烟草供应商质量管理模式构建

一、供应商管理原则

质量是企业发展的基础和管理的核心,供应商管理作为企业质量管理体系建设的重要组成部分,已经成为决定企业市场竞争能力的核心要素之一。绝大多数企业根据所采购工程、物资、服务的重要性、类别及合作关系的紧密程度,对供应商采取“Q.C.D.S”的基本管理准则,即质量、成本、交付与服务并重的原则。质量最重要,要确认供应商是否建立了稳定有效的质量保证体系,是否具有生产经营所需特定产品的设备和工艺能力;其次是成本与价格,要运用价值工程的方法对所涉及的产品进行成本分析,并通过双赢的价格谈判节约成本;在交付方面,要确定供应商是否拥有足够的生产能力和人力资源,有没有扩大产能的潜力,是否在合同规定的期限内交送货物;最后看供应商的售前、售后服务的能力和水平,是否达到及时、周到、有效。

二、供应商确定

供应商选择遵循“公开、公平、公正、择优”的原则,为确保采购产品的质量,烟草商业企业供应商的确定可以分为三个步骤,分别为:供应商筛选、供应商现场审核和供应商名录确定。

(一)供应商的筛选

首先要对特定的分类市场进行竞争分析,了解市场的领导者,市场的发展趋势,各大供应商在市场中的定位,从而对潜在供应商有一个大概的了解,对供应商做出初步的筛选。其次,建立统一的标准模板来管理供应商提供的信息。这些信息包括:供应商的资质、注册地、注册资金、生产工作场地、设备、人员、主要产品、主要客户、生产服务能力、近3年的销售服务记录等。通过分析这些信息,评估其合法性、专业技术能力、产品质量保障能力、财务状况、商业信誉、供应的稳定性、资源的可靠性以及综合竞争能力,必要时,对其劳动保护、节能减排与生态环境保护方面进行核查,剔除明显不适合进一步合作的供应商,从而形成潜在的供应商名录。

(二)供应商现场审核

根据所需工程、物资、服务的类型,结合前期信息分析的结果,在潜在供应商名录中选择具备优势条件的安排现场审核。审核团队中,除采购部门外,必要时可以邀请企业管理部门、法规部门、监察部门、技术人员,或有关专家一同参与,进一步对相关技术、质量等要求进行沟通。现场审核使用统一的评价标准进行评估,并着重对其管理体系进行审核,如关键、特殊过程的管理,作业指导书,产品标准,技术标准、质量记录,售后服务管理等,要做到面面俱到,不能遗漏。现场审核完成后,形成《供应商现场审核报告》,总结供应商的优点和不足之处,并可适当听取供应商的解释。如果供应商有改进意向,可要求其提供改进措施报告,做进一步评估。

(三)供应商名录确定

现场审核完成后,根据现场审核结果,按照《供应商质量管理评价标准》确定的权重和评价细则,对各潜在合格供应商进行量化、细化评价,形成《供应商质量管理评价报告》。评价总分超过85分(含85分)的为合格,可以确定和继续合作;评价总分为70分(含70分)到85分的,可以发出纠正和措施要求,要求供应商进行整改并反馈,必要进可再次组织审核。若审核不合格,不予确定或继续合作;总分低于70分的不予确定与合作。将评价合格的供应商进行汇总,形成供应商名录,按管理流程,经采购部门审核确认后,在企业内部供应商名录公告。

三、供应商管理

供应商管理包括供应商选择、供应商招标管理、供应商资质认证和名录管理。

(一)供应商招标管理

潜在供应商投标时,需按照招投标管理规定,提供招标文件所要求的所有资料,并对招标文件做出完全响应,在投标文件中明确其在协议有效期内提供产品的规格型号、市场参考价格、中标优惠率、送货承诺及售后服务等相关事项。中标后,烟草商业企业与中选供应商签订书面供货或服务合同,明确产品的规格型号、服务内容和要求、中标价格、送货承诺及售后服务等相关内容,严格执行。供应商原则上最多订立2年以内的采购合同。

(二)供应商资质认证和名录管理

采购部门对相关范围和类别供应商进行日常管理,对供应商资质条件进行适时考察审核,填写《供应商采购项目完成情况表》。对以往已实施采购的,详细记录采购项目及供应商的基本情况、所供货物、价格优惠、供应批次、评估记录、联系方式、售后服务、产品及资质等信息。

四、供应商评价与退出

(一)供应商动态评价

采购部门组织相关业务部门每年对供应商进行一次综合评估,形成《供应商管理综合评价表》。评估遵循“公开、公平、公正”的原则,主要包括质量与价格、交货与服务、现场审核五个方面。1、质量方面:评估供应商供应的货物是否为正规产品,是否完全符合协议规定的质量、规格和性能要求等。2、价格方面:评估供应商是否按照不高于协议的价格供货,是否根据市场变化而调整价格,所提供的货物价格是否低于市场上同类产品的同期平均价格。3、交付与服务方面:评估供应商交货的及时性和服务的快速响度应程度,以及解决问题的能力。4、现场审核:每年年初制定供应商现场审核计划,按照《供应商质量管理评价标准》及细则进行评价打分,并完成供应商评价报告。审查中发现的不合格项,要求供方限期整改,对质量管理能力差,质量达不到要求的供应商,终止合作。综合以上五个方面,确定其相应的权重比例(30%、20%、15%、15%、20%),进行综合评价打分,根据得分确定供应商等级(优秀、良好、合格、不合格)。评为优秀供应商的,可发展为免检供方,享受相关待遇;评为良好和合格的供方,进行指导,要求改善,指定为下一年度的合格供方;评为不合格的,淘汰处理。

(二)供应商退出机制

对于合同期内出现供应商提供的产品或服务不符合合同要求等现象或发现存在严重违法违规行为,采购部门及时整理详尽资料并迅速组织调查,经查属实取消其供应商资格。供应商的严重违法违规行为主要包括弄虚作假,以次充好,提供假冒伪劣产品的;未按协议进行价格优惠,不按时交付商品,虚开发票或虚报价格的;因主观恶意给采购单位造成重大损失的;未履行售后服务义务,给采购单位造成不良影响等。伴随着“烟草行业一流体系建设”的深入落实,供应商质量管理模式仍需不断改进和完善,进一步运用质量管理体系的原理和方法,持续推进精益管理和优化创新,建立标准化、流程化、表单化、信息化的供应商管理平台,将有利于烟草商业企业提高工作效率和效益,有效提升采购管理工作的规范化、科学化、专业化水平,为烟草商业企业转型升级健康发展打牢管理基础和物质基础。

作者：薛丽工作单位：西安市烟草专卖局(公司)