档案实体安全和信息安全管理的建议

[摘要]档案安全是档案工作的底线，在复杂的保管环境下要满足社会多元化的需求，档案安全管理面临的形势严峻。本文以档案安全管理中存在的问题为导向，对档案保管保护的新理念和新模式进行探讨，进而提出几点建议。新时代复杂的保管环境下档案安全管理问题存在于档案征集、收集、整理、归档、保管和保护、编研、利用、展览以及转移运输等各个环节中，不仅包含相对静态的保管环节，还包括动态活动，档案安全管理面临的形势严峻。

一、新时代档案安全管理的重要性

档案安全是档案工作的重中之重，是档案工作的根基。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)于2020年6月20日修订通过，自2021年1月1日起施行。新《档案法》中有关档案安全的词条如安全管理、安全工作机制、安全应急处置能力、安全措施、安全保密等共24处，新《档案法》把有效保护档案作为其根本宗旨之一。

二、新时代档案安全管理中遇到的新问题

随着档案的经济性被重视，文物价值被发掘，档案自身利用方式也发生了改变，新型载体材料增多，档案在社会活动中体现出的价值越来越高。新方法、新成果、新技术以及产生的新情况、新问题都促使档案安全管理方式发生很大的变化，档案安全管理工作的重要性更加凸显。因此保证档案实体安全和信息安全已经成为业界瞩目的研究课题，建立新的档案管理理念以及建设新的安全保障体系已经提上日程。

三、新时代加强档案实体安全和信息安全的解决对策

2018年12月14日，国家档案局办公室印发《档案馆安全风险评估指标体系》，其中对档案实体安全和信息安全包含的二级指标进行了规定。新时期档案馆应对档案安全管理工作中出现的新问题，不仅要按照《档案馆安全风险评估指标体系》进行安全风险评估分析，还要拓宽档案安全管理研究的视角，如把档案管理内容扩充，由档案保护延伸到档案安全管理；把档案工作环境扩展，由库内的安全管理延伸到库外利用档案环节的安全管理上。要考虑新型载体不断增多，档案信息化、数字化面临复杂的保管环境等因素，要抓紧抓牢安全工作不放松，针对存在的安全风险点提出建议确保档案的绝对安全。

1.加强档案人才保障，构建复合型档案安全管理团队

人才是档案安全保障工作中最为活跃的因素。新时代由于要满足人们在线利用档案数字资源的需求，档案馆建设需要坚持“以人为本，依法治档”的理念，数字档案馆和智慧档案馆正在稳步实施，按照信息资源安全等级保护的要求，要确保数字档案馆建设和运行的安全，推动档案资源共享。在数字档案馆建设过程中，对档案管理人员提出了更新更高的要求，应配备具备档案专业或信息技术相关专业知识，具有较好的信息资源管理、知识管理能力和计算机应用技能的人员，构建复合型档案安全管理团队，这是保障档案安全管理工作中的重要工作。以笔者所在高校为例，在学校层面除了加大人财物的支持力度外，还成立了由校长牵头的档案安全管理机构和档案鉴定销毁领导小组，档案管理工作中的重要事项和重大事务需要各级分管领导通过召开专题会议、听取汇报、批示指示等方式进行工作部署和工作落实。制定增强档案管理人员安全意识的培训制度以及责任追究制度，做到职责明确。建立档案工作责任制，明确领导责任、管理责任以及执行责任，明确安全责任到人，签署档案保密工作责任书。“采取走出去请进来”、线上线下相结合的方式进行档案安全警示教育培训。深刻吸取巴西国家博物馆重大火灾教训，深入开展档案安全警示教育，学习档案保护与安全技术以及档案工作突发事件应急处理预案，消除和克服档案保管中的麻痹、松懈和侥幸心理，减少自然和人为因素对档案造成的危害。

2.加强安全管理，建立健全档案安全管理制度

强化档案管理人员的安全意识，根据国家有关档案安全管理的政策，完善档案安全标准规范，健全档案安全管理机制。一是建立健全档案的收集、鉴定、整理、立卷、归档、编研、利用和统计等方面的安全工作制度。如依据教育部国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》制定高校档案馆档案管理办法、档案接收质量标准和检查验收制度、档案征集的安全管理制度、档案整理指南、档案借阅管理规定。建立档案利用登记、严格执行档案利用审批手续、借阅登记和催还制度、档案鉴定销毁制度、档案审查审批制度。定期对馆藏档案、资料的数量、质量情况和保管状况进行全面清查和分类统计。完善档案展览过程中灾害防护和突发事件应急处置方案，服务外包工作严格执行《DA/T68.1-2020档案服务外包工作规范》。二是建立健全和不断修订档案库房安全管理制度，制定和落实档案库房管理规范，如定时观测分析库房温湿度，采取有效措施改善档案安全环境，消除和化解档案库房内的安全隐患和薄弱环节，建立档案库房突发事件、自然灾害和人为事故应对机制，建立档案库房安全监测、案件情况收集和技术防范的数据库管理系统。

3.重视档案馆建设的基础设施设备

档案馆选址要考虑防震、防水、防潮、防有害气体和灰尘、确保档案安全管理，便于档案提供利用等因素。新档案馆的建设要严守档案库房安全建设标准，档案馆设计要严格遵守《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2010)，执行“八防”要求，配备符合要求的设备设施。要加强库房保管的安全措施，安装门禁系统、防盗报警装置、24小时视频监控系统、气体灭火系统或高压细水雾灭火系统；特殊载体库房安装防磁等设备；涉密档案库房安装信息屏蔽措施；专用机房配备防电磁干扰、防静电、防尘、隔热设施、过载保护装置、电磁信号干扰器等。同时还要考虑安装通风过滤设备，对墙面和地面进行防尘处理以及库房周围绿植的覆盖率等因素。要坚持“安全第一、预防为主”的工作方针，深入开展档案安全的风险排查，构建人防、物防、技防三位一体的保障体系，提升档案库房的管理水平。档案馆基础设备设施建设的前提是要明晰各类载体材料的特点以及各类载体档案的保管条件，有针对性地采取有效措施，保证实体档案的安全。如保护纸质实体档案，一是要了解纸质材料的成分及特点。档案纸张内含有木质素、硫酸铝、松香等成分，成为酸的来源，从而造成纸张的酸化。二是要熟知实体档案的保管条件。酸是加速纸张脆化变质的重要因素，如果空气中的酸性气体如二氧化硫、二氧化氮含量达到一定浓度，与水结合会形成酸性物质，纸张的PH值高于6.2，纸张会慢速变质，PH值低于6.2，纸张会快速变质，PH值小于5，纸张会迅速变质，造成纸质材料的寿命会越来越短。三是要采取有针对性的有效措施，对空气质量和环境温湿度进行监测，将二氧化碳、PM2.5值、PM10值、空气质量TVOC值控制在规定范围内，在一定程度上减缓纸质档案的变黄变脆和老化的速度。如可以在库房内安装恒温恒湿设备、环境监测设备以及脱酸机等。库房内温湿度也是影响档案的重要因素。国家档案局《档案库房技术管理暂行规定》对档案库房的温湿度值和温湿度的变化幅度范围作了明确的规定。温湿度符合规定则有利于档案的长久保存，高湿或低湿情况下对档案制成材料或者纸张内部结构的破坏作用都很大，会加速档案纸张中纤维素的水解，有利于有害生物的生长和繁殖，促进纤维素光氧化反应，促进空气中有害气体、灰尘对档案的破坏，影响档案的寿命。

4.档案的抢救与修复

档案抢救与保护技术性强，如抢救魏玛女王阿玛利亚图书馆和科隆的城市拱门火灾损坏的图书，采取气溶胶处理、档案雾剂以及加入氧化镁和碳酸钙等措施。要保证档案实体安全需要充分考虑保护实体材料安全的差异性，采取不同的保护措施，如光盘、胶片、纸质材料及碱性材料等要采取不同的保护措施。2018年1月1日起实施的《纸质档案抢救与修复规范第3部分：修复质量要求》(DA/T64.3-2017)，为各级各类档案馆纸质档案抢救与保护工作提供了指导性的建议，推进了档案保护工作的制度化、科学化。如针对档案的唯一性，对已破损褪变的档案进行修复和复制，复制件用以提供利用，以减少原件的机械磨损，更好地保护档案原件。

5.加强档案技术保护，保证档案的实体安全和信息安全

要注重档案利用中的档案安全，确保档案不丢失、不损坏，档案信息不失密、不泄密。2014年国家档案局颁布的《数字档案馆建设指南》中指出，数字档案馆在建设过程中，每个环节要采取安全保障技术方法，确保数字档案馆建设和运行的安全。要加强档案信息化过程中的信息保障工作。在数字化过程中不仅要做好数据更新和档案备份工作，还要做好人员、设备的保密工作，档案在保管外包和服务外包的各个环节以及进行各种载体档案数字化的过程中都要严格按照相关规范开展，应对信息化数据采取档案备份和异地存放措施，确保万一情况下档案实体的安全。要加强档案信息资源在开放和利用过程中的信息安全保障工作。对于已开放和解密的档案信息按照档案管理的各项规定进行利用、公布和编辑出版；对于涉密和未开放的档案信息在开放、公布、利用之前要根据法律法规和制度规范严格执行审查审批制度，确保档案信息的安全。

参考文献：

[1]邬海燕.试论档案实体安全与档案信息安全技术保护问题——以沙角A电厂档案管理为例[J].黑龙江档案，2017(1)：70-71

[2]赵洁.档案实体安全和信息安全管理中存在的问题与解决对策[J].高等教育，2020(27)：69-70

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[4]周耀林，韦叶玲，王吉春.《档案馆安全风险评估指标体系》解读[J].北京档案，2019(9)：11-15

作者：安贺意