卫生健康系统业务档案管理服务策略

摘要：本文针对卫生健康系统业务档案管理工作中存在的问题进行分析，并提出有效的解决对策。通过加强档案人才培养，提高服务意识，完善档案管理体系，以此来促进档案事业的可持续发展。

关键词：卫生系统档案；档案管理；服务职能；信息化

卫生健康系统作为国家卫生健康战略实施的重要系统，主要负责全民就医，维持医疗机构正常运行，贯彻落实卫生健康发展规划和措施，协调推进深化医药卫生体制改革，负责传染病的防治监督。档案管理工作在卫生信息管理中发挥着至关重要的作用。但是，目前我国卫生健康系统业务档案管理工作受历史、机构的影响，存在档案丢失、缺损、重藏轻用等问题。这些问题直接或间接反映出卫生健康系统档案管理中存在的问题以及档案管理服务机构职能弱化的现象。

一、卫生健康系统业务档案管理存在的问题

（一）业务档案管理制度有待完善

首先，电子档案管理制度不完善，电子档案的录入与纸质档案之间存在很大的差异。其次，档案管理责任制未明确，无论是在档案的收集、审批上，还是在电子档案的管理上，都没有明确管理人员的职责，严重降低档案管理效率。任何一个环节出现问题的时候，都不能及时找到相关负责人处理问题，也无法及时追究个人的责任。最后，业务档案管理日常的监督机制不够完善，由于相关管理部门缺乏对档案系统管理的理念，在日常工作中不能重视其相关工作，导致监督机制流于形式，长期处于“空缺”状态。

（二）缺乏专业的档案管理人才

在国家医疗改革逐渐推进的背景下，卫生健康系统管理工作逐渐向复杂化和系统化的方向转变，再加上电子办公信息化水平的显著提高，电子档案管理成为卫生健康系统档案管理工作的一项重要任务。电子档案作为传统纸质版档案管理的一种延伸和创新，主要依靠信息技术处理和解决。但是很多卫生健康系统档案管理人员素质水平低下，导致管理水平降低，档案管理知识严重缺乏，这些因素都严重制约了卫生健康业务档案的利用效果，无法充分发挥自身在档案管理中的应用价值。

（三）档案管理手段落后

加强对卫生系统档案的信息化管理，需要提高档案管理的水平和效率，便于档案得到及时有效地保存和查阅，这就需要积极改变档案管理工作人员的工作态度，创新管理方式，避免在管理过程中出现封闭式管理模式。积极改革与创新档案管理工作，充分发挥当前管理信息化和开放化的优势，全面推动档案管理工作顺利开展。但是，目前很多基层医院、卫生院、以及县卫生健康局档案管理工作依然是以人工管理方式为主，工作模式也同样采用你查我调的状态，缺乏档案管理的信息化建设。这种档案管理模式严重降低了管理效率，管理过程中也非常容易出现管理缺失的现象，很难适应满足当前档案管理工作的需求。

二、提升卫生健康系统业务档案服务的有效策略

（一）增强档案服务意识

提高卫生健康系统档案管理水平首要完成的工作就是增强业务档案管理人员的服务意识。卫生健康系统业务档案管理具有复杂性高、种类多、服务人员广泛的特点，要想做好这项工作，一定要增强管理人员的服务意识，这就需要加强对管理人员的日常培训和指导，同时单位领导也要充分发挥自身的职能，带头领导对档案管理工作相关知识的学习和掌握。在日常工作中，经常开设一些有关业务档案管理的知识讲座，改变被动的服务理念，变成主动服务，多引导众多的普通职工了解业务档案管理的意义，并且学习如何使自身的职业未来发展与企业未来发展形成相同的步调。除此之外，领导层的管理人员和工作人员也要增强档案管理服务意识，深刻认识档案管理工作基本出发点就是服务，使其含义可以在每个人的心中根深蒂固，从而形成领导重视服务，管理人员和工作人员践行服务的新格局，对提升服务质量具有极大促进作用。

（二）建立健全档案管理体系

当前，卫生健康系统业务档案管理工作中涉及到范围非常广泛，种类繁多，而且管理难度系数也比较大，如果没有建立健全的档案管理体系，卫生健康系统业务档案管理工作容易出现管理混乱、档案丢失、损坏等现象。因此，建立完善的档案管理体系至关重要。首先，建立完备档案管理责任制度。明确管理人员和领导者的工作职责，细化工作中的职能和使用权限，形成档案有人管、有人看的高质量长效监督机制。贯彻落实安全责任制，做好对使用者私钥和代码漏洞的管理和监督，避免信息数据被盗窃、泄露，同时还需要建立抢险机制，做好档案管理数据备份，防患于未然，全面提升档案管理信息的有效性、安全性。其次，规范档案管理，优化档案资源利用流程。通过采用培训方式对档案管理人员的综合素质和职业道德进行有效指导，加强他们的学习，积极开展现场“一对一”指导，并根据《中华人民共和国档案法》和《档案管理系统》来全面提高管理人员和使用者的信息安全意识，做好信息防护措施，特别是针对私钥管理、网络病毒的查杀，能够从源头上解决信息数据安全危机问题，更好地修复系统、加速优化。最后，统一卫生健康系统档案工作标准。包括患者病例、医护人员执业资格证、继续教育证、婚检档案、两癌孕优档案、文书档案等进行精细化的管理，同时在具体操作中也要统一工作标准，制定各自档案保管的范围和期限，并对卫生健康业务档案卷宗设置相应的编码，明确档案的目录和类别，实行统一化的管理。

（三）建设智慧档案信息化管理格局

卫生医疗机构为了适应时展要求，提出将信息化引入到卫生健康系统业务管理中，改变档案管理工作模式，全面建设智慧档案信息化管理格局，以此来全面提升卫生健康系统档案管理服务职能的水平。但是依然有很多人员并未认清楚信息技术和网络技术目前的应用价值，没有认识到信息化管理格局对提升档案管理工作水平的重要性，信息化技术应用意识极为薄弱，档案管理模式停滞不前，无法得到及时的更新与优化，导致海量数据无法得到及时有效的利用，长期处于“沉睡”状态，严重影响卫生健康系统业务管理工作的开展。除此之外，也会直接影响档案管理工作对于未来企业决策方面的辅助效果，导致档案管理工作逐渐趋于边缘化，所以建设智慧档案信息化管理格局势在必行。首先，加强卫生健康系统档案管理信息化建设。建设内容包括档案管理系统、智能分类系统、网络安全系统，同时还需要投入必要的资金，购买数字化设备，包括计算机打印机、扫描仪以及录像机等。其次，积极采用大数据、云计算等先进的计算机技术建立完善的档案数据网络系统。打破传统档案管理“信息孤岛”的状态，从而形成基于企业内部的数据资源地，促使档案可以跨组织、跨部门、跨系统管理，真正实现全生命周期的档案管控，实现信息资源实时共享的目的，提高档案资源管理的经济高效化、利用价值的最大化。

（四）加强专业培训

首先，把好管理人员的政治素养关。卫生健康系统关系着群众自身的利益，要全面贯彻落实党的方针路线。因为档案管理工作作为一种政策性、服务性非常强的工作，要求档案管理人员具备较强的责任心，严格遵守纪律法规，提升自身的职业道德素养。其次，加强对档案管理工作人员专业知识的培训。定期开展学习讲座，要求档案管理人员不断学习，不断提高自身业务水平，特别是需要加强对新入职工作人员业务知识的培训，培训内容以实际操作为主，将培训内容重点放在解决工作应知和处理问题上，对于在职人员培训内容以理论知识为主，提高他们的专业知识水平。最后，引进专业的档案管理人才。由于卫生健康系统的档案管理工作具有复合性强、专业性高的特点，兼职人员和临时管理人员已经不能胜任此工作岗位，无法满足当前档案管理工作的需求。因此，需要大力引进专业的档案管理人才，确保档案管理工作的专业化。

（五）有序发展优化资源配置

第一，随着科学技术的不断发展与进步，要想更好满足档案管理现代化的实际要求，就要顺应时展的潮流，从问题根本入手，解决设备落后、陈旧的问题。所以在大数据背景下，注重投入基础硬件设施，特别是服务器和存储设备的投入，能够有效缓解多个节点工作、实时计算对存储功能带来的压力。要采用现代化的管理手段，不断引进现代化的管理设备和管理技术淘汰落后的管理软件，加大资金的投入，不断研发更为合理的管理软件，扩大档案的管理范围，使各种最为尖端的软件可以应用在卫生系统档案管理中，以此来不断降低管理人员的工作量，节约人力、物力和财力，进一步提高管理人员的工作效率和管理水平。第二，转变电子档案管理模式，逐渐向扁平化管理模式转变，有效提高管理效率和水平。后端管理层面可以先采用区块链技术，在小范围内积累工作经验，等到应用时机成熟后在服务端业务中广泛推广，特别需要注意在实时服务中的应用，避免降低用户的体验度。第三，规范用户个人行为，载体、格式、内容大小实现统一规定，严格控制整个数据量的增长幅度。除此之外，需要提高信息数据的更新速度，定期备份和更新陈旧数据，促使带宽和存储空间实现服务层的应用价值，进一步提升信息数据的流通速度。

（六）提高档案使用安全性

在网络信息技术迅速发展的背景下，有效提升了档案工作的效率和质量，同时也有效简化了归档工作的流程，降低了工作的失误率和出错率。但是在信息化技术的影响下，安全问题成为影响档案质量的主要因素。档案使用权限问题可能会成为黑客攻击的主要目标，对档案信息的安全性和实效性都造成了严重的影响，非常不利于后期档案信息资源的查阅和使用，给后续工作带来了极大的不便。所以，卫生健康系统档案管理工作中随时都存在着信息被泄露和窃取的风险。这就需要合理采用现代化的管理手段，引进管理设备和管理技术，根据自身发展情况建立完善的安全制度，制定网络安全防护体系，实现对档案信息的保护和安全使用。同时还可以引进计算机网络安全系统，尽可能地保障档案信息的保密性，提高档案信息使用的安全性。卫生健康系统业务档案管理工作作为一项关系群众切身利益的服务型工作，需要加强对其的重视度和关注度。针对卫生健康档案管理工作中存在的问题，需要加强管理人的业务档案管理意识，掌握现代化的信息管理技术，建设信息化档案管理系统，从而提高档案管理水平，优化档案资源整合，提升业务档案信息的完整性和实效性。

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作者：郭美凤 单位：盘锦市盘山县卫生健康事务服务中心