办公自动化系统与学校档案管理的对接

摘要：随着我国信息化技术的飞速进步，档案管理工作已经改变了传统的管理方式，开始采用档案与文件分开管理的方式，实现了档案管理整体绩效的提升。办公自动化系统的应用使档案管理工作变得更加简单、便捷，帮助学校档案管理工作人员实现电子文件管理的新时代办公自动化全过程应用。本文针对办公自动化系统与档案管理系统对接的重要性、现状、办公自动化系统与档案管理系统的对接策略以及具体的应用进行的探讨，希望能够帮助学校更加高效地完成档案管理工作。

关键词：办公自动化；档案管理；系统对接

现如今社会的主要发展趋势就是数字化建设，同时在各行各业也都开始进行数字化建设，就连各院校也不例外。目前已有诸多院校实现了数字化平台的基础建设，能完成档案信息数据的共享。通过自身权限对办公自动化系统与档案管理系统进行直接访问。但诸多院校实现的办公自动化系统与档案管理系统的对接只是表面上的，系统之间的融合并不完善，为了加强院校的档案信息化管理建设，必须要积极进行办公自动化系统与档案管理系统的对接研究。

1办公自动化系统与档案管理系统对接的重要性

学校电子文件主要来源于办公自动化系统，但是电子文件所具有的特点导致档案属性并不规范，电子文件的的多样性、系统依赖性与易更改性都导致电子档案的管理难上加难。因此，大多数院校的档案管理系统与院校办公自动化系统的管理归属于两个部门。档案管理要求中规定，档案的管理必须要具有完整性、真实性与原始性，但电子文件的管理并没有满足上述基础要求，无法实现院校档案数据的全面融合。档案管理系统的基础就是信息的网络化应用，对各种信息数据进行网络化的集中管理，使整个电子文件的产生过程得以科学且规范的保存，进而实现电子文件档案的实时归档与线上查阅。电子文件到电子档案是一个连续统一与衔接的过程，如何将两个相互独立的系统在工作程序与架构上进行高效的对接有重要的研究意义。

2办公自动化系统与档案管理系统的对接策略

2.1利用数据接口方式。数据接口技术是伴随着信息化、数据化技术产生的，利用数据接口技术，能够在办公自动化系统与档案管理系统之间建立一个完善且可以兼容的数据接口，利用该数据接口，实现两个信息化系统的融合互通，使两者从真正意义上成为一个整体。利用数据接口的方式主要需做到以下两个方面的内容：首先是实现信息目录的转存功能；其次是实现电子文件信息准确挂接的功能。办公自动化系统中数据库的数据应当与电子文件相互对应，因此在将办公自动化系统中的数据库目录转存至档案管理系统的数据库中时，同时上传电子文件至总服务器中，最后实现目录与电子文件内容的一一对应。2.2完善自动化档案管理相关制度。自动化办公技术制度的不完善将会从根本上严重的阻碍院校利用信息化技术完成档案管理工作的发展进程，为了解决这一问题，就必须要从以下三点进行改革：第一是从国家职能部门层面而言，政府相关部门应当制订完善的法律法规，从政府角度规范行业标准，使办公自动化技术与档案管理系统的对接过程变得有法可依；其次，院校内部应当根据院校自身管理情况，并结合学校档案管理信息化建设实际过程中出现的问题，制订符合要求的个性化规章制度，帮助院校进行具有更强规范性的档案管理信息化工作；第三，在利用办公自动化技术完成档案信息管理的过程中，如果发现了制度中存在不合理的问题，应当及时进行研讨、纠正，从而不断提升院校档案管理的信息化水平与综合管理水平。2.3高效利用网络技术实现信息资源共享。与传统的纸质档案管理方式相比较，我们之所以采用档案管理信息化与办公自动化融合的管理方式，主要目的之一就是更好地实现档案信息的共享，最终帮助院校实现以档案数据的信息化管理为基础，有效地推动院校各项管理工作有序、高效进行目的。院校在进行办公自动化系统与档案管理系统的对接时，应当在院校原有的工作基础上进行归纳总结，在院校内部建立一个完善的档案信息网络化体系，根据一个完善、规范且统一的管理标准进行档案信息的管理工作；同时还要实现管理系统软件与程序的一体化建设。在这个对接的过程中，院校的各个部门之间需时刻保持一个良好的信息资源共享关系，根据院校制订的文书档案统一管理标准，实现学校内部所有信息档案资源的有效整合与共享，充分地发挥网络信息的应用优势。2.4创新档案信息利用形式。任何一个院校在发展与经营的过程中都会产生大量的数据与信息，将这些数据与信息形成档案的主要目的就是服务于使用。但在很多情况下，院校进行档案信息的管理工作时都是被动的完成工作，工作效率低且质量无法得到保障。而办公自动化系统基础上的电子档案管理工作更加方便与便捷；同时档案信息的后续使用更加灵活、更加高效。也就是说，利用办公自动化系统，档案管理工作能够从原本的被动进行转变为主动开展；同时在满足权限设置与保密制度的前提下，还可以同步开展档案管理工作与校务工作，创新档案信息的利用形式，建立档案资料的内部电子文档中心，具有权限的用户可以随时的登录系统查阅所需要的相关材料，使档案工作变得能够高效地服务于师生日常工作与学习。2.5重视档案管理的信息安全建设工作。在融合办公自动化系统与档案管理系统的过程中，首先需要做的就是加强档案管理的信息安全建设工作，只有保障信息安全，才能避免出现系统被非法入侵、篡改的情况。想要保证档案管理的信息安全，就必须做到以下几点：首先，在利用自动化、信息化技术开展档案信息管理工作时，必须考虑的问题就是加强档案信息保存系统的环境安全，尤其是要从根本上保证档案信息数据库安全，及时地进行数据更新并安装相应的补丁；其次就是要不断地提升档案信息系统管理工作的安全意识，在信息系统内部安装高等级的防火墙与杀毒软件，并定期更换权限密码与登录密码，从而达到防止不法分子入侵、危害档案管理系统安全性的目的。

3办公自动化系统与档案管理系统的对接应用

3.1数据信息的自动采集应用。办公自动化系统能长时间地准确保存全部已经办理结束的内部文件，同时也能有效地保存院校的信息资料与公文、邮件、传阅记录等等。如果院校管理的这些信息没有经过系统程序的有效处理，只能单独在办公自动化系统中进行存放，无法实时地转入进档案信息管理系统中。在进行档案归档操作时，档案管理工作人员需要对归档的档案进行手工扫描并录入，整个过程不仅会造成院校大量的人力物力资源浪费，同时也增加了错误的出现率。而利用办公自动化系统与档案管理系统对接的方式，可以实现将办公自动化系统中的数据随时地向档案管理系统中进行转换的功能，不仅节省了大量的时间，同时也减少了转换工作的繁琐性。从技术层面而言，如果将办公自动化系统中的数据直接保存在关系数据中，是比较简单且容易实现的。因为往往院校的档案管理系统采用的也是关系数据库模式，能够直接快速地对关系数据库中的信息数据进行读取。但从本质上，办公自动化系统与信息管理系统数据库中的字段并不完全相同，因此必须先将两个数据库中的字段进行一一对应，最终完成两个系统的对接工作。3.2采用集中式流程管理模式。办公自动化系统中具备的主要流程如下：收文、阅文、发文以及签发；档案管理系统中具备的主要流程如下：借阅、查询、利用以及归档。因为两个系统的主要工作流程完全不同，我们可以采用集中式流程管理模式，将两个系统中的全部流程在流程管理中心进行统一的保存，将需要领导进行审批的页面合二为一，直接在办公自动化系统中体现审批功能，也就是说，能够实现在同一个界面完成多项审批事项的功能，避免领导重复进入多个界面审批同一个内容的情况出现，减轻领导工作的繁琐性。想要实现这个功能，就需要实现办公自动化系统与档案管理系统的对接与融合，首先需要建立两个系统通用的流程控制页面，使办公自动化系统与档案管理系统都是由一个界面进行流程的统一管理，就是实现办公自动化系统与档案管理系统的内核统一化。一般情况下是将流程控制的界面放置在办公自动化系统中，这样就能够帮助使用者实现在一个界面下对不同系统流程的控制功能。3.3界面部分数据转换的实现。系统界面部分的数据转换主要通过以下三个方面实现：第一个是实现文档信息目录的转换。通过建立办公自动化系统数据库与档案管理系统数据库之间的对应关系，运用统一的界面模块将办公自动化系统中的信息目录数据直接转存到档案信息系统中相对应的数据库中；同时实时地在档案管理系统中形成可以被直接利用的目录数据信息；第二个是进行档案信息的转换，所谓档案信息的转换主要包括通过嵌入方式进行挂接的档、用户的编辑档、扫描档、文档等等。例如，通过研究办公自动化系统起草的文档格式，再进行界面模块的破解与处理操作之后，可以将其完全转化成为一个单独的档，最后将形成的单独档案信息直接存放在档案管理系统的电子档案储存端中；第三个是实现档案处理与电子签名之间的转换。将办公自动化系统中对档案进行处理的记录、领导审核的记录、领导的电子签名等文书处理信息实时地转变为标准的格式后存入档案信息系统的数据库中。通俗来讲，系统的界面主要是通过以下两个步骤完成数据信息转换的，第一个步骤是完成目录转换，就是完成每一个文档信息的对应转换，这个步骤代替了传统档案管理的管理人员手工录入信息的过程；第二个步骤是进行电子档案的转换，也可以称之为进行电子档案的挂接。这个步骤主要替代了档案管理人员手动扫描形成电子档案的过程。在这两个步骤全部完成之后，存放在办公自动化系统中的信息就能够全部变成存放在档案管理系统中的档案信息数据了；同时可以通过利用档案信息数据统计功能，对导入的数据与导出的数据进行比对，确认两者是否一致。当数据库完全导入后，档案管理工作者可以利用数据接口对接受的数据信息进行相应的分类与归档，最终形成为可直接被查阅并利用的电子档案信息。

4结束语

综上所述，办公自动化系统的应用在极大程度上实现了对办公文档的自动化管理，根据当前各个行业对办公自动化系统与档案管理系统的实际需求，应当不断地总结经验，进而完成办公自动化系统与学校档案管理系统相融合的一体化平台建设。在目前数字化、信息化飞速发展的大背景下，办公自动化系统与档案管理系统的对接速度必须予以加快，真正做到从根本上完成数字化校园档案信息管理系统的建立，做到档案管理服务于人的最终目的，将院校档案管理系统和院校办公自动化系统的有机结合，利用工作的规范化，更好地为师生提供服务，挖掘档案信息的利用价值，实现“电子档案”和“纸质档案”统一管理。

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作者:杨芹 单位:玉林市卫生学校