管理工作的作用

在档案利用上，该局突出重点，积极发挥档案管理工作的作用，为机关事务各项工作的开展提供保障和依据。

一是突出规范整理。按照《文件材料归档范围及要求》，档案管理人员专门对文书、会计、基建、财务、声像等各门类档案进行了持续的完善补充和规范整理，从材料的形成、收集，到编排、装订、归档等各个环节上严格把关，保证了归档案卷的质量。截止目前，归档文书档案30卷462件，财务档案2639册、基建房产档案3564卷7635件，公车档案86卷1118件，人事档案259卷357件，其它档案89卷（件）。对所有档案都做到了档案目录符合规则，保管期限划分准确，排列编号规范。编有醒目的库房、柜、格档案存放指引标记。建立了档案统计台帐和档案基础数据库，检索工具编制配套，能保证查找档案资料快捷、准确。

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关键词：机关档案；工作规范化；管理措施

1引言

在机关单位工作过程中形成的历史记录，即为机关档案，它具有重要的保存价值，并对领导决策、职能履行与正确贯彻执行国家方针政策、强化内部管理具有决定性的意义。所以，实现机关档案管理工作的规范化非常关键。鉴于目前我国部分机关档案管理工作仍旧欠缺规范化，管理水平难以满足实际需要，还影响到机关单位的正常运转，因此需要对加强机关档案规范化管理进行深入思考。

2机关档案工作规范化管理的作用与意义

档案是机关单位在业务工作、队伍建设与管理任务等实践活动中形成的书面文件、电子媒介或影像资料等原始记录的统称，它详细记录了机关单位的发展历程。面对机关单位的新形势与新要求，应当进一步提高档案工作规范化的管理水平，有助于促进机关单位工作的进步和发展。第一，机关档案忠实反映了机关单位工作中获得的工作成果与艰辛劳动，是机关单位的一笔可贵财富，有利于推动机关单位工作科学发展的步伐。近些年来国家高度重视档案管理工作，相继出台了一系列措施和制度来改进与加强档案管理工作的规范化。完善的机关档案能够引导人们了解机关单位发展的主要历史脉络，及时跟进工作当中出现的问题，并且总结有关经验教训，属于丰富的信息资源。第二，机关档案是指导单位工作的必要依据，档案的价值在于挖掘并利用信息资料的效益，充分有效地发挥档案的作用，推动各项机关工作的顺利开展。同时具体的单位工作能够进一步丰富档案的种类，提高档案质量，有助于档案工作更好地建设发展。伴随我国法治建设的提高与完善，各级机关单位的档案意识不断增强，档案的综合利用率也在逐年提升，在机关单位的各项工作任务中具有举足轻重的影响作用，在预防职务犯罪和行政监察监督等业务内容中，机关单位各部门利用档案信息资源及时归纳和总结经验，获取了突出的工作业绩。第三，规范化的机关单位档案管理是提高其工作水平的关键保障。随着我国法律法规的日益完善，机关单位的工作任务也逐渐变得繁重起来，档案资料的内容大幅度增加。档案工作还会出现资料收集不够齐全，制度执行没有到位，档案安全存在隐患以及规范化水平有待提升的状况与现象。这些问题在为机关单位的档案管理任务施加压力、带来挑战的同时，也为其进一步发展带来了机遇。所以提高档案管理规范化水平，充分发挥机关单位服务任务的作用要求，必须实现档案的规范化管理，为机关单位各项工作的健康有序发展提供有力保障。

3提高机关档案工作规范化管理的科学途径

3.1完善现代机关单位档案的管理体制

从档案的收集、鉴定、保管与整理等任务中，构建统一的规范化管理系统，加强完善档案管理制度的规范性。应当明确机关单位涉及的所有需要归档的资料信息，由档案部门统一进行收集和整理，在归档环节中应当注重档案的质量保证，重视归档的具体细节例如证件与附件，关注档案整理的不同时间与资料的先后顺序等信息。其中档案资料的标题需要清楚填写，且避免任意改动。及时处理有破损或字迹模糊不清的档案资料，建立细节化明晰的归档细则，加强档案资料信息的完整性、真实性和系统性。

3.2科学分类资源，完善检索体系

首先要遵循文件材料的整合规律，保持各个文件之间的有机联系，并且充分体现以人为本的基本原则。其次要做到文件的准确分类和鉴定，使编目、用品、纸张和字迹的规范化更明显；要看归档的查全率、及时率与完整率是否达到了标准。再次，不同的档案检索工具构成了互为补充的检索系统，从不同角度揭示了档案资料的内容。检索工具的种类与质量直接关系到档案的查询速度与查准率，完善的检索体系能够符合不同检索渠道的要求。通常机关单位需要根据要求来设立和完善各种门类藏书的全部档案案卷级与文件级的目录数据库，按照现实要求设置目录专题数据资源库。

3.3引进和利用现代化技术，更新档案管理规范化模式

档案管理人员应当利用先进设施与专业技术，对档案进行电脑目录输入、检索、统计档案年报的编制、扫描图纸及重大建设项目的档案登记任务。为实现机关单位文档的一体化管理，需要设计一系列适用于本单位实际工作情况的软件，来确保文档一体化有效实施。在电子档案管理方面，对需要永久保存的电子档案，例如建筑图纸、重要的文献材料和资源以及具有法律效力的文件凭证等，都应使用不可擦除型光盘；电子公文存储归档的光盘应该贴有标签提示。这些都是档案规范化管理任务中不可或缺的工作，只要奠定好规范化管理的基础，就可引领档案管理工作向高效有序的方向发展。

4结语

随着社会经济发展和科技进步，机关部门的档案管理工作需要更加科学与规范化。良好的档案管理程序可以推动机关单位的工作发展，因此领导者必须注重档案管理制度的完善，选拔专业化的档案管理人员，培养高素质的档案管理人才，加强档案管理的科学性和实用性，促进档案管理的规范化进程。

作者:翁亚洁 单位:河北省秦皇岛市海港区民政局

参考文献

[1]冼云嫦.提高机关档案工作规范化管理的思考[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业管理模式创新学术研讨会”论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院:,2017(1).

[2]张立梅.关于检察机关档案工作规范化管理的思考[J].档案天地,2016(11).

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关键词：疾控中心；档案；管理信息化

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】1672-3783(2012)07-0499-01

档案工作不仅是一项专业性工作，也是我们整个疾病预防控制管理工作不可分割的一部分，是考核整个单位实际工作的重要依据，更是一个疾病预防控制中心日常数据信息资料的来源。在机构改革和信息技术发展带给其发展机遇的同时，也面临着诸多挑战。如何实现在机构改革中档案管理的现代化，去适应新的挑战，是目前疾病预防控制机构所要面对的新任务、新要求。

1现代化观念，提高对档案管理工作重要性的认识

国家卫生部、档案局在《卫生档案管理暂行规定》中提出：“档案信息化建设要与本单位的信息化建设同步发展，逐步实现档案管理信息化、服务网络化、不断提高档案的现代化管理水平”。因此，疾病控制中心将档案的信息化管理工作纳入中心发展规划中来是很有必要的。而要保证信息化管理工作的顺利进行，重要的是保证良好的工作条件的配置，如相应的档案存储库房、服务器、统一规范的档案装具、优良的阅档环境等硬件的投入，以便于规范；在软件方面，在人员配备的基础上要加强人员的培训和规范化的管理要求、设置专门的档案管理科室和主管领导，以及良好畅通的网络管理体系等。

2现代化内容，全面开发档案信息资源的来源

机构调整后,卫生防病工作成为疾控中心的重头戏,不断充实完善卫生防病业务档案尤为重要,馆藏量的丰富和优化与否,是实现档案利用需求的前提条件,是档案管理的基础。从调查情况看我省各级疾控中心档案室目前收藏数量都很有限,所以档案人员更要开阔工作思路,深入科室指导,加强以下内容的收集。①历年主要传染病流行趋势预测、传染病疫情爆发流行调查处理及分析的总结性报告;②人群免疫、免疫接种质量的效果评价及重大异常反应、接种事故的调查处理、分析和总结性报告;③主要传染病病原学及血清学监测分析与总结;④重大疫情、食物中毒及饮水污染的调查处理、分析和总结性报告;⑤微生物学、卫生理化和毒理检验技术性总结;⑥病媒医学昆虫各项监测工作总结以及专题性调查分析;⑦健康教育与健康促进专题性总结;⑧针对卫生防病工作的建设性、指导性,管理性、综合性论述以及学术论文等。特别是对核对无误的疫情材料和各种疫情统计报表等资料采用档案室集中统一管理的形式,按一文一件操作规范统一编目,并确定保管期限为永久,然后将数据录入档案管理系统软件保存,做到有序化且有目可查。

疾病预防控制机构是集疾病预防控制卫生监督监测健康教育科研培训于一体的公共卫生体系，其信息资源是疾病预防控制工作者实践业务工作的重要支柱疾病预防控制机构档案部门应加强档案信息资源的开发，利用馆藏的信息资料和检索工具，对档案信息进行分析研究筛选加工整理归纳，有效进行深加工，以便于查找利用；根据预防医学的不同学科，对机读档案进行分类，编制各类检索目录，准确迅速全面地查找档案，实现档案信息资源的快速利用，提高工作效率。

3现代化管理，健全档案管理的规章制度

疾病预防控制档案大致可以分为文书业务会计设备声像实物等类，一般多采用中心档案室和科室两级管理的模式，由中心领导主抓档案管理工作，中心档案室设专职档案员负责全单位档案的整体管理工作，统一管理各种门类和载体的档案，全面负责档案的收集整理保管利用统计鉴定和销毁等工作各科室设兼职档案员应由中心档案室管理的档案，各科室整理立卷后向中心档案室定期移交；科室档案由科室内兼职档案员在年终整理装订立卷后存科室备查，在保证单位内重要资料得到有效保存的同时，也使得科室档案内容的延续性使用的便利性得到了保障档案员在学历和专业方面应满足一定的要求，必须具备公共卫生档案管理计算机管理等知识和技能同时，要建立健全疾病预防控制档案的管理制度，并将其纳入有关部门和人员的岗位责任中纳入年末绩效考核中，统一规范档案的收集归档保管利用等操作流程，规范档案管理行为，做到有法可依有章可循应保证档案室的基础设施建设水平，配备现代化的计算机、打印机、移动硬盘等办公设备及充足的档案装具。

4现代化服务，提高档案信息的利用率

档案管理的最终目的就是利用，发挥出它潜在的经济效益和社会效益因此，疾病预防控制机构档案部门要多渠道多途径地开展档案信息服务工作，使档案为疾病预防各项工作服务首先要改变长期以来单一的借阅模式，改变以往坐等上门的封闭式服务方式，扩充服务内容，更新服务手段，开展多种形式的档案信息开发利用工作，积极主动热情地为疾病预防控制工作服务如可直接或间接参与课题组的研究工作，配合研究任务分工收集整理有关课题的档案资料其次要优化综合档案室的硬件环境，接入计算机网络，实现档案信息资源共享，使借阅者不用到档案室就能查阅档案目录，减少查阅时间，提高利用率。

参考文献

[1]李翠兰.加强疾控档案管理提高中心服务水平[J].中国中医药现代远程教育，2009.6

[2]潘智慧，程文.疾病预防控制中心档案管理及档案利用探讨[J].活力，2010.8

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关键词：校会计档案 信息化 创新

随着国家社会主义市场经济体制的不断完善，国家的综合国力不断增强。国家对教育的改革越来越深入，特别是全球信息化时代的来临，不仅对高校各方面的工作产生很大的影响，也给高校的会计档案工作带来了深远的影响。随着网络化、信息化在高校财务系统中的普及，加上高校的会计电算化工作得到了迅速的发展，如金蝶等会计软件的应用。基本上改变了高校传统的会计档案工作内容。

主要表现为：（1）会计档案的记载方式多样化。从传统手工制作的会计信息载体发展为现代的硬盘、软盘、光盘等在内的多种形式的电子会计档案。（2）会计档案保管高标准化。由于会计电算化存储下的档案具有易遭破坏易受电子干扰等特点，因此会计档案存储条件的要求将比传统的存储条件更加严格。（3）会计档案信息查询与使用更加规范且更加的保密化。会计电算化的实施与应用，除了以电算化代替传统的手工制作、查阅，还能实现会计工作规范、保密化外。不仅保证了传统会计档案的安全，还对磁性载体的存储、复制等工作提出更高的要求。因此高校必须对会计档案工作进行改革，尽快推动高校会计档案工作的信息化、网络化进程，促进高校会计档案工作的信息、网络化建设顺应经济发展形式，适应信息化时展的新任务和新要求，为高校档案的改革与发展做出巨大的贡献。因此，对促进新时代霞时代高校会计档案工作的开展，提出以下几点建议。

一、要改变会计档案工作人员的传统思想

高校会计档案工作人员要改变传统的模式思维，及时适应新时代对会计档案的新要求，一切从实际出发，以创新的思维。在科学发展观和以人为本思想的指导下，研究和解决高校档案工作中可能出现的新问题，努力实现高校会计档案工作观念的转变。目前，我国许多高校的会计档案工作仍然停留在人力的水平上，整理、装订，是一个很费时、费力气的工作，很难产生很好的经济效益。因此应认真研究查询档案者的心理，力争使审批程序做到简单、严谨、且高效率地满足不同档案查询者的需求，实现会计档案管理工作的现代化。高校会计档案工作的创新不仅要求会计档案管理人员具备良好的专业、创新意识与创新能力，当然还必须懂得会计档案管理的专业知识，熟悉会计电算化的操作流程等基础知识，具备信息化条件下计算机的实际应用知识。各高校除要为档案管理人员营造创新的氛围外，还要制定目标激励考核机制，加强对会计电算化档案管理人员的培训，不断提高且更新会计档案管理人员的知识结构和层次，以适应新时代下高校会计档案管理工作不断发展的迫切需要。

二、要在会计档案管理工作的信息化上有所创新

随着高校信息化和网络化的快速发展，高校会计电算化得到了普遍的应用，给高校会计档案工作内容带来了很多新的变化，同时也出现了许多新的要求。传统的会计档案工作已不能满足我国高校高等教育改革发展的需要，创新已是新时期会计档案工作的迫切要求。首先要在收集内容上有所创新。不仅要收集相关会计的原始凭证、会计报表等重要资料，还要将会计电算化系统的所有会计分析资料、财务报告等文件全部纳入学校会计档案工作范围内，以满足不同人员研究分析问题，作出与学校发展的重大决策。其次也要在整理会计档案上有所创新。高校会计档案整理要根据每个高校自身发展的不同形式，在做到会计档案管理办法规范、保密的前提下，力求简化工作程序，提高办事效率。再次要在会计档案管理上有所创新。要求我们不仅要做到信息化管理，还要做到规范化管理。会计档案从初始手机录入、清理整理到最后入档、存入电脑，其分类、编号及档案目录都要符合学校严格的标规定，做到清晰、明确、完整、避免遗失。最后要求我们在制度上要有所创新。应该建立完整的符合学校发展实际会计档案保管制度。在保管形式上，应既包括传统的纸质会计信息的记录，也应包括信息化条件下的硬盘、软盘、等存有会计信息的磁性电子载体，还应将各种会计系统的文件、数据构成文件及档案各类编码编号等系统开发档案资料纳入会计电算化系统档案的保管范围内，做到会计电算化档案保管的完整性与规范性。在保管方式上，对纸质会计档案记录应加强日常的监督管理，并且要对磁性电子载体必须要采取以只读文件的形式予以保存，且要做到实行双重备份，防止丢失。还要做到异地保管，最大程度上实现其保密性。同时建立完善的会计档案日常检查监督考核制度。除了定期检查会计档案是否受潮、受磁、霉烂等自然损坏及人为损坏外，高校的财务同时也要安排专门的预算，对保管会计档案的软硬件进行定期的维护升级。还要定期地对电算化会计档案进行实地检查，加大监督力度，不断促进高校电算化会计档案管理水平的提高。建立完善的会计档案查阅与使用权限制度。各高校应建立严格的会计档案查阅的审批程序和规章制度，严禁会计档随意乱放，随意复制，随意查阅，加强会计档案的安全性和保密性。

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关键词:高校 基建档案 信息化

高校基本建设项目档案是在基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。基建档案作为一个独立的高校档案管理门类，随着高校基础设施建设的蓬勃发展，也越来越为高校的管理部门所重视和利用。其档案价值主要体现在学校基础设施的新建、扩建;学校基建处对基础设施的维护和修理以及房屋的翻新改造;后勤服务公司对公房的出售，还有工程质量事故处理和经济纠纷的调解等方面。随着学校建设规模的不断扩大，产生了大量的基建档案，这些基建档案资料是学校档案的重要组成部分，不仅记录了学校建设发展的历史轨迹，更是筹划未来发展规划的可靠依据。

一、抓住高校基建档案的特点

是提高其档案信息化管理工作的核心

档案的利用日益频繁，基建档案的作用也越来越重要。这就同时要求基建档案管理也应跟上形势，因为高校投资主体的多元化和管理的多重性增添了档案管理工作的复杂化和社会化，对于高校基建档案自身的质量、项目的齐全性、数据的准确性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建档案管理要进行现代化方向的改进。基建档案管理现代化，是应用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法管理档案信息资源，是全方位、多形式地提供高质量、高效率的档案信息服务的一个综合性的系统工程。抓住基建档案特点，是基建档案管理现代化的关键所在①。构成基建档案的载体材料主要有文字、图表、声像等，基建档案是随着基本建设工程的进展陆续产生的，其特点表现为:

1.基本建设项目档案材料来源的广泛性

基本建设项目从提出项目建议书到工程全面竣工验收，基建档案的材料来源涉及到政府部门审批、设计部门的论证设计、施工单位建设、监理单位监理、质检部门质量评定过程，以及材料、设备供货单位等，使基建档案的材料来源具有广泛性。

2.基本建设项目全过程的完整性

基建档案在基建项目建设过程中，包含了从提出项目建议书、进行可行性研究、编制初步设计、编制设计文件、进行地质勘察、设计招标、签订有关合同、工程施工、竣工验收等全过程形成的文件、资料，以把整个工程的来龙去脉清楚地显现出来。

3.基本建设项目档案数量的庞大性

基本建设项目由于投资规模大，参与单位多，涉及专业广，以及项目归档文件套数多等因素，使得最终形成的基建档案数量远比其他专业技术活动形成的档案多。如我校新校园建设、体育馆建设等工程所形成的基建档案数量就有300余卷。

4.基本建设项目专业内容的复杂性

基建档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、供变电、采暖、空调、电信、自动控制、消防等多种专业内容，这些专业的有机融合形成了基建档案专业内容的复杂性。

5.基本建设项目档案形成相对于工程进度的滞后性

基建档案是在基建活动中产生的，它真实地反映基建工程内容、过程和特征，相对于所反映的基建项目有着一种必然的滞后关系。同时，作为基建档案的特殊性，一般建设项目在竣工验收时，多数只按竣工检查整理好的资料用于验收，当验收工作完成后，经过整改，还需按高校档案管理细则对基建项目的归档要求进行进一步的整理，因此，这也反映出档案的全部形成与工程完成相对滞后。

6.基本建设项目档案的长久性和不可替代性

一份完整的基本建设工程(项目)档案，是建设工程(项目)使用、维护、管理、改建、扩建必不可少的依据，因此它可以在很长一段时间内发挥作用。又由于基建档案中存有大量的图纸，可以更为直观地反映建筑物的内部构造，所以在利用时是其他文件所无法替代的。

二、原始的基建档案在管理利用中存在的问题

真实地体现出基建档案信息化管理的必然性

长期以来，受档案保管和利用环境的制约，许多高校的基建档案管理基本上处于封闭、半封闭状态。检索手段落后，丰富的档案信息宝藏“锁在深宫无人识”，档案馆“门前冷落鞍马稀”，馆藏逐年递增，但档案利用率却没有同步增长，大量的基建档案信息与档案利用率之间存在着巨大落差，可以反复利用的档案信息资源得不到有效的流通与共享，长期以来这种状况不但严重影响基建档案价值的发挥和对现实工作的支撑，而且严重影响档案工作的作用和地位，不利于基建档案事业的可持续发展。 其问题简单概括为以下两个方面:

1.建档质量不高

有些档案管理人员对基本建设工程信息的来龙去脉认识不清，对收集到的资料不能及时进行整理、分类，往往简单装订、随意放置，这样不能保持其成套性、准确性、系统性，直接影响了档案的内在质量②。

2.纸质档案利用存在弊端

档案的利用是档案工作的最终目的，档案的价值也在一次次的利用中体现出来。一般来说，提供档案利用的方式有三种:第一，以档案原件提供利用。第二，以档案复制件提供利用。第三，根据档案内容编写参考资料提供利用。基建档案主要以前两种利用方式居多。从基建档案现存状况看，由于长期原件提供利用，许多图纸破损严重，且已无其他备份可供复制。再有些高校的档案管理员在整理档案的过程中，考虑到档案的完整性及避免日后利用过程中的遗失问题，通常把一栋楼的同种图纸用线装订在一起，这样虽然其完整性保证了，但是利用起来很不方便，图纸又大又多，给复印带来极大的难度。

三、健全制度、依法治档、合理利用、积极创新

是基建档案信息化管理的运作方式

基建档案信息化其实也是一项系统工程，其实施也将按照工程建设模式来进行，作为一项工程其各项建设内容有着内在的逻辑关系。因此，其运作方式应该分步进行:

1.根据基建档案信息化总体规划拟订具体的分期实施方案。分期实施方案要充分考虑国家信息化战略实施进程、档案管理和发展需求、经费投入保障、技术支持能力、人力资源状况以及工作环境等因素。

2.建立基建档案管理制度和业务标准。即按照基建档案信息化的要求制定电子文件和数字档案的管理办法和标准，确定搭建系统平台的功能要求和技术规范，制定网络及信息安全管理制度，从依法治档的高度为基建档案信息化建设提供制度保障。例如制定电子案卷质量标准，使分类组卷达到或接近最佳水平;制定数字接收档案标准，以确保电子归档质量;制定计算机网络整理、鉴定、著录、标引、检索、利用等标准，使档案信息管理工作统一化、规范化。

3.基建档案归档自动化、馆藏数字化。即在自动化网络办公的条件下，其管理形式以电子文件的创建和流转为特征，其档案的形成必然以电子文件的形式出现，对电子文件的归档管理必须实现自动化。在这方面，我校是运用的OA办公软件系统和南大之星档案软件(B/S)，我们档案管理员在OA办公系统中对学校的收发文进行归档处理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再将文件上传到南大之星档案软件中，形成数字档案，以逻辑归档形式通过网络运行实现文档一体化。

4.队伍建设和业务培训。档案信息化对档案管理人员来说是新事物，为了确保技术应用和档案信息的知识化、社会化开发，不仅要求档案员有档案管理方面的知识，又要有企业管理方面的专业知识，并能熟练操作和应用计算机，所以专兼职档案人员要多参加一些专业知识培训、业务学习、研究专家写的优秀档案论文，尽快提高自身各方面的素质，成为一名出色的档案工作管理员、现代的档案管理和信息开发者。

5.开放基建档案共享信息和开发辅助决策支持系统。基建档案信息化的根本目的一方面是深入、广泛地开发利用基建档案资源，最大限度地提高基建档案利用价值;另一方面是有效提升基建档案管理的基础性作用和地位，充分发挥基建档案信息在工程建设方面带给决策者的辅助决策作用。因此，基建档案信息化的核心工作便是档案共享信息系统的建立和开发，辅助决策管理系统的开发和应用，但共享的同时一定要高度重视保密鉴定和授权管理，实现基建档案的真正利用价值。

总之，随着高校规模的不断扩大，高校的基本建设将会加速发展，所产生的基建档案是学校的宝贵财富，是学校基本建设的历史记录，也将反映学校基础设施的整体水平。基建档案工作是一项管理性极强的工作，它的信息化管理水平高低，与学校现代化程度休戚相关，所以我们应从档案事业的发展趋势来对待学校基建档案管理的现代化问题，进一步做好学校基建档案的信息化管理工作，适应形势发展，满足学校整体需要。

注 释:

①杜映池，陈坚.浅谈高校基建档案的现代化管理.山西高等学校社会科学学报，2004.5(增):111—112.

②罗丙军，易志坚.论高校基建档案的建设与管理.重庆交通学院学报，2006，12，(4):143.

参考文献

1.薛四新，彭荣，陈永生.档案信息化应用系统建设.北京:机械工业出版社，2006:31—32.

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1.进行档案管理现代化中出现的问题

1.1档案工作缺乏制度化的管理程序

当前档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。

1.2档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则

档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分领导对档案综合管理的参与程度不够，对档案在工作中的重要作用的认识不足，甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。

1.3软件开发应用问题

目前我国各地档案部门已建立的计算机档案检索系统有限多相似之处，有很多是低水平的重复，是一种浪费。很多单位过分注重自己出成果而不愿采用别的单位研制的软件，同时封锁一技之长的技术经验。应当注重借鉴国外的先进经验，重视通用软件开发应用和标准化工作，通用软件提供灵活扩充的功能和自编程软件接口。各单位间相互学习、相互促进、集众家所长，研制优化通用的各类应用软件。

1.4计算机应用两种知识的结合问题

在应用计算机的开发试验中，曾出现两种欠妥的做法。一是完全依赖计算机专业技术人员去研制，因为他们对档案管理业务缺乏足够的了解，以致实用性差；二是主要由档案工作者去研制，以致功能低。只有对档案管理业务有着深刻的了解，对改进档案业务有着科学的创想，才能搞好计算机档案管理系统的分析、设计与应用，既要重视计算机软件知识，又要重视档案管理业务知识，二者缺一不可。因此，特别是今后为扩大计算机在档案管理中的应用范围，更需要两种知识的结合，更需要档案业务人员的主动进取精神。

1.5档案管理现代化的准备不充分

虽然一些档案管理部门已经开始进行档案管理现代化的普及工作，并且较多的基层档案管理工作人员也开始进行档案管理现代化的准备工作，但是以目前的情况来看进行档案管理现代化的准备工作仍然显得不充分。在一些档案管理部门中，档案管理人员已经开始使用采购的计算机等档案管理现代化设备进行档案管理的工作，但是由于进行档案管理现代化的过程中必须有着高质量的数据输入才能很好地实现，因此在这样的情况下，档案管理现代化工作人员在短期内无法进行很好的计算机数据输入，也就决定了在进行实际的档案管理现代化的工作中无法很好地进行档案管理工作。并且由于档案管理现代化工作所输入的数据量十分巨大，而且大多数是需要手工完成的，因此在准备不充分的情况下进行档案管理现代化的工作显然效果不好。

2.实现档案管理现代化中的思考

2.1树立现代化档案管理理念

思想是行动的先导，没有先进、科学的档案管理理论的指导，整个档案管理的发展便会受到影响，也就谈不上档案管理的现代化。由于纸质载体的时空局限性阻碍了档案信息的快速传递和资源共享，因此电子档案以其存贮方式的高密度、传输迅速、体质轻巧等优势受到人们的厚爱，以计算机技术为主体的信息技术革命浪潮，以不可阻挡之势猛烈地冲击着社会的各个方面，也冲击着档案工作人员的传统理念和思维方式。在这种情况下，档案工作人员应用先进的思想理念武装头脑，着眼科技发展的趋势，运用科学的眼光看待档案管理积思考解决档案新新载体方面的问题，如电子档案的法律效力、信息安全、成本收入、载体寿命等，站在时空的高度，总结档案载体从难到易，档案信息传播与转化从慢到快，档案信息利用的时限性逐渐减弱等规律，思考电子档案取代纸质档案时，档案管理工作应当怎样实现自身的价值。同时，为适应档案新载体的保护，思考档案馆库的建筑风格，档案库房的设计、室内设计的布置等，立足现实，放眼未来，思考档案工作的各个方面，才能逐步实现档案管理的现代化，促进档案事业朝着健康的方向发展。

2.2学会现代化管理技术

目前，计算机和网络技术的应用已深入社会的各个领域和角落，通过计算机网络传输档案信息，可以广泛的实现档案信息共享。而实现档案的信息共享就要求我们既要有扎实的档案管理理论基础，又要掌握与信息技术相关的计算机应用与管理知识，这样才能做到相辅相成，互相促进，互为转化，适应信息社会发展的需要。档案管理人员要学会用计算机和网络知识，通过技术处理，采取必要的手段加以鉴定、利用和保密控制等，以适应科学技术、信息技术网络技术的发展和社会各方面对档案利用的需要。

2.3建立现代档案管理体制

目前，档案管理体制滞后于形势的发展，仍沿用计划经济体制下的模式，关系不顺，相互封闭，各自为政，设施陈旧，得不到应有的重视，浪费了大量的信息资源。实现档案管理工作的现代化，必须要有现代化的管理档案管理体制，档案馆与行政机会之间建立合理的关系，档案馆设施设备要达到现代化的要求，以利于档案事业的科学合理发展，最大限度的充分发挥其档案管理职责。

在具体工作中，现代档案管理体制应将传统的档案服务提升为信息和知识服务，在不同的类型档案管理部门进行档案制度建设的试点与探索，进一步理顺与档案行政管理部门的关系，使其朝着有利于档案工作的方向发展。同时，要加强档案工作制度建设，以制度保障档案工作的正常开展，以制度来协调各方向关系，要将依法治档纳入档案管理现代化的主旋律。宏观上，依照档案法检查督促档案行为实现宏观的间接指导，微观上依据健全的档案标准化体系，体现档案管理现代化的可操作性。

2.4建立现代化档案工作机制

好的工作机制是档案工作发展的关健，档案部门必须运用体现档案工作特有的工作体制、工作方法进行管理，具体包括管理程序合理，管理秩序井然有序，管理措施得力等，使其更好的保证工作效率的提高，促进档案工作的顺利发展。随着改革开放的不断深入，档案工作作用于社会的范围越来越大。档案事业要适应新时期的变化，就必须建立现代化的档案管理工作机制：在管理程序上，建立档案工作领导小组，实行分级负责的档案工作责任制，责任到人，层层抓落实；在工作手段上，建立数字型档案馆，进行档案的全文输入和检索自动化，档案目录做到查则有目，看则有档。

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关键词：档案管理 现代化 基础 做起

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）05-0029-01

随着计算机在高校档案管理工作中的全面普及，计算机在档案管理中发挥的作用越来越凸显，档案管理的智能化水平也越来越高。但计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的工具，前提是我们必须保证录入信息的准确性和科学性，否则，再先进的管理工具也不能达到我们期盼的管理效果。因此，高校档案管理的现代化必须从档案数据的收集、整理、著录等基础性工作做起。

一、高校档案管理基础工作情况现状

从我校档案管理的实际情况分析，高校档案管理普遍存在案卷数量繁多、内容庞杂、时间跨度较长等特点，且由于处于封闭式管理状态，案卷仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，加之不同时期对档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面，一是存在档号不规范、没有目录号、一卷多册现象；二是案卷标题不规范。有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象；三是存在部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容无法检索而难以利用；四是存在部分案卷未标页码现象；五是存在组卷混乱现象，有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一。总之，作为高校档案管理部门，建校时间越长，管理档案越多，馆藏量越大，存在类似问题的情况就越严重。

二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平

高等学校要想提高档案管理的现代化水平，就要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。

一要全面普查案卷，去糟存精。这是实现高校档案管理标准化、规范化的第一步工作。由于高校档案管理史料繁多、年代久远，时间跨度长，尤其是有些高校经历了多次并校整合，势必存在部分档案过期、重复保存、或无查考价值的文献等情况，所以，在实行计算机管理，必须首先剔除这些无用的文件信息，从而避免今后出现重复与低效率的情况。

二要重新组合案卷，实现案卷规范化。重新组卷就是将那些相互存在某种关联的文件组合在一起。在重组案卷的过程中要将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新整合，同时，还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证案卷规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

三要结合学校馆藏实际规范著录工作。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，首先必须保证录入信息的准确性和完整性，信息录入要严格按照《档案著录规则》进行，同时，也要紧密结合所在学校档案管理工作实际，保证信息著录的规范、完整。

四要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的主要优势就是能够快速满足人们族性检索的需要，因此，为确保检索的完整性，我们在分类过程中，必须根据“档案分类法”进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。另外，在分类的过程中还应加强校审力度，以便及时校正各种分类错误，保证档案检索的标准化和规范化，保证检索的查全率。

五要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。因此，在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题或计算机识别不清的情况发生。实际著录工作中，我们要结合计算机检索需要将题名中责任者、事由、文种等相关信息，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐，如果题名冗长则删除多余的修饰语，这样就可以在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、加快数据材料准备，推进档案管理的现代化进程

在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据著录是一项繁琐工作，也是一项最基础的工作，尤其是对于那些建校时间较长的综合性大学的档案馆来讲，由于馆藏案卷多，著录工作不仅量大，而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，就会影响档案管理工作现代化的进展速度。因此，要保证计算机著录工作多、快、好，就要从以下几个方面入手。

一要分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为人所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。高校档案馆在推进计算机管理的过程中应根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低等情况进行排序，分清轻重缓急，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

二要分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能较完整的揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力，又提高了著录效率。

三要分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案，如“人员编制档案”可用计算机程序将人名、地址、时间、用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大提高著录速度。

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会计电算化的出现，使传统会计档案的内涵和外沿均发生了变化，对管理工作提出了更高的要求。只有掌握电算化会计档案的特点才能管理好会计档案；同时管理好电算档案，才能充分发挥电算化信息系统在单位经营管理中的作用。

一、会计电算化会计档案的特点

众所周知，传统的会计档案主要是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。现在财务人员采用无纸化办公形式，所有日常工作均在计算机上完成，会计信息的管理有以下一些显著特点：

第一，电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。表现突出的是存储的范围和领域扩大了。它不仅保留了传统意义上的纸介质会计档案，而且还新增了存储在磁性介质或光存储介质上的会计数据。

第二，电算化会计档案的存贮和调用具有很高的技术要求。传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。

第三，会计电算化档案具有多形式的载体。不仅包含通过打印等输出的传统意义上的会计资料信息载体纸张，更主要的是磁盘、光盘、存储芯片。

第四，会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，因此对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。

第五，电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。随着单位使用的会计软件的升级，新软件对原会计档案的兼容应于考虑，即会计电算化档案更需要科学地管理。

二、如何做好电算化会计档案管理工作

为了更有效地做好电算化会计档案工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的输出、管理与保存、利用等方面的工作。

第一，做好电算化会计档案的输出。所谓电算化会计档案的输出是指在一定的时间间隔内（如一个会计年度），把计算机系统中的所有会计数据打印拷贝存储到存储介质上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。平时采用计算机打印输出会计凭证、银行日记账和现金日记账，并把打印的活页账装订成册。总账及一般账簿可按年打印。年末应把完整的账套数据备份出来，存入光盘或磁盘。另外还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计算机操作系统；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

第二，做好电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应采用双备份法进行数据的备份，并且在每份备份上注明形成档案的时间与数据文件容量、版本型号，并贴上写保护字样，存放在两个不同的建筑物。并选择远离磁场、防火、防潮、防尘的场所等。对采用磁性介质保存的档案，要定期进行检查，定期进行复制，如每半年复制一次，且最好复制双份存放在不同的地点，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。

此外，还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生用现在的高版本软件不能查阅调阅原会计档案或者产生某些预料外的错误。因此，建议在系统管理员配合下，会计电算化档案除保存各版本的原备份账套外还应保存其升级后的会计账套，二者的一致性是非常必要的。

第三，做好电算化会计档案的利用。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的账套恢复功能进行调阅即可；二是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时可以在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。也可对原版本会计账套进行升级，但这会受软件功能设计的限制，不能保证完全成功。

三、电算化会计档案的整理与再利用

电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，并进行科学预测，从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据，另外还可以得出本单位、本部门、甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的行为规范，改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现会计电算化会计档案的再利用。

电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，需要单位内各分支、各相关人员相互协调共同完成。实行会计电算化之后，我们还应对档案管理的安全性、稳定性做一定的工作，如通过用户识别控制操作日志管理、存取、权限限制等方式加强安全保密措施，同时做好计算机病毒的防范、建立好档案专人管理接触制度等。

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关键词：档案管理 现状 问题 路径

一、县级烟草专卖局档案管理现状

县级烟草专卖局的经营权、人事权和财权全部上交给了市级烟草公司，在文书档案管理方面，县级烟草专卖局的文书档案管理资料包括行政类执法文书、卷烟零售户档案、日常工作的痕迹资料、党务工作文件、行政机关公文等。县级烟草专卖局对档案管理重要性的认识度不高，档案管理的硬件设施不到位，在文书档案的管理上缺乏科学有效的工作方法。具体说来，以当涂县烟草专卖局的档案管理工作现状为例，该局尚未配有档案室，无专门存放文书档案资料的场所。对于县烟草局的文书档案的归档和管理工作分别由县烟草局的各职能部门自行开展。且该烟草局的工作人员数量有限，目前未配置专门的档案管理员。在文书资料档案的管理上目前只能做到文书资料的保存归档，却无具体的档案案卷编号。对于档案的查询功能缺失，难以使县级烟草局的档案资源得以有效利用，发挥应有的作用。和县烟草局虽然有专门的档案室，但档案管理人员是兼职人员，且档案的管理仍然停留在人工管理上，没有很好地利用信息化资源进行管理。

二、县级烟草专卖局档案管理中存在的问题

1.较多的工作人员现代化的档案管理意识不强

档案管理尤其是文档一体化管理能够为企业的发展带来潜在的价值，而目前某些县级烟草专卖局对现代化档案管理的意识不强，对于档案管理的作用认识不足，甚至无法准确把握档案管理的真正含义。在县级烟草专卖局的档案管理工作上，仅满足于对文档资料的妥善保存，能够保证所有的文档资料及时归档保存便认为是完成了档案管理工作。县级烟草专卖局的管理人员大部分无法认知清楚文书档案的归档、编号、密级是一体化的档案管理工作，无法认知档案管理的查询利用功能能够为企业的经营决策提供智力支撑。因为无现代化的档案管理意识，也就无法实现文档一体化的档案管理工作。

2.档案管理人员的业务水平不高

因为大部分的县级烟草专卖局没有配置专门的档案管理员，因此，企业内的文书资料的档案管理工作交由相应职能部门的工作人员来完成。有些县级烟草专卖局虽然有配置专门的档案管理人员，但是却未有接受过专业化的档案管理专业相关知识的培训。由此可以看出，县级烟草专卖局的档案管理人员只能够完成文书资料的及时归档和保存，对于档案管理的理论知识和实际操作能力却难以实现。在档案工作的信息化上更是缺乏，难以适应信息化档案管理工作的需要，不能够运用现代化的信息技术实现文档一体化的档案管理。

3.缺乏应有的硬件和软件配置

县级烟草专卖局因为其财政权全部上交于市级烟草公司，很多经费开支都要列明到年度和月度的预算当中，对于档案管理工作硬件与软件的配置更需得到市级烟草公司的认可。在缺乏现代化的档案管理意识的情况下，有很多县级烟草专卖局在硬件上无法配置专门用于存放文书资料的档案室，或者有配置专门用于存放文书资料的档案室，但县级烟草专卖局却无法配置专门的档案管理人员，人力、财力的资源投入是有限的。

4.缺乏符合文档一体化要求的档案管理工作制度

县级烟草专卖局的各职能部门负责具体文书资料的归档整理，各职能部门依据年份、月份、文档资料所属种类将文档资料相应保存。因为缺乏符合文档一体化要求的档案管理工作制度，因此，在文书档案的归档期限上缺乏具体的归档，不能保证所有文档资料归档的及时性。同时，因为文档资料的保存期限和密级上缺乏具体的档案管理制度说明，因为大部分文档资料的归档都没有相对应的保存期限和密级。再次，县级烟草专卖局文档一体化管理制度的缺失，使得文档资料的借阅随意性比较强，这容易导致企业内部管理的重要信息泄露，不利于企业的发展。

5.文书档案的利用率低

县级烟草专卖局对文书档案的管理依靠于传统的文书资料的归档整理方式，而文书档案资料信息含量很高，要及时地查询某些文档资料在目前的状况下只能询问相应职能部门的保管人员，这样的查询和利用档案资料的方式效率是极其低下的。目前县级烟草专卖局在档案管理上几乎没有现代化的信息技术支撑，不能够实现通过信息化查询平台及时查询到某类文档资料的归档地点、保存期限、密级和主要内容等相关信息。而现代化的文档一体化管理正是要求企业能够将所有文档资料保存于档案卷宗当中，并结合数据库信息化管理，实现即时查询利用文档资料。就目前的条件看，这些技术要求都是目前县级烟草专卖局难以实现的。

三、县级烟草专卖局档案管理现代化的构建路径

随着信息化时代的不断发展，企业的经营管理等工作也与信息化技术密不可分。加之县级烟草专卖局目前有很多文档资料是电子文档材料，电子文档材料如何妥善保存，如何有效利用等问题就摆在了县级烟草专卖局面前。如何实现档案管理工作的现代化，我认为可以从以下几个方面着手.

1.树立文档一体化的档案管理意识

任何一项工作的开展都离不开企业管理层的重视，要有效地推进县级烟草专卖局现代化的档案管理工作，就需要县级烟草专卖局的管理层高度重视档案管理，对县级烟草专卖局的管理层进行《档案法》和文档一体化相关知识的培训，使县级烟草专卖局的管理层充分认识到档案管理工作的重要性以及档案管理工作的意义。同时，也要加强对县级烟草专卖局每一位职工档案管理相关工作的知识培训，使县级烟草专卖局的全体员工都能树立起文档一体化的档案管理意识。

2.配置符合现代化档案管理需求的硬件设施和专门的档案管理人员

县级烟草专卖局在重视档案管理工作的基础上，将配置档案室列入企业的正常预算当中，未配置档案室的县级烟草专卖局要及时地配置档案室，同时，要在档案室中配置计算机，引入档案信息查询平台，方便文档资料的信息化查询。此外，县级烟草专卖局优化人力资源配置，配备专门的档案管理人员，专门的档案管理人员最好由县级烟草专卖局的办公室人员担任，实现专人归档、专人保管、专人专用。

3.提升档案管理人员的业务技能

在配置专门的档案管理人员方面，县级烟草专卖局应当选用学历相对较高且具备一定计算机操作能力的人员来担任。同时，安排专门的档案管理人员进行档案管理业务知识的系统化培训，充分掌握企业档案管理业务的知识和各项业务技能。档案管理人员要能熟练运用现代化的档案信息查询平台，及时查询到企业所需的各项文书档案资料。此外，也可以通过与其他大型国有企业或高等学校的档案管理人员的交流学习来提升档案管理人员业务技能的提升。

4.建立健全适应现代化档案管理工作需求的档案管理制度

在信息化时代的背景下，企业的档案管理工作要适应信息化的需求，改变传统的档案管理工作模式，建立现代化档案管理制度。根据县级烟草专卖局的具体工作职能，依据不同的工作内容将文档资料予以编号归档，例如，行政执法类文档资料可以根据行政许可和行政处罚的不同，将其档案编号为“ZMXK”和“ZMCF”，在种类编号之后，编入归档年限，然后编入保存年限，永久保存的可以标注为“Y”，年限后面标注密级。将这些具体化的档案编号方式纳入到档案管理制度当中。此外，档案管理制度中应包含规范化档案管理、查询借阅、档案信息化管理等方面的内容，增加对电子化文档资料的档案管理方面的具体内容，确保电子化文档资料的安全、保密，防范损坏、遗失或意外泄露。

5.提升档案的利用效率

在实现文书档案基础管理的前提下，运用信息技术，建立档案资源的数据库，该数据库中应当包括县级烟草专卖局的所有文档资料的存放位置，名称编号、保存期限、密级等全部信息，也可以在数据库中加入归档文档资料的核心内容提要。建立数据库就是为了使归档的文档资料信息存储到计算机当中，并且运用数据库技术和网络技术，使县级烟草专卖局的每一位员工在需要查询某文档资料时可以通过企业内部的网络平台第一时间准确查询到所需文档资料的核心内容和该文档资料的具体存放位置。建立档案目录中心，引入查询平台，使企业的每一位职工可以通过认证、授权，输入年份、文件所属部门、标题名称等必要信息查询到具体的文档资料。这就是要县级烟草专卖局实现档案管理的信息化，同时，对于电子文档资料的查询也可依据网络查询平台得以实现。

综上所述，县级烟草专卖局的档案管理的现代化应当从以上五个方面予以建立和完善，建立符合信息化时代需求的档案管理，不断提升企业的档案管理水平，增强档案管理人员的业务能力，实现档案资源的有效利用，为企业发展和经营决策提供智力支持，也更好地满足相关个人的合理需求。

参考文献

[1] 林华娟.浅谈如何做好县级供电公司档案管理[J].广东科技，2011（24）

[2] 李文琦.中小企业的信息化档案管理[J].企业导报，2012（5）