铁路建设项目工程电子档案特点分析

摘要：当前的社会进程之中，信息技术的发展速度不断加快，在人们的日常生活之中，该项技术的普及程度也非常广泛，并且在建设工程之中也产生了非常多的电子档案文件。为了确保在整个铁路建设工程之中所涉及的项目工作内容都能被完整地记录下来，所以按照以往的纸质文件进行相关记录的归纳与整理，相对而言更加复杂，在查找相关信息的时候其工作量较大，出错率较高。为了避免这一情况的发生，就需要在信息技术的支持下进行电子文件的收集工作，通过电子档案的使用，能够让档案管理工作的质量得到有效提升，并且在使用电子档案的过程中，能够对铁路建设工作之中所涉及的工程项目进行更为详细的记录，有利于在工程完成后所开展的维护与管理工作，也正是因为这一方式的应用，能够尽可能地保证铁路工程质量与标准要求更加贴合。本文主要内容就是对铁路建设工程之中所开展的电子档案记录工作具体的特点进行描述，并对该项工作应该如何进行管理与开展进行探讨，以期为实际的铁路建设项目工程进行的电子档案归纳、整理工作提供参考。

关键词：铁路；建设项目；电子档案；特点；管理

在当下的社会发展过程中，我国所拥有的交通运输行业的发展水平不断提升，我国所开展的铁路建设项目不断增加，铁路建设质量的高低与我国人民的生命安全有着密不可分的关联性，所以政府与国家对于该项工程的开展给予更高的关注度。在实施铁路建设项目的工程之中，使用电子化的方式对工程中所涉及的项目内容进行管理，是非常重要的一个工作环节。对于档案管理工作人员来说，按照电子档案的方式对相关信息进行管理，能够更加准确地对工程的数据与信息进行记录，其中所记录下来的信息拥有更高的真实性以及客观性。若铁路施工过程出现了任何的问题，都可以根据相关档案所记录下来的信息对铁路实施更加准确的管理与维护工作，也正是因为电子档案这项工作的开展，让铁路工程的质量有了一定的保障，并且为其施工过程提供了更加有价值的参考信息。

一、铁路建设工程电子档案的特点

在实施铁路建设工程的档案管理工作之中，电子档案是一种重要的形式与手段，该方法拥有着档案的一般特征，也就是原始的记录性，并且在此基础上，也拥有着与其他档案所不同的特点存在，其中比较典型的特征就是专业性与成套性等。与实际开展的铁路工程项目建设工程电子档案管理工作所具有的特点，将其总结为了七种重要的特性。1.专业性铁路项目的建设划分多个等级：高铁、城际铁路、普速铁路、既有线扩能改造等，不同等级的铁路项目验收标准不同，会形成不同的建设项目档案。同时，铁路建设项目具有线路长、地质条件复杂等特点。因此，铁路项目建设涵盖了路基、桥梁、隧道、房建、电力、信号等二十三个专业的内容。即使是同一个专业，如隧道，因地质条件不同，所采用的施工工艺也不相同。同时，因为线路长，涵盖的专业多，铁路建设过程中又划分了多个单位工程。因此，铁路建设工程电子档案相比较于其他行业，涉及的专业更多，专业性也更强。对于在整个铁路建设项目工程中每一个专业所涉及的信息，形成电子档案文件，呈现出更加具有特性的专业技术活动成果，拥有着更为显著的专业性特征，所以对于不同专业、不同的单位工程所形成的文件内容不能混合在一起。也正是因为这一点，电子文件在进行归档的时候，应该按照不同阶段、不同专业、不同单位工程来进行归档整理。2.成套性对于铁路建设项目工程所档案，其中内容包含了整个建设项目工程，所涉及的内容包括从项目的预可行性研究、可行性研究、初步设计、施工图设计、施工竣工等项目建设过程中各阶段的活动，具有有效地查考利用价值和完备的质量责任追溯功能。通过对相关的档案内容进行查阅和分析，能够从中找寻到有关与该项工程所开展的各项活动，能够更加准确地反映出建设项目活动的全部施工过程以及最终所呈现的结果。铁路建设工程形成的电子档案的收集、整理、归档、移交与项目立项、建设、竣工验收同步进行，以保证铁路建设项目拥有更高完整性、准确性以及更为系统性的电子档案文件。在铁路项目建设过程中，首先，在建设程序上，每一项工作的申、审、报、批都形成一份成套性的文件；其次，在施工过程中，同一单位工程施工图、施工图现场核对文件、变更设计文件、施工文件、监理文件、竣工图应具备成套、闭合性；最后，每一个单位工程的验收文件，单位工程中每一个分部工程的验收文件，分部工程中的分项工程、分项工程里的每一批次检验文件，都具备成套性特点。也正是因为这些成套的文件的存在，能够更加清晰地反映出工程项目最终所呈现出来的成果。因此，在进行电子文件的管理工作中，需要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持项目文件之间的有机联系，分类科学、组卷合理，便于保管和利用。3.阶段性铁路工程建设有着严格的程序和规范，建设过程总体分为：预可行性研究、可行性研究、初步设计、施工图设计、施工竣工等五个阶段。不同的阶段由主管部门、项目管理机构、设计单位、施工单位、监理单位形成涵盖整个工程建设过程中的各类文件、图纸等。每一个项目所处的阶段，依据工作流程和工作内容，都会形成非常庞大的电子文件与信息，并且各个阶段的信息都有着非常密切的关联性，但是同样的情况下也拥有着非常显著的阶段分层。4.动态性在实际所开展的工程项目工作之中，从最开始的工程设计到验收这一整个阶段，其一直都处于动态状态下。在实际的施工工作中，常会出现对设计方案的更换，所以也就需要对施工设计的文件进行对应的修改与补充，从而满足最终的施工要求。在进行相关修改的过程中，在动态性特点的作用下，要求电子档案与纸质文件的修改应该同步进行，并且需要修改的内容应该与实际情况相吻合，从而保证电子与纸质档案所记录的内容是完全相同的。5.依赖性在铁路建设项目之中所生成的电子文件与其他行业所生成的电子文件拥有一致性，其主要表现在都是通过计算机生成和读取的信息，并且需要通过数字代码的作用对相关信息进行记录，对于相关信息归档和单子档案的形成过程都需要使用计算机相关系统，其中就包含了对计算机的使用。并且因为电子文件在进行相关信息的储存以及识读方面都需要依赖相关系统才能完成，当电子文件与计算机的软硬件系统相脱离之后，就会产生一部分的文件没有办法被识别的情况，从而出现“死文件”，导致相关文件无法完成传递与后续的管理工作。6.分离性在相关的计算机系统之中，所包含的信息具有相对独立的特性，也正是因为这一个特性，在对相关信息进行修改的过程中更加简单，并且在进行相关修改工作之后，并不会显示出比较明显的改动痕迹。电子档案相较于以往所使用的纸质档案来说，拥有着更加显著的特征，其中就包括所含有的档案内容与载体之间能够更加容易分离，在信息修改以及复制的过程中更加便捷，同时电子文档并不具备直观性，并且电子文档信息非常容易造假，信息的真伪性没有办法去辨别。所以在对相关电子文档归档的过程中，需要使用更加特殊的方法对其进行处理，从而保证其拥有的凭证效力。7.寿命的不确定性相较于以往所使用的纸质档案而言，电子档案所附着的载体相对而言更加脆弱和不稳定，并且信息的记载过程需要依靠一定的硬件与软件设备，若技术过时，则会导致数字载体中所含有的信息内容没有办法正常显示出来，从而使得该信息的寿命没有办法准确估计。所以，对于电子档案而言，为其开展相应的保护措施是非常重要的，并且档案管理人员也应该针对这一特点，与纸质的方案相结合，对其电子档案所拥有的信息进行管理，让电子档案得到相应的保护。

二、电子档案的管理

1.铁路建设工程电子文件的归档2.归档的时间以及具体要求对于相关工程建设单位而言，应该对参与本次工作的单位所拥有的归档文件资料内容以及其质量的高低进行更为彻底的检查，保证整个文档内容不会出现任何缺失。在铁路工程建设项目建设完毕之后，其所拥有的电子文档已经与竣工后的纸质文档一同交于各层级的档案管理部门，并且需要对电子文档中的内容进行目录的编制与说明。（1）归档范围对于铁路建设工程中所涉及的电子文件的归档工作，其应该根据实际的纸质工程文件所涉及的归档内容，增添相应的电子文档部分。一部分就是文本文件内容，其中主要包含了对整个工程非常重要的可行性研究报告、施工组织的设计以及竣工验收所做报告等信息。第二部分涉及整个工程的CAD图样文件，其中包括了在整个建设工程之中所拥有的全套施工设计图纸文件，以及改变设计的相关文件，同时还有工程完成之后所形成的图纸文件等内容。第三部分是数据文件，主要包括在施工建设过程中，对于各项工程的测量数据等内容。第四部分是各种类型的表格文件，包含了铁验表、记录表以及工程技术条件表等一系列的表格数据。（2）归档方式在实施文件归档工作的时候归档方式可以分为网上和介质移交。前者是指在移交单位拥有网络技术的支持，工程负责人需要向档案部门进行相关电子文件的传输工作；后者指的是不使用网络传输，将所含有的电子文档内容通过光盘进行拷贝，上交给相关档案部门的过程。3.工程建设项目电子档案的管理对于工程建设项目所涉及的电子档案文件而言，其所拥有的易受损性相对于纸质文件更强，在进行文件保管的工作上要更加的严格，所以在实际的工作中需要注意以下几点内容：（1）电子档案所拥有的介质要求对于电子档案而言，其应该使用具有更高质量的光盘当作其储存的介质，一些粗制滥造的储存介质，可能会导致在进行信息储存的过程中出现信息缺损，不能保证整个档案的安全性。对于所开展的工程项目而言，应该使用更高质量的CD铜质光盘，它的保存周期能够达到80年以上，而一般的光盘，其所储存的信息能够保存的时限仅有7年左右。对于铜质CD光盘来说，其在进行信息读取的过程中对于相关技术的要求更低，并且所消耗的储存费用也更少，拥有更大的信息储存量，拥有的使用寿命更长、对于信息的读取速度更快的特点。（2）控制好温湿度当电子文档储存在相关光盘中的时候，其所处的环境不能靠近热源，因为光盘的主要成分是聚碳酸酯，当其与较热的物体接触之后，可能会像塑料遇上热源所发生的变化一样，出现变形。为了避免因为温湿度的不适宜而导致对光盘产生的损伤性，在通常情况下都会对储存要求有所规定，其温度应该设定在17℃-20℃左右，湿度的最适宜范围在35%-45%。当光盘处于温度与湿度均相对较高的环境下时，可能会导致光盘的使用寿命受到影响。（3）避免光盘出现损伤在对光盘进行储存与使用过程中，应该加强对其反射层的保护措施，若光盘上的反射层出现了一定程度的损伤，则会导致激光没有办法反射镜光驱光敏探头上，从而导致其信息没有办法正确读入计算机。所以在对光盘进行储存与使用的过程中，应该尽可能避免让反射层与其他较硬的物体接触，同时也不应该在该区域粘贴不干胶，因为在光驱进行工作的过程中，会出现一定的热量，使得不干胶的黏性变差，不能与光盘良好的粘连，并且不干胶还会粘住反射层上的铝铂。若放置光盘的盒子质量不达标，则会在拿取和放置光盘的过程中使用的力量更大，容易导致光盘出现变形。（4）专柜保管若光盘暴露在强光之下，则会导致光盘逐渐老化，其反射层上的铝铂也会因为接触到空气而出现氧化，影响光盘使用寿命。为了避免出现磁化现象，具有磁性的载体应该尽可能地远离磁场源，两者之间的距离要超过76mm。正确的保存方法是应该放置处于防潮、防磁以及防静电等一系列功能的防磁柜之中。（5）注意日常保养在光盘的储存过程中，应该注重正确的保养方式，在取用的过程中应该佩戴手套，手不直接接触光盘，动作要尽可能的轻柔。

三、小结

对于相关行业而言，所开展的文档管理工作是非常重要的它环节，受到信息技术不断发展的社会背景影响，现阶段的大多数行业都使用电子文档形式对相关信息记录与储存，并且通过这样的方式对于相关文件信息的收集、归档以及使用更加便捷。在当前的铁路工程建设过程中，所涉及的电子文档应该施行更加规范化和准确性更高的归档管理。也正是通过电子文档的建立，能够让铁路建设工程拥有更高质量的档案，为后续的工程提供相应的参考价值。

参考文献：

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作者：王明莉