档案数字化管理现状及优化路径

【摘要】传统的档案管理方式靠人工手动进行收集整理，现如今各行各业档案数量十分庞大，单凭手工操作没办法实现收藏和利用，不仅效率低，还会出现许多问题。本文对档案数字化管理的现状以及优化路径进行深入的研究，并且加以分析。

【关键词】档案数字化管理；含义；现状；优化

我国历来对于档案管理工作重视程度很高。但从我国现阶段档案管理工作的整体来看，过程十分枯燥、繁琐，每天的工作量非常大，传统的档案管理采取手工收集和整理的方式，这样的工作方法非常麻烦，并且执行过程中效率也比较低。有许多珍贵的档案因为传统的管理方式导致丢失，造成很大的利益损失。由此，档案管理行业以信息化和数字化的方式进行管理是十分有必要的，能够最大程度提升档案管理方面的工作效率。同时，可以大大减少工作人员的工作量，促使工作不再像以前那样复杂且繁琐。新时代，利用计算机对档案进行数字化方面的管理，大大提升了档案管理工作的效率。此外，从档案的使用方面来看，通过利用网络技术对档案信息进行检索，能够十分方便、快捷以及高效率地对档案内容进行搜索和利用，这样能够大大缩减工作方面的效率。

一、数字化档案管理的含义介绍

从古至今，无论是哪一类群体或者行业，档案的存在都有着重要的价值，这是由于档案能够记录每个人以及每个群体所发生的具体事件，能够清楚记载事情所发生的时间及地点。同时，还有各个地区或者群体的文化习俗、宗教信仰等，这些因素都会以文字、图片或者音视频的形式进行保存，这些保留下来的档案会随着时间的推移变得越来越重要，对于国家历史文化的研究意义重大。因此，对档案的管理工作必须采取科学合理的方式来严格执行，这样才可以促使档案发挥出其本质的作用价值。伴随着我国科学技术的不断发展，计算机技术对于我们每个人的生活都是十分重要的影响因素之一，计算机让我们的工作、学习以及生活都很便捷。除此之外，随着时间慢慢地累积，有关于历史方面的档案数量变得越来越庞大，如果单凭传统的手工整理方式要耗费许多的时间。然而，计算机的出现有效解决了这一问题，档案管理工作利用计算机技术来进行数字化方面的管理，大大提升了档案管理工作效率。

二、当前数字化档案管理现状分析

（一）数字化档案管理人才不足。档案管理工作中使用数字化管理方式，从理论方面的角度来看，与以往传统的工作理念并没有太大的区别，但在具体的工作执行过程当中却存在着比较大的差距。我国的档案管理事业从传统的手工整理方式向现代化、数字化管理方式进行转变时，出现了许多未解决的问题。现如今存在的问题主要是以下几点：一是以传统工作方式管理档案的工作人员比较吃力。现如今转型采用数字化技术管理档案时，大多数工作人员对于该项技能的操作方面明显有些吃力，他们大多年纪偏大，这个年纪的工作人员对于计算机方面大多不太熟悉，甚至有些人从未接触过计算机，因此对于数字化管理方面的工作内容执行起来十分困难。二是年轻人对档案管理工作兴趣不大。如果将档案管理工作交给年轻人，现如今年轻人会觉得这种工作比较无聊、枯燥，每天只是机械性地重复一件事情，工作缺少新鲜感。因此，在当前的信息化时代，很多年轻人不愿意干档案管理工作。三是专业人才缺乏。在目前阶段，我国档案管理工作缺乏数字化管理方面的专业人才，在一些特殊的行业，这种现象更加普遍，给我国档案管理事业带来了很大的困扰，这样的工作方式不仅效率低，并且还会出现许多错误，从而导致很多不必要的事情发生。如果想尽快改进现如今这种情况，就要对老员工的业务能力方面加大提升力度，特别是数字化专业方面的培训，保证老员工能进行简单的数字化管理方面的操作。另外，需要尽快引进数字化管理方面的人才担任档案管理工作。只有做好如上几点，才可以实现档案管理的数字化。同时，除保障档案管理硬件设施齐备外，还要进行档案管理计算机软件的研发与推广，促使档案管理行业更好地推行数字化管理工作效率。（二）专业档案数字化管理设备配备不足。我国现如今在档案管理方面刚推出数字化管理这种工作方式，在目前初始阶段，需要进行数字化管理方面基础设施的投资。档案管理数字化方面，大量的投入无法在短时间内获得应有的回报，因此大部分企事业单位不会消耗大量的资金进行档案管理，很多单位的负责人认为在此方面花费大量的资金，最终得不到回报。因此，在对档案进行数字化管理的普及和推广工作过程中，资金方面成为其中的一大难点，从而导致推广工作十分缓慢。有些企事业单位虽然已经装配了数字化方面的硬件设备，但基本上都是老旧的计算机、扫描仪等，特别是那些运行慢如蜗牛的计算机，对于档案数字化管理来说，是没有办法实现的。目前在数字化管理的普及与推广工作正在进行中，国家对于档案数字化管理工作提出了新的工作要求以及标准。现如今，在较短的时间进程当中，很难实现相关部门提出的工作目标。但是，无论多难，千万不能放弃，应当以热情积极的态度继续将档案数字化管理的工作进行下去，还要对档案管理相关的计算机软件进行不断研发，为尽快完善数字化管理事业贡献力量。

三、推进数字化档案管理的优化路径

（一）挖掘专业的档案管理数字化人才。档案管理数字化与传统的档案管理工作内容存在十分明显的差别，以往传统的工作方式采用纸质材料进行记录，现如今已经全部转变为电子版。并且，这些电子版的材料全部保留在不同的电子设备当中，进行多种方式的备份，备份设备有U盘、硬盘等。如果某一天这些储存设备受到的损坏，或者是受潮后设备当中进水，都会导致其中的电子档案文件丢失。因此，在对档案进行储存时，一定要进行多种方式的备份管理，并且要分别进行放置，这样才能够保证档案完整保存下来。以上只是其中明显的问题，关于档案数字化管理方面的问题还有很多，如果想要彻底解决这些问题，就要尽快引进数字化管理方面的人才来开展相关的管理工作。档案管理方面的工作人员需要定期进行数字化管理方面的培训，从而不断提升自身的综合素质，更好地参与到档案数字化管理工作当中，不断增强自身在数字化管理过程中的业务能力，在对工作人员进行数字化方面的专业培训时，不仅要对不熟悉先进设备的员工进行培训，也要对刚刚入职的新员工进行相应的培训，这样的培训方式能够有效避免工作人员在技术方面的欠缺以及不足。现如今，档案管理方面普遍存在的现象是，工作人员对于数字化技术这种全新的管理方式不了解，因此对于档案管理数字化工作产生抵触的心理，其中最主要的表现是，员工在日常工作时积极性不高，从而影响档案管理工作的效率。因此，企事业单位相关负责人要安排专人对老员工进行定期的心理疏导，帮助老员工找回自身对于工作方面的自信心，阐明现代化社会的发展情况以及使用数字化管理方式的优点，同时要不断鼓励老员工敢于接受新鲜事物，努力赶上当下社会发展的进程。同时，在日常工作中，要督促老员工起好带头作用，积极投入档案数字化管理工作中来。在对工作人员进行培训时，不仅要培训工作人员对于数字化方面的技术能力，还要适当添加一些专业方面的道德规范，职业道德与技术水平共同进步，才能够使档案数字化管理工作得到全面发展。（二）数字化档案管理技术的应用。档案当中记录的信息种类是非常多的，不仅局限于公民的个人信息这么简单，其中包含了社会发展、生活变化、经济水平、政治文化、军事力量、民族风俗等非常多的东西，在以往的工作当中，只是对这些档案进行分类，工作量就已经很大了，导致工作过程中非常烦琐。更何况每种大的类别当中还会包括许多的小的类别。在档案管理工作当中，往往会出现一些十分常见的工作难度，工作人员相互之间的理解能力不相同，因此在一些分类工作方面存在一些意见分歧：同样的一份档案，有的工作人员会认为属于历史类，有的会认为属于政治类，在分类时会出现意见偏差，从而导致工作效率降低。像这样的意见偏差问题不仅会影响档案分类，还会对档案查找产生很大的影响。同理，在对档案进行查找时，有的工作人员会认为某份档案是历史类，而有的会认为是政治类，这样会严重影响档案管理方面的工作效率。因此，在如今国家推动档案数字化管理的前提下，各企事业单位采用先进的软件对档案进行数字化管理，这样能够解决很多传统工作方式无法解决的问题，不仅解决了工作人员对于档案方面的分类问题，还能够十分轻松地解决对于档案查找不明确的问题，使档案管理方面的工作效率有了显著提升。在档案管理的传统工作过程中，在使用纸质档案进行专门的保存工作时，往往会遇到纸质材料的整理或者销毁的工作，这一方面的管理工作对于工作人员来说，比较容易发生疏忽，从而导致工作失误，甚至会造成比较严重的后果。由此，需要加快推进档案数字化管理的进程，在使用数字化对档案进行管理时，对于纸质档案管理过程中出现的问题，会得到彻底解决，能够很大程度上增强档案方面的完整性。现如今，档案管理方面普遍存在的问题是，大多数工作人员对于档案数字化这种全新的管理方式缺乏了解。因此，对于档案管理方面的工作产生了一定的抵触情绪，导致在日常工作时积极性不高，从而影响档案管理工作的效率。因此，企事业单位要对老员工进行定期的心理疏导，帮助老员工找回自身对于工作方面的自信心，阐明现代化社会的发展情况以及使用数字化管理方式的优点，同时要不断鼓励老员工敢于接受新鲜事物，努力赶上当下社会发展的进程，并且在日常工作当中督促老员工起好带头作用，积极投入档案数字化管理工作中。（三）加大资金投入，更新专业设备。档案管理工作在由传统工作方式向数字化管理方式进行转变时，会受到设备引进不到位以及资金不足等问题的阻碍。企事业单位在对档案数字化管理工作实施的过程中，对于资金方面的投入不足，因此有很多先进的数字化设备没办法被更新或是引进，这种情况对于档案数字化管理的推行产生了比较大的阻碍，甚至有些是致命性的。所以，企事业单位档案管理部门需要对此问题进行高度重视，要尽量增加对于档案数字化管理工作中资金的投入，促使档案数字化管理工作能够健康发展下去。在档案数字化管理过程当中，专业性强的计算机软件设备以及硬件设备是数字化技术最重要的必备条件。在计算机软件方面，要加强研发力度，使相关的计算机软件能够尽快推广使用，从而全面提升我国档案管理工作的质量。在硬件设备方面，不能仅限于增加资金购买先进设备，也要对当前自身拥有的设备进行维护与升级，这样可以有效节省资金，还可以增加设备的使用寿命。同时，可以使档案管理工作的效率得到增强。由于我国现如今的档案数字化管理工作仍处于推行初期，正处于适应、磨合阶段，还有很多未知的问题需要通过日常的工作来发现并且解决，从而逐渐使档案数字化管理工作越来越完善，形成完备的数字化工作体系。

四、结语

档案数字化管理工作能够有效保证档案管理工作的效率，并且能够轻松解决以往传统工作方式当中存在的问题以及困难。档案数字化管理工作推行不久，还有比较多的问题，需要工作人员在日常工作当中不断尝试并积累经验。在实施档案管理工作的过程中，需要加大资金的投入，以保证更新设备时资金充足。同时，在对工作人员进行培训时，不仅要培训工作人员对于数字化方面的应用能力，还要适当添加一些专业方面的道德规范，职业道德与技术水平共同进步才能够促使档案数字化管理工作健康发展。除此之外，还需要不断研发先进的档案管理软件，保证档案数字化管理工作有序开展，促使档案更进一步为现代化社会发展作出贡献。

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作者：王仕凤 单位：安徽广播电视台