科研院所档案工作发展误区及应对策略

一、引言

伴随科研院所半个多世纪的发展，科研院所的档案工作进步明显：档案管理体系日渐规范，档案资源体系从单一向全面囊括，改卷为件细化管理单元，档案数字化率大幅提升，电子文件归档初步实现。但相较于综合档案馆还有不小的差距，与科研院所高速发展的现实需求仍不匹配，尤其工作中存在的一些发展误区可能或已经影响档案工作整体格局的良性推进，必须引起所有档案工作者的重视。

二、科研院所档案工作的发展误区

发展误区一：对档案工作的作用认知有偏差档案工作是伴随科研院所创建而最早开展运行的一项工作，是科研生产经营管理活动的真实记录，对维护科研院所历史面貌、协调科研工作运转、促进效能发挥、提高管理效率和产品质量起着不可低估的作用。所以，对档案工作的定位比较中肯的是：档案工作是科研院所管理工作中的一项基础性支持服务工作。但随着我国科技体制改革的深化，科研院所紧随多元化经济发展趋势，在不断夯实、创新、提升主营专业优势的同时，优化各项资源配置，向市场需求提出产业发展目标，将实现高质量持续发展放在首要地位。而科研院所档案工作的从属性和服务性决定了其无法产生明显的经济效益，这也使得高层领导对档案工作的重视度始终不高，在全局规划中缺乏对档案专业的长远发展设想，在档案信息收管存用的理念、范围和模式方面缺乏清晰的目标设定；档案工作与业务工作融合度不高，导致档案数据潜在价值在优化业务管理方面无法显化，档案地位趋向边缘化；档案技术发展水平与主营专业信息化需求不协调，多数档案部门从独立机构变成科研院所信息中心的下属组织，有些划归后勤运营部门之下，档案专业特色渐失，甚至不见“档案”二字。发展误区二：对推进档案信息化建设有误解当前科研院所正在开展“数字档案”建设，提出从“管文件”向“管数据”转变，普遍采用档案管理系统对档案资源进行综合管理，并配备了档案数字化设备，可实现目录、全文数据库在内部网络的检索利用；且与PDM、OA等业务系统建立自动归档接口，打破了档案管理系统信息孤岛现象，初步实现电子文件自动归档。但随着科研院所信息化的深入发展，档案信息步伐明显落后，尤其是对推进档案信息化建设产生误解：对档案信息化建设全局规划不清晰，阶段目标不明确；在享用档案管理系统、扫描仪等新系统新设备带来工作便利的同时，产生设备至上心理，一谈如何深入信息化就是升级系统或者购置新设备，缺乏对档案信息化建设内涵的研究；重视对实体新馆的建设，缺乏档案管理嵌入式服务理念，在业务系统与档案管理系统集成、电子文件归档与长久保持、电子档案共享利用等方面研究不足。发展误区三：对档案重点工作的规范化梳理不足科研院所档案部门基本都要制定年度工作计划，计划内容多为规章制度的编写修订、档案管理系统的改进升级、管理流程的优化完善、业务范围的拓宽延展、档案宣传周活动等，这些多为科研院所的内部工作计划。但随着所属集团公司专业档案馆对其档案工作的管理加强，越来越多的重点工作以上级一号文的形式出现，被列为院所工作的考核项。如航空工业集团自2017年开展航空武器装备型号档案进馆工作，旨在实现“恢复能力、还原生产”，达到为产品复现提供所需全套产品档案的目标。这项重点工作得到各级领导的重视，也成为档案全员的重点工作。从最初的探索性开展，到经历进馆工作指引的换版升级，上级档案馆对档案进馆工作从组织管理、计划编制、工作流程、进馆要求、现场检查等各方面提出明确指引，但多数科研院所仍存在对档案工作梳理不足之处：更多关注上级考核项，对提升业务能力的档案技术发展未列入重点计划；集中大量精力于重点工作，疏于档案业务性工作的安排和跟进，不利于本院所档案服务科研一线的基本职能发挥；在重点工作已呈现常态化趋势时，没有及时分析工作流程和总结经验教训，未形成专项工作的规范化流程体系和制度化操作手册，工作模式仍是主管一手抓、全员听分配，工作效率低且完成质量受限于人为因素。发展误区四：对档案职业发展规划不够明确为提升档案信息化水平，增进档案服务科研一线的能力，科研院所档案人才队伍也在不断优化，专职档案员本科学历占比不断提升，引入并留住硕士研究生初具竞争力，专业人才推动档案工作快速发展已现战略成效。但科研院所对档案人才队伍的构建远不如科研一线关注高和投入大，整体呈现出对其档案职业发展规划不明确的势态：从科研院所信息化全局发展出发，更趋向于任用信息技术类人才为档案管理层领导，致使档案专业高学历出身且工作业绩突出的上进人才晋升困难，工作信心倍受打击；部分科研院所不仅空降管理领导且频繁更换，不利于确保档案业务开展的连续性和专业发展的掌控度；档案系列职称评定与工程师同等规则，竞争激烈，重视科研成果（论文和获奖）并将其量化，造成档案职称晋升困难；档案岗位绩效考核调节力度较差，且岗位流动性不强，基层档案员易安于现状，致使创新驱动力和拼搏事业心动力不足。

三、新时期科研院所档案工作的发展策略

（一）明确档案工作发展思路

要明确档案工作发展思路，首先要对档案工作的定位和作用有清晰的认知，要从科研院所全局发展出发，用全新的视角去审视档案工作。档案工作是基础性支持服务工作的定位不会变，但档案工作伴随科研院所发展的作用重点却越来越接近档案自身价值的体现。随着大数据、云计算和信息网络技术的广泛应用，科研院所聚焦“智慧院所”的建设如火如荼，档案不再是孤立的数据，而是以发挥“数据层面价值”的能力符号形式成为主动驱动力量，在不断助推业务质量和效率的提升。科研院所档案工作应与全局同步规划、同步建设、同步发展，结合“智慧院所”建设背景，重新定义“智慧档案”收管存用的要求和内涵。通过企业治理框架下的顶层设计，推进档案管理模块嵌入业务流程体系进程，进一步打破各类数据条块分割约束，畅通信息通道，为实现档案数据的新能力和新价值提供契机与可能。档案部门和档案工作者也要主动站位、系统思考，以科研需求为牵引、以规章制度为抓手、以流程再造为手段，钻研档案业务与档案技术的发展，坚守档案专业阵营，实现以档案力量推动科研院所的高质量发展。

（二）深入推进档案信息化建设

档案信息化建设是一个连续性的过程，随着时代背景变换在不同阶段有着不同的内涵与内容要求。科研院所档案信息化多处于数字档案馆建设阶段，应及时总结建设经验，立足实际发展需求，不断深入推进档案信息化建设进程。一方面，要从理论层面深化研究档案信息化建设的目标、原则、方式、内容与路径，梳理并分析档案信息化建设思路和发展趋势，加强对其内部要素关系和组织实施阶段的研究；同时结合科研院所信息化发展现状，加强前端设计、过程管理、规范分类、流程完善等文档全生命周期理论知识的研究和应用，从管理层面找准档案信息化融入全局的契合点，确保档案信息化建设有计划、有步骤、可开展、可落地。另一方面，要立足实际加快馆藏档案数字化步伐，熟练使用现有档案管理系统，最大限度地发挥其功能作用，通过局部系统开发、特色模块订制、归档接口优化等方式提升系统性能；要及时识别前沿技术，明确新技术应用方向，既不过于膜拜新技术新设备，也不盲目摒弃当前基础设施，要在更好履行档案工作基本职能的前提下，统筹档案业务和档案技术等发展规划，全方位、多角度地打开适合本院所发展需求的特色档案信息化建设新局面。

（三）充分梳理档案工作重点

科研院所档案部门应以档案专业发展规划为指引，科学合理地制定年度或阶段档案工作计划。本着“存以致用，服务科研”的宗旨，将档案工作重点放在如何提升档案服务能力、体现档案价值方面。要创新档案服务机制，拓展档案工作与业务工作融合范围和深度，主动了解大型科研活动和重要项目的档案管理及信息利用需求，通过流程嵌入、管理渗透、过程监管、数据分析等方式凸显档案价值。要充分梳理档案工作重点，应从这几点入手：第一，要梳理重点考核项工作的要求、内容和验收标准。对于类似型号档案进馆的趋向常态化重点工作，应及时总结经验教训并积极学习其他院所的先进方法，结合本院所实际情况，将其组织管理、工作流程、节点把控、数据标准、人员分工等形成专项工作制度规范，确保重点专项工作的科学有序实施和高质量完成；第二，要梳理可内部完善的档案工作内容。通过优化档案管理流程、重视提升业务能力、加强档案数据分析、筑牢电子档案安全建设等方式，提升档案专业建设水平；第三，要梳理需外部拓展的档案工作内容。通过掌握科研信息化动向、加强现行文件管控、推进电子文件归档管理、深化业务流程再造、嵌入档案管理模块等方式，构建档案基因在“智慧院所”信息体系的价值显化环境。

（四）营造档案职业发展良好环境

做好档案工作，人才是关键。科研院所应转变思想观念，重视档案专业人才的引进和培养，营造良好的档案职业发展环境。第一，要完善用人机制和人才培养计划，打通档案专业人才晋升通道，重视培养高层次管理型档案工作领导，加强档案项目专家和业务技术骨干的培养，积极引入经验丰富的专家级档案人才，分配相应初级技能人才从事档案基础工作，积极构建多层次档案人才体系；第二，要优化档案系列职称评定标准，将工作业绩量化为考核硬件，提升论文发刊质量的考核，增加档案晋升占比总量；第三，要加强档案职业培训，提供档案在职继续教育机会，通过营造档案工作创新氛围和活跃绩效考核机制，提高档案工作积极性。档案工作者应基于新时代科研院所发展需求，科学规划自身档案职业发展方向，面对档案工作新理论和新技术的发展，及时更新知识结构，不断练就新本领新技能。方向之一，加强现代化档案管理、业务档案一体化、电子文件和电子档案管理、档案信息化建设等方面知识的学习和研究，逐步构建档案工作发展大局观，向档案工作全局掌舵者方向发展；方向之二，关注大数据、人工智能、信息技术等在档案工作的应用研究，熟练掌握档案管理系统的运行维护、权限设置、模块功能拓展等技术，深入探究业务应用系统的运行架构及其与档案管理系统的可融合基点，逐步夯实档案信息技术知识和应用，向档案技术专家方向发展；方向之三，提升档案工作业务内容和工作流程的研究能力，清晰问题所在及解决方法，精于业务且善于研究，逐步强化档案工作专业特色和价值研究，向档案知识专家方向发展。

参考文献：

[1]邢延华.对高校档案工作定位问题的认识[J]吉林广播电视大学学报，2014（11）：54-55.

[2]管先海.走出档案工作的几个误区[J]北京档案，2006（11）：20-23.

[3]王晓燕.论档案工作的发展与对策[J]山东电大学报，2004（1）：57-59.

作者：张宁