运用ERP实现企业组织变革和流程重整

编者按：本文主要从煤炭企业ERP实施的现状分析；管理机制创新对煤炭企业推行ERP具体方案；结论进行论述。其中，主要包括：ERP这一概念最初是由美国的GarterGroup公司在20世纪90年代初期提出的、ERP（EnterpriseResourcePlanning）系统是以欧美等工业化国家制造方式为背景而产生的、煤炭企业运用ERP的现状、煤炭企业特点与实施ERP的必然性、ERP在煤炭企业实施现状、管理机制创新的概念与作用、煤炭企业ERP实施受阻的根源、基于管理机制创新的煤炭企业ERP实施解决方案、对煤炭企业的生产经营流程进行标准化及规范化再造、对管理组织结构进行创新化变革等，具体请详见。

1.煤炭企业ERP实施的现状分析

1.1ERP的概念介绍

ERP（EnterpriseResourcePlanning，企业资源计划）是基于Internet的企业资源计划管理信息系统，它是在物料需求计划MRP(MaterialRequirementsPlanning)和及时生产JIT（justintime）的基础上，通过前馈的物流和资金流信息，把客户需求和企业内部的生产活动，以及供应商的制造资源结合在一起，体现完全用户需求制造的一种供应链管理思想的一种新型功能网结构管理模式。

ERP这一概念最初是由美国的GarterGroup公司在20世纪90年代初期提出的，它的基本思想就是面向整个供需链的管理。它的发展过程经历了从闭式MRP到MRPII再到ERP三个阶段，也是与现代管理思想结合并用于企业（主要是制造业）管理实务的过程。作为一种先进的管理思想，ERP软件在国内外的应用实践证明，ERP的应用可将原来分离的职能部门联系起来，加强部门的协作，提高企业的整体产出，增强企业的竞争力。

ERP（EnterpriseResourcePlanning）系统是以欧美等工业化国家制造方式为背景而产生的，它历时50多年的不断应用、发展和创新，已成为企业提高其运营效率的一个有效工具。ERP集信息技术与先进的管理思想于一身，将企业的计划、生产、销售以及财务系统集成实现综合的优化管理。据美国生产与库存控制学会（APICS）统计，使用一个ERP系统，可以为企业带来如下经济效益①生产能力提高10%～15%；②库存下降30%～50%；③制造成本降低12%；④停工待料减少60%。ERP的管理思想和软件在中国企业的兴起和逐步应用有近20年的发展历史，而ERP在中国企业的实施，尤其是在煤炭企业的效果却不尽人意。

1.2煤炭企业运用ERP的现状

1.2.1煤炭企业特点与实施ERP的必然性

煤炭企业具有煤炭资源不可再生性，井下地质条件的不断变化，投资规模庞大，煤矿工人生产作业主要在地下，环境相对恶劣等特点。对于煤炭企业来说，

煤炭生产过程是其重要的活动，它在煤炭产品价值形成过程中起决定性作用，一般这个环节的费用支出占其总成本的70%。煤炭生产过程受自然地理和自然条件的影响十分突出，在地下开采的煤矿中，客观上存在着水、火、瓦斯、粉尘、顶板等危害因素，这些不利因素实际上是开采对象和环境显现出来的负面效应。煤炭生产的产品种类一般比较单一，但是其生产过程复杂，环节多，采煤和掘井有钻眼、爆破、运输、支护等工序，矿井有提升、运输、通风、排水、供电、压风、照明、通讯等环节。这些工序和环节配合不恰当、功能的失效和内部机制的失衡会酿成故障或事故，严重的违纪职工的安全和健康。这就要求煤矿管理控制现场生产的每一道工序，为每一道工序制定标准并使每一道工序结果符合规定的标准。煤炭企业的生产特点工序管理适合并要求ERP这种先进的管理思想与理念，ERP要求煤矿管理以规范化为核心，以系统化为目标，在煤矿基础管理标准化，专业管理系统化，现场管理严细化，综合管理现代化。ERP这种先进的管理模式和相应的软件能够使煤炭企业合理有效的配置资源，做到人流、物流、资金流、信息流的最佳组合，以最小的投入，最佳的转化，实现最大的产出，追求煤矿资源的最大增值和利润最大化。因此要使ERP系统在煤炭企业中有效应用，就必须对煤炭企业管理机制进行创新和优化，去除冗余和无效的工作环节，取消重复或无效的业务处理环节，使各个环节统一标准，统一口径，统一数据，这样才能符合信息化的要求，才可能构建起信息化的管理模式，从而确保企业有一个科学、规范的业务流程和管理基础，并在此基础上对企业组织机构进行相应的调整，实现扁平化管理，提高管理效率和对客户的快速反应能力。由于管理机制创新会改变企业普遍存在的层次臃肿、作风官僚的“科层制”的组织机构，必然会涉及到部门职能的重新划分、岗位职责的调整、权利和利益的重新分配等方面的问题，因此，在实际工作中困难很大，必须寻找到一种合适的方法，才能从根本上解决问题。

1.2.2ERP在煤炭企业实施现状

采掘业的ERP应用还处于探索阶段。目前国内外关于煤炭企业ERP的理论、方法和应用的研究很少,也很浅显。ERP在煤炭企业的实际应用也还处于尝试阶段。例如,兖矿集团从安达信公司购入SAP的ERP软件,开始实施ERP其中的财务、库存和采购、营销管理等3个子系统;神华集团使用用友ERP软件,尝试以财务为核心向其他功能拓展。上述ERP在煤炭企业的实际应用,都缺少以市场为驱动的主生产计划功能,而主生产计划是ERP的逻辑起点,所以严格地讲,离开主生产计划的ERP系统不能称为真正意义上的ERP。

据资料显示，在实施ERP系统的煤炭企业中，一般只有10%～20%能按期、按照预算成功实现系统集成；约有30%～40%的系统没有实现系统集成或只有部分实现集成；约有50%的实施项目遭到失败。而在实施成功的10%～20%项目中，能够使企业明显见效的可能更少。ERP系统与亚洲企业的相适应差于欧洲和美国，因为ERP系统的设计与开发受欧洲和美国企业流程的影响，欧洲和美国企业又不同于亚洲企业，更主要的是ERP是基于流程而不是基于职能，而我国的煤炭企业管理是基于职能的。

2.管理机制创新对煤炭企业推行ERP具体方案

2.1管理机制创新的概念与作用

管理机制的概念在现代社会各领域广泛应用。“机制”一词,最早源于机械设计与制造领域,后被引入生物与医学领域。“机制”被较早引进管理领域是20世纪50年代的前苏联。“管理机制”在我国管理界被广泛应用,则是80年代改革开放后大力推进国企改革的时期。今天在煤炭企业推行ERP的进程中提出管理机制的创新问题,对我国煤炭企业发展具有重要意义。

所谓管理机制创新，就是指在一定的技术条件下，为了使各种资源的配置和利用更加合理，煤炭企业的整个系统更加和谐、高效，生产能力得到更充分有效的发挥而进行的管理机制的改进与更新，主要包括以下四方面：（1）对生产经营流程进行标准化及规范化再造；（2）建立规范的管理信息化标准体系；（3）对管理组织结构进行创新化变革；（4）创建学习型组织，不断促进员工学习相关知识，提高实践能力。

纵观国际500强,我们不难发现,具有国际竞争力的企业集团必定是具有完善内部管理机制的现代企业。而从我国实际情况上看,这恰恰是我们最为薄弱的一个环节,不少企业集团的内部管理未能有效协调以形成合力。因此,毫无疑问,能否基于我国国情进行企业内部管理机制的创新,成为决定我国企业能否继续发展并具备较强国际竞争力的关键因素。作为采掘行业的煤炭企业在这方面更是任务艰巨！

2.2煤炭企业ERP实施受阻的根源

无论国外还是国内的研究者都认识到ERP的成功实施是以进行管理机制创新为前提的。而影响中国煤炭企业ERP推进的阻力来自于对管理机制创新的认识和进行的力度不够。想要成功地实施ERP，必须实施企业信息化。与西方国家不同的是，我国企业信息化是与工业化同步发展的。与西方国家在工业化发展成熟后推进信息化相比，我国则是在推进工业化的同时进行信息化，这样就会使推行过程显得更为复杂和困难。企业信息化一般分为两条主线：一条是以计算机应用为主的技术主线，就目前情况看，这方面的技术已基本发展成熟，煤炭企业存在的问题主要是对信息化的投资不足。另一条是由物流、资金流和信息流为主的管理主线，而这方面煤炭企业的问题更大，无论是从整体还是从单个企业情况看，其关键问题大都在于管理。由于管理信息化不仅涉及信息标准的规范化还涉及到管理体制，甚至意味着权利和利益的再分配，因此领导体制、管理方式、陈旧的管理观念等都严重制约着信息化的进程。然而煤炭企业尚未认识和妥善处理这些最根本的问题，而是盲目跟风，大有一哄而上的倾向，这当然只能给煤炭企业带来更多的难题，最终导致ERP实施的失败。

在实施ERP系统过程中复杂的软件安装只是冰尖，而真正的冰山却是煤炭企业的管理机制与ERP系统的相适应性。成功的运用ERP系统不仅涉及到复杂的软件和先进的计算机的技术，尽管ERP软件有其普适性及其灵活性，但作为一种新型的管理理念，更需要在管理机制上能够适应这种管理理念。不可否认导致应用ERP受挫的原因是很多的，例如：煤炭企业对ERP认识不清，混淆了ERP软件和ERP系统的概念；没有对企业传统的业务流程进行重组或者是重新设计流程。但最根本的原因在于，原先的管理机制不能适应新型的管理模式，只有取消重复或无效的业务处理环节，使各个环节统一标准，统一口径，统一数据，这样才能符合信息化的要求，才可能构建起信息化的管理模式；三是煤炭企业缺乏信息技术的管理人员和技术人员，缺乏对企业各级管理人员进行企业现代化管理思想、方法以及ERP应用理念的教育和培训。

2.3基于管理机制创新的煤炭企业ERP实施解决方案

根据以上的分析我们可以得出如下观点：只有把煤炭企业的管理机制创新作为根本点深入分析研究ERP的实施与推进，才能使ERP在煤炭企业扎根结果。以煤炭企业管理机制创新为契机，强调煤炭企业对整体的管理机制进行标准化、规范化创新，在此基础上推进ERP的实施。

第一、对煤炭企业的生产经营流程进行标准化及规范化再造。

中国煤炭储量占世界的1/3,而煤炭出口仅占5%左右，中国加入WTO,煤炭市场国际化,对煤炭出口相当有利。而面对机遇,煤炭价格成为一个严重的障碍。价格偏高,归根结底是由于我国煤炭管理水平相对落后、煤炭成本居高不下所致。而降低煤炭成本是一个贯穿企业整个生产经营环节的系统问题。从材料的采购、入库、库存、领用消耗和回收复用,以及煤炭产品的销售,无不影响煤炭成本。所以,要降低产品成本,必须整合从供应商、采购计划、采购、运输、库存、领用、回收、分销商等整个供应链资源,从而发现供应链中的每一个关键问题,达到降低成本的目的。显然,这涉及到一个供应链的管理问题,而供应链管理正是ERP的核心思想所在。以市场和顾客需求为依据,具体根据订货合同、订货意向、市场潜力等因素,提供产品短期及长期市场需求预测方法和模型,用现代信息技术实现快速的统计和分析,确定生产预测结果,提高市场需求预测的准确性。根据主生产计划驱动的物料需求,采购部门必须按物料规格、数量、需求时间及质量要求提供给生产部门。保证物料的按质、按量和按时的敏捷供应,供应商的管理是关键,建立和发展与供应商的关系成为企业整个经营战略的重要部分。采购人员集成物料采购计划、用款计划、价格及供应商信息(包括客户档案、资质评价、销售信誉、财务状况、信誉等级等)、选择外包商和供应商,并下达订货单进行采购。对于关键物资,建立准确的库存模型,保证正常生产;分析资金占用,确定最佳进货批量及周期；入库必须进行验收,严格盘点制度,准确记录库存。集成仓储、生产、销售等信息,保证材料和产品的适时配送。

第二、建立规范的管理信息化标准体系

煤炭企业目前生产经营管理水平相对落后,内部业务流程存在许多不合理的地方,实施ERP应该利用先进的管理理念和计算机技术,从根本上改变现有管理模式与方法。具体来说,企业供应链及流程重组规范外部供应链,从市场需求分析、采购供应、原煤生产、产品加工、产品配送、直至售后服务看作一个完整的企业“作业链”。按照扁平化、哑铃型现代企业的构造要求,对煤炭企业内部进行过程重组,利用现代信息技术、现代管理技术对企业结构进行分析,通过现代信息技术、现代管理技术的应用实施,实现企业的战略结构调整。煤炭生产是在几百米,甚至上千米的地下作业,要与断层、岩石、水、瓦斯、粉尘、地温等恶劣的自然条件作斗争,且生产场所不断变化,这就决定了煤炭企业的可计划性比较差。煤炭生产的不可预见性,制定准确、及时的计划,需要ERP。现代管理是完全以计划为驱动的,准确、及时的计划是管理的关键。对于煤炭企业的管理,应该可以针对不可预见的条件变化及时调整各部门计划(主生产计划、物料需求计划、采购计划、财务预算等),使得供应、采购、库存、财务、销售等都能快速地反映并密切配合。而调配、控制、平衡企业各方面资源,使企业各部门构成有机整体,达到信息畅通、反馈及时、计划敏捷,这也正是ERP利用现代先进计算机技术达到高度信息集成的目的。第三、对管理组织结构进行创新化变革

组织结构扁平化趋势,业务流程重组,需要ERP。长期以来,煤炭企业形成了多阶梯状的塔形管理组织结构,这种结构效率低、反映迟钝,一条重要的信息从基层反馈到高层管理者需要很多环节和部门的参与,当到达高层管理者时,这一信息很可能已经无效、过时。完成某一工作或业务时,各部门职能单一,需要经过许多手续,效率相当低。例如,某煤矿的领料需要经过基层提出领料申请(申请人签章)、供应站批料(批料员签章)、供应站划价(划价员签章)、内部银行批料(批料员签章)、供应站发料(库管员签章)和领料员签章等繁琐的手续,有的煤矿领料经过的环节更多。很明显,这种组织结构和业务流程已不适应现代化管理的需要,必须改目前的组织结构为扁平化的管理组织,彻底进行业务流程重组,而这正是ERP的理念所在。业务流程重组需要ERP作指导,同时只有有了ERP,企业业务流程重组才能起到应有的作用和效果。

第四、创建学习型组织，不断促进员工学习相关知识，提高实践能力

创建学习型企业的根本目的是推动企业的发展。企业持续发展的源泉是提高企业的整体竞争优势，提高整体竞争能力。未来真正出色的企业是使全体员工全心投入并善于学习，持续学习的组织——学习型组织。通过酿造学习型组织的工作氛围和企业文化，引领不断学习，不断进步，不断调整的新观念，从而使组织更具有长盛不衰的生命力。煤炭企业充分认识创建学习型组织对促进煤炭企业发展的重要性和紧迫性，深化企业改革，转换经营管理理念，强化企业管理，提升企业的学习力、竞争力和创造力。

3．结论

随着中国加入WTO,市场范围国际化,市场需求变化迅速,为了适应这种变化、维持企业竞争力,企业界不得不致力于组织变革和流程重整。实施ERP是一项艰巨的系统管理工程,要顺利、成功地实现ERP预期目标,必须根据煤炭企业的特点,研究适合煤炭企业的实施方案和实施策略。将ERP运用于企业再造,能使企业改变原有的管理组织结构、管理模式、管理方法以及管理效率。建立以信息技术管理为主的科学管理,有助于优化企业的组织结构和业务流程,从而提高企业的国际竞争能力。