医院药学的生产操作库存制度

医院药学领域的大部分日常工作属于医疗服务的范畴。业务流程长、环节多、涉及对象复杂是其主要特点。与制造业不同，医院药学是较为复杂的服务系统。中国加入WTO后，医疗市场竞争日趋激烈，医院药学工作如何提高管理水平、服务质量、经营效益，如何引入先进管理经验，提高医院的经济效益和社会效益，是医院药学发展所面临的战略课题。

生产运作管理可以在微观层面为医院药学管理提供好的方法。所谓生产运作管理，包括了对制造产品和提供服务过程中各种活动的计划、组织、协调和实施。这涉及了两个方面，一个是产品生产系统的设计、组织与运行，另一个是服务系统的设计、组织与运行。生产运作管理的大部分基础知识和原理在医院药学领域中均有被很好运用的可能。但鉴于中国医药卫生行业的管理现状，上述知识与原理尚未被各层面管理者所认识。自觉运用管理知识指导实践，进而提高管理水平，还有一段很长的路要走。

下面就药品的库存管理这一领域，介绍一些有用的方法和工具。

1关于“分类系统”

由于不同品种之间在投资额、潜在利润、销售量、缺货损失等方面的差异，每个库存持有细项的重要程度有巨大的不同。有的品种年销售额超过500万元，而有的仅仅销售几十元。个别进口的特殊用药，单剂量售价达万元以上，而有的100个单剂量的一个完整包装可能仅价值1元左右。因此，对每个库存细项给予同等程度的重视，既不现实，也不必要。北京医院现有中成药品种300余种，西药品种1600余种。运用A-B-C法对它们进行了分类管理是一个好的选择。

A-B-C法是根据某些重要性度量标准划分库存细项，然后据此给予不同程度的控制。建议使用年销售金额而非药品单价为指标，对库存药品品种进行分类。一个必须注意到的事实是：往往数目很少的品种会实现相当大比例的销售额。以我院中药房为例，1998—2002年，消耗金额前15位的品种，分别占当年度中药消耗总额的36.7%、37.2%、36.6%、36.5%和31.0%。下表是2002年中成药销售额前15位品种的销售情况汇总：

位次药品名称销售金额（元，A）A/ΣA（%）累计A/ΣA（%）

1复方丹参滴丸4336740.005.9955.995

2仙灵骨葆胶囊2938080.004.06210.057

3通心络胶囊2118116.002.92812.985

4祖师麻片1252080.001.73114.716

5金利油胶囊1198345.501.65716.373

6感冒冲剂1168000.001.61517.988

7全天麻胶囊1118976.001.54719.535

8诺迪康胶囊1091328.001.50921.044

9消痛贴膏1089504.001.50722.551

10亮菌口服液1081920.001.49624.047

11六味地黄胶囊1080320.001.49325.540

12三七伤药胶囊1041624.001.44026.980

13百令胶囊1038016.001.43528.415

14通天口服液944890.801.30629.721

15牛黄清心丸931104.001.28731.008

由上表可以发现，上述15个品种的年销售额占中药房全部销售额的30%多，而仅仅7个品种的销售额已约占到全部销售额的20%。据此，可以将按销售额排序的前10%的品种设为A类细项（非常重要），累计销售额约占全部销售额的45%。在列表中排位靠后的50%的品种对销售额的贡献大约为10%，应将它们列为C类（最不重要）。而居于其间的40%的品种，属于B类管理（适度重要）。

对于A类药，应当实行“日盘”的制度。每日清点库存，并与前日比较，考虑到领用、发放、调拨、损耗等因素，得到当日用量：

当日使用量=前日库存数量+领药数量+调拨入库数量-发药数量-调拨出库数量-报损报废数量-当日库存数量

与计算机系统的数据进行核对，以判断帐物相符情况。发现数量不符的问题后，应当核对处方，当日查找原因。

对B细项应当实行月清点制度。而对C细项，则应实行每3个月清点的制度。总之，应将有限的管理资源用于关注最重要的问题的解决。

分类系统的一个重要应用是指导循环计算。循环计算的目的是为了减少库存记录与实际持有量之间的差距，即提高帐物相符率。按卫生部的有关要求，帐物不符率不得超过±3‰。但这一要求是一个综合水平，以我院的实际情况看，C细项相符率最高，B细项最差。对A细项则应当分别讨论：对单剂量价值高的药品，由于一般实行零销管理制度，符合率非常高。而对单剂量价值低的药品，由于其用量非常大，在药品调剂流程的各个环节中，因为各种因素，特别是人为因素出现错误的可能性要远远大于其他品种，帐物不符率相对较高。虽然综合来看，总金额基本相符，但就个别品种来说，还存在大盈大亏的现象。这是应特别重视解决的问题。

2关于“安全库存”和“服务水平”

安全库存指为应付需求和交付时间的多变性而持有的超过平均需求的库存。

延迟送货是可能遇到的情况。订货、采购的不及时，定单处理和送货的不适当拖延都可能导致延迟送货。一些灾害、特殊天气或政策的剧烈变化也可能导致延迟送货。这些都是我们曾遇到过的缺货情况。而由于医疗卫生政策的变化，或厂商促销、重大公共卫生灾害（如非典时期对特殊药品的抢购）而导致的不正常的需求增长也增加了缺货风险。

持有安全库存可以降低缺货风险。采购人员应该密切监视市场的变化，掌握供需的信息，了解趋势。此外，事先制订并随环境的变化而不断修订的应急预案也是降低缺货风险的有效手段。

虽然缺货并不是我们考虑的重点，但有必要对服务水平进行简单的探讨。

首先应明确的是生产提前期的概念。所谓生产提前期就是从下定单到货物送达的期间。

服务水平就是不发生缺货的概率。95%的服务水平表示生产提前期内需求不超过供给的可能性为95%。

对于特定的服务水平，需求率或生产提前期变动越大，则达到该服务水平所需的安全库存量越大。同样，对应于特定需求率或生产提前期的变化量，提高服务水平则要求增加安全库存量。

服务水平的选择可能会反映为缺货成本，如损失销售额，使顾客不满进而导致销售额降低等。

服务水平和安全库存量是一对需要认真对待并保持均衡的矛盾，对任何一方面的不适当的强调，都会导致成本的急剧上升。

3关于“药品库存控制评价指标”

药品库存控制的主要评价指标是药品周转率和周转天数。这是一种事后控制的方法，不能为库存决策提供依据。

药品周转率是药品消耗和库存药品平均余额之比，反应了某种药品一年之内存货周转了多少次：

药品周转率（次数）=药品年销售额/库存药品平均余额

库存药品平均余额=（年初库存药品余额+年末库存药品余额）/2，这种计算方法的前提是各月的库存数量基本均匀，没有在年初、年末刻意增加或减少库存的行为。否则，应按下述公式计算：

库存药品平均余额=年度内各月库存药品余额之和/12。

相应的药品周转天数=库存药品平均余额/药品年销售额*360

需要注意的是，统计口径必须统一，建议按采购价格计算。

这是一种事后控制的方法，不能为库存决策提供依据。

4关于“库存管理政策”

药品库存情况对一个医院正常的、高服务水平的运转至关重要。一个现实的库存管理目标是：在合理的库存成本范围内达到满意的顾客服务水平。这里强调了库存的平衡，即一方面强调顾客服务水平，而同时要充分考虑成本。

所谓顾客服务水平，指在正确的时间、正确的地点，为患者提供足够数量的适宜的药品。为此，必须正确估计顾客的可能需求，保持足够的库存以防止药品的脱销。

正确、及时的内部供应是保证顾客服务水平的另一个关键因素。一般大型医院的药剂科都由各个专业组组成，按照专业和服务对象划分业务，调剂部门可能包括采购中心、库房、门诊药房、病房药房、急诊药房、中药房、制剂室业务部门。由于每个部门的服务对象不同，货位数量有限，所以一般各部门的库存细项是有较大差别的。按照正常的业务流程，各部门向库房请领药品，库房对各部门发放。这实际上相当于内部采购，也有一个何时领、领多少的问题。

此外还考虑到季节性库存的问题。药品的销售有着十分明显的季节性，这可能出乎一般人的想象。正常情况下，每年6-8月为淡季，9月-次年5月为旺季。从销售额看，最低月份可能仅为最高月份的50%。为满足平滑生产的要求，应适当考虑季节性库存。

5关于“成本”

涉及库存的成本，主要包括持有成本、订货成本和缺货成本。库存持有成本中包含了如下项目：占用资金的财务费用、价格变动、库房场地租金、员工薪资、水电、残损等。其中水电、残损比较容易控制。由于药品的在库摆放有国家的规范，加之品种数量的相对固定，库存场地的节约是非常有限的。同样因为周转率的提高和库存量的减少，加之不断提高的行政和技术要求，库管人员有增加的趋势。

这些都为降低成本带来了压力。

订货成本主要来源于人员薪资。鉴于监管制度的要求，采购部门基本由固定数量的人员组成，成本固定。为适应频繁采购、品种更换等而必须增加的管理、作业、损耗等成本是次之的成本。通讯、制单、交通、物流等费用相对比较低廉。送货成本一般由供货商负担。

缺货成本相对较低。与其他快速消费品相比，药品的总需求是缺乏弹性的。而现行的医疗卫生体制又在一定程度上保障了这种刚性。但对个别药品品种的需求弹性就比较大，除极特殊的情况外，一般品种均有较多的替代品。从医院用药目录来讲，一般也不会出现治疗某类疾病的药品只备一种的情况。当某种药品临时缺货时，可以有替代品用于满足患者的需求。

6关于“库存计算系统”

有必要探讨以下两种不同的库存计算系统。

首先是永续盘存制，与之对应的是药品的随时领用制度。每一笔药品的发出都实时减库存，计算机系统可以实时监测库存水平。当库存降到安全量之下时，可以向库房请领药品，库房随时出库。这样做的优点是便于控制消耗和库存。在正常情况下，也可以基本固定出库量和出库时间。缺点是必须有人监测数据，增加了人员成本。如果计算机系统能在库存降到一定水平时自动生成请领单据，就可以为实施永续盘存制提供极大的支持。

对于供应量比较大，细项繁多，库房服务对象较多的库房来说，暂时实行定期盘存制可能是一种无奈的选择。各药房每周盘点一次货架，清点各细项的数量，判断是否在安全库存之下，确定各药品品种的请领数量，库房据此供货。这样可以减少请领次数，减轻库房的供应压力。但比较难以控制消耗和库存。为保证至少一周内不发生短缺，必然增大库存，周转率低的品种尤其如此。每次对每个品种都必须进行判断，这需要足够多的专业知识和经验，而且容易发生差错。考虑到不能统筹地安排货位和请领，每次请领和出入库都将是很繁重的工作。

7关于“采购”

两种库存计算系统对应了两种不同的采购模式。对于永续盘存制，可以采用相对集中、随时采购的办法，每周采购2-3次。对于定期盘存制，应该定期采购，每周一次。

以中药“复方丹参滴丸”为例，介绍采用“基本经济定货批量模型”来制定最佳订货数量的方法：

2002年，该品种销售金额为450万元，采购金额350万元，年需求总量750件，每件年持有成本为150元，每次订货成本为20元。Q=（2*年需求总量*订货成本/单位持有成本）1/2=15件/次。订货循环的时间长度应该为6天，即每6个工作日订货一次。

因为年销售额基本稳定，所以数量折扣可以在年初的谈判中确定，而且已经在持有成本中有所体现。

基本经济定货批量模型解决了一次采购多少的问题，至于何时采购，则是确定“再订货点”的问题。

8关于“再订货点”

再订货点是一个存货数量，一旦库存持有数量降到这一事先确定的数量时，就必须再订货。应该在库存持有量能够满足生产提前期的需求时下订单。可是，一旦需求或生产提前期发生变化，实际需求就可能超过期望需求。因此，为减小生产提前期内用光库存（缺货）的风险，持有额外库存（安全库存）就显得十分必要。于是：

再订货点=生产提前期内的期望库存+安全库存

以上是生产与运作管理的知识和工具在库存管理中的一些可能的应用。可以运用这些知识与工具，对以往的流程、方法进行一些改造，以提高库存管理水平。