医疗设备采购内控管理研究

〔摘要〕医疗设备不仅是现代医院核心竞争力的重要体现，而且是现代医院发展的基础，因此，保证医疗设备的质量十分重要。设备采购管理作为医院管理环节中的重要组成部分，对医院医疗工作的正常开展以及医疗水平的提升具有重要的作用。而对医疗设备质量控制的基础即对设备采购进行重点把控，只有在采购过程中仔细调研，慎重选择，在设备质量管控中严格把关，才能有效选择具有良好质量的设备。该研究结合乐山市人民医院现有医疗设备采购管理模式的实践经验，对医疗设备采购内控管理展开探讨。

〔关键词〕医疗设备；招标采购；内部控制

相对外部监管而言，内控管理是由医院内部进行管控制度制定与实施的一种管理程序，在实施过程中亦是由医院的相关部门进行管控监督，以保证医院合法合规地开展经济活动，保障医院资产的安全性和应用的有效性，减少资产风险的发生，这也是预防内部资金管控腐败行为产生的有效手段之一[1]。对于内控体系的建立，应从风险点入手，通过对管理制度进行全面完善，对工作中存在风险的人、物、事起到约束和监督作用[2-3]。医疗设备采购作为医院内控管理的重要内容之一，体现了医院管理的规范化、全面性。对医疗设备采购实施内控管理的目的是最大限度地降低设备运行总成本，提高采购工作效率，降低采购风险，进一步提高医院的经济效益。本研究结合我院医疗设备年度采购计划内控管理的实践经验，就医疗设备采购的内控管理展开探讨。

1采购的评估与执行环节

医疗设备采购主要包括提出采购需求、产品调研、招标采购、签订合同、验收、付款等环节，除了提出采购需求与付款两个环节，我院曾经由设备科主管其他全部环节，后基于风险控制的管理要求，将设备科进行了重组，分为医学装备规划科、采购中心、医学工程科3个部门，其中由医学装备规划科负责产品调研，由采购中心负责执行采购程序与签订合同，由医学工程科负责设备验收，同时医院还成立了医学装备委员会，由其对采购计划环节组织委员讨论。通过从组织架构中落实采管分离，并依据医院内控手册制定《医学装备管理制度》《医疗设备及耗材招标采购制度》《医疗设备验收、入库管理制度》等相关制度文件，全面实行设备采购内控管理。

1.1提出采购需求环节

医疗设备的采购需求由临床、医技部门向医学装备规划科提出，医学装备规划科根据采购需求对需要采购的设备进行归类、汇总后，统筹安排，并按照规定的权限和程序进行审批。该环节存在的风险点主要为需求与采购计划不合理、不按实际需求安排采购计划、采购需求不符合医院整体规划等，主要的管控措施如下。（1）临床、医技科室应根据实际需求准确、及时地编制需求计划，并将年度计划和临时计划相结合，其中，对于年度计划实行，按照紧迫性、必要性开展三级分级管理；对于临时计划申请，严格落实管理控制，除新成立科室、旧设备报废、指令性任务外，原则上不同意临时计划；同时要求提出计划科室不能指定或变相指定供应商，如确实由于有不可替代的技术、专利等导致只有一家供应商，需单独提交报告至医学装备委员会审核。（2）采购计划应纳入医院年度预算管理，医学装备规划科在制定年度采购计划时，应根据实际需要，科学合理地安排采购计划，提交医学装备委员会审批通过后严格执行。（3）采购需求审批程序应标准，对于年度采购计划，应通过OA在线办公系统进行流程化审批，在规定的时间内提交年度计划申请，填写医疗设备计划申请表，内容包括设备类型、名称、数量、预算价格、国产/进口、有无配套耗材、是否属于科研项目等；对于超过50万元的设备，还需提交可行性分析报告，增加现有设备使用率、完好率、经济或科研效益分析、项目立项依据、项目必要性、项目可行性、投资回收周期报告、设备配套条件等内容。

1.2产品调研环节

产品调研由医学装备规划科牵头进行，主要目的是选择符合使用科室需求的产品，了解该产品的市场价格，制定产品的技术参数及采购最高限价。该环节存在的风险点主要为可能选择到不符合使用科室需求的产品、市场价格不透明导致不正确的价格预期，以及可能存在供应商舞弊行为等，主要的管控措施如下。（1）以科室需求申请资料为基础，组织供应商在纪委和审计的监督下进行公开的产品介绍与价格调研；组织使用科室到相关医院进行现场调研；在查找政府采购相关数据的基础上，广泛征求使用科室、专家、同行及供应商的意见，遵循公平、公正、公开和竞争的原则进行产品调研。（2）建立供应商评估制度，对供应商资质和信誉进行审查，通过“信用中国”“中国政府采购网”等渠道查询供应商信用记录来对供应商进行考核和评价，并及时对无法通过考核的供应商作出处理。

1.3招标采购环节

招标采购由采购中心负责，严格按照采购流程执行。该环节存在的风险点主要为采购方式选择不当、供应商的准入门槛设置不合理、技术参数设置不合理、采购评分标准设置不合理等，主要的管控措施如下。（1）对于符合政府采购条件的设备，必须由政府采购；对于不符合政府采购条件的设备，应根据实际情况委托第三方招标公司采购或院内自行采购。（2）严格控制单一来源的采购方式，如确实由于有不可替代的技术、专利等导致只有一家供应商，需经过论证并且公示论证结果。（3）除法律法规的规定外，尽可能减少投标人的准入门槛，禁止将一些非官方、非行业认证的证书作为准入门槛，以此为由拒绝潜在供应商参与。（4）应在充分进行产品调研的基础上制定采购参数及评分标准，不可过分强调技术参数而造成排他性，亦不可完全不体现技术指标、不对技术参数作出合理限制。

1.4签订合同环节

签订合同由采购中心负责。采购合同应对双方的权力、义务、违约责任等情况做出明确的规定。该环节存在的风险点主要为未经授权签订合同、合同内容与供应商投标书不一致、合同内容存在重大疏漏，主要的管控措施如下。（1）通过OA在线办公系统进行流程化审批，提交的审批申请除提供原始的合同文本外，还必须提供院长办公会/院党委会的预算决议、招标书、供应商投标文件、中标通知书；合同用章管理者应明确合同审批流程完毕后才能使用印章。（2）严格审核合同，对于采购价格、货款支付方式、设备型号、配置清单等重要条款，应逐条与投标书核对。

1.5验收环节

验收由医学工程科组织，同使用科室、采购中心共同完成。该环节存在的风险点主要为验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理而可能造成账实不符，主要的管控措施如下。（1）结合设备特性，制定明确的采购验收标准，主要核对设备的品牌、型号、配置、中文标签、运行情况等，如涉及软件配置，尤其需要重点核对功能配置与授权期限是否符合需求。（2）验收时医学工程科、使用科室、采购中心必须同时到场，验收合格后由医学工程科整理好随机资料及验收单，并及时提交入库。（3）验收中如发现实际产品与合同不符等问题，验收成员应立即汇报，由医学工程科协同采购中心追查原因并及时处理，如发现不合格设备，由采购中心办理退换货等事项。

1.6付款环节

付款是指在计划财务科对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。该环节存在的风险点主要为付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，主要的管控措施如下。（1）由计划财务科与医学工程科共同审查合同、送货单、入库单、验收单、采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断该款项是否确实予以支付。（2）根据国家有关规定，合理选择付款方式，并严格遵守合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。（3）加强预付款和定金管理，对于大额的长期的预付款项，应定期进行追踪，如发现有疑问的预付款项，应及时采取处理措施。

2采购的后评估环节

医院应定期对医疗设备需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、供应商管理、合同签约及履约情况进行专项评估和综合分析，及时发现采购环节中的薄弱点，优化采购流程，提升采购效能，改善采购质量。

3小结

医疗设备采购过程中所面临的风险受到内部及外部多重因素的影响，因此，过程中应根据实际情况相对考量，有效提升设备采购效率，保障医院与患者的利益。在设备采购环节进行内部控制能够有效降低采购环节中可能发生的风险[4]。在内部控制的实际实施过程中，应加强对采购人员的培训，使其能够熟悉医院发展计划并以发展计划为依据把握医院所需的采购信息，同时保持良好的内部沟通，以便及时准确地把握各临床、医技科室等对医疗设备的实际需求，保障设备采购后的利用率[5]；此外，应加强对风险变化的应对能力，确保招标采购过程公开、公正、公平，设备采购后对应的诊疗活动顺利开展，以及医院运营的社会效益和经济效益。目前，我院在产品调研环节，仍对设备的综合运行成本考虑不足，最终可能发生购置成本较低的设备综合运行成本偏高的情况，需在今后的实践中不断完善解决。

［参考文献］

［1］王小平.内部控制在医疗设备管理中的应用探讨[J].经济师，2017（1）：245-246.

［2］王欢.医疗设备风险管理的现状与对策[J].中国设备工程，2018（19）：44-45.

［3］李加荣.医疗设备的风险因素及风险管理方案[J].医疗装备，2018，31（12）：58-59.

［4］郭丽凤.《政府采购法实施条例》对医疗设备采购的影响[J].医疗装备，2015，28（13）：50.

［5］张林海.医院设备器械采购社会化的实践探索[J].现代医院管理，2016，14（3）：45-46.

作者：苗琛 杨治强 蔡永旭 单位：乐山市人民医院医学工程科