办公档案管理范文10篇

办公档案管理范文篇1

【关键词】办公室；档案管理；不足；完善策略在

经年累月的管理工作中，各个岗位开展的工作都与办公室档案有着密切联系。从现阶段办公室档案管理工作的状况来看，仍旧存在着诸多管理方面的不足，以往的办公室档案管理方式不能满足企业在现代化发展形式下的需要，导致各方面工作在进展中有一定限度的阻碍。因此，有必要完善办公室档案管理，促进企业健康积极发展。

一、办公室档案管理基本概念

所谓的办公室档案管理即借助文字、图片、影像等媒介为载体对企业中的人员情况与事件进行详细记录与备案，且将记录的资料分类，做好排挡，按照不同编号合理保存。其中不同的文书档案有其不同格式、保存方式以及时效性，因此档案的管理人员应该对企业档案定期进行归纳与清除。

二、办公室档案管理中存在的缺陷

不管企业从属于何种类别，档案管理工作都属于最基本且最为重要的管理工作之一。因为受到不断更新的科学技术的冲击，以往传统的管理方式在向新的管理方式过渡中存在诸多问题，这些问题主要表现在以下几个方面：（一）档案管理人员认识程度不足。因为办公室的档案管理人员在年龄、受教育水平、能力等方面存在的差异性，所以不能根据企业的实际发展状况与时代变化速度转变管理理念，不能及时吸收新的管理手段与策略。同时由于管理从业人员缺乏专业且系统的档案知识，所以管理工作缺乏有效性，在档案的搜集、整理、分类、保存中会存在诸多缺陷。在实际管理工作中若管理人员的职业责任感与思想道德达不到应有高度，那么极有可能会影响整个企业的正常运转。（二）管理人员的管理方式与企业的发展进程不相符。社会的创新与发展，使各行业的岗位分工更加精细化，对档案管理工作的精密性要求也越来越高，管理工作量加大，各种类型的档案管理方法、形式以及内容也都呈现着多元化的发展态势。为了迎合社会发展步伐，档案管理工作在新时代的影响下也有了新的任务与要求，但目前的某些部门中，档案管理方法无法真正贴合企业的实际发展需要。在具体管理中不能运用计算机软硬件设备对档案归类与云端储存，而仍旧采用落后的档案整理与管理方法，这导致档案管理工作效率无法提升，一些重要文件经常发生丢失现象，在档案的编辑、分类、储存中还会出现人工操作失误、管理难度增大现象。（三）档案管理软硬件设施较为落后。在档案管理中，一些具有时效性的文件要求进行自动化管理。企业引进管理软硬件设备需要经费，在实际的管理工作中，企业能够给档案工作划拨的经费有限。

三、完善办公室档案管理工作的对策

在企业办公室档案管理工作中存在诸多不足，若想摆脱这种落后的档案管理模式，企业应该积极引进先进的管理设备、转变管理人员观念、优化管理工作，促进资源共享，对存在的不足加以改进与完善。（一）增强管理人员的管理意识，制定且完善管理制度。在众多的企业中，大多数都存在着对管理工作认识不到位或是忽视管理工作的现象。因此企业与管理领导与员工应该增强对管理工作的重视程度，不断汲取先进的管理方法，增强自身的管理水平，转变适应时代与企业未来发展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升档案管理工作效率与质量，继而增强企业各个部门工作效益，提升企业竞争实力，促进企业蓬勃发展。比如：在日常管理工作中，档案管理人员应该明确不同类别档案的管理流程；规范档案标准程序，使用现代化信息管理设备对档案进行分类，优化管理工作。针对机密性文件应该做好保密工作，在软硬件设备中做好加密处理并设置使用权限。（二）践行先进的数字化档案管理方法。档案管理工作量越来越大，行业分工也越来越细致化，为了降低档案在编制、分类、整体、储存等工作流程中出现的失误频率，极其有必要践行先进的数字化档案管理方法，将计算机硬件设备与软件技术、网络技术作为发展的基础条件，创建不同形式的管理机制体系，进而能够更好地满足不同种类的档案管理。在创建数字化档案管理体系中，应将传统的纸质档案归纳到数字化管理工作中，通过不同形式的文件增强对纸质文件的管理。例如：图片形式、影像形式等。企业中的各个管理部门同时还能打破时间与空间的限制，实现档案文件的云端共享，方便调用与储存，以此种方式来提高档案管理工作的实用价值，并且不断丰富档案管理工作服务。实现办公室档案的数字化，企业应该将其作为重点工作来抓，也只有这样，才能迎合时展需求，推动企业走在时代的前端，在同行业中站稳脚跟。

四、结语

为了有效发挥办公室档案管理工作的重要作用，企业应在日常的管理工作中积极汲取高效的管理经验，对其中存在的不足合理解决，继而保证办公室档案管理高效且有序开展。在此基础上，企业应该积极采取有效办法提升管理人员的基本素质，提高专业技能水平，汲取先进管理模式，促进档案管理工作的自动化、信息化、创新化，促进资源共享，紧跟企业发展步伐。

作者:李军 单位:莱州市妇幼保健院

【参考文献】

[1]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务,2014(5):171-172.

办公档案管理范文篇2

关键词:办公自动化;文书档案;管理

1办公自动化的概述

所谓的办公自动化技术就是在应用电子计算机的基础上,将现代的办公技术、设备与之相结合所形成的,在文书档案管理的工作中,引用现代的办公自动化技术,可以有效的提高办公工作的效率,并且还可以为它的发展带来很大的变化.例如,办公自动化的应用可以为文书档案的储存模式、管理方式以及工作人员对其的管理工作等方面提供丰富的实践经验,从而为后期能够顺利的运用这项技术奠定基础.但是,电子文件档案的运用过程中需要结合很多的技术参数,才能保障其有效的功能,因此它在使用时也极具复杂.所以说,办公自动化在文书档案管理工作中的实际应用还是一把双刃剑,需熟练掌握.

2自动化环境下文书档案管理的优点

2．1提高工作效率

由于计算机拥有强大的信息处理技术,近几年由于它的介入,使得文书档案的管理工作在一定程度上实现了全方面的自动化.在以往传统技术手段下的文书档案管理工作,管理人员每天的工作任务量较为繁多,并且还以纯手工的管理方式进行工作,使得档案管理工作的过程变得极其复杂.现如今计算机和先进技术的引入,使得这一工作过程变得简单、有序.

2．2实现信息资源的共享

在档案进行管理工作的过程中,结合计算机技术所形成的管理体系,可以使其在利用时的效率和质量在不同程度上都得以提高,工作人员可以根据自己不同的需求对所选的文件信息做出响应,并且还可以对其进行脱机处理,为了保证这一工作在不受空间的约束下具有较高的查全率和查准率.其次,可以借助第三方平台及时了解和掌握其他档案信息最新的概况和重点动态.

2．3提高稳定性和使用周期

在以往传统的纸质管理方式中,由于纸张容易受损不方便保存等原因,使得文书档案在管理工作中只要稍有不慎就可能会导致发生遗失和损坏等现象.但是,办公自动化下的电子类型的档案就不会出现这种问题,随着文件储存、取读等工具设备的逐渐健全和完善,管理工作人员可以通过不同的电子载体各取所需,这些载体相对来说都非常方便存、读,以及有较长的存储时间,并且便于传递.最为重要的就是这种管理手段可以避免受环境因素的影响,不容易损坏,具有较强的稳定性.

3文书档案管理中办公自动化的具体应用

3．1规范管理体制

按照目前的发展状况来讲,很多单位对文书和档案依旧实行不同部门的管理体制,这种部门的管理体制,使得文书档案的管理工作不能够统一化.因此,为了保证文书档案管理工作的有序进行,对它的管理体制进行完善和规划是无可避免的,无论是前期还是后期,文书档案的管理工作都应该要归属于档案管理部门,并对其实施统一的监督管理.

3．2操作的统一化

办公自动化件不仅具有要较强的兼容性,并且还要具备良好的应用性能.所以,在它应用的过程中除了要有强大的功能系统外,还将需要规范一些标准.比如,确保数据的安全使用,促使电子文书档案能够在办公自动化的环境下安全稳定的运行.

4办公自动化的环境下文书档案的管理工作

在办公自动化的环境影响下,管理人员在技术和素质方面都需要进一步的提高和加强,虽然电子文书档案在使用过程中方便快捷,容易增删改动,但同时它的保密性和安全性也就随之受到了威胁和考验,在这种情况下就要要求管理工作人员要有过硬的技术和扎实的素质水平.为了保证电子档案文件的安全管理,档案管理的管理工作人员在具备相关专业知识的同时,还将要具备计算机网络技术或者是其他技术,要紧跟时代的发展步伐不断地提高自身的素质.比如,采用先进的信息安全技术,要定期的对存档的电子文件进行检查和备份,防止电子文件受到随意的修改,而影响它的完整性.

5结束语

综上所述,办公自动化在今后的文书档案管理工作中,有着广阔的发展前景和应用空间.实现档案管理信息化、系统化是档案工作的首要任务,它不但可以提高档案的利用率,还可以提高管理工作人员的办公效率.其次,就是在结合办公自动化的技术下进行文书档案管理工作的时候,要完善和健全它的管理体制,并且要建立统一的流程标准,只有这样才能充分的发挥出办公自动化的优越性,促使文书档案管理工作能够做得更好.

作者:陈庆杰 单位:长春财经学院

参考文献:

办公档案管理范文篇3

1办公自动化环境下医院档案管理的优点

1.1提高医院办公效率

办公自动化是利用互联网的全新办公模式，将计算机技术应用到现代化办公中，能及时解决人为存储时效方面的问题，快速将医院中的科研报告、资源管理、信息管理、病历档案等进行相应的协调、调取和运用。通过快速的存储、接收、发送、传输、共享方式，能更好分配工作，从而体现出档案的作用和使命价值，也提高医院各个部门及员工的办公效率。将档案管理得更加科学、快捷和安全，为医院的后期保障工作提供准确数据和可靠工作理论依据。

1.2提升档案管理方式

互联网迅速发展使医院的档案管理方式得到很多的应用，有利于负责档案管理的工作人员能快速将档案进行分类、保存和管理。互联网的发展使档案形式变得多样化，所属的档案将会有文件、图片、录音、录像等多种形式，而这些新形式的档案都需进行科学的保存。办公自动化的办公模式能快速将档案进行多样化备份和存档，提高档案保管方式和技术手段，实现多样化的档案管理方式。

1.3减少档案存储空间

互联网发展将更加完善医院档案管理系统，大大缩小档案存储所需的物理空间距离。传统的档案馆需建更大的档案室对档案进行有效保存，而现代化办公自动化档案管理模式则可节约很多的空间，包括存储物理空间和地域空间。档案存档室只需有安全、强大的档案管理机房就远远满足大量档案存储空间，并且还能进行自主备份、异地存储，使医院的档案更加安全、可靠。通过使用办公自动化保存档案，为医院与医院科室与科室间提供科学的资源共享，同时也减少传统档案借阅运用的过程发生丢失等的意外。

1.4创设一体化存储条件

当前的档案形式有很多种，可由文本、声音、图片及录像等多种格式构成，运用办公自动化进行档案管理，可将档案内容集成，实现一体化归档存储；同时用网络平台的权限控制技术，提升档案整体的可行性、安全性和有效性，使档案管理工作能更好的开展。

2办公自动化环境下医院档案管理的现状

医院档案管理工作已逐步向办公自动化完成，并在各大医院开展、落实，但在创新改革中仍然存在着不同程度的不足，这也是限制医院档案管理工作高效开展的重要原因。

2.1档案管理繁多交叠混乱

医院的档案管理内容较多，包含有众多的分类，几大分类板块间也存在交叠现象，加大档案管理分类工作的难度，影响档案管理工作的时效性管理。医院的档案管理中会有大量的文书、病历、科技、人事、声像、实物等不同档案存档分类，还要划分不同科室、不同人事管理档案、不同的会议纪要和会诊记录等等，充分说明医院档案管理比其它单位的档案管理工作复杂得多。医院多个科室档案易出现交叠现象，也足以说明档案管理的难度较大，相应医院档案管理部门在管理制度中也有很大的不足。

2.2档案管理人员业务不精

虽已有很多医院开始在档案管理工作中深入应用办公自动化进行管理，也在办公自动化管理的环境下取得很大的进步。但仍有一些医院的档案管理工作人员对办公自动化的管理技术能力的不足，能力跟不上时代的飞速发展，技术落后阻碍档案管理现代化发展[1]。尤其由于医院编制的原因及人员应聘等众多问题，从事档案管理工作人员整体的年龄都偏大，档案现代化管理应用方式无所适从、难以担当、胜任；其次，由于很多负责档案管理工作会外聘工作人员，对医院的档案管理需求不熟，医院专业分类掌握不到位，导致档案管理工作的滞后或无法更加完善，推动办公自动化档案管理模式实施的难度增大；另外，大多档案管理的工作人员信息素养较低，将档案进行信息化管理还存在较大欠缺，易面临档案在信息化管理存储中丢失、损坏等其它风险。

2.3现代化档案管理方式应用不足

虽已有很多医院开展了现代化档案管理，但还有部分医院运用传统的方式，而且档案管理的形式也较单一，导致档案管理工作严重脱节，难以提升档案管理的工作效率。传统的档案管理方式对文件的快速查找、共享等工作存在较大的滞后，有的档案管理工作人员手工书写档案管理中字迹潦草，其他人查档起来就像是大海捞针。

3办公自动化环境下医院档案管理实施策略

3.1创新医院的档案管理模式

创新档案管理模式以促进医院的档案管理工作能与时俱进，实现现代化信息化发展，从而提升档案管理工作的水平，发挥档案的高能效为我国医疗卫生事业发挥重要的作用。完善医院档案工作管理的制度问题，应严格按档案制度执行。对档案管理必须要有严格要求，不仅包含工作人员的职责范围，还包含档案保管的方式应有严格要求，严格将档案管理落实到个人；其次，要重点加强对档案查档、借阅的改革。办公自动化就意味着可设置档案使用权限，对权限的归属必须落实，防止档案被随意复制或是盗取，以确保档案的安全性、保密性以及完整性；另外，还要科学地分类不同科室的档案管理，要符合级别档次的划分，通过纵向管理方式加强档案安全性。纵向管理就是同一个科室可查阅下级的档案内容确保档案的安全性。

3.2提升档案管理工作意识

档案管理工作对医院实现信息现代化有重要的作用，提升档案管理人员对档案管理工作的重视，能对档案管理自动化有深思，通过不断努力为打下自动化案管理工作的技术基础。提升档案管理工作意识，要不断完善档案管理制度，完善的档案管理制度能更好约束工作态度；其次，提升档案管理现代化水平，也就是提升档案管理办公自动化能力，计算机办公自动化是实现现代办公的重要手段，每位档案管理人员都必须掌握信息技术；另外，还要加大档案管理的宣传工作，使全体职工都有档案管理意识，无论是借阅、保管等工作都能认真履行档案管理职责。对档案管理的基础条件而言，还要加大档案管理资金投入，完善档案管理工作的基本设施，比如建设和完善档案管理办公自动化软件开发，加大档案管理硬件存储资金的投入，并聘请信息化管理能力专家开展专业培训，提升医院档案管理工作人员的网络计算机技术能力，为加快实现档案管理工作现代化、信息化实施作出重大的准备，为实现医院的专业化、规范化、科学化、一体化管理打下良好的基础。

3.3完善档案管理培养机制

当前对信息化技术应用人才相对比较紧缺，对档案管理人员的人才稀缺应从医院的内部进行提升。医院的档案要完成现代化、信息化，必须熟悉了解医院各个科室、各个类别及简单的医疗病例知识，才能更好将档案进行高效归档。因此，档案管理工作的人才建设，必须从医院自己的管理人员中进行提升。第一，做好办公自动化档案管理工作培训计划，根据医院档案管理做好现代化档案管理的岗前培训要求，提升每位档案管理人员持证上岗[2]；第二，引进现代化办公管理人才，招聘一些具备较高计算机素养的专业档案管理人员进行医院的档案管理工作。对医院内部档案工作人员就需根据其自身的能力及经验，开展培训，整体实现档案自动化发展目标；第三，对培训内容应有科学的计划，对医院的档案管理工作，必须进行严格的分类管理，包括一些对专业内容和专业性的资料，必须有一定医疗知识。比如针对性分类内容有声像档案、会计档案、基建档案、科技档案、病历档案、药品档案、人力资源档案等。有条件的医院还可聘请专家开展相关档案管理办公自动化技术讲座，全面提升档案管理工作人员的医院档案管理水平。

3.4完善档案管理激励机制

在医院的档案管理工作中要科学制订管理体系，使档案管理工作更加科学、更加人性化，档案管理激励机制能有效激发工作人员的积极性，发挥他们的主观能动性，对档案管理工作人员有一定的激励措施，是提高档案管理工作效率的重要保证。激励机制应与其它管理制度巧妙融合，形成规范化的激励机制，为医院的档案管理工作的发展和完善提供后续力量。对档案管理工作人员而言，激励机制可帮助工作人员实现自我价值，调动工作的积极性和潜在能力，与档案管理的创新和提升实现同步发展。激励机制的应用和开展，必须符合下述的几个基本的原则。3.4.1客观性对管理人员实施激励机制要符合客观上的要求，能从工作性质及内容出发，构建科学系统的激励机制；3.4.2目的性档案管理工作的实施激励措施目的何在、意欲何为，要明确开展目的性；3.4.3覆盖性激励机制如果单一在一个部门实施，那自然会产生不同的效应，会影响医院其它部门的和谐工作氛围，为此，激励机制必须要符合全面性、覆盖性的基本原则；3.4.4前瞻性激励机制要在科学的制订下满足人员物质要求和心理需求，在当前或未来都能推动工作人员的工作热情，实现激励作用。开展激励机制要先完善档案管理办公自动化的培训机制，提升管理人员的专业素养和职业道德，使管理人员从心理上认可档案管理工作改革的重要意义，提升工作积极性。在此基础上构建科学的激励机制，并完善相应的管理工作的考核制度和奖惩制度，能更公平进行激励机制的实施、更好推动管理人员的工作积极性和信心。实施激励政策时不仅是物质激励需求，还要满足管理人员的精神发展，对档案管理工作实施人性化管理措施，让档案管理工作人员在工作拥有荣誉感和归属感，能更全心投入档案管理工作中，为实现医院档案自动化管理不断优化自身能力和管理手段。

3.5完善档案管理系统安全

医院完善办公自动化环境下的医院档案管理，加强档案系统的完善度，提升网络安全管理能力。办公自动化环境下的医院档案管理工作主要存在几方面的风险。3.5.1档案管理系统的风险医院采用计算机进行日常办公，这无疑医院的系统就会呈现出开放和共享的状态，医院网络系统就易受到外界不良病毒的入侵，导致瘫痪无法运行；3.5.2档案管理系统中管理存在的风险医院档案管理系统由医院技术管理人员进行防范和管理，如技术管理人员建立网络安全机制存在漏洞或隐患，就极易遭到黑客入侵和破坏；3.5.3人为操作存在的风险人为操作是指档案管理的用户或是管理人员操作不当所造成的风险。网络上有很多恶意帖子、图片等，正在肆意等待用户错误操作从而植入病毒，使系统呈现瘫痪状态。医院开展档案管理工作要制订完善的档案管理流程，档案管理工作人员要科学执行档案管理制度。医院在开展办公自动化档案管理过程中，要不断完善档案管理办公自动化流程及安全。医院档案管理人员如没有档案管理软件开发的能力，可对外聘请一些计算机应用素质高的专业人士协助管理，对网络安全进行监测和维护。比如通过完善和开发好大数据，提高办公自动化档案管理设备的性能，以减少突发出现的故障或存在不良的风险。并能将医院档案管理进行批量处理，结合网络技术构建医院档案管理系统，将档案进行标准化分类，并将系统进行分层，可容纳不同的分层内容，比如可分为用户层、表现层、应用层、服务层、数据库层等特性[3]。自动化环境下医院档案管理流程，将重要的档案文件进行收集、分析、整理、归类、装订、入库等，不断完善自动化档案管理的办公流程，包括档案的分类、保管要求、查阅权限等都要严格流程要求，办公自动化能自动审核档案借阅者的权限，完善档案管理的各个环节，从而提升档案管理现代化、标准化集中管理水平。还可根据医院不同科室的科研、财务等不同档案进行纵向管理，针对一些使用频率较高的档案注重档案管理安全度，在档案管理自动化办公系统中要融合加密技术、访问控制技术、安全协议、认证等技术，通过多项认证后才能查阅或是访问档案；另外，要定期升级办公自动化管理软件，在认真管理的过程中及时修补软件所存在的漏洞问题，以提升医院档案管理的安全性和可靠性。

4结束语

综上所述，医院的档案管理融合科学技术创新发展，是新时代必然趋势，是与时俱进，提高档案管理工作效率的有效手段。医院的高层领导要重视档案管理工作，不断升级档案管理办公自动化模式，注重规划好档案可行性策略，是档案管理工作基础保障。医院档案管理工作中要从人员提升着手，不断提升个人专业素养、全面掌握办公自动化的方式，并严格按照档案管理相关制度执行，要科学、谨慎使用网络，不断优化使用办公自动化进行科学管理医院档案，在医院档案的完善管理中体现出医院是以“救死扶伤”为目的的医疗机构。

参考文献

[1]杨建民.办公自动化环境下医院档案管理研究[J].办公室业务，2016（23）：84-85.

[2]甄玲，雷蕾，李璐，等.办公自动化环境下医院档案管理研究[J].中国管理信息化，2016，19（002）：187.

办公档案管理范文篇4

关键词:信息时代;档案管理;信息资源

信息时代升级于档案管理而言有利有弊。首先，信息化为档案管理提供了许多便利。此外，它还加大对档案管理的要求程度，充分激发了人们在档案管理工作中的热情度。所以应该在日常档案管理中充分利用信息技术和自动化平台，改进工作流程，更好地适应信息时代的趋势。创新档案管理不仅可以显著提高工作效率，还可以优化资源配置，节省人力、物力和财力等。

1信息时代的档案管理概况

1．1档案管理信息化的简介。档案管理信息化是指接收、收集和存储信息技术应用文件以提供存档信息资源供使用服务的过程。简而言之，它是从传统的物质记录存档到现代化和数字化管理。因此，如果没有统一的组织和规划档案的组织机构，则无法执行档案管理。1．2档案管理信息化的特点。档案管理信息化的特点包括:第一，在档案管理过程中，必须遵循档案管理部门制定的法律法规和相关政策文件。第二，档案管理信息化的表现已经从传统的纸质档案演变为电子档案，这就是档案载体从实物向电子转变的具体象征。第三，档案信息管理不同于传统方式，其具有独一无二的优势。能够在档案信息管理的过程中，实现其系统化、数字化和网络化，大大提高了档案管理的工作效率。1．3档案信息化管理建设的任务。要做好档案管理信息化建设工作，我们必须合理地利用现代信息技术，提高档案管理办公工作水平，丰富档案管理信息资源。在档案管理机构的统一组织规划的基础上，结合现代信息技术，最终达到提高员工信息管理水平，合理管理档案，存储档案，进而提高档案管理效率等等。1．4档案信息化管理建设的内容。(1)基础设施建设。要完成档案管理信息化建设的这个目标，完整的硬件设施是不可或缺的。硬件设施作为开展档案管理的基本保障，如果存在缺乏硬件基础设施，那么将严重影响到档案管理的质量。因此，在档案管理信息化的构建中，必须快速，及时地配备好软件，计算机和局域网等硬件设施，以加速档案信息的数字处理环节。(2)标准规范建设。建立出一套标准规范文件是档案管理工作顺利开展的前提，档案管理规范是否标准化，是衡量工作效率的标准。建立规范化的档案管理标准文件，要求各单位的档案管理部门要立足岗位，制定出适合本部门的标准，实现档案信息网络资源共享。(3)档案管理意识建设。档案管理工作充分发挥出其有效性，与档案管理意识的构建是密不可分的。如果单位的员工缺乏档案管理意识，它将改变档案管理工作的进度，耽误时间。因此，在实现档案管理工作的过程中，应不断丰富员工的档案管理意识建设，使档案工作更能满足于经济社会发展的需要。(4)应用系统建设。只有在相应技术的支持下，才能确保顺利、持续地进行档案信息化。该技术对应于应用系统，它应与功能设计和标准兼容。应用系统中使用的软件应尽可能保证高效和通用，以实现更好的一致性。(5)人才队伍建设。人才队伍建设是档案管理工作成功之基本要素，其工作的开展过程离不开人员参与。人才队伍建设支配着档案信息前进的快慢和质量，对档案信息的管理工作具有重要意义。档案管理所需的专业知识领域与各行业相关，必须组织针对相关行业的业务培训学习活动。此外，档案管理员工还应主动参加自己的工作，积极参加信息化学习活动中，不断增强人才队伍的信息化水平。

2信息时代档案管理创新的对策

2．1创新思想观念。要改革档案管理的概念，在重视档案馆藏本身价值的前提下，必须更加重视档案馆藏的实用价值。随着信息时代的不断更新与发展，档案管理员工的思想观念必须推陈出新，不断创新进步，力争为社会提供更好的档案管理信息资源。2．2创新优化服务。创新优化服务的第一步是建立网络服务平台。传统的档案管理是手动编辑来存档的，这会导致麻烦的档案提取过程，耗费劳动力和材料资源，降低效率。要构建网络服务平台，必须加强电子档案的自动管理，即自动下载和整理电子数据。则可以通过下载上传的电子文件资料以获得实用价值。2．3加强档案信息的安全管理。在错综复杂的网络世界中，先进的信息技术将档案信息安全置于极大的风险之中。因此，我们必须注意档案信息的安全与否，并确保档案信息是安全和机密的。2．4无纸化办公技术。随着档案管理信息化建设步伐的加快，为了施展出OA的最大功能，我们正朝着现代化办公的方向发展。因此，必须推行和使用无纸化办公，提高文件办公效率，提高急件的处置工作及时率，节省时间，降低成本。2．5加强档案管理信息化建设。网络电子档案比纸质档案操作更有效，它提高了档案管理的准确性。因而我们应该充分利用计算机技术存储，建立网络信息平台和电子数据库，利用网络电子信息技术进行档案管理工作。用电子信息化管理办公室档案取代传统的管理模式不仅可以实现对单元的各类档案分类和管理，还可以有序地组织庞大的档案。此外，它不会造成办公用品的长期积累，避免了寻找和节省大量的人力、物力和财力的困难，这是为了提高工作效率，及时分类和整理各种档案的能力，使检索工作更加准确和方便。

3结语

档案管理一直是社会发展过程中的关键环节。总而言之，为了顺应信息时展的要求，我们必须在信息时代改革办公室的档案管理工作。积极将信息技术整合到档案管理工作中去，从而不断提高档案管理效率。此外，创新档案管理工作必须从创新理念入手，着眼档案的实用价值，强化创新服务意识，使档案信息资源能够更好地服务于社会。

参考文献:

［1］张韶华．提高办公室档案管理工作效率的有效途径分析［J］．科技资讯，2015，13(13):149．

［2］陈艳云．浅析办公室档案管理工作效率提升途径［J］．办公室业务，2017(2):17．

办公档案管理范文篇5

关键词:大数据技术;企业办公;管理模式;档案管理

随着信息化技术的发展，尤其是大数据技术的涌现，企业办公室档案管理面临新的机遇。相比企业档案管理的传统工作方法存在效率低下，难以实现快速查询和辅助决策的问题，大数据技术为办公室档案管理模式优化提供了先进的条件和手段。如何利用好大数据技术的优势，积极创新公室档案管理的思路和和工作手段，从而提升办公室档案管理的工作效率和服务能力，值得每一位档案管理工作人员深入思考。

一、大数据思维应对异构型档案的集中统一管理

(一)数据思维与办公室档案管理特点。大数据技术的核心概念是数据思维，即数据就是企业的最重要资源。一般而言，企业办公档案材料包括人事、行政、财务、党建、技术和销售、安全保密等数据信息。其中，人事档案包括企业职员的个人信息、入职离职、资格证书与培训管理、工作异动、薪酬调级、劳动合同等。行政档案包括企业内部管理制度、上机发文、日常内部公文、外部发文公告等。财务档案包括企业财务报表、会计凭证、会计账薄、各类票据等。党建档案包括主题党日的会议记录，对外宣传报道等。技术销售档案包括研发文档、工程报告、采购合同、销售合同等。安全保密档案包括保密标准、保密制度、保密会议记录等。不难发现，企业办公室档案格式呈现种类繁多，格式多样，分散存储等特点。(二)办公室档案管理的大数据架构。传统的管理技术，难以高效处理办公室档案数据和内容，也无法满足实时、开放、分级查询服务的用户需求。面对日益增长而且种类多样的办公室档案数据，大数据技术提供了统一的数据标准，为办公档案的数字化处理提供了有力的技术支撑。通常，大数据技术架构一般分为三层。首先是底层的基础设施层，包括数据存储服务器、网络服务器，防火墙和网关设备，主要提供基础的数据存储和硬件管理。中间层是核心服务层，包括安全管理，查询服务，数据格式转换与识别服务，数据标准服务。上层是应用接口层，作为网络门户为用户提供注册，数据增删查改等综合服务，分级查询等功能。办公室档案管理人员首先可以利用大数据基础设施，将档案信息进行集中式管理;其次，针对异构的档案数据(例如:Word文档、Pdf文档、Excel表格、图像等)，可以利用大数据核心服务组件实现标准化、网络化、实时、统一的管理功能;最后，可以利用大数据应用服务接口，实现对个人档案的简单信息检索、复杂条件查询，并提供分级管理试图、可视化统计等功能。

二、大数据视角下企业办公室档案管理模式的机遇与挑战

(一)办公室档案管理新的机遇。大数据技术有效支持档案信息全部数字化管理，将分散的格式多样的档案数据进行标准化集成，电子调档和个性化查档操作非常便捷，还能根据数据特征自动形成用户画像，为档案管理者提供全方位的分析服务，提升档案管理的利用水平。对于集团企业而言，企业总部和各分公司在大数据技术的整合下，能够跨时间和空间进行档案信息提取，实现公司员工档案信息的共享，互通资料有无，进一步强化了档案管理的反馈与创新。另外，大数据分析挖掘技术能够对办公档案的重复信息进行自动删除，对错误档案信息给出智能提示，提高档案的存储效率和深加工水平。(二)办公室档案管理新的挑战。目前的大数据安全保密技术还不成熟，不利于涉密办公档案的信息安全管理。尤其是针对具有密级属性的部分电子档案，其保密期限和保密等级可能随时间推移会发生改变，这样对安全的动态管理提出新的要求。一方面，亟需大数据技术支持分级安全管理机制;另一方面，也需要大数据技术在访问授权上，能够设计支持两位及以上安全保密档案管理员的协同认证功能。值得一提的是，在办公档案的数据挖掘应用中，如何对档案进行深度挖掘分析，提供个性化推送服务也必须针对企业的个性需求进行全新设计。

三、结语

大数据时代来临，企业档案管理人员要跟上步伐，学数据技术和大数据思维，全面提升档案管理的服务质量和工作效率，尤其是让档案信息真正为企业带来增值服务和价值，发挥应有的效用。具体实施上，首先依托大数据平台集成现有的档案数据，进一步明确办公档案数据管理的日常职责分工;然后，需要根据大数据平台管理的特点，完善数据使用审批规范;同时，在日常工作中利用好大数据管理系统，熟练掌握插入、修改、检索、查找、删除等基本数据功能，提高档案管理的工作效率。最后，档案管理人员也要深刻认识到大数据技术可能给档案管理带来新的隐患，尤其是安全保障方面。为此，应该加强安全防范，按照“涉密不上网，上网不涉密”的原则，做好公司内网和外网的有效隔离，提高涉密档案的安全保密意识。

参考文献:

［1］艾晶．大数据背景下单位档案管理刍议［J］．科技风，2019(33):98．

［2］张红妍．大数据背景下的档案管理与利用服务研究［J］．中国管理信息化，2020，23(4):199-200．

办公档案管理范文篇6

关键词：办公自动化；档案管理；信息化

一、应用办公自动化系统进行档案管理的优势

1.有效提升档案管理工作的效率。以档案查阅为例，按照传统的档案管理模式，当档案管理者根据查阅者需求提供档案时，必须要求查找者为其提供具体检索信息，然后通过书本检索的方式对案卷编号进行逐个查找，最后再到库房调阅案卷，这种档案管理方式不仅程序复杂、耗时耗力而且很难保证其正确性。而运用办公自动化系统进行档案管理，能使系统在运行过程中发挥其查找功能，通过人对设备的操作控制实现人与设备的一体化操作，不仅程序简便、操作快捷，而且极大的提升了档案管理的效率。2.实现文档、文字等信息的共享。在传统的档案管理方式中，档案信息的共享全部依靠手工操作来实现，这就导致档案内容难以被充分利用。长此以往，档案就会因为其自身的查阅困难性而被闲置下来，不仅会造成资源浪费，而且也难以发挥档案应有的服务功能。而应用办公自动化系统进行档案管理，能使文档通过计算机网络技术实现云储存。这样一来，无论是在网络运行状态下，还是在脱机状态下，查阅者都能不受时间空间的限制而自由的进行文档查阅，从而实现文档、文字等信息的最大化共享。3.实现最大限度的保护档案。由于档案使用频繁，而纸质的案卷经常翻阅会不可避免的带来物理磨损，特别是一些年久的纸质档案，其纸张经老化、脆变，已无法反复的翻阅。利用信息技术将相关档案数字化后，就可以直接通过计算机终端进行相关的查找浏览操作，使纸质档案的翻阅和复印次数大大降低。除此之外，在数字化过程中还可以对档案进行字迹颜色加深处理，最大限度的使其恢复原有的样貌，达到保护档案实体的目的。4.提高文件传递的速度和安全性。按照传统的档案管理方式，都是由档案管理人员对档案进行人工的收集、整理、运输等，这样一来档案信息的丢失在所难免。特别是在档案资料的运输过程中，很多突发因素很容易就会造成档案的丢失，从而影响档案资料的正常使用。而随着计算机网络技术的进一步发展，档案资料不必再通过人工运输的方式进行传递，而是通过网络共享就能快速实现两地之间的档案传递，即便是在共享过程中档案意外丢失，原计算机内通过档案备份也能轻松解决这一问题。

二、当前办公自动化环境中出现的问题

1.电子文件安全性得不到保证。由于计算机网络在运行过程中存在着一定的开放性和共享性，因此档案文件在进行传递时，其安全性就很难得到保证。特别是一些网络黑客运用计算机技术根据自身需要对文件进行内容的重新编排或排版后，资料就无法保持其原始性。加之目前网络窃密技术的进一步发展，更是对文档的安全性构成了威胁。2.档案管理人员专业素质不足。伴随着计算机技术的进一步发展，办公自动化技术对档案管理人员提出了更高的要求。但是目前很多的档案管理人员所从事的工作与其专业并不对口，加之部分工作人员对信息技术及与档案管理相关的软件应用并不熟练，这样就很容易使档案管理工作出现安全隐患，从而降低档案管理工作的效率。

三、利用办公自动化系统实现文档的高效率管理的对策

1.充分认识档案信息化管理的重要性，加大支持力度。档案办公自动化建设是实现单位现代化管理的必要条件，因此单位领导必须充分认识到其重要性，把档案信息化建设纳入到工作日程。政府及有关部门也要给予档案管理信息化建设以大力的资金支持，支持档案管理的基础设备建设。2.提高档案人员综合素质。单位应加强对档案管理工作人员的技术培训，以使档案管理工作人员紧跟科技发展潮流，熟练掌握一些与档案管理有关的应用软件和设备，从而为提升档案管理效率提供专业保障。加强对档案管理工作人员的思想道德教育，使档案管理工作人员树立严谨的工作态度，具备良好的职业操守，养成良好的思想道德修养，从而为提升档案管理工作质量提供思想保障。

总之，在办公自动化环境下，电子文档管理工作的重心已经不再是对文件进行程序复杂的搜集、整理、分析、归档、利用，而是在做到不改变文件储存位置的基础上实现对文档的管理与利用。档案管理人员的职责也相应的从文档保管员转变为了文档审计员。这种转变给传统的文档管理方时带来了巨大的冲击和改变，因此尽管目前信息化档案管理工作已经取得了一定的进步，档案管理效率也得到了一定的提升，仍应意识到要想真正实现自动化的档案管理任重道远，并需要进一步加强对计算机技术的学习，以不断提升对信息化档案管理工作的适应能力，切实做好电子信息时代的档案工作。

作者:李静 单位:龙口市城市社区卫生服务中心

参考文献

[1]韦俊梅.文书档案管理的办公自动化应用探析[J].人才资源开发,2016(16).

[2]李伟艳.办公自动化环境下档案管理探析[J].办公室业务,2016(20).

办公档案管理范文篇7

［关键词］人事挡案；管理；无纸化；办公自动化

信息技术的高速发展，对人事档案管理工作提出了更高要求。无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理，它对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用，提高对信息的利用率和办事效率，降低办公成本，提高执行力。在人事档案管理工作中探索无纸化办公模式，是促进档案管理工作信息化、加强人事档案管理工作的重要发展方向。

1人事档案管理无纸化办公现状分析

目前，我国对电子档案的利用水平还比较低，这给档案管理部门带来了许多新的挑战。在人事档案管理工作中，虽然劳动就业手续已经基本实现了电子信息化管理。通过联网，可以查阅就业人员的就业信息。极大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了办事人员，不用往返各地办理相关手续。办事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事档案还没有实现无纸化管理，劳动从业人员与用人单位还需签订书面的劳动合同并办理备案手续，这就造成了人事档案的管理不可能完全实现无纸化办公。目前的管理模式是电子化和纸制化双重管理，合同鉴订手续是通过电子化管理并留存纸制花名册，鉴订备案完后书面合同单位自己保存，失业人员档案存放在人社局档案室管理。退休和失业金的发放还必须要求提供原始纸质档案审查，所以目前人事档案管理与无纸化办公的要求还有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段还很单一，不能为人事档案管理提供信息支撑，在某种程度上影响到了信息化社会对档案管理的要求。

2人事档案无纸化办公存在的问题分析

人事档案管理由于事关人们的切身利益而具备很大的严肃性，在管理过程中不容出错，而无纸化办公由于信息的易变性而存在不确定性。因此，人事档案管理无纸化办公在推进过程中存在着以下问题。

2．1对电子档案归档的重要性认识不足

随着计算机技术的发展，办公已由传统的纸质办公向自动化办公发展，因此电子档案越来越多，电子档案的作用不再停留在草稿性电子文档、辅助性电子文档的阶段中，而是转向为正式性电子档案。然而在工作过程中，档案管理部门没有深刻意识到电子档案归档的重要性，信息化管理意识落后，对电子档案管理工作不够重视，或者是对于信息技术手段掌握不充分，对于大量产生的电子档案没有及时采取处理措施，而是抱着回避的态度，电子档案的作用只是停留在备份、草稿阶段，没有对其进行合适的管理加以利用。

2．2对电子档案的法律效力需要进一步完善

档案作为文件的法律作用就是基于档案凭证本身的原始性，传统纸质档案文件是受到法律保护的，强调只有原件才有法律效力。而电子档案没有固定的载体，导致电子档案归档的过程中缺乏原始性及凭证性，从而导致电子档案难以真正地取代传统纸质文档，真正发挥其档案的作用，因此难以制定具有法律效力的档案依据。工作过程中电子档案易被修改，并且经改动后难以发现，无法从字迹分辩出文件的原始性。这些特点造成了电子档案的效力尚没有在法律层面得到进一步规范，这也造成了电子档案管理过程中的困惑。

2．3对档案管理人员的信息素质需要进一步提高

人事档案的信息化管理需要有专业的人才参与，管理人员需要有先进的管理水平及较高的信息文化素质。目前相关的档案管理部门缺乏现代化管理水平的人才，尤其是信息处理及档案信息化利用的人才。大部分档案管理人员对现代化管理工作缺乏了解及认识，因此不能充分地发挥其作用，从而影响到人事档案无纸化管理工作的推动。

2．4对人事档案无纸化办公的安全性需要进一步强化

电子文件具有传递快捷、操作简便、存储空间小等优点，但其欠缺安全性，从而影响其长远的保管及存储。如电子文件过度依赖软件设备，不能进行直读，容易被更改，数据容易丢失，文件容易受到病毒的破坏，这些都给电子文档长期保管带来了很多的问题。

3对加强人事档案无纸化办公的思考

3．1加强人事档案管理的安全性管理

人事档案的无纸化管理涉及的范围很广，应当制定切实可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔离的措施，即人事档案保管子系统必须是完全独立的网络系统，采取存储与利用分离的技术策略，人事档案通过离线归档的方法归入保管子系统，在保管子系统鉴定、整理的不同开放范围的电子文件信息，以离线方式提交到电子文件信息管理系统的利用子系统，提供不同利用权限范围的利用。二是采取数据管理安全措施。要设置严格的管理权限，特别是“系统管理员”必须合理授权，人事档案信息管理系统功能设计上应当设置功能授权、数据审核权、数据操作权三权分离的方式，可以有效提高电子文件数据的安全性。电子文档在上传、下载过程中需要设定安全等级及访问权限。三是规范电子文件归档范围。需要对电子文件建立积累制度，保证电子文件不损毁、不失散。同时应对电子人事档案质量进行把关，对于存在的安全漏洞应及时对其进行修补，对病毒软件及防火墙实行全天候的监管及自动升级。

3．2加强档案法律建设

目前电子档案的法律问题还有待解决，为了做好电子档案管理相关工作，必须从电子档案的职能、管理机制、法律效力等方面进行强化。一是要明确电子档案在文件管理中的位置，确定电子档案的职能。二是要明确电子档案制作过程、保全要求，提供利用制度，在利用时可加强电子签名制度的管理。三是要明确电子档案的法律效力。电子档案在转化为程序之后需要通过法律的形式加强电子文档在法律上的效力，其证据效力应获得法律的认可。

3．3探索并完善纸质和电子档案并行管理机制

纸质文件适合水久保存，不适合将来的反复检索和利用，而电了文件则相反。根据二者特点，应使两种载体文件在一定阶段内并存。当前普遍采用的方法是制定并实行双套管理机制，即将电了文件存入硬盘或光盘后，又打印输出纸质文件并保存。两种不同载体的档案应保证内容完全相同的，即在著录、署名、编码、史改、更新时，特别注意电子档案要与纸质档案一一对应。由于电了文件的虚拟性，缺少原有管理中的验证环节，囚此，应深入研究电子文件中信息的长期保存问题。当前，针对需长期保存的电子文件，要进行定时定期备份，防止信息丢失。

3．4提高档案管理工作者的职业素质与修养

在实现档案无纸化办公的要求下，档案管理工作者要提高自身的职业素质，热爱档案管理工作，努力学习专业知识，提高专业技能，发挥个人的主观能动性。在档案的无纸化办公条件下，档案管理工作者需要做许多档案的预处理工作，应使这些工作标准化、系统化，提高计算机对档案检索的效率和准确性。因此，档案管理工作者除了要学习掌握档案管理中的检索学、目录学以及主题著录标引等知识外，还要掌握一些计算机与网络的相关知识。在使用计算机前应了解其对档案管理工作的影响，对档案管理工作中引入无纸化办公系统而引起的变化有一定的思想准备和知识储备。对此，机关要强化对档案管理人员进行计算机方面的知识培训，合理编设计算机管理方面的岗位，充实一些具有一定计算机应用水平的年轻人员进入档案管理队伍。

作者:徐 瑛 丁伟锋 单位:山东烟台市福山区公共就业（人才）服务中心 海军航空工程学院

参考文献

［1］蒋永香．无纸化办公与档案管理［J］.湘潭师范学院学报，2006（4）.

办公档案管理范文篇8

（一）规范化、标准化的档案归档

档案的归档主要会分为纸质档案归档和电子档案的归档两部分。充分利用计算机网络平台实现档案归档工作，以实现信息化和现代网络化为目标，着眼于建立高标准、高性能的系统。利用计算机网络平台，归档工作需要对每一个环节都进行明确的规范，使各个层面达到一定的水平，这样才能提归档工作的综合能力，发挥出整体优势。

（二）医院部门之间的共同协作

在办公自动化的背景下，档案自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，医院的自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个档案管理部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案管理需要系统性的特点。

二、改善办公自动化环境下的医院档案管理工作的具体措施

（一）转变传统的方式，促进高效档案管理

在办公自动化的背景下，文件自身是相对独立的。与传统归档工作由个人或者部门承担归档管理不同的是，自动化档案管理以文件为单位，处理好的文件直接归档。因此，电子化档案的归档工作不仅仅只是一个部门的工作，需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件的归档，两者缺一的话，这个档案档案都是不完整的。而且在自动化办公系统建立起来的前端时期，就应该将管理工作延伸到设计阶段，系统的功能也需要涉及到前端控制。这就是档案档案管理需要系统性的特点。

（二）制定标准化、规范化的档案管理制度

办公自动化下的档案管理具有及时、方便、快捷等的优点，同时伴随着这些优点下的问题就是档案管理工作必须要标准，统一和规范化。第一，如果文件管理和档案管理是分离的，那么两者之间就会存在越权问题，尤其是文件归档的前期容易发生这样的情况。因此，单位必须制定一套标准，规范档案的管理工作。第二，在业务流程和技术操作过程中，文件处理、归档和一些著录中都应制定统一的格式和标准，同时确保不同的接口类型中的档案能顺利、安全归档。

（三）建立专业档案管理队伍

办公档案管理范文篇9

关键词：办公自动化；档案管理；系统对接

现如今社会的主要发展趋势就是数字化建设，同时在各行各业也都开始进行数字化建设，就连各院校也不例外。目前已有诸多院校实现了数字化平台的基础建设，能完成档案信息数据的共享。通过自身权限对办公自动化系统与档案管理系统进行直接访问。但诸多院校实现的办公自动化系统与档案管理系统的对接只是表面上的，系统之间的融合并不完善，为了加强院校的档案信息化管理建设，必须要积极进行办公自动化系统与档案管理系统的对接研究。

1办公自动化系统与档案管理系统对接的重要性

学校电子文件主要来源于办公自动化系统，但是电子文件所具有的特点导致档案属性并不规范，电子文件的的多样性、系统依赖性与易更改性都导致电子档案的管理难上加难。因此，大多数院校的档案管理系统与院校办公自动化系统的管理归属于两个部门。档案管理要求中规定，档案的管理必须要具有完整性、真实性与原始性，但电子文件的管理并没有满足上述基础要求，无法实现院校档案数据的全面融合。档案管理系统的基础就是信息的网络化应用，对各种信息数据进行网络化的集中管理，使整个电子文件的产生过程得以科学且规范的保存，进而实现电子文件档案的实时归档与线上查阅。电子文件到电子档案是一个连续统一与衔接的过程，如何将两个相互独立的系统在工作程序与架构上进行高效的对接有重要的研究意义。

2办公自动化系统与档案管理系统的对接策略

2.1利用数据接口方式。数据接口技术是伴随着信息化、数据化技术产生的，利用数据接口技术，能够在办公自动化系统与档案管理系统之间建立一个完善且可以兼容的数据接口，利用该数据接口，实现两个信息化系统的融合互通，使两者从真正意义上成为一个整体。利用数据接口的方式主要需做到以下两个方面的内容：首先是实现信息目录的转存功能；其次是实现电子文件信息准确挂接的功能。办公自动化系统中数据库的数据应当与电子文件相互对应，因此在将办公自动化系统中的数据库目录转存至档案管理系统的数据库中时，同时上传电子文件至总服务器中，最后实现目录与电子文件内容的一一对应。2.2完善自动化档案管理相关制度。自动化办公技术制度的不完善将会从根本上严重的阻碍院校利用信息化技术完成档案管理工作的发展进程，为了解决这一问题，就必须要从以下三点进行改革：第一是从国家职能部门层面而言，政府相关部门应当制订完善的法律法规，从政府角度规范行业标准，使办公自动化技术与档案管理系统的对接过程变得有法可依；其次，院校内部应当根据院校自身管理情况，并结合学校档案管理信息化建设实际过程中出现的问题，制订符合要求的个性化规章制度，帮助院校进行具有更强规范性的档案管理信息化工作；第三，在利用办公自动化技术完成档案信息管理的过程中，如果发现了制度中存在不合理的问题，应当及时进行研讨、纠正，从而不断提升院校档案管理的信息化水平与综合管理水平。2.3高效利用网络技术实现信息资源共享。与传统的纸质档案管理方式相比较，我们之所以采用档案管理信息化与办公自动化融合的管理方式，主要目的之一就是更好地实现档案信息的共享，最终帮助院校实现以档案数据的信息化管理为基础，有效地推动院校各项管理工作有序、高效进行目的。院校在进行办公自动化系统与档案管理系统的对接时，应当在院校原有的工作基础上进行归纳总结，在院校内部建立一个完善的档案信息网络化体系，根据一个完善、规范且统一的管理标准进行档案信息的管理工作；同时还要实现管理系统软件与程序的一体化建设。在这个对接的过程中，院校的各个部门之间需时刻保持一个良好的信息资源共享关系，根据院校制订的文书档案统一管理标准，实现学校内部所有信息档案资源的有效整合与共享，充分地发挥网络信息的应用优势。2.4创新档案信息利用形式。任何一个院校在发展与经营的过程中都会产生大量的数据与信息，将这些数据与信息形成档案的主要目的就是服务于使用。但在很多情况下，院校进行档案信息的管理工作时都是被动的完成工作，工作效率低且质量无法得到保障。而办公自动化系统基础上的电子档案管理工作更加方便与便捷；同时档案信息的后续使用更加灵活、更加高效。也就是说，利用办公自动化系统，档案管理工作能够从原本的被动进行转变为主动开展；同时在满足权限设置与保密制度的前提下，还可以同步开展档案管理工作与校务工作，创新档案信息的利用形式，建立档案资料的内部电子文档中心，具有权限的用户可以随时的登录系统查阅所需要的相关材料，使档案工作变得能够高效地服务于师生日常工作与学习。2.5重视档案管理的信息安全建设工作。在融合办公自动化系统与档案管理系统的过程中，首先需要做的就是加强档案管理的信息安全建设工作，只有保障信息安全，才能避免出现系统被非法入侵、篡改的情况。想要保证档案管理的信息安全，就必须做到以下几点：首先，在利用自动化、信息化技术开展档案信息管理工作时，必须考虑的问题就是加强档案信息保存系统的环境安全，尤其是要从根本上保证档案信息数据库安全，及时地进行数据更新并安装相应的补丁；其次就是要不断地提升档案信息系统管理工作的安全意识，在信息系统内部安装高等级的防火墙与杀毒软件，并定期更换权限密码与登录密码，从而达到防止不法分子入侵、危害档案管理系统安全性的目的。

3办公自动化系统与档案管理系统的对接应用

3.1数据信息的自动采集应用。办公自动化系统能长时间地准确保存全部已经办理结束的内部文件，同时也能有效地保存院校的信息资料与公文、邮件、传阅记录等等。如果院校管理的这些信息没有经过系统程序的有效处理，只能单独在办公自动化系统中进行存放，无法实时地转入进档案信息管理系统中。在进行档案归档操作时，档案管理工作人员需要对归档的档案进行手工扫描并录入，整个过程不仅会造成院校大量的人力物力资源浪费，同时也增加了错误的出现率。而利用办公自动化系统与档案管理系统对接的方式，可以实现将办公自动化系统中的数据随时地向档案管理系统中进行转换的功能，不仅节省了大量的时间，同时也减少了转换工作的繁琐性。从技术层面而言，如果将办公自动化系统中的数据直接保存在关系数据中，是比较简单且容易实现的。因为往往院校的档案管理系统采用的也是关系数据库模式，能够直接快速地对关系数据库中的信息数据进行读取。但从本质上，办公自动化系统与信息管理系统数据库中的字段并不完全相同，因此必须先将两个数据库中的字段进行一一对应，最终完成两个系统的对接工作。3.2采用集中式流程管理模式。办公自动化系统中具备的主要流程如下：收文、阅文、发文以及签发；档案管理系统中具备的主要流程如下：借阅、查询、利用以及归档。因为两个系统的主要工作流程完全不同，我们可以采用集中式流程管理模式，将两个系统中的全部流程在流程管理中心进行统一的保存，将需要领导进行审批的页面合二为一，直接在办公自动化系统中体现审批功能，也就是说，能够实现在同一个界面完成多项审批事项的功能，避免领导重复进入多个界面审批同一个内容的情况出现，减轻领导工作的繁琐性。想要实现这个功能，就需要实现办公自动化系统与档案管理系统的对接与融合，首先需要建立两个系统通用的流程控制页面，使办公自动化系统与档案管理系统都是由一个界面进行流程的统一管理，就是实现办公自动化系统与档案管理系统的内核统一化。一般情况下是将流程控制的界面放置在办公自动化系统中，这样就能够帮助使用者实现在一个界面下对不同系统流程的控制功能。3.3界面部分数据转换的实现。系统界面部分的数据转换主要通过以下三个方面实现：第一个是实现文档信息目录的转换。通过建立办公自动化系统数据库与档案管理系统数据库之间的对应关系，运用统一的界面模块将办公自动化系统中的信息目录数据直接转存到档案信息系统中相对应的数据库中；同时实时地在档案管理系统中形成可以被直接利用的目录数据信息；第二个是进行档案信息的转换，所谓档案信息的转换主要包括通过嵌入方式进行挂接的档、用户的编辑档、扫描档、文档等等。例如，通过研究办公自动化系统起草的文档格式，再进行界面模块的破解与处理操作之后，可以将其完全转化成为一个单独的档，最后将形成的单独档案信息直接存放在档案管理系统的电子档案储存端中；第三个是实现档案处理与电子签名之间的转换。将办公自动化系统中对档案进行处理的记录、领导审核的记录、领导的电子签名等文书处理信息实时地转变为标准的格式后存入档案信息系统的数据库中。通俗来讲，系统的界面主要是通过以下两个步骤完成数据信息转换的，第一个步骤是完成目录转换，就是完成每一个文档信息的对应转换，这个步骤代替了传统档案管理的管理人员手工录入信息的过程；第二个步骤是进行电子档案的转换，也可以称之为进行电子档案的挂接。这个步骤主要替代了档案管理人员手动扫描形成电子档案的过程。在这两个步骤全部完成之后，存放在办公自动化系统中的信息就能够全部变成存放在档案管理系统中的档案信息数据了；同时可以通过利用档案信息数据统计功能，对导入的数据与导出的数据进行比对，确认两者是否一致。当数据库完全导入后，档案管理工作者可以利用数据接口对接受的数据信息进行相应的分类与归档，最终形成为可直接被查阅并利用的电子档案信息。

4结束语

综上所述，办公自动化系统的应用在极大程度上实现了对办公文档的自动化管理，根据当前各个行业对办公自动化系统与档案管理系统的实际需求，应当不断地总结经验，进而完成办公自动化系统与学校档案管理系统相融合的一体化平台建设。在目前数字化、信息化飞速发展的大背景下，办公自动化系统与档案管理系统的对接速度必须予以加快，真正做到从根本上完成数字化校园档案信息管理系统的建立，做到档案管理服务于人的最终目的，将院校档案管理系统和院校办公自动化系统的有机结合，利用工作的规范化，更好地为师生提供服务，挖掘档案信息的利用价值，实现“电子档案”和“纸质档案”统一管理。

参考文献

[1]严文枝.基于办公自动化环境下文书档案管理的思考[J].办公室业务，2017（24）：181.

[2]石若漫.浅谈办公自动化与文书档案管理[J].办公室业务，2017（23）：142.

[3]岳吉.办公自动化对事业单位档案管理的影响[J].现代经济信息，2017（22）：48.

[4]金建宏，周捷，许建平.科研单位协同办公系统的设计及应用[J].电子技术与软件工程，2018（21）：43-44

办公档案管理范文篇10

关键词：基层医院;办公室;档案管理

对于广大基层医院来说，实施预防保健、培训、科研、治疗过程中，普遍需要用到医院档案，医院在其有效引导之下，也才能利于各方面工作顺利实施。加强医院档案管理比较重要，能够利于医院顺利发展，在医疗技术水平方面，也能够实现较为明显的提升。然而在具体开展的各项管理中，现如今普遍面临一系列问题。

1医院档案的定义以及分类情况

目前情况下，不少基层医院的档案管理工作存在着混乱的情况，造成这种局面的一个极为重要的因素便是医院档案的定义含糊不清，分类界定不明。所以，要改变当前我国医院档案管理中存在的一些问题就必须从定义入手，对医院的档案进行严格的划分以及界定，从而提升医院档案的管理水平以及能力。医院的档案主要是在医疗、科研、教学、保健、医药管理、行政管理等过程中形成的具备保存价值的以文字、图像、声象等作为载体的记录。根据相应的要求，医院的档案具体的划分标准各不相同，一般可以分成病历档案、人事档案、设备档案、财务档案、实物档案等，在所有的这些中，病历档案是非常重要的档案，其不仅仅是医院医疗水平以及管理水平的具体体现，而且也是医院避免医疗纠纷的重要凭证。人事档案是医院选拨以及任用人才的记录，是医院考核、培养、职务晋级的重要保证。科技档案则是医院的医疗成果鉴定以及推广实施的重要的有效保障。基建档案主要是指医院在建设、管理、维修、扩建等方面的真实的记录形式，它不仅仅服务于医院的经济建设，而且有助于医院的医疗水平以及医疗事业的发展。所以，做好医院的档案管理工作对于医院的发展等尤为重要。医院的财务档案包括一些具体的会计凭证、会计账簿、个人保险的资料、奖金、津贴等，主要是以书面的形式来进行核算的资料，以及上级部门所发出的文件、法规制度的操作流程。其不仅仅反映了会计工作的有效控制，而且也为医院建立完备有效地档案管理提供了原始的、真实的数据。除了书面的表现形式，声像资料也是医院档案非常重要的部分，其主要是指医院在医疗活动、社会活动中依靠电子设备摄录的形式来完成的具有重要价值的照片、磁盘、录音带、录像带等，其是医院医疗活动、科研活动、教学活动的真实反映，是医院众多档案的重要组成部分。

2目前基层医院档案管理存在的问题

2.1管理制度难以完善

目前档案管理逐渐变得越来越复杂，已经并非局限于查看、保密、存放和保管，并且包括电子档案方面的管理，如何利用网络平台进行共享，以及分级审查等内容。因此，如果仍然采用以往的管理制度，势必难以符合管理的迫切需求[1]。一些医院在这方面开展过程中，特别是对于实物档案等方面，普遍未予以及时有效的归档，缺乏相对完善的制度，这样往往就会容易造成存在大量档案材料，在实际进行归档的时候往往就会不齐全，另外普遍容易出现重复归档。档案一旦被整理之后，同样无法进行迅速地查找。

2.2硬件设施落后

在档案管理具体开展的过程中，就硬件设施方面来说，目前难以保障先进性，并和现代化管理有出入[2]。现阶段档案管理的具体开展阶段，存在着很多设施过于落后，陈旧和老化现象相对来说就会比较严重，一些医院甚至缺乏比较独立的办公室，这无疑不利于档案的良好保存，使用一段之后可能就会容易出现一定的破损，容易影响寿命等方面，另外对于档案保密来说，同样具有较大隐患。

2.3重视度缺乏

通常来说档案管理对于整个医院来说都具有十分重要的作用，通过档案管理能够实现更好地服务于医院。但是目前由于重视程度不足，在档案管理上也缺乏足够的意识，因而使档案资源没有达到预期的利用效果。另外对于档案管理队伍来说，普遍难以做到完善，因此，实际工作效率就会大打折扣，一些原本有用的档案资源没有被充分调动起来，部分档案资源甚至出现了闲置和丢弃，导致相当一部分档案资源的浪费，因此，缺乏档案重视的问题亟需解决。

2.4业务水平较差

对于档案的各项管理而言，应不断完善档案管理团队，使其具备一定专业性。然而一些医院实际开展各项工作的过程中，并没有较为完备的档案管理团队，甚至均属于部门转岗而来，因而就本质来说也就非专业了。他们一方面专业知识比较缺乏；另一方面未受到过培训，因此，容易认识程度不足，并且在一些具体的业务上，同样容易一知半解。

3怎样有效加强基层医院档案管理

3.1不断完善档案管理制度

在档案管理具体开展阶段，应改变分散模式这一方法，大力推崇集中模式。医院不同相关部门之间，需要进行较为有力的协调，在资源方面也应该进行有效的整合。就档案管理方面来说，还需要不断完善职能机构，并且充分肯定档案室的地位[3]。另外应根据档案工作具体情况，有机完善岗位责任制度，让各环节具体的工作，都能够充分实现有章可循。对各类档案文献，也应该力求予以集中式管理，档案管理的具体开展阶段，应力求实现综合性，当成一个独立整体，然后通过较为统一规范化标准，予以一定程度的系统整理。

3.2注重增加资金投入

基层医院应不断加大资金投入力度，并且应该及时引入现代化技术。就现阶段档案数量与种类方面，已经持续得到增加，因此，档案开发利用实际阶段，如果仅仅依靠人工进行管理，普遍难以实现迅速查找档案，往往就会具有一定困难。所以，应该通过计算机等较为先进的手段，这样才能有效开展档案整理，管理能够朝着现代化步伐前进。

3.3加强开发利用

应充分重视资源的开发，这样才能充分利于后续较为良好的利用，并能够充分避免重藏轻用的实际问题。作为档案管理人员，应力求能够通过多种渠道，深入到实际工作中去，并力求较为合理的开发利用资源。并且还应该秉承着较为积极乐观的态度，有效组织编研活动。在服务观念方面，也应该力求实现创新。另外在档案具体进行利用过程中，不可避免的就会出现反馈信息，应重视这方面的管控。

3.4不断提升档案人员水平

档案管理具体开展阶段，人员培养相对来说尤为重要，因此，应该不断提升管理人员水平。应注重加强培训规划，让档案管理方面人员，应该定期深入到实际中去进行参观，积极有效地进行有关的学习，并且彼此之间加强交流，并且应该利用继续教育手段，持续更新自我的知识，并且有效提升知识水平。

4结语

该文根据目前基层医院实际情况，就怎样落实档案管理陈述自己观点，旨在能够为同行所参考。就现阶段情况来看，很多医院仍然采用人工管理这样比较传统落后的手段，无法真正将管理工作落到实处。特别是当前网络化管理的普及，更要求人们应该及时有效创建有力平台，并不断完善管理方式，这样档案管理才会达到预期目的。总之，医院的档案管理工作并不是一项可有可无的工作，在思想上，医院应该首先提高重视程度，改变传统的管理方法，尽可能地采用先进的技术手段来加强档案管理工作，从而为医院的发展提供强有力的支撑。

作者:范莹 单位:吉林省白城中心医院人事科

参考文献:

[1]石旭辉.浅谈信息时代基层医院档案管理现代化的实现[J].黑龙江史志,2014(22):97.