档案局完善声像档案交流

应对声像档案的载体完整性、信息可读性、运行技术环境等进行检验，市级各部门档案机构在接收声像档案时。合格率达到100%时方可接收。市级各部门在向市档案馆移交档案时，应按规定将声像档案和其他门类档案一并移交进馆。

市级各部门认真组织实施，磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15-95市照片档案收集整理实施细则》渝档发〔〕36号）等声像档案业务标准、规范实施以来。取得了一定成绩，但也存在一些问题。如有的单位档案意识还不够强，对声像档案的收集归档重视不够，声像档案收集不够齐全；有的单位声像档案整理不够规范，声像档案所反映的人物、时间、地点、事由等要素揭示不清楚，不便于声像档案的利用；有的单位声像档案安全保管条件很差，影响到声像档案信息的读取。为进一步加强声像档案管理，现提出如下要求。

一、进一步提高对声像档案重要性的认识

人类在社会实践活动中直接形成的历史记录，声像档案作为一种专门档案。反映一个单位主要职能活动和基本历史面貌的重要史料，国家档案的组成部分。与其他门类档案相比，声像档案具有载体特殊、内容直观、形象生动等特点。市级各部门要进一步提高对声像档案重要性的认识，建立健全声像档案收集、整理、保管等工作制度，明确声像档案的归档责任部门和责任人员，切实加强声像档案的管理。

二、加强声像档案的收集

任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。同时应明确声像档案的归档范围，市级各部门应明确由拍摄录制承办机构或拍摄录制人员负责收集、整理并向档案机构移交声像档案。公务活动中形成的声像档案。凡是反映本机关主要职能活动、基本历史面貌和重要工作成果的声像档案，均应收集归档。当前特别要加强对“唱、读、讲、传”活动和“五个”建设工作中形成的声像档案的收集归档工作。收集照片时，对反映同一内容的若干照片，应选择具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点的照片归档，照片、底片、说明应齐全。数码照相机拍摄形成的数码照片应保证未经编辑，像素不低于300万，数码照片同时要冲洗出纸质照片归档。收集录音录像档案时，应简要说明录音录像内容、主题、录制时间等信息。

三、加强声像档案的规范整理

逐张编号、拟写照片题名并编制目录，声像档案的整理应严格执行国家和市的有关业务规范标准。照片档案按照《市照片档案收集整理实施细则》要求。使用的装具（照片册、底片册和芯页）必须符合规范标准，禁止使用普通影集、相册整理照片档案。录音带录像带按照《磁性载体档案管理与保护规范》要求，录音带应简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制时期、录放长度、密级等；录像带应简要说明该录像的主要内容、制式、规格和录制日期、放映时间等；录音带、录像带应分别逐盘（盒）编制目录。数码录音笔、数码摄像机等数码设备摄录形成的录音录像档案按照《电子文件归档与管理规范》GB/T188942002市电子文件归档与管理细则》要求整理，录音文件应统一转换为WAVMP3格式，一个录音文件刻制一张光盘，并贴上标签，标注讲话内容、讲话人姓名、职务、录制时间、密级等；录像文件应转换为MPEGAVI格式，一个录像文件刻制一张光盘，并贴上标签，标注该录像的主要内容、制式、规格和放映时间等；刻制的光盘应逐盘编制目录。

四、加强声像档案的保管与保护

改善和规范声像档案的保管条件。各单位应配备防磁柜，市级各部门应严格遵循有关业务标准。以达到声像档案恒温、恒湿保存要求。要定期对声像档案保管状况进行检查，发现问题及时整改，确保声像档案实体和信息安全。