办公自动化对文书档案管理的影响

摘要:伴随着网络信息科学技术的不断进步,文书档案的管理工作正面临着全方位的变革,不管是从管理的理念、管理的方式、还是管理的手段,都面临着革新和挑战.在文书档案的管理工作中,运用办公自动化的管理方式和手段,可以进一步的提高文书档案管理的运行效率和使用效率,并且还可以提高工作人员的办公效率,促使档案资源可以在一定程度和空间内得到共享.就对办公自动化下的文书档案管理工作展开研究.

关键词:办公自动化;文书档案;管理

1办公自动化的概述

所谓的办公自动化技术就是在应用电子计算机的基础上,将现代的办公技术、设备与之相结合所形成的,在文书档案管理的工作中,引用现代的办公自动化技术,可以有效的提高办公工作的效率,并且还可以为它的发展带来很大的变化.例如,办公自动化的应用可以为文书档案的储存模式、管理方式以及工作人员对其的管理工作等方面提供丰富的实践经验,从而为后期能够顺利的运用这项技术奠定基础.但是,电子文件档案的运用过程中需要结合很多的技术参数,才能保障其有效的功能,因此它在使用时也极具复杂.所以说,办公自动化在文书档案管理工作中的实际应用还是一把双刃剑,需熟练掌握.

2自动化环境下文书档案管理的优点

2．1提高工作效率

由于计算机拥有强大的信息处理技术,近几年由于它的介入,使得文书档案的管理工作在一定程度上实现了全方面的自动化.在以往传统技术手段下的文书档案管理工作,管理人员每天的工作任务量较为繁多,并且还以纯手工的管理方式进行工作,使得档案管理工作的过程变得极其复杂.现如今计算机和先进技术的引入,使得这一工作过程变得简单、有序.

2．2实现信息资源的共享

在档案进行管理工作的过程中,结合计算机技术所形成的管理体系,可以使其在利用时的效率和质量在不同程度上都得以提高,工作人员可以根据自己不同的需求对所选的文件信息做出响应,并且还可以对其进行脱机处理,为了保证这一工作在不受空间的约束下具有较高的查全率和查准率.其次,可以借助第三方平台及时了解和掌握其他档案信息最新的概况和重点动态.

2．3提高稳定性和使用周期

在以往传统的纸质管理方式中,由于纸张容易受损不方便保存等原因,使得文书档案在管理工作中只要稍有不慎就可能会导致发生遗失和损坏等现象.但是,办公自动化下的电子类型的档案就不会出现这种问题,随着文件储存、取读等工具设备的逐渐健全和完善,管理工作人员可以通过不同的电子载体各取所需,这些载体相对来说都非常方便存、读,以及有较长的存储时间,并且便于传递.最为重要的就是这种管理手段可以避免受环境因素的影响,不容易损坏,具有较强的稳定性.

3文书档案管理中办公自动化的具体应用

3．1规范管理体制

按照目前的发展状况来讲,很多单位对文书和档案依旧实行不同部门的管理体制,这种部门的管理体制,使得文书档案的管理工作不能够统一化.因此,为了保证文书档案管理工作的有序进行,对它的管理体制进行完善和规划是无可避免的,无论是前期还是后期,文书档案的管理工作都应该要归属于档案管理部门,并对其实施统一的监督管理.

3．2操作的统一化

办公自动化件不仅具有要较强的兼容性,并且还要具备良好的应用性能.所以,在它应用的过程中除了要有强大的功能系统外,还将需要规范一些标准.比如,确保数据的安全使用,促使电子文书档案能够在办公自动化的环境下安全稳定的运行.

4办公自动化的环境下文书档案的管理工作

在办公自动化的环境影响下,管理人员在技术和素质方面都需要进一步的提高和加强,虽然电子文书档案在使用过程中方便快捷,容易增删改动,但同时它的保密性和安全性也就随之受到了威胁和考验,在这种情况下就要要求管理工作人员要有过硬的技术和扎实的素质水平.为了保证电子档案文件的安全管理,档案管理的管理工作人员在具备相关专业知识的同时,还将要具备计算机网络技术或者是其他技术,要紧跟时代的发展步伐不断地提高自身的素质.比如,采用先进的信息安全技术,要定期的对存档的电子文件进行检查和备份,防止电子文件受到随意的修改,而影响它的完整性.

5结束语

综上所述,办公自动化在今后的文书档案管理工作中,有着广阔的发展前景和应用空间.实现档案管理信息化、系统化是档案工作的首要任务,它不但可以提高档案的利用率,还可以提高管理工作人员的办公效率.其次,就是在结合办公自动化的技术下进行文书档案管理工作的时候,要完善和健全它的管理体制,并且要建立统一的流程标准,只有这样才能充分的发挥出办公自动化的优越性,促使文书档案管理工作能够做得更好.

作者:陈庆杰 单位:长春财经学院

参考文献:

[1]王佳琳,雷玉芬．办公自动化对文书档案管理的意义[J]．兰台世界,2015,(S3):51．

[2]宋李娜．浅议办公自动化环境下的文书档案管理[]．档案,2010,(02):59G60．