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干部人事档案数字化管理研究

1干部人事档案数字化管理的现状

1.1信息入库周期长、信息系统综合利用率未知。目前,中组部牵头已经建立《干部档案管理信息系统》,但由于干部人事档案管理的收集、整理、归档、数字化处理、图片处理工作周期长,干部档案的信息几乎都还没有进入到《干部档案管理信息系统》,该系统的检索功能、对数据的处理能力没有数据支撑,利用《干部档案管理信息系统》开展工作,对于组织人事部门改进工作方式、提高工作水平、整合人才资源类似于摸着石头过河。1.2工作人员管理方式传统、数字化知识缺乏。当前干部人事档案管理方式大多还局限于手工操作为主的传统管理方式进行数字化管理。2017年7月1日由中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会发布的《干部人事档案数字化技术规范》规定了干部人事档案数字化人员建库、目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理的技术要求。干部人事档案数字化进程的每一环节,不能仅仅满足于一般的计算机操作,需要有较高知识层次和先进技术水平的管理人员。1.3受场地、设备、技术、资金等各因素制约。场地建设、设备采购、数字化扫描、高清图像处理是干部人事档案数字化管理的前期准备。建设场地、添置必要的信息技术设备、外聘专业团队进行数字化扫描和图像处理需要花费大量资金,资金的申请和使用报批环节多、程序复杂,有的部门资金困难,招投标公司资质不够等因素都导致目前数字化管理的前期工作进展缓慢。

2推进干部人事档案数字化管理的几项措施

干部人事档案数字化管理综合性强、是一项具有创新意义的系统工程,干部人事档案管理数字化的积极推广和使用可以从以下几个方面入手:2.1加大投入,逐步开展基础设施建设。要加强信息基础设施建设,并且把这作为各级人事档案管理部门的重要任务,添置必要的信息技术设备,加大信息管理的工作力度。要注重推动档案数字化工作中前期的设备采购、扫描等原始数据采集。万丈高楼平地起,目前中组部等部门意见构建起干部人事档案数字化的基本体系和框架,各地各部门在体系和框架内,做好原始数据采集工作,就像楼房有了砖瓦,现代化、数字化的干部人事档案管理体系才能羽翼丰满。2.2加强培训,多方面整合档案管理人才队伍。档案管理队伍建设是当前干部人事档案管理数字化建设的关键。干部档案管理部门要注重观念的更新,重视提升档案管理队伍的专业要采取多种措施,进行人事档案管理人员业务知识的培训。要提高档案管理人员的专业技能,对其进行人事管理信息技术的培训,同时,要注意档案管理人才的有效任用,注重发掘青年人才的潜质。由于对现有工作人员的培训需要时间,还可以采用外聘专业人士以及业务外包等多种形式推动工作的开展。2.3健全机制,自上而下推进数字化人事管理进程。要有效改变当前干部人事档案的管理现状,人事档案管理部门就需要创建一套符合单位服务理念,并且适合组织人事部门实际需要的档案管理机制,加强顶层设计,建立健全相关规章制度,例如:建立文件检索、档案查阅审批制度,用户责任权限制度,数字化监督保密制度,安全管理制度等。通过建章立制加强对档案的数字化管理,自上而下使干部人事档案管理工作真正走向效率化的运行轨道。2.4加强多部门、多方位的协调联动。干部档案信息外围涉及到众多的单位以及上级、横线部门,内部则涉及到干部管理的多个职能部门,信息内容也包括班子履历材料、干部任免、干部教育奖惩、干部考核考察、工资福利等方面。因此,要加强上、下级和相关部门的协调,明确界定各级、各部门的责任区分、权限和义务,科学合理地进行管理信息的采集、维护和使用,加强多部门之间的协调联动,从而有效促进干部人事档案管理数字化管理的有序进行。

3结语

干部档案管理工作是人事部门的重点工作,推进干部档案管理数字化建设,对于干部档案信息的公开化、透明化能起到促进作用,同时减少干部调动、任免等工作的程序,能够提高相关职能部门的工作效率。

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作者:李婷婷 单位:乐山高新区管委会

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