档案精细化管理范文10篇

档案精细化管理范文篇1

1.精细化管理的内涵

精细化管理是一种全新的管理理念，其秉承“精、准、细、严”的管理原则。“精”是指做精，求精，追求最佳、最优；“准”是指准确、准时；“细”是指做细，具体是把工作做细，管理做细，流程管细；“严”是指执行，主要体现在对管理制度和流程的执行与控制上。

2.精细化管理的特征

由以上对精细化管理的内涵分析得知，精细化管理这种管理理念的特征就是“五重”，即重细节、重过程、重落实、重质量和重效果。其重视对一件事务的专注和精益求精。

3.精细化管理的方法

精细化管理是一种管理的技术和理念，其遵循一套系统化的管理规则，采取多种先进的管理手段，将一件事务的各个单元有序高效的组织起来，能起到复杂事务简单化、简单事务流程化、流程事务定量化和定量事务信息化的效果。

二、目前企业档案管理中存在的问题

1.思想观念落后，档案意识淡薄，领导重视不够

当前许多企业缺乏对档案管理的重视，仅仅将档案管理工作视为简单的保管，没有档案管理的专门机构，在经费投入和基础设施配置上也显得不足，这使得档案管理工作的外部环境不容乐观。

2.企业档案的分类结构不合理

新时期，许多企业在探索企业发展道路的同时，对企业档案管理工作有了新的认识，也越来越重视档案工作，并进行了档案编研工作，但一些分类上的问题仍然存在，如收集的档案门类较少、结构不合理、质量差等问题、严重影响到了企业档案的编研和整理工作。还有一些企业因为自身条件有限，在资金方面不能对档案部分提供过多的帮助，所以也就为无法及时地出版档案编研的成果，不仅影响到了企业档案编研的成果的利用，也影响到了档案管理的可持续发展。

3.档案信息利用效率较低

我国当前的社会发展进程是十分快速的，这就要求档案管理工作也要跟上时展的步伐，但是目前的状况是很多档案管理人员的观念和业务水平并不能很好的适应当前快速发展的社会的需要，尤其在档案信息的开放性和机密性的关系处理上显得不是那么游刃有余，这就使得档案的服务功能不能很好地发挥，另外还存在配套设施和查阅环境不完善的问题，这都导致我国企业档案信息利用率的不高。

4.企业档案管理设施设备不完善

硬件设施设备是管理的基础，对于企业档案管理更是如此。好的硬件设备能够不仅延长档案的寿命，还能使档案永远保持最为完好的状态。但我们很多企业对先进的计算机设备与技术并不重视，许多设备已经出现了老化现象，有的甚至损坏却没有进行及时的修理，造成了企业档案管理工作的滞后。在档案信息化、数字化建设的大背景下，如果企业因为档案管理设备的不完善，造成档案资料的损害或丢失，无疑将会使企业丢失一笔巨大的无形资产，将会极大地阻碍企业的规划和发展。

5.档案管理工作缺乏统一的评价指标

统一的评价指标不仅可以大大提高档案管理工作的效率，同时也是提高档案管理人员素质的重要途径。科学统一的评价指标能够更好地对员工的业绩进行评价，对其档案工作的完成情况和开发创新能力做出科学的衡量。

三、企业档案精细化管理的措施

1.管理理念精细化

每一项工作的创新都需要从理念的创新开始，这是基础也是保障。因此在探索企业档案管理的新思路时要将精细化管理理念的创新放在首位，保障企业档案管理创新的顺利实施。当前，档案管理在不断地朝着知识化、网络化、社会化的道路上发展，这是档案现代化管理理念的重要体现，也是档案管理工作新的延伸。新时期，我们要在研究档案管理理论、方法和工作经验中需找突破口，形成独具特色的档案管理体系。要认真研究总结过去的经验，找出工作中的不足，分析现状和将来的形势，寻找新的突破口。我们要清晰地认识到，档案的信息价值是需要充分发挥档案的自身作用，只有将档案精心的加工整理，使其变成我们更适应需要的信息，档案的才能获得有效地利用，它的效率也就得到了提高。所以，必须强化档案管理的效率意识，从而充分发挥档案的价值。

2.体制精细化

一个良好的体制是提高企业档案管理的重要法宝。当前，随着档案使用者的要求越来越多样化，对于档案信息资源的丰富性有了更高的要求。因此，必须创新企业档案管理体制，充实档案的内容，提高的档案质量和利用效率，优化、组合和集成档案资源，使档案管理更加的系统化、规模化和有序化，并最终为用户提供及时、准确和高效的服务。新时期，档案信息化和数字化建设成为了档案发展的主力军，所有企业都应该看到数字化档案在现代化企业管理中所发挥的重要作用。所以，一些企业要改变过去单纯的纸质档案模式，跟上现代化的步伐，顺应计算机技术、声像技术、网络技术迅速发展的新形势。与此同时，将纸质档案和电子档案协同发展，各自发挥其优势，促进企业档案管理的健康发展。

3.工作流程精细化

企业的档案管理就是要对企业生产经营活动中产生的各种文件材料进行统一的收集、分类、编码和录入。其目的是为企业利用档案提供高效、便捷的档案服务。因此，一套精准科学的档案管理流程至关重要，其可以直接作为档案精细化管理的标杆。精细化的档案管理要遵循“细化、量化、标准化、系统化、信息化、适时化”的管理要求，对管理过程中的各个环节实行管理。这其中，精细化管理的核心便是量化管理，这个管理要求能够科学制定数据标准以供考量，同时方便监督检查过程中进行“对标”。

4.档案服务精细化

管理和服务是处于统一个水平线上的，只有管理和服务得到了统一，那么企业档案工作能力才能正在得以提高。新时期，可持续发展成为企业档案工作的一个新的课题，作为可持续发展的以人为本，正是服务最鲜明的价值体现。因此企业要创新档案服务，就要用科学的理念来为用户服务。企业要充分利用其自身资源，建立局域网络，利用企业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

5.档案信息资源精细化

通过企业局域网的建立，既服务于广大用户，也使企业档案资源开发利用更加的科学化、系统化。随着信息时代的发展，档案信息变得越来越零散，也越来越复杂，因此必须对这些档案信息资源惊醒有效地整合，打破企业各个部门各自为政的局面，建立起一个完整的社会信息系统，实行一体化管理。要通过这些信息系统的建立，不仅要实现资源的贡献，也要使各部门充分挖掘资源的前列，实现资源互补，提高档案信息资源利用率，避免不必要的重复和浪费。最终通过反馈信息资源开发利用所产生结果的研究，使档案信息开发利用更加的科学合理。

6.人员精细化

当前，我国企业档案管理人员的素质水平与新时期企业档案管理的发展要求不相适应。大多数档案管理人员习惯于传统的档案工作模式，缺乏创新意识，人员知识结构和储备也不适应形势发展的需要。其实，对于档案管理人员进行精细化培养是十分重要的，只有如此，才能适应工作的需要。要明确规定单位应设立专职专业的档案管理人员，积极提升档案人员的业务素质，开展一系列针对性极强的培训与再教育活动，使档案人员不仅精通档案业务知识，并切实加强档案人员的职业道德教育，引导他们树立爱岗敬业和开拓进取精神。

四、结语

档案精细化管理范文篇2

关键词：档案管理;精细化;档案服务;体制

在现代化的管理当中越来越注重精细化的管理模式，其作为一种全新的管理理念，涵盖了求精、准确、细致以及严谨的原则。简单来说便是要把工作做仔细，细致对流程等进行管理，严格遵守相应的章程和制度。

一、精细化管理的主要特征以及方法

1.精细管理存在的特征。精细化管理的主要内涵便是要细致进行工作，细致对流程进行管理，并严格遵守相应的规章制度。通过对内涵的分析可知，该项管理的方式存在的主要的特征为重视细节、重视过程、重视落实、重视质量以及最终的结果，这样的特征导致了应用该项管理方式对事物进行管理，可以做到非常专注，实现精益求精。2.精细化管理的方法。精细化管理为一种全新的管理技术以及理念，遵守非常系统的管理原则，可以应用非常多的管理手段，把事务当中存在的不同单元进行有序的组织，将复杂的流程进行简化，并使之流程化，实现更高效的管理效果。

二、当前事业单位档案管理中存在的主要问题

1.思想观念落后。在我国的大部分事业单位当中，相关的领导层并没有对档案的管理工作产生高度的重视，只将其视为简单的保管工作，没有设立专门的管理部门，在基础设施的建设以及资金的投入上明显不足，这便导致了在事业单位内部对档案进行管理的过程中，产生了较多的问题。2.事业单位档案分类的内部结构不科学。在全新的时代背景下，事业单位在对自身进行发展的过程已经逐渐开始对该项工序产生了重视，也对该项工作有了重新的认识，逐步实施了档案的编辑和整理工作。但在实际的工作过程中，会存在一些问题有待解决，例如档案采集的门类非常少、内部结构不科学、质量不过关等问题，对档案的编辑和相关的整理工作产生了较大的影响。3.档案信息利用效率比较低。在我国，社会的发展非常迅速，这便需要该项工作能够与时俱进，紧跟时代的发展脚步。大部分的管理人员在思想观念上以及专业能力上并没有紧跟时展的脚步，并且不能及时处理好开放性档案以及机密性档案之间的关系，使其不能将服务工作良好的发挥出来。

三、在事业单位档案的管理中开展精细化管理的途径

1.革新思想观念，实现理念的精细化管理。在事业单位内部对档案进行管理的过程中，事业单位要将其视为管理的基础性工作。其中，该项工序的好坏更是衡量管理水准的标尺。因此，事业单位当中的领导层首先要革新思想观念，加强对该项工作的重视，结合自身实际的发展情况，无论是从思想上还是从实际行动上，都要全面积极对该项工作进行统一管理，并将管理的过程和管理的成果纳入到对工作人员的绩效考核当中。2.明确管理标准，实现细节的精细化管理。事业单位在对该项工作进行管理的过程中，首先要制定管理工作的标准，从而将各项工作流程进行细化，实现合理的内部结构分类。把产生的每一项文件和和资料都进行采集，并详细的进行分类和编码、录入以及上柜等编辑和整理工作。并对事业单位内部每一项管理需要完成的要求进行详细的制定，实施有效的量化管理，以便全面保障每一个环节都能真正实现预计的标准。3.提升服务意识，实现人员的精细化管理。在对该项工作进行管理的过程中，要将服务的意识提升，提升对工作人员的培训力度，制定有效的奖励机制，构建高质量的人才队伍，以便将精细化的管理工作进行内化。精细化管理需要接受一系列的业务培训，掌握专业的管理知识以外，更要有较强的技术操作能力，并且要针对管理工作的实际情况，指导管理人员精细化管理工作的实施；且要定期对管理人员的业务能力进行培训，依照相应管理工作的实践，将管理业务的水平不断提升，加强对管理理论的研究，创新思想，从而探寻出更多管理的方式，落实精细化的管理工作。

四、结语

总之，事业单位当中的档案管理工作是非常重要的一项工作，单位的领导层要革新思想观念，重视该项管理工作，以便实现理念的精细化管理。同时，要明确管理标准，实现细节的精细化管理、提升服务意识，实现人员的精细化管理。这样，事业单位内部的档案管理工作才能有序的进行，提升事业单位的管理水平。

参考文献：

[1]凌灵.论档案管理中精细化管理思想的应用[J].经营管理者,2016,(21):296.

[2]张惠敏.在事业单位档案管理中推行精细化管理[J].机电兵船档案,2014,(04):24-26.

档案精细化管理范文篇3

［关键词］地方高校；档案管理；精细化；信息化建设

1信息时代地方高校档案的特点

1.1数量多，增长速度快。随着地方高校办学规模的扩大和生源数量的增加，学校日常运营中产生的各类文件资料也在不断增多。这些文件资料不仅包含许多纸质文档，而且也涉及许多电子资料，以视频、图片等形式存在。经过初步筛选后，其中具有一定价值的文件资料被保存下来，经过专业的分类、编辑和整理后，形成档案。在信息化时代，电子档案的数量呈现出爆发式增长，也给地方高校档案管理带来了新的压力。1.2多元异构。学校各业务系统业务侧重点不同、开发工具不同、开发人员不同、采用数据库类型不同、上线时间不同，直接导致在此过程中各系统间产生的数据多样性增加，同时数据不可避免地分布在不同的业务系统、不同的数据库中。由此可见，在信息时代高速发展的今天，数字资源将广泛存在于诸多不同的业务系统中，作为众多业务系统数据终点的档案数据势必会带有明显的异构性，呈现出结构化信息、半结构化信息和非结构化信息融合的态势，形成分布广泛的大量异构数据。1.3真实可靠。在信息时代，数据来源变得庞杂，对于学校各业务系统产生的过程数据及结果数据，利用者更需要精确的信息来源，而并非在众多庞杂的数据中寻求自己的需求数据。档案信息资源建设就是一个将众多庞杂的数据按照一定的规则、格式进行组合，是对原始数据进行保存，同时也对原始数据重新整合，当使用者根据外部环境选择数据时，可精确地锁定所需档案信息。因此，在信息时代，档案数据必将得到广泛关注，因为它“是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源”。

2档案精细化管理和信息化建设的必要性

高等教育的迅猛发展和科学技术的持续革新，高校档案工作的内容、要求和任务发生了巨大的变化。原有粗浅的管理理念、粗放的管理模式和落后的管理技术，已经难以满足师生和社会对高校档案的需求。高校档案引入精细化管理，有利于高校档案工作促改革、创品质、惠师生、助发展。一方面，高校档案精细化管理能将复杂的工作简单化，把简单的工作流程化，把流程化的工作定量化，把定量的工作信息化，使高校档案工作更加高效。另一方面，高校档案精细化管理将从思想意识、管理制度、工作执行和结果考核等方面入手，增强高校档案工作人员的责任和规则意识，努力“生产”高品质的档案。此外，近年来地方高校之间的竞争也日趋激烈，通过充分发挥档案的参考和利用价值，还可以帮助学校在加强师资队伍建设、吸引高质量生源等方面做好准备，在一定程度上也为提升地方高校核心竞争力奠定了基础。

3现阶段地方高校档案管理存在的问题

3.1档案管理队伍的综合素质不能满足工作要求。新时期，地方高校档案管理面临更加繁重的任务和更加严格的要求，要想保质保量地完成档案管理任务，离不开一支高素质的档案管理队伍。但是由于地方高校将工作重点都集中于办学方面，对于档案管理则缺乏足够的重视，档案管理队伍的综合素质参差不齐。例如，在岗位任用上，部分档案管理人员都是从本校的其他工作岗位上调任的，上岗之前没有接受过档案管理相关的培训，也就不能从专业角度完成档案的精细化管理。此外，入职后许多档案管理人员没有定期接受培训，久而久之个人技能也会与工作要求脱节。3.2高校尚未形成配套的档案精细化管理制度。档案管理的专业性，以及档案本身的重要价值，要求在实施档案精细化管理上，也必须引进一套完善的管理制度，从而为开展各项工作提供必要的保障。现阶段，地方高校在档案管理制度建设上，存在的主要问题有两方面：一方面，配套管理制度不完善，虽然档案管理部门也有自己的管理制度，但是内容陈旧落后，已经远远不能适用于现阶段档案精细化管理要求；另一方面，管理制度的落实情况不理想，由于缺乏必要的监督，加上档案管理人员自身的责任意识不强，也会影响档案管理的实际质量。3.3高校在档案信息化建设方面的投入不足。在信息化时代，地方高校档案中电子档案的比例不断提升，创新档案管理方式方法势在必行。在此方面，许多企业提供了可借鉴的经验，例如在档案管理部门引进信息化办公系统，实现对档案的电子化、智能化管理。但是也应当看到，档案信息化建设在前期需要投入必要的资金，包括计算机设备采购，信息系统维护等。地方高校由于资金有限，在档案信息化建设方面的实际投入较少，也会制约档案信息化建设的进程。3.4档案管理未充分体现服务性理念。通过调查发现，许多档案管理人员对自身的定位不够准确，特别是对待本校的教职工和学生时，把自己当成了“管理者”，对待有档案借阅需求的教职工和学生，摆出一副高高在上的姿态，甚至是冷眼相对，严重损害了档案管理部门的形象。而档案管理工作实际上是一项为学校师生服务的工作，由于现阶段地方高校的许多档案管理人员未将服务理念落实到工作中，也不利于高质量地开展档案工作，甚至得不到本校教职工的支持。

4地方高校推进档案精细化管理和信息化建设的有效途径

4.1树立正确职业观念，不断提高管理水平。4.1.1增强责任意识和服务意识。档案管理本质上是一项服务性的工作，服务的对象是本校的教职工和广大学生。因此，作为档案管理人员，首先要摆正自己的心态，明确工作的定位，从而才能在今后的档案管理工作中，严格按照岗位要求做好本职工作。档案管理人员要将精细化管理理念落实在日常管理工作中，需要不断增强责任意识、服务意识。4.1.2掌握信息设备操作技术。近年来，地方高校也投入资金采用了一些信息设备，为提升档案管理效率起到了积极作用。作为档案管理人员，也要主动学习这些信息设备的操作方法，不仅要完成基本的电子档案收录、管理和查阅等工作，还要能够借助信息技术充分挖掘档案的潜在利用价值，为本校的师生提供更加优质的档案借阅服务。4.1.3落实岗位考评激励机制档案管理工作与教学工作相比，没有一个明确的标准来衡量该项工作的实际开展成效，加上监督工作不到位，导致部分档案管理人员在工作中存在消极、懒散的情况，破坏了整个档案管理部门的工作氛围。因此，地方高校要引入岗位考评机制，结合档案管理工作的特点，制定更加细化的工作考核机制，并将考核结果直接与档案管理人员的绩效挂钩，通过这种方式倒逼档案管理人员认真负责，落实管理责任。另外，还要利用好考核结果，对于考核结果优秀的要给予奖励，反之则要采取一定的处罚措施。通过实施激励措施，进一步提升档案管理人员的履职能力。4.2推动管理制度建设，切实提高档案管理效率。4.2.1档案管理办法。地方高校要尽快制定档案精细化管理的具体方法，重点明确以下几方面问题：由谁负责建立档案，怎么建立档案，档案如何进行管理，如何发挥档案价值，只有明确了这几个基本问题，才能指导档案精细化管理工作顺利开展。此外，学校的档案管理部门，也要充分理解和运用精细化管理理念，例如要在档案收录、档案整理、档案借阅等各个环节中，都要严格按照档案精细化管理办法，推动档案管理向精细化、规范化和标准化方向发展。4.2.2档案借阅规定。档案借阅使用是体现档案价值的重要渠道，但是对于一些珍贵的，或是涉及一定机密信息的档案，则对借阅流程有严格的要求。因此，为了保证高校档案的安全，在进行档案借阅管理时，除了要树立精细化管理理念外，还要充分借助信息技术手段，保障档案的安全。例如，在档案管理部门的各台机器上，要设置登录和访问权限。每名档案管理人员拥有独立的登录口令，避免越权操作。同时，还要加强网络安全，避免珍贵档案被破坏或丢失。4.3设立专项资金，推动高校档案事业可持续发展4.3.1加强资金供给保障。地方高校档案信息化建设离不开资金支持，学校方面既要认识到档案管理的价值所在，又要采取实际行动，加快档案管理信息化建设。在硬件设施建设方面，主要是采购一些信息化管理系统必需的设备，并且要做好后期硬件设施的安装与调试工作。软件方面，主要是一些与档案管理相关的办公系统。此外，地方高校每年还要拿出专项资金，用于做好档案信息化管理系统的运行维护，使档案信息化管理真正发挥应用优势。4.3.2加强资金供给，保障人才队伍建设。针对现阶段地方高校普遍存在档案管理队伍结构失衡的问题，学校方面也要重视做好高素质档案管理人才的引进与培养工作。一方面，要适当提高档案管理岗位的薪资待遇，创造更加便利和舒适的工作环境，从而也能够吸引年轻的档案管理人才到学校任职；另一方面，也要重视对在职档案管理人员进行培训，包括职业道德培训，还有专业技术培训等。通过组建一支现代化、高素质的档案管理队伍，为实现高校档案精细化管理和推进信息化建设提供必要的支持。

5结语

地方高校在发展的过程中，需要重视档案管理工作，并通过充分挖掘和利用档案价值，为高校开展办学工作和校内管理工作提供必要的支持。现阶段，地方高校在档案管理中还存在重视不足、缺乏资金保障和人才支持等问题。地方高校要立足于自身发展，真正将档案管理摆在学校管理工作的重要位置，通过改善档案管理人员的待遇和工作环境，制定更加完善的管理制度等措施，切实推动档案精细化管理和信息化建设。

参考文献

［1］张斐,朱江伟,汤易兵,等.关于高校二级学院教学档案管理平台建设的若干思考［J］.浙江档案,2016(12).

［2］韩佳丽.新形势下企业档案管理信息化建设探究——以广东华盟路桥工程有限公司档案日常管理工作为例［C］//世纪之星创新教育论坛,2016.

档案精细化管理范文篇4

1医院档案管理现状

就目前而言，医院档案管理工作中主要存在以下两个问题：①管理制度不够完善：管理制度不够完善是我国很多医院普遍存在的问题，尤其是中小型医院。相关管理条例的缺失直接导致了医院档案管理水平的下降，从而导致重要文件的缺失，并且会影响医院相关工作的高效开展。例如，若医护人员不能及时找到重要的研究资料，就会导致工作效率的降低。②管理模式较为粗放：由于医院管理人员对于档案管理工作的忽略，导致医院中档案管理工作水平较低，没有统一的管理标准，并且没有科学的管理方法、管理模式，因此造成了管理效率低下、档案内容混乱，为医院档案的归档和查阅增加了一定的难度。同时，医院档案管理质量的低下也会影响到整个医院管理水平。

2“精细化管理”与“加减乘除法”的含义

2.1精细化管理

精细化管理是管理学中一个常见的概念，指通过落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，来实现管理工作的高效性。精细化管理的本质是将管理目标进行分解和细化，使之落实到每一个工作人员的身上，从而实现管理的有效性[1]。精细化管理方法最先应用于企业管理中，但随着市场经济社会的发展，很多事业单位也逐渐采用精细化管理方式进行管理。医院中的档案精细化管理指的是按照规范的管理方法安排好单位中的各项管理工作，不断将工作细致化，精益求精，从而达到更好的管理效果。

2.2精细化管理中的“加减乘除法”

“加减乘除法”在数学中是最基本的运算方法，将该原理应用到医院档案管理工作中能够有效提高管理质量。“加法”指的是不断增加新的档案内容、不断采用新的保管方法、不断提高档案保护的技术、不断增加档案的利用者，不断增加档案录入的项目数、被管理的档案数、被整理和鉴定的档案数、被数字化与开放化的档案数，加大管理内容的范围；“减法”是指采用先进的管理方法，降低管理成本，减少管理工作中的出错率；“乘法”指不断采用先进的管理方法来完善档案管理的制度，调动档案管理工作人员的积极性，提高管理工作的效率，使管理工作达到事半功倍的效果；“除法”是指消除管理工作的安全隐患以及摒弃管理工作中的弊端，不断提高档案管理的安全性和高效性[2]。将“加减乘除法”应用到医院档案精细化管理中，能够对于现有管理工作制度进行精细的分析，做得好的方面继续发扬，做得不好的方面尽量避免，从而使档案管理工作的效率更高。

3“加减乘除法”在医院档案管理中的应用策略

3.1通过“加法”来加大档案管理范围

根据《中华人民共和国档案法》相关规定可知，档案管理的内容应该包括国家相关机构、社会团体或者是个人所从事的与军事、政治、经济、文化、技术等能够促进社会发展的并具有保存价值的文字、声像、图表等。本院已根据相关法律法规将符合以上特点的资料作为档案管理的对象，并采用纸质或是电子的形式进行保存，包括上级的一些通知与通报、请示与批复，以及医院运营期间的合同、规划、协议、医教研防文书、奖杯、证书等。然而精细化管理要求，在医院不断发展、医疗水平不断提升的现如今，医院档案管理也应该与时俱进，不断增加和细化档案管理的内容，着重强调将医患纠纷加入医院档案管理的内容中。医患纠纷是指医患双方对于治疗后果的认定产生分歧，或者是患方认为在治疗过程中，其权益受到侵害，并要求相关的医疗机构对患方损失进行赔偿的事件[3]。对于医患纠纷事件档案的记录应该注重细节，包括相关科室、责任人、纠纷原因、解决方式等，并将医患纠纷与医护人员的评价评级、绩效考核等相挂钩。纠纷案件的相关材料与说明收集后，应由科室主任审阅和签字，并以一案一卷的形式进行保存。

3.2通过“乘法”来强化档案管理力度

医院档案传统管理方法中，管理模式单一、管理制度落后，因此管理效率低下。因此，应该加强档案的管理力度。首先，应该制定明确的管理制度，相关制度应该参照《中华人民共和国档案法》，并紧密结合医院的实际情况来进行，不断完善制度，严格执行制度。①档案管理人员应该执证上岗，并进行定期培训，确保其具有较高管理专业知识，了解管理工作的相关内容，并能及时更新自身知识，并将先进的技术手段应用到医院档案管理当中。②档案室应该具有足够的面积，并实施较好的防盗措施，例如安装防盗门、防盗网等，档案室内应该明确区分区域，并对于存放文件的区域实施监控摄像管理[4]。③应该加强档案室人员出入的记录管理。所有进出档案室的人员必须进行如实登记，且档案的借阅必须有相关部门领导的签字。其次，加强对于医院运行过程中各类数据的收集和存档管理，以便通过对于相关数据的分析，为医院各项活动开展的管理和决策提供数据基础。医院中相关总结、计划、督办以及年鉴编纂等文稿的撰写工作，应该由院办副主任来完成。同时，应该将编纂年鉴、档案收集、医院重大事件以及相关宣传工作相结合，完善医院中各方面资料的采编，并生成固定院内刊物，对于医院中各大小事件、工作动态进行记录。该刊物将作为医院中各项情报的第一手资料，客观反映医院各项科研成果、工作计划等。

3.3通过“减法”来降低管理成本

传统管理方法中，很多档案采用纸质记录方式。大规模的档案撰写工作不但会花费很大的人力、物力，并且出错概率极高，并且纸质档案会由于重复翻阅受到磨损，无论从人力、物力、财力角度而言，管理的成本均较高。尤其是在精细化管理的制度下，管理的内容、计算难度都不断增大，手工抄录和计算已经不能满足相关档案管理的要求。随着电子科技的进步，数字化管理已经被广泛应用于各项管理工作中[5]。因此，在允许的范围内，我们可通过电子存档的方法取代传统的纸质存档，实现管理工作的数字化、规范化，不但能够降低管理成本，节省大量的人力、物力，还能够有效减少管理工作中的错误率。同时，可以采用电子监控设备对于档案室进行监控，并有专人负责监控室，也能有效减少档案管理工作中人力成本。在电子监控室中，监控人员可以同时对于几个或是十几个档案室进行监控，不但能够提高监控的效率，还能将档案室中的实时状况进行记录。当有突发状况发生时，电子监控记录能够为办案提供强有力的线索。电子监控设备在档案管理的应用中发挥了极大的作用。

3.4通过“除法”来消除安全隐患

医院档案管理工作中的安全隐患较多，例如火灾、潮湿、盗窃、虫咬等都可能会导致档案的损坏。因此，档案管理室中应该做好防火、防潮、防窃、防虫的工作，将档案保管安全工作精细化。档案保管室内，应该杜绝火源，并且应备有足够数量的灭火器，以免意外的火灾导致档案的损坏[6]。同时，纸质档案应该妥善保存，避免直接与地面、墙壁接触；还应加强档案管理室内的巡逻工作，以免出现机密文件被盗的现象，还应做好档案室内的定期杀虫工作，避免纸质文档遭到虫咬破坏。除了档案管理方式上的安全隐患，还应包括管理内容上的隐患。采用数字化档案管理方式，能够将相关的资料进行合理收集、科学归档，并定期对于相关档案进行整理、归类、排序、编号等，查阅时只需要将关键词、档案编号、文件名等输入，就能快速搜索出相应的文档、文件，有效消除传统管理过程中乱序、遗失等危险因素。同时，还能有效实现多人同时查阅，提高查阅效率。

4结语

医院档案精细化管理扭转了医院档案管理制度不完善、管理方法不科学、管理效率低下的趋势，有效提高医院中档案管理工作的质量。将“加减乘除法”应用到医院档案精细化管理工作中，拓宽了管理内容的范围、强化管理工作的力度、降低管理工作的成本，同时还能有效降低管理工作的安全隐患，使医院相关档案管理工作效率更高，为医院的发展作出更大贡献。

作者:耿玲 单位:淄博市中心医院社保科

[参考文献]

[1]张嘉伟.论精细化管理与公立医院档案建设[J].兰台世界,2016（3）:50-52.

[2]朱丽丽，李娜，宋茂民，等.“加减乘除法”应用于医院档案精细化管理的探讨[J].中国病案,2016（6）:51-53.

[3]赵跃玲.探讨精细化管理在病案管理当中的应用[J].经营管理者，2016（16）:436.

[4]高蓉.医院档案建设中精细化管理的方法[J].办公室业务，2016（15）:27.

[5]高萌.精细化管理在医院档案管理中的应用[J].办公室业务，2016（13）:115.

档案精细化管理范文篇5

关键词：地质资料；精细化；文件级管理；元数据自动提取

1.引言

近年来，物联网、移动互联网、云计算、大数据、人工智能等新一代信息技术深刻地影响着科技和产业界，也对我们日常生产生活产生了重大的转变。物联网和移动互联网是新一代信息的基础；云计算为大数据存储、处理提供依托；大数据是人工智能的基础，为人工智能决策提供数据支持。大数据在新一代信息技术中显得尤为重要。美国将大数据看作是“未来的石油”，政府投资巨资启动大数据研究和发展计划，并将这一计划上升到了国家高度[1]；欧盟非常重视数据开放，由于数据资源全面开放，每年会给欧盟带来400亿欧元经济增长，欧盟认为大数据是促进经济增长的重要动力[2]。内蒙古自治区把大数据、云计算产业作为培育战略性新兴产业的主攻方向、作为经济社会发展的新引擎，制定出台《内蒙古国家大数据综合试验区建设实施方案》和《内蒙古自治区促进大数据发展应用的若干政策》，决心把内蒙古建设成为“中国北方大数据中心、丝绸之路数据港、数据政府先试区、产业融合发展引导区、世界级大数据产业基地”[3]。地质工作是内蒙古经济社会的先行性、基础性工作，涉及各行各业，关系到国计民生。地质档案资料是地质工作最直接的成果，由此形成地质资料信息产品有各种文本、图表、声像、实物、数字代码等形式资料和数据，这些资料和数据是内蒙古大数据重要组成部分。传统方式采用中国科技档案通用的案卷级方式保存地质资料，这种保存方式中的案卷级目录无法详细地显示每件资料包含具体信息，使得精准信息难以获取。为了适应大数据时代下地质档案信息管理服务要求[4-7]，提升地质档案精细化管理服务，内蒙古自治区国土资源信息院在财政经费的支持下，进行了地质档案管理服务精细化建设，其主要目标为：按照大数据技术规范，汇聚地质档案数据，初步建成内蒙古自治区地质档案数据中心，在完善“地质档案管理与服务系统”的基础上，按照精细化管理服务要求，开发文件级地质档案管理与服务系统，实现地质档案信息按照细粒度（文件级）进行存储、管理、服务，即实现地质档案按照文件级目录、单个电子文件、段落进行管理服务；实现关联地质档案智能汇聚、提取、挖掘等应用。

2.系统设计

2.1内蒙古地质档案管理服务信息化现状分析。经过多年的努力，内蒙古地质档案管理服务信息化建设取得了重要成果，为自治区社会、经济发展提供了大量基础性信息产品。利用电子阅览室，实现了地质档案到馆“一站式”服务；利用地质档案信息共享服务平台，实现了互联网在线服务；利用微信公众号等新媒体工具，拓宽服务渠道；利用自身地质档案信息库优势，积极开展各项专题服务。面向政府部门、基层地勘单位、矿业权人以及生产和科研机构等部门，积极提供地质档案多元化服务，同时为国家生态文明建设和自治区重大项目提供绿色通道服务，地质档案管理和服务能力逐年提高[8-14]。2.2系统建设总体规划。系统建设按照先进性原则、实用性原则、标准化原则、安全可靠性原则、可扩展性原则进行系统设计。系统建设采用大数据技术平台、网络通信技术、数据访问技术、微服务软件开发技术；按照国家标准、行业标准以及地方性实施细则和规范进行，系统设计遵循统一的信息编码、规范；系统设计时充分考虑了与已有地质档案管理与服务系统整合，并为今后的功能扩充预留必要的软件接口，系统框架见图1。基础设施层主要包括网络设施、网络存储、服务器等硬件设备，同时还包括支撑这些硬件设备运行的操作系统、应用软件等软设施；数据源层主要为结构化数据和非结构化数据，结构化数据包括地质档案案卷级目录库（成果资料目录数据库、原始资料目录库、实物资料目录库、涉密信息库等）和文件级元数据；非结构化数据有地质报告和图件等，通过数据采集、整理、清洗、转换、装载等过程，将多元、异构、分布的数据最终形成一个一体化大数据；计算层主要是大数据技术平台，主要包括分布式文件系统、数据库、数据库仓库、计算框架、流计算框架、数据挖掘等；业务组件和数据访问层采用微服务技术为应用平台提供数据安全传输、缓存访问、检索、用户管理、日志管理、可视化等。应用平台是此次建设重点，在原有地质档案管理与服务系统的基础上，实现地质档案精细化管理服务升级，增加文件级管理服务信息化建设，完善电子阅览室系统和共享服务系统。在已有的基础上，按照“总体规划，分步实施”的原则进行信息化建设，具体为：适应地质大数据技术发展要求，研究建立精细化地质档案管理元数据模型；按照该模型规范和要求，完成全馆八十多万件地质档案文件级元数据著录；开发文件级管理与服务系统；升级数据库，完善地质档案管理与服务系统；实现地质档案向智能化服务转变，在地质档案精细化管理服务基础上，融入人工智能，实现地质档案正文报告按章节进行搜索，并且能够按用户需要内容进行重新组合，实现地质档案知识服务。2.3系统建设关键技术。大数据环境下，除了需要解决大数据应用中的关键技术外，更需要解决地质档案精细化管理服务中的关键技术。由于不同时期地质档案数据的管理软件和保管格式也随着采用软件不同而格式不一致。综合利用图文数字化目录文件、电子文件登记表、地质档案归档汇交信息系统(ED-Maker)软件中XML格式文件、案卷级目录数据库FoxPro等信息，实现地质档案文件元数据自动提取，自动提取的数据为：档号、题名、编著者、文件名称、中文名称、文件后缀、文件类型、文件路径、文件大小、比例尺、密级、密级来源、馆藏机构、资料分类、数字资源类型、语种、起始经度、起始纬度、终止经度、终止纬度等。自动提取的这些信息与文件级的文字报告和图件进行关联。互联网环境下，需要解决地质档案正文报告和图件传输慢的问题。正文报告传输中采用“骨架法”，先传输地质档案文件级元数据、章节目录等信息，然后按需传输对应章节数据，这样能够大大提高传输效率，减少等待时间，通过这种技术，可以把正文报告、附图、附表、附件等信息组织在一起，形成整册阅读；图件传输中采用“瓦片法”，把图件按照“金字塔”规则切成“瓦片”，在浏览器端按需进行调度，通过这种方法，图形操作平滑，用户体验较好。大数据环境下，资料检索采用基于地质领域本体，构建基于知识的检索技术[15]。其组成包括中英文分词、推理引擎、组成新的查询条件、返回结果等部分。推理引擎结合领域本体，根据本体上位词、下位词、相关词、实例词等进行语义推理，推理后形成新的查询条件，然后从结构化或非结构化数据中进行检索，并返回结果。

3.系统应用

系统建设在已有基础上，采用大数据技术、计算机网络等技术，采用面向对象技术开发，采用的技术先进，架构合理，开发的功能先进、实用。目前已经完成了文件级管理与服务开发，系统开发完成后在内蒙古自治区国土资源厅信息院进行上线运行，通过一段时间的试运行后，正式投入使用，如图2。图2地质档案文件级管理与服务Figure2FileManagementofGeologicalData系统兼容中国地质调查局地质档案管理服务要求的各种数据格式，能够从不同格式地质档案数据中提取文件级信息，进行精细化管理服务；按照“应提尽提”的原则，自动化方式提取文件级信息；用户按照导入、自动提取、人工核实流程进行地质档案文件级元数据采集，能尽量减少人工工作量，提高工作效率。利用该系统，完成全馆文字类和图件类资料文件级元数据入库，其中自动提取元数据731660件，人工核对681719件。完成附图595828件，正文17409件，附件17409，附表29600件。

4.结论与建议

档案精细化管理范文篇6

关键词：医院人事档案；精细化管理；措施

一、医院档案精细化管理意义

医院档案管理电子化、数字化是当前医疗行业发展趋势，档案管理信息技术应用日益广泛，传统纸质档案管理方法已无法适应现代社会信息资源建设的要求，因此医院档案管理现代化进程必须加快步伐。为了适应信息化时代的要求，我国各大医院均开展了一系列改革，其中最为重要的就是推进医院档案管理信息化工作，以达到提高管理效率、降低人力成本、提升服务质量的目的。目前，多数医院已采用信息技术来进行档案管理，但是由于受到各种条件限制，部分医院没有建立起完善的管理制度，导致信息化程度较低，无法保障数据安全、系统稳定运行。另外，随着电子文件数量增加，电子文件管理工作变得更加复杂。在信息技术持续进步发展的大环境中，人们可以通过各种途径来实现电子文件的归档以及保存工作，从而达到高效使用电子文件的目的，极大提高了工作效率和管理水平，促进了医疗卫生事业的进一步发展。但是，在进行档案管理时，仍然存在着一些亟待解决的问题，其中主要表现为纸质文档存储效率较低，无法适应业务需求，从而影响到各项业务的正常进行。因此，医院对档案管理也逐渐重视起来，由于医院档案数量逐渐增多，这就要求医院必须融入精细化管理理念，保证各类档案信息可以更加流畅地汇总与统计，为医务人员开展工作提供全面的数据信息与有效的参考依据，不断提高工作效率，推动服务质量的提高，更好地为患者服务，缓解医患问题，有助于建立文明和谐的社会关系。首先，将精细化管理理念运用到医院档案管理工作中，是医疗服务获得高效、优质、安全开展的重要途径之一，可显著提升医院档案管理工作效率。因此，对医院档案管理而言，为促进其工作效率和管理水平的提高，就必须做好科学的管理工作。其次，可实现医院档案资源的分类管理，明确各个部门间的相互联系，确保每个职能部门发挥其最大效用，使医院整体档案系统的运转更加高效。最后，优化管理流程，既能使管理效率提高，又能减少无谓的重复投入和人力成本。采用科学方法对不同种类的文档进行处理，避免出错或者漏报等问题。通过医院档案管理的合理设计，促进档案管理流程更简洁，充分利用信息技术促进医院档案更完善的管理，形成档案资料数据库，为医务人员日常工作提供数据支持，显著提升了工作质量，有效节省了工作时间，促进医务人员工作更有条理，精简了工作内容，缓解了工作压力。

二、医院人事档案精细化管理存在的问题

1.对档案精细化管理的重视程度不够在现代医学技术迅速发展的今天，电子病历在我国医疗卫生事业中发挥着越来越重要的作用。电子病历是现代信息技术应用于临床医学领域的产物，是实现患者“无纸化”诊疗的必然要求，电子病历能够为医疗决策的制定提供科学依据，也是医院信息化建设中一项基础性工作。因此，加强电子病历研发显得尤为重要。国内的电子病历还处于初级阶段，基本还是依靠人工输入的方式进行保存等传统方式。现阶段，现代科学技术快速发展，信息技术已经渗透到社会生活各个方面，特别是网络技术和多媒体技术的广泛应用，使人们的思维方式、行为模式发生了很大变化，电子病历逐渐普及应用。医学信息的传递方式也由纸质为主向数字化、网络化水平发展，医学知识也在不断更新变化，要求档案管理必须跟上时代的步伐。但是，在很长一段时间内，我国档案管理都是以经验管理为主，对其并没有给予足够的关注和重视。大多数医院管理者认为，只要把医疗工作做好，自然会带动医院的良好发展，忽视了人事档案管理建设对提高医疗水平的促进作用，更忽视了精细化管理对促进档案工作与医疗服务之间的关系。因此，医院管理层必须充分认识人事档案精细化管理的重要性，给予人事档案管理精细化工作足够的关注与重视。2.人事档案管理人员结构不合理，缺乏专业的知识素养医院人事档案具有数量多、专业性、机密性等特点，对于医院来说是极其重要的信息资料。随着医疗改革的不断深入和医疗卫生行业市场化程度不断提高，医院日常运营所面临的挑战也越来越大，所以有必要对医院科学管理进行关注。档案管理精细化是现代医院管理重要组成部分，其精细化管理水平高低直接关系到医院整体水平的提升和长远发展。然而，现阶段许多公立医院都存在档案管理方面的问题，导致医院各项管理工作无法顺利进行，怎样更好地做好医院档案管理，已经成了医院管理者急需解决的问题之一。医院应根据《干部人事档案工作条例》要求，建立一套科学、健全的档案管理制度，以达到“人无我有”，强化人力资源管理。当前国内许多医院都已开始推行全员岗位责任制，但是尚未形成一套完整、高效的管理模式，档案收集范围应当包括人事任免材料、奖惩情况、职工培训资料等，其中人事管理信息主要包括学历、职称、职务等级、工资待遇等。人事档案是一个单位发展历史的缩影，其重要性不言而喻。应当每千份文件就要有1名档案管理人员，以确保整卷档案资料的内容完整，档案保管期限通常在13年，这需要医院实现专人管理，管理人员要具备相关管理能力与专业知识素养。但传统的管理制度存在着很多不足，导致很多医院的档案在具体的运用过程中有相当大的比例不能满足人们日常的使用需要，造成资源严重浪费，导致一些工作人员离职，所以如何对现有的档案资源进行合理利用是非常重要的。3.人事档案管理方法落后，管理效率低作为一所知识密集、人员众多的医院，档案管理工作是医院管理工作的重点和难点。医院人员流动十分频繁，需要管理人员不断提升工作与管理效率，运用先进管理方法，强化人事档案管理工作。为了实现这一目标，需要建立一套行之有效的管理机制，确保其能够正常运转，因此在档案管理的实际工作过程中，应该重视制度建设和创新。当前，我国医院人事档案管理观念落后，管理机制不完善，随着社会经济的不断发展，人们的思想观念发生了很大变化，这对医院档案工作提出了更高的要求。然而，当前大多数医院仍沿用传统管理方法，这一管理模式有许多弊端。例如，档案管理方式落后、缺乏现代化管理手段、工作人员专业素质不高，无法满足现代社会发展需求；管理人员流动性较大，不利于整体管理水平的提升；缺少科学的激励机制。另外，还会发生离职人员信息未被彻底删除、工作态度无法改善等问题。再加上有些医院因为不注重档案管理或者忽略人才的引进与培训等，导致一些员工流失的情况屡见不鲜。同时，新入职人员信息录入不够及时等，也很容易造成人员档案混乱，影响了医院人事管理工作效率，因此医院人事档案信息化建设工作开展得好，对于医务人员更加高效和方便的工作有着非常重要的作用。

三、医院档案管理中精细化管理的措施

1.提高对人事档案管理的重视程度，健全档案管理制度医院对人事档案管理重视程度不足，主要表现在两方面：一是传统管理模式与医院档案工作在新时代遇到的挑战不相适应；二是社会经济在不断发展，对医疗事业发展更加重视，但在实践中还存在诸多问题。比如，对人事档案缺乏科学认识以及档案管理人员综合素质不高等，这些问题都直接影响着人事档案管理工作的顺利开展。此外，还存在许多亟待解决的问题，如缺少有效的监督机制等。这些问题都严重阻碍了我国医疗卫生事业向更深层次发展。因此，加强对档案管理方面的研究是十分重要且必要的。相关部门应对医院人事档案管理情况进行全面而具体的了解和分析，聘请专业的人事档案管理人才针对医院人事档案管理存在的问题提出切实可行的建议，以保证档案信息资源的合理利用与安全。同时，要加大对人事档案管理人员培训力度，完善医院人事档案管理制度建设，提升医院管理水平，使医院能够更好地适应新形势的要求。2.优化人事档案管理人员结构，实现档案管理专业、有序发展首先，医院应加大资金投入，聘用人事档案管理专业人才，配备必要的档案管理员。另外，档案管理信息化建设工作还需不断强化，一方面要通过完善档案管理制度规范档案管理工作，另一方面要及时将档案信息提供给有关部门使用，才能更好地支撑医疗服务工作。同时，也可以采取多种措施来保障人事档案的安全保存，如定期或不定期为职工体检、做好健康教育等，从而保障职工能够做到科学管理人力资源档案。其次，管理人员还应加强自身素质修养，提升管理水平，促进医院整体服务质量的进一步改善，以适应新时期社会经济发展对人才需求的变化。在实际工作中，需重视员工队伍培养工作，不断优化人才资源配置，为医院发展奠定坚实基础。在进行人力资源管理时，除关注员工专业知识培训外，更要关注员工职业生涯规划引导和执行，让每一个人拥有合适的方向，并最终达到个人价值和组织目标相统一。选择责任心强、管理知识和经验丰富、管理技术水平高的员工对医院人事档案进行有效管理，并对此类人才进行相应培养，不仅可以促进档案管理工作质量的持续提升，还有利于提升医院的综合竞争力。在人力资源管理中需要注意的问题有：一是要注重培养员工的综合素质与专业技术，不断提升其专业技能水平。二是要重视对人才的合理开发与利用，使其最大限度地发挥作用。最后，对医院人事档案管理工作来说，应该从总体上把握好部门间和单位间的相互关系，构成有机结合管理体系。要想提高员工的积极性，医院还要积极鼓励他们参与到各种社会实践活动中去，给职工一个锻炼自我能力和增长才能的机会。医院需要不断提高其综合服务能力，增强竞争意识和创新能力，为社会培养出更多优秀的人才。此外，还要积极引进先进技术和设备，提升管理水平，使医院得到可持续发展。医院要对管理人员进行相关职业规划，并建立竞争机制以及相关激励机制，以激发其工作积极性与主动性。3.提高档案管理人员素质一是加强对医院档案管理人员综合素质的培养，在精细化管理中注重档案信息化建设和应用，从而使档案管理工作更加高效有序。同时，还需要加强科学管理力度，保证管理工作质量，促进管理效率持续进步，为医疗行业发展提供良好保障。二是要将精细化管理理念贯穿到档案管理中，确保管理人员更新管理理念，转变思维方式，优化管理模式，以适应新时期医院发展要求。通过强化规范化管理、标准化管理等措施来提高工作效率，实现科学有效管理。三是加强对精细化管理内容的培训，使之真正落实到日常工作中，明确具体目标和任务，增强科室之间沟通协作意识，形成合力共同开展各项活动，建立完善管理制度体系，规范管理制度建设。四是不断提升管理人员档案管理知识水平，为做好管理工作奠定坚实基础，促使其管理技能不断上升，确保管理人员能够符合岗位需求。同时，还需要加强职业道德素养培训，培养良好的团队合作精神以及团队精神，提高管理人员法律意识与道德修养。五是重视档案管理工作队伍建设，努力营造有利于创新氛围，鼓励创新人才脱颖而出，加大对档案管理专业人才引进力度，着力解决专业结构不均衡问题。

四、结语

总之，医院档案管理在时展变迁的背景下要与时俱进，不断创新，更好地满足人民群众不断增长的医疗需要，推动社会健康事业可持续发展。为了实现目标，需要从现实角度出发，建立科学、合理的规章制度，促进管理水平的提高，保证医院活动有序开展。同时，增强与其他科室的联系与交流，达到信息共享的目的，对医院整体工作水平的提升起到了保证作用。通过上述分析，文章重点探讨了新时期医院档案管理工作中出现的问题和解决措施，希望可以给相关工作人员提供一些帮助。

参考文献：

[1]石宇，石慧，武政旭.基于精细化管理的公立医院干部人事档案优化路径探究[J].现代医院，2022

[2]李燕丽.医院人事档案精细化管理措施探析[J].办公室业务，2022

[3]李吉，白晶，许倩琼，周春梅.精细化管理背景下医院人事档案管理的改革方法及质量探究[J].中国产经，2022

[4]牛静丽.信息化手段在医院人事档案精细化管理中的运用[J].中国市场，2022

档案精细化管理范文篇7

关键词：高校；人事档案；精细化；管理

高校人事档案是高校中的重要信息，对高校人力资源管理以及长远发展意义重大。在当前互联网快速发展的背景下，如何对高校人事档案进行精细化管理，已经成为各大高校关注的重要内容。通过开展人事档案精细化管理，能够提升人事档案管理的科学性，推动整体管理质量的提升。本文主要分析高校人事档案管理现状，论述精细化管理的重要意义，并提出具体的措施。

一、高校人事档案管理现状

（一）管理人员素质不高

在当前高校发展的过程中，很多学校并没有针对性地设置专门的档案管理人员。在档案管理工作开展的过程中，只有管理人员和教师代管，他们的专业不相符合，这就导致在实际档案管理工作开展的过程中由于疏忽和不专业导致出现很多问题。而且在档案管理的过程中需要的是信息处理的人才，这对于高校在选择档案管理人才的过程中存在难处。对此，要想实现档案精细化管理，就应当引进高层次的管理人员。虽然当前高校引进了很多先进的设备，但是没有高素质人才管理，不能充分发挥他们的优势。也就表明，在档案管理的过程中始终存在漏洞。与此同时，很多管理人员对工作的热情不是很高，不重视档案管理工作的开展，因此也影响到管理的真实性和专业性。［1］

（二）缺乏规范的管理制度

当前，很多高校在实际档案管理的过程中并没有建立完善的管理制度，因此也没有完成规范化的要求，很多信息没有填写完整。在实际管理的过程中，管理人员也没有对工作流程形成正确的认知，开展针对性的管理，导致很多工作模糊不清。若是出现问题，对于高校的管理会产生严重影响，容易导致在储存阶段出现信息丢失问题。与此同时，在人事档案管理的过程中，也不具备统一性。前后不一，因此学校在调取信息的过程中会出现信息不全面的问题，影响到学校管理工作的高效开展。

（三）信息更新不够及时

在学校学习和工作开展的过程中，教职人员和学生的履历都会随着年限的上升而增加。在此期间，他们会受到相应的处分和奖励，这些都需要记录在档案中。但是，当前高校的工作人员并没有对这部分信息进行及时的更新，没有关注档案的动态性。很多资料更新不及时，导致管理人员不能对学校的情况进行进一步的把握和了解。对于学生来说，教职人员和学生的评判可以作为人事档案信息的依据。若是人事档案没有更新，那么在对学校评判的过程中会受到阻碍，由此也会影响到学校人才队伍的建设。［2］

（四）管理模式落后

由于学校的规模在不断扩大，教职人员的工作理念也在不断更新。在高校人事档案管理过程中却仍然使用传统的模式，很多信息在记录的过程中通过人工的方式来开展，没有充分利用先进的信息技术，这就导致在实际工作开展的过程中存在管理不当的问题，信息登记错误或不全的现象频发。也就表明，传统的管理模式不适于高校发展，人工操作不能满足档案更新的需求，越来越多的人事档案需要由专门的系统来辅助管理。对此，相关人员应当强化对人事档案的精细化管理。

二、高校人事档案精细化管理的意义

（一）提高人事档案精细化管理的科学性

当前高校在管理和发展的过程中，面临的工作要求和工作量越来越高。利用传统的管理模式无法满足管理需求，同时也无法获得相应的成效。通过开展精细化的管理能够让整个管理变得更为规范，进一步优化人事档案管理的环节和步骤。与此同时，对整个管理过程进行科学规划和分工可以不断完善管理的整个过程，充分发挥人事档案管理的功能，让整个过程变得更为科学、规范。［3］

（二）提高人事档案精细化管理的规范性

高校在人事档案管理工作开展的过程中缺乏规范性。例如，在对资料整理搜集的过程中，存在资料缺失、不全的问题。通过精细化的管理，学校可以进一步对资料进行搜集，防止在搜集过程中出现缺乏规范性的问题。在管理的过程中，应当根据档案管理规范来及时、有效地建设管理流程。对每个流程进行详细的说明，最终可以做到有规定可依。在这一规范化的框架下开展管理工作可以避免这个工作的随意性和盲目性，为人事档案管理开启良好的开端。

（三）提高人事档案管理效率

从当前高校人事档案管理实践工作来看，仍然停留于较为原始、传统的管理方式阶段。虽然在现阶段发展的过程中，有些优秀经验可以借鉴和保留。但是，其管理模式已经不符合新时代的需求，达不到提高管理效率的效果。管理者需要承担保管者的责任，同时也需要做好储存和检索工作，这些都需要由他们亲力亲为，会影响到整体管理效率的提高。然而，精细化的管理可以更好地开展高校人事档案管理，促进各项工作流程精细化、规范化发展。［4］

三、高校人事档案精细化管理策略

（一）提高管理人员精细化管理的意识

随着新时代的建设和发展，中央明确要求各方在人事管理的过程中，应当强化人事档案的精细化管理。高校在开展人事档案管理的工作中更应当做好表率作用，提高政治地位，解放思想，深化改革，以此开辟出一种全新的、顺应时展的管理方式。然而，在实际管理的过程中，高校的管理者自身应当强化精细化管理的理念和意识，外化于行、内化于心，这样也可以充分理解精神理念，将其落实于工作中。此外，校领导也需要重视精细化管理工作，加强宣传和教育，让每个教师都能积极参与其中，为精细化管理提供智力和人力支持。

（二）建立完善的档案管理系统

在当前进行高校人事档案管理的过程中，应当建立完善的档案管理系统，这样也能够促进精细化管理的实现，提高管理效率。在实际档案管理系统建设的过程中，工作人员可以利用这一系统来完成统一管理，其中就包括对档案的查阅、管理和采集。相关负责人不需要经过管理人员就可以直接在网上进行档案的查询，这样也可以更好地完成为档案的管理工作，将各种档案材料进行统计、收集、整理、查阅、鉴别等，提高领导人员的监督水平和管理水平。与此同时，在网络上也可以及时有效地监控管理的具体信息，从而为学校工作的开展提供保障。当前，整个档案管理系统是流水化的形式，为了防止在工作过程中出现遗漏，可以对软件的档案进行统计和分类，工作人员只需调动数据就可以知道信息。此外，整个档案管理系统具有事务提醒、用户管理等各种功能，可以增强档案的保密性，提高实时性，对于精细化管理来说具有十分重要的作用。

（三）充实档案的内容

当前在高校人事档案管理工作过程中，很多工作都浮于表面。管理人员没有认识到档案管理的重要意义，在高校实际运营的过程中，档案中的很多信息都会为学校的工作开展提供依据。对此，在实际设置内容的过程中，需要做到全面和完善。管理人员应当将各种活动的奖励工作、业绩导入到档案中，对员工的资格证、专业水平、资历等进行针对性的收集，纳入档案中，以此来反映调职人员的工作面貌。高校也应当遵循相应的规章制度，记录人事档案管理中的处分和奖励。与此同时，也需要将平时表现记录其中，这样可以作为奖学金和各类奖励的依据。关于学生家庭情况也应当填入到其中，这样可以为学生接受贫困生补助提供有力依据。在精细化管理的过程中，充实人事档案管理确实是有必要的。

（四）提高档案利用率

高校在实际管理的过程中应当提高档案的利用效率，不能把各种档案变成文件。应当通过管理人员来更好地对档案中的内容进行分析，为学校提供可靠依据，这样也可以为管理工作的开展提供保障。管理人员也需要针对性地对在校人员的人事档案进行分析，从而判断在这一过程中是否有表现突出的学生或员工，及时向学校传递信息，强化人才队伍的建设。此外，学校在开展工作的过程中，也可以进行诉讼取证、职称晋升、人事变动、奖学金评判等，为管理者提供有效信息，奠定学校管理工作的基础。

（五）提高信息化管理水平

在人事档案精细化管理的过程中，需要将信息化建设作为手段，提高管理水平。首先，应当针对性地开展档案数字化管理工作。由于高校的人事档案数量庞大，门类众多，其中包含着较多的论文、试卷、学籍档案、工作部门评奖评优材料等。这些档案需要进行数字化采集，这样可以储存在计算机中。在这个过程中会产生大量数据，利用这一计划的管理方式将这些数字以统一的格式储存，从而为信息化的建设奠定基础。其次，应当建立完善的信息系统，这也是衡量高校精细化管理水平的关键，这样可以更好地对数字化档案进行智能化管理，以此提高档案管理的准确性和科学性。此外，应当开放对档案的网络共享，让高校的档案得以共享。在确保安全的情况下，拓展档案的利用渠道，以此确保不受地域、时间限制，能够利用网络这一渠道获取更多高效的档案信息，提高精细化管理的效率。综上所述，在当前高校人事档案管理工作开展的过程中，相应的管理人员应当明确认识到在档案管理过程中存在的各种问题。分析高校人事档案信息化管理的意义，通过提高管理者精细化管理的意识、建立完善的档案管理系统、充实档案内容、提高档案利用率、提高信息化管理水平等各种方式来推动人事档案管理工作更好地开展。做到精细化的管理，为人才队伍的建设提供依据和保障。只有这样，才能够更好地促进高校的人事档案建设和发展。

参考文献

［1］王艳婕，扬州．高校人事档案精细化管理策略［J］．吉林化工学院学报，2020（12）：20．

［2］李红春．新形势下高校人事档案精细化管理的思考［J］．才智，2019（8）：36．

［3］王剑．基于精益化管理思想的高校档案管理探微［J］．知识经济，2014（5）：120．

档案精细化管理范文篇8

关键词：事业单位；档案管理；精细化；问题分析

精细化是事业单位档案管理工作的发展方向，本文围绕目前事业单位档案管理工作中表现出弊端，阐述精细化对事业单位档案管理工作的重要价值，以事业单位档案管理为目标，创新使用有效的事业单位档案管理工作方法。

一、事业单位档案精细化管理存在的主要问题

(一)缺乏有效的规章制度。事业单位档案精细化管理缺乏有效的制度保障，现有的制度没能从精细化管理的角度进行有效要求，导致事业单位档案管理工作缺乏完善的制度用于日常操作参考，致使不少事业单位的部门没能重视开展档案的精细化管理工作。例如，事业单位现行档案管理制度对档案管理主体、客观、项目、时间、形式与规格等标注不完善，缺乏必要的档案管理实例分析，不到有效突破传统档案管理方式阻碍，没能在科学的制度保障下提高档案管理的规范性，影响了档案的质量，同时也不利于给档案管理提供指导依据，无法有效解决传统档案管理中的现实问题。(二)信息化应用程度较低。事业单位档案管理的信息化应用程度较低，现有的管理手段不能够符合其管理的要求，严重阻碍其进行有效发展。第一，有些单位因资金问题或其他原因，没有现金的档案管理设备，现有的档案管理系统不利于提高档案管理工作水平，影响了档案管理工作的质量和效率，不能促进档案资源的深度挖掘。其次，事业单位在档案管理设备的更新投入方面缺乏计划性，不注重长期经常性的更新档案管理设备，不能开发相应的档案管理系统，导致档案管理设备与软件存在滞后问题。第三，当前事业单位还缺乏完善的档案管理体系，档案管理工作不能按照标准化的方式开展，这使得档案管理工作的效率相对较低。(三)档案资源利用率较低。当前事业单位档案资源的利用率较低，不少事业单位的档案管理没能从提高利用率的角度进行改进，现有的档案管理手段不满足档案使用服务的需求。例如，档案管理的功能性发展滞后，这造成档案管理工作理念的落后，没能有效发挥各级档案管理人员职能，影响了档案管理工作的有效性。其次，档案管理工作的流程优化不足，传统的档案报送与传递方式影响了档案提供的效率，不利于档案管理部门及时有效的获得相关信息。第三，有针对性的提供档案资源，已经成为促进档案精细化管理的重要手段，我国事业单位在个性化服务方面还处在初级起步阶段。

二、精细化对事业单位档案管理价值

(一)实现服务利益最大化。精细化管理可以对事业单位档案管理起到促进作用，有助于实现事业单位档案管理价值的最大化，可以更好的引导其向着深层次发展，使档案管理制度得以落实，培养良好档案管理文化氛围，保证档案管理制度的有效落实。通过精细化的管理方式可以仔细审视档案管理的全过程，找出其问题所在，强化工作人员管理意识，采用有针对性的管理方法。通过精细化管理打造的档案运行氛围，可以促进事业单位员工、事业单位服务对象认识其价值，加速管理方法创新，以促进其稳定健康发展奠定必要基础。(二)推动档案事业可持续发展。采用精细化管理模式，能够提高其工作目标，可以满足事业单位更有效的收集数据信息需求。首先，在当前公共服务供给要求不断提高的情况下，在事业单位档案管理中采用精细化的管理模式，对事业单位有项收集数据材料有重要价值，可以促进事业单位更好的记载各项数据信息资料，可以帮助事业单位更好的审视以往档案工作的得失，并且在档案中总结出各种有价值的数据信息，这对于完善事业单位档案管理工作体系，找出传统事业单位档案管理工作中的问题，为事业单位档案管理工作与事业单位未来发展提供宝贵的经验。其次，采用精细化的管理方式还可以明确事业单位档案管理工作战略，清晰的界定事业单位档案管理发展思路，从而促进档案管理质量逐步提升，为事业单位档案管理发展奠定良好必要的基础。(三)提高档案管理人员的素质。通过精细化的管理方式可以提高档案管理人同的素质，可以进一步在精细化操作的基础上改进档案管理工作制度，明确具体档案管理人员的岗位职责。精细化的档案管理方法对档案管理人员的操作有明确的要求，可以运用相应的制度对档案管理人员进行必要约束，这对于提高档案管理工作效率，提升其质量有着无法比拟的作用。精细化的档案管理方法不仅对档案管理人员有硬性要求，而且也可以更好的调动档案管理人员的积极性，可以改进传统工作强度大，工作效率低的操作方式，可以有效的解放档案管理人员的时间与空间，从而促进档案管理事业快速发展。通过精细化的方式可以促进事业单位档案管理水平不断提升。

三、事业单位档案管理精细化的策略

(一)管理制度精细化。首先注重通过有效的修订落实精细化档案管理工作的原则和措施。首先，明确档案管理工作制度，根据国家的档案管理工作法规制度事业单位的档案管理工作制度，切实提高档案管理工作制度的科学性。其次，实现因地制宜的制定事业单位档案管理工作制度，注重从事业单位档案管理工作的实际情况出发，有效修订档案管理制度与实际不符的问题，保证档案管理资源、数据信息的完善性和真实性。第三，在丰富档案管理制度的前提下，运用档案专业的各种法规，来提高其管理水平，再具体工作时，可以参照相关管理制度，不断对其加以完善，以达到事业单位档案管理工作制度的水平和有效性不断提高到目的。(二)管理技术精细化。事业单位档案管理精细化与档案管理科学技术的发展是有密切关联性的。技术已经成为决定事业单位档案管理水平重要因素，应当在技术的趋动下促进事业单位档案管理工作快速发展。第一，以当前先进的科学技术为契机，逐步提高档案管理工作水平，解决其现实存在的效率与质量方面的问题。其次，运用智能化、数字化的理念提代事业单位档案的服务水平，运用信息技术进行档案数据接收，借助优质的资源管理平台、数据存储平台、安全检测网络，提高数字化事业单位档案的供给力度。第三，档案管理工作的技术更新应当成为常态，能够在精密计划、精神控制与精心操作中更好的在事业单位档案管理中体现出技术优势。(三)管理流程精细化。针对事业档案运转的流程进行精细化管理，有效提高其工作质量，解决目前存在的问题，使其管理水平上一个新台阶。首先，围绕着电子档案管理的一般流程制定具体的管理措施与步骤，切实强化收集、整理、鉴定、保管与移交等几个环节的精细化，科学审视上述环节的问题，不断的提高具体档案管理水平。其次，根据档案管理工作的标准，在上级档案局的统一要求，着力加强档案的总目录、卷目录、类目录的管理，注重开展好档案数据扫描工作，从而提高档案的信息利用率。第三，加强电子文件的流通管理，重点在互联网环境下保证电子档案安全，保证传递的安全性和完整性，满足现代化进程下档案管理工作需求，避免其现实问题影响工作进程。

四、结论

综上所述，事业单位开展档案管理的精细化工作，应当从事业单位的现实情况出发，围绕着事业单位档案管理工作的需求，改善着眼点，全面落实档案管理工作要求，提高档案管理工作有效性。

参考文献：

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[3]李格格.浅谈如何在事业单位档案管理中开展精细化管理[J].办公室业务，2018(3)：28-29.

档案精细化管理范文篇9

【关键词】6S精细化管理；医院档案管理

档案可为医院提供基础保障，发挥着参谋、助手等重要作用。就管理理论而言，当前部分医院的档案管理工作存在档案不受重视、档案管理设施不配套、档案管理信息化不足、档案管理人员素养良莠不齐等问题，需医院提高重视，创新档案管理理念与机制，为医院的可持续发展提供基础保障。

一、医院档案管理现状

在医院经营发展中，形成了大量的档案资料，包括文书资料、影像信息、人事档案、财务报表、设备档案及病历信息等，可为医院文化建设、医疗科研、经营管理等工作提供支持，为医院的管理决策提供参考，有助于医院的稳定健康发展。就医院的档案管理现状而言，部分医院管理者缺乏对医院档案管理的重视，导致医院档案管理工作出现诸多问题，表现出粗放化特征，影响其作用的发挥，具体体现在以下几方面：第一，档案管理设施不配套，受医疗用房紧缺的影响，部分医院档案室小且狭窄，配置的硬件设施陈旧，不能有序全面地留存医院的各项档案资料，易引发丢失、遗漏等问题。第二，档案管理信息化不足，部分医院缺乏档案管理意识，仍旧采用传统人工方法开展档案管理工作，未与医疗信息系统有效对接，导致档案管理与医院日常工作脱节，影响档案管理作用的发挥。第三，档案管理人员素养良莠不齐，由于部分医院忽视档案管理工作，在人员选拔时，将其作为“福利”岗位，优先选拔院内快退休的老职工，未招聘档案管理专业的职工，导致医院档案管理工作不够规范化、科学化，难以为医院发展提供服务。

二、6S精细化管理分析

针对医院档案管理的粗放化问题，医院管理者可引入6S精细化管理理念，创新医院档案管理理念，为具体工作提供指导，实现档案管理的有效优化，发挥其在医院发展方面的作用。6S精细化管理理念由5S管理理念衍生而来，是指将企业生产过程中涉及的人员、材料、机械等要素进行协调管理，提高工作效率及质量。结合我国企业生产与管理现状，管理学家在5S的基础上添加“安全”这一要素，形成6S管理理念。就此，6S管理理念是指整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）、安全（SECURITY）这六项。整理是指工作人员需做好工作环境的整理工作，根据工作需求，明确有用品与无用品，将无用品清除，确保工作环境内的所有物品为有用品，使工作环境更为简洁明晰，避免误用，为精细化工作创设良好环境。整顿是指按照一定标准摆放物品，并设置相应的标识，为物品的应用提供便利，提高工作效率，创设整齐的工作环境。清扫是指做好工作环境的清扫工作，营造干净、整洁的工作氛围，避免物品损坏。清洁是指严格落实上述三项工作，并形成相应的制度，确保工作环境始终处于清洁状态，使相关工作更为明朗，为精细化工作提供支持。素养是指工作人员具备岗位工作所需的各项素养，按照操作规程开展各项工作，养成良好的工作习惯，提升工作人员的凝聚力。安全是指工作人员需注重工作的安全性，将安全放在工作的第一位，避免安全隐患发展为安全事故，保障企业的生产效益。通过上述分析可知，6S管理理念可为医院档案管理工作提供详细指导，从各方面细化档案管理工作，优化档案管理的各项影响要素，实现档案管理的精细化、规范化与科学化。

三、6S精细化管理在医院档案管理中的应用

基于6S精细化管理的基本内容，本文结合医院工作实际，阐述6S精细化管理六项要素在医院档案管理中的具体应用措施，为医院档案管理工作的优化提供理论及实践帮助。（一）整理在医院档案管理中的应用。在6S精细化管理中，整理工作要点在于有用品和无用品的划分，将其用于医院档案管理中，就是对医院的档案进行分类，将有价值的档案资料归档存储，将无价值的档案资料删除，使医院档案更为精简，节约医院档案用房的空间，实现医院档案的规范有序管理。通常来说，医院档案的类型及来源较多，且数量较大，表现出分散、大量、凌乱等特征，档案管理人员需做好整理工作，按照“价值鉴定理论”，明确医院档案中有无价值的判定标准，并严格按照该标准归档，简化医院大量的文档资料，去粗取精，为医院档案的后续利用奠定基础。以某医院为例，通过上述方法，制定文件材料的归档标准，涉及以下内容的文件均需归档：（1）上级机关下发的相关资料，如会议文件、重要批示、法规性文件等。（2）医院的重要文件，如会议材料、医院规章制度、医院历史沿革、大事记等。（3）医疗技术资料，如医疗事件鉴定书、病历信息、医疗卫生法规等。（4）科研资料，如课题计划、成员名单、鉴定书、申请书或论文等。（5）基建资料，如基建项目的合同、施工方案、凭证材料、验收材料等。（6）设备仪器资料，如设备仪器采购申请书、使用记录、维修记录等。（二）整顿在医院档案管理中的应用。在医院档案管理中，整顿是指将整理的有价值档案资料合理归置，并做好标识，为后续档案资料查找与应用提供便利。针对医院档案的不同类型，档案的归档工作由不同部门负责，存放区域也有所差异。以某医院为例，其档案资料的整顿方式如下：（1）对于行政办公室产生的有价值档案，由办公室人员收集整理，交由医院档案室存档。（2）对于人力资源部门产生的有价值档案，由人力资源管理人员收集整理，交由医院档案室存档。（3）对于财务类档案资料，由财务部工作人员收集整理，在财务部备案存档。（4）对于经营类档案资料，绩效考核、各大病种治疗档案及部门工作计划，由经营部存档，经营部管理制度及会议资料，由医院档案室存档。（5）对于医务类资料，由医务部门收集整理，交由档案室归档。（6）对于后勤和基建相关档案，由后勤部收集整理，在档案室备份。在明确档案归档区域后，各个部门的工作人员按照规范分类和时间，整顿档案资料，并做好标识。根据医院的档案管理制度，明确档案的存放期限，按照一定次序排列档案资料，并逐页编号；按照规格要求存放档案资料的原件、底稿及复印件，通过部门负责人审定后，签字归档。（三）清扫在医院档案管理中的应用。基于6S精细化管理理念，清扫是指对档案存档区域的清洁工作。医院管理者可制定完善的卫生安全防护制度，明确档案管理人员的职责，做好档案资料的清洁与保护工作。例如，某医院要求档案管理人员每周五清扫一次档案室，并对档案资料进行紫外线消毒；在每月的第一个工作日，组织各个科室共同进行“大扫除”，全面清洁档案室，避免档案室存在卫生死角；严格控制档案室的温湿度，每天监测档案室的环境参数，通过空调系统调节或自然通风与光照，确保环境温度处于14~24℃范围内、湿度处于45%-65%；要求档案室一目了然，地面不可存在积水，也不可随意堆放杂物，为档案资料存放营造良好环境。（四）清洁在医院档案管理中的应用。基于6S精细化管理理念，清洁是指将上述三项工作内容以制度方式呈现，明确档案管理相关人员的职责，为医院档案管理的规范化提供支持。以某医院为例，管理者为保障档案管理工作的有序开展，对医院档案室进行扩建处理，并根据功能划分成不同子档案室，由不同档案管理人员负责；为档案室配置全套硬件设施，如防盗门窗、消防设施、紫外线消毒灯、灭虫剂、文档资料扫描仪等；在降雨天气或放长假前，档案管理人员需全面检查档案室，确保档案室内的环境符合资料存放要求，并关好门窗和电源，避免档案室内存在安全隐患，导致档案丢失或破损等问题；制定责任到人制度，将档案整理、整顿及清扫责任落实到具体档案管理人员中，结合档案管理人员的工作成效，给予相应的奖励或惩罚。通过上述措施的实施，档案管理人员可按照规范要求开展相关工作，真正实现档案管理的精细化。（五）素养在医院档案管理中的应用。档案管理人员是医院开展档案管理的主体，医院管理者需做好档案管理人员的培训工作，不断提升档案管理人员的素养，保障其有效落实各项档案管理制度，实现档案管理工作的精细化与规范化。例如，某医院定期邀请档案管理专家开展培训班，组织医院档案管理人员参与培训。在2019年4月，该院邀请当地档案局业务指导科科长作为培训师，组织全员40余名档案管理人员参与培训。首先，培训师强调了档案管理在医院发展中的重要性，提高参训档案管理人员的重视程度。其次，讲述档案管理相关的政策法规，分析档案管理的法律意义。再次，结合档案归档、档案整理、档案使用等案例，介绍档案收集、整理、分类等理论与实践知识，深化档案管理人员对实际工作的认识。最后，重点讲解医院人事档案、财务档案、病历档案及基建档案等不同类型档案资料的分类要点，向档案管理人员传授工作经验。通过上述培训，该院档案管理人员更明确自身的职责，使医院档案管理工作更为系统规范。（六）安全在医院档案管理中的应用。在新时期背景下，医院档案从纸质资料扩展为纸质档案与电子档案，对档案安全提出更高要求。医院需结合档案特点，开展针对性管理工作，避免医院档案资料丢失、遗漏或被盗取，保障医院及患者的合法权益。就纸质档案来说，医院需明确纸质档案的存放区域，要求档案管理人员做好防虫、防潮、防火工作，严格控制档案室的温湿度，定期开展档案室检查工作，确保医院的纸质档案资料无霉变、无丢失、无差错。同时，有条件的医院可对档案资料进行备份处理，以防万一。就电子档案来说，医院的档案管理人员需在档案管理系统中配置防火墙技术，并在计算机中安装猎豹、360等防护软件，及时发现网络存在的病毒，避免档案资料被不法分子盗取。同时，对于医院的电子信息档案，必须全部备份，使用专用的U盘或硬盘等设备，将医院电子档案资料备份，统一存储于档案室，避免计算机网络崩溃导致电子档案资料丢失。对于备份的电子档案资料，需以纸质文档资料同样的原则管理，实现医院档案信息的有效保护，保障医院档案资料的安全。

四、结语

综上所述，医院档案管理在管理理念、配套设施、管理人员及管理方式等方面存在问题，表现出粗放化特点，需引入6S精细化管理理念，保障医院档案管理作用的发挥。通过本文的分析，医院需重视档案管理工作的特点，从整理、整顿、清扫、清洁、素养及安全六方面入手，优化管理方式与管理机制，加强人员培养，实现医院档案管理的精细化、规范化与科学化。

【参考文献】

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[2]宋连强.“加减乘除法”应用于医院档案精细化管理的探讨[J].计算机产品与流通,2019(11):140.

[3]许宇秋.精细化管理医院人事档案管理的改革方法及质量探讨[J].兰台内外,2019(31):33-34.

档案精细化管理范文篇10

关键词：医院；档案管理；信息化建设；精细化管理

近几年来，医疗事业在社会中的地位越来越高，做出的贡献也不容小觑。但是随着社会的发展，人们对医疗服务提出的要求越来越高，医院的管理人员也应当对管理模式做出适当的调整，提高管理质量。医院档案精细化管理工作作为人力资源管理工作的前提和基础，能够让相关人员快速掌握医护人员、患者的信息和资料。信息化建设可以提高医院人事档案管理工作的效率，例如，改变了传统的档案管理方式，管理人员可以将档案和信息上传到云端中，既方便了档案的存储和收集，提高了档案的共享程度。医院档案精细化管理在发展过程中同样也面临着各种各样的问题，下面将对问题和解决措施展开具体分析。

一、以信息化建设为基础开展医院档案精细管理的必要性

1.满足了现代化档案管理的需求。随着社会的不断发展，市场竞争越来越激烈，医院必须改变曾经的人员冗杂情况。因此，医院的各个科室要根据工作需求和人员实际情况细化人员职责，既能满足科室未来的发展需求，又能提高医护人员的工作意识，在职责的“催促”下提高工作效率。随着人们对医疗服务水平要求的不断上升，医院内部的就职人员数量也在不断增加，人员数量增加带来的是档案数据信息增多，档案管理工作难度逐步增大。当前我国正处于信息时代，信息技术广泛应用到了各个行业中，提高档案管理的信息化建设有助于减少管理人员工作数量和工作难度。大数据能够帮助工作人员快速搜集各个科室的人员或患者信息，并按照要求和规定对其进行分类，提高了管理人员的工作效率，同时也为医院其他工作的开展奠定了优良基础。2.有助于减少工作难度，提高工作效率。由于人们需求的增加，医院内部的工作人员数量和日人流量都在呈现快速增长的趋势，档案管理人员的工作就是搜集医护人员和患者的各种信息，在实际情况中医护人员会因为工作情况、时间推移等增加档案数量，而患者的信息也是在时时更新、变动的。在这样的情况下，传统的人工档案管理方式容错率较低，极有可能因为失误出现档案错误、丢失等情况，从而降低档案管理工作效率。但信息技术的出现解放了档案管理工作人员，工作人员可以直接使用相关系统和应用处理人员信息，大数据所计算出的结果错误率较低，档案管理的工作水平自然会上升。3.转变了医院档案管理模式。在曾经的管理工作中，医院高层管理人员和档案管理人员都未意识到档案管理工作在整个医院管理中的重要性，这样一来，极大的限制了医院档案管理工作水平的提高，对医院的发展也产生了一定影响。随着社会的不断发展，医疗水平的不断提高，传统的医院管理模式已经不适用于当前的时代，因此医院需要引进新技术、新理念，提高自身管理水平，为医院未来的发展打下坚实的基础。信息技术和信息工具的使用，提高了医院的档案收集、整理、归档效率，同时也转变了医院的档案管理模式，促进了医院的发展。

二、当前医院信息化档案管理中存在的问题

1.没有统一的管理标准和管理制度。若想建设信息化医院档案管理模式，最重要的是拥有统一的管理标准和完整的管理制度。完善的医院档案管理制度，有利于信息化建设的发展和应用，也能够加强档案信息在各个部门之间的共享、交换程度，充分发挥档案信息在医院管理中的作用。但当前的医院档案管理中，缺乏完整的管理制度和管理标准，导致医院档案管理的信息化建设迟迟得不到提高，或者信息化建设已经完成，但却不能发挥其应有的作用，降低了医院档案管理的工作效率和工作质量。2.档案管理工作的信息化水平较低。虽然我国已经处于信息化时代，信息技术的应用范围非常广，但当前医院档案管理的信息化水平仍旧达不到要求，这也就导致了医院档案管理工作效率和质量迟迟得不到提高。传统的档案管理模式是以人工管理为主，因此带有很大的人工工作的特点，非常不利于信息化档案管理工作模式的开展。例如，当前医院的档案管理人员能够进行简单的档案信息录入、归档工作，但对于档案的共享、利用等其他模式缺少创新和探索。因此，医院的信息化档案管理模式与传统管理模式，仅仅是在形式上有区别。3.档案管理人员信息技术能力不高。当前医院档案管理部门的人员几乎没有信息化专业背景，能够进行基础的档案录入、分类、整理，仅仅是依靠自己的工作经验，一旦出现难度更高的信息工作很难胜任。除了缺少信息技术能力，档案管理人员对于档案专业知识的掌握也不够，由此可见，档案管理部门非常缺乏既有信息技术，又有档案管理知识的复合型人才，而人才的缺少是限制信息化医院档案精细管理的关键问题。

三、利用信息技术开展精细化档案管理的途径

1.建立医院档案信息数据库。随着医院规模的不断扩大，医院内部工作人员的数量和每日人流量也在不断增加，因此医院每天、每月、每年所产生的材料和数据比以往多得多。人员和患者的信息初始会由不同的部门进行管理，因此医院的档案管理工作需要与各个部门进行结合，利用信息化、数字化方式创建统一的档案信息数据库。档案管理人员还要依照相关标准对档案信息进行分类和整理。例如，在人事档案的归档中，要按照人员的基本情况、职位、贡献等等进行合理分类，同时还要对档案信息的访问权限进行管理，杜绝出现盗用信息情况。档案信息数据库的建立，将其当作优化和完善档案归档工作的重要基础，有助于优化和完善档案管理工作的细节内容。加强对细节化和精准度的档案管理工作内容的重视，应该积极使用现代化科技手段，更新传统人事管理观念，对于不同的职业和类型的档案进行优化管理。数据库模式的有效、全面建立与现代网络背景下的工作模式要求相符，能够产生更多的信息量并提高信息的整合、处理能力，进而提高信息数据管理工作的效率和质量，提高档案管理工作水平。同时信息化技术的使用为信息比对等工作提供了便利，并且能够解决可能发生的数据信息不完整、不真实的问题。因此，改革对于医院档案管理工作来说具有重要的作用，信息化技术的有效应用不但能够加快医院档案管理工作进度，可有助于增加数据量，实现档案管理目标，并且得到更高难度的档案管理数据，提高管理工作的质量和效率，满足电子档案的应用要求。信息化技术的使用以及档案管理模式结合满足横向对比要求，提高管理水平，确保工作的有效性。2.建立完整的档案管理系统。信息化的精细档案管理系统必须具备数据收集和分析能力，另外信息化的精细档案管理系统，还要具备高级检索功能，使用人可以根据关键词或相关数据对符合条件的人进行筛选。另外，档案管理系统还要保证信息的准确性。档案信息作为人员任免和工资发放的标准，只有保证了准确性和真实性才能实现人力资源调整的公平、公正。档案信息涉及到人员隐私，医院还要加强档案管理系统的防护：第一，建立完整的档案管理规章制度，提高人员操作的规范性，加强管理人员对医院内部的控制力度。第二，聘请专业的技术人员，在档案管理系统设置防火墙，提高系统信息的安全性，保障人员隐私。3.引进专业人才，加强对信息资源的投入力度。档案管理人员作为档案管理的主导者，具有人员具备专业知识和较高的道德素质，才能提高医院的档案管理效率。现阶段医院开展的是以信息化为基础的精细档案管理工作，医院要引进专业人才，引进标准不仅仅需要具有专业的档案管理知识，还应当具备信息技术，只有这样才能充分发挥信息化在精细化档案管理中的作用，提高档案管理水平。另外，医院还要加强对人才的道德考核，档案数据会涉及到医院内部人员和患者的个人隐私，若出现数据泄露，将会对医院名誉、工作人员、患者造成很大影响。因此，提高对档案管理工作团队及个人的重视，才有助于实施细节工作相关内容，进而确保人事档案管理工作的质量。传统模式下进行档案管理的工作模式较为落后，需要对管理工作的理念进行更新和完善，因此需要合理使用现代化信息技术，并且要求管理工作人员能够通过技能考核，满足更新后的工作模式及相关需求。医院方面需要定期组织相关培训活动，旨在强化管理工作人员的思想意识和技能水平，在提高管理工作人员的综合素质的同时，提高其管理专业能力。加强医院档案管理团队的建设，并且积极主动地加大对信息资源的投入，可以在一定意义上防止工作人员操作发生失误等不良问题，进一步提高医院档案管理工作的质量和效率。除此之外，医院方面还需要定期对信息化管理软件和硬件进行升级，有效提高工作效率，及时更换落后的设备及软件，减少后期维护成本。建立一个具备良好管理意识的档案管理队伍，培养具备良好档案管理认知能力的工作人员，对于保证医院档案管理工作有序进行具有重要的作用。当下医院档案管理工作人员并没有意识到自身工作的重要性，因此导致其综合素质参差不齐，没有全面掌握现代化信息技术的使用方式，对档案数据库建立的效率产生严重影响，实际信息技术操作能力及管理水平严重不足。因此，建立具备精细化档案管理工作的体系，定期对管理工作人员展开信息技术培训活动，建立专门的考核机制进行考核，加强对档案管理工作人员认知的培养，对于不具备工作能力的员工应及时进行劝退，以防工作过程中发生严重不良问题。加强对信息化技术软件和硬件的投入，有助于推动信息化技术的发展，提高管理工作的效率和质量，加快其进度。4.创新档案精细化管理模式。第一，提高医院档案的日常精细化管理水平，根据档案行业管理相关标准，保证档案日常的精细化管理。对医院内保管的文书、实物档案等，根据年度集中整理，进行立卷归档，按照科学合理的方式进行分类，明确其顺序和编号，进行输机、装订和入库。同时领导层应明确内部组织机构的设置等重要事项，并且包括医务人员的切身利益等重要问题，进行专项管理。第二，应建立立体人防、物防和技防的综合性档案安全防范体系，进行责任追查。档案管理人员严格遵守相关安全检查制度，每日做好安全检查工作并进行详细记录，及时发现存在的风险隐患问题并进行解决。重视档案的安全防护工作，加强档案库房管理工作，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等多项防护工作，进一步提高档案管理的安全性。第三，全部档案均使用专门的档案软件，保证信息化数字化管理水平。每年上半年阶段进行文书、实物类档案的数字化管理。根据案卷的年限、类型、题名、保管期限、目录号等进行一一输机处理，尤其是保证一些文字、符号、责任人和文件题名等重要词汇的有效精确输入，做好便于检索的标记词，保证全查率和查准率。保证档案日常管理工作的数字化管理，根据序号、借阅的具体时间、借阅人、归还具体时间以及使用方法备注等输入。实现档案库房安全检查的数字化管理，每日做好库房的巡查工作，将温度、湿度以及防护内容逐项输入。第四，制度具备全局性、稳定性，重视长远效果。通过建立科学合理的管理体系，如档案管理体系、档案归档体系、档案安全保管保密体系、档案利用体系、档案鉴定和销毁体系、库房安全保管体系等，保证各项体系制度的有效落实，加以警示，严格执行。第五，建立专门的档案编辑年鉴，将年度作为主要时限，逐年进行编辑，汇总为能够体现年度医院重要工作活动及成就的文件、数据及档案信息，根据栏目和项目对年度的情况进行基本概述，生成编研成品。年鉴的内容由诸多部分构成，详细记载一年内医院的全面工作情况。其主要内容包括年度工作总结、全年大事记等。其次为基本情况，主要包括工作人员基本情况、退休管理情况。获得奖励情况及情况。之后为医疗工作统计，主要内容为病房动态报表、门诊具体工作量、急诊工作量及手术室工作量等。最后为教学科研工作管理情况及后勤管理情况。

四、结语

随着时代的发展和进步，医院在社会中所占的比重越来越大。实现医院档案的信息化精细管理不仅仅对内部管理效率的提高有作用，更为医院未来的发展打下了坚实基础。

参考文献：

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