档案信息化建设与管理措施

档案信息化管理是指以传统管理模式为基础，在不改变档案原始信息的情况下，对档案资料信息及保存方式进行信息化，使档案管理工作实现信息化，促使档案信息资源共享，提高档案管理工作效率，同时实现对珍贵档案的保护。

一、档案信息化建设的意义

档案信息化是指依照国家档案行政管理部门的统一规划和组织，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置和管理，使档案管理模式从以档案实体管理为重心向以档案信息管理为重心转变。档案信息化建设的意义主要包含以下几方面。(一)档案信息化有助于档案资料的收集、利用和管理。1.档案资料的收集企业每年要产生大量的档案资料，对收集工作造成很大的影响。对形成的档案资料还要按照产品、项目、基建、设备、文书、会计、信用、行政等进行分类。这些档案资料记录了一个企业的发展历史，对企业的历史传承和企业文化建设具有极其重要的意义。实行档案信息化管理，可以极大地促进档案资料的积累和收集工作。2.档案资料的利用档案信息化建设有助于提高档案利用率。利用档案首先需要进行登记，然后进行查找，同一份档案同一时期只能被一个人借阅和利用，档案利用率低。实现档案信息化之后，可以在企业内部网上实现档案资源共享，可以只凭几个相关的关键字就查询到相关的档案资料，也可以通过链接进行相关档案资料的查询。3.档案资料的管理传统管理方式下档案收集和借阅实体档案都不可避免地会造成许多重要档案资料的损坏和遗失。实现档案信息化，可以极大地避免这种情况的发生。一方面网上查询借阅电子版档案资料，不需要借阅档案实物，避免了档案原件的丢失和损坏；另一方面利用通过信息化收集的电子版档案资料，可以恢复损坏和丢失的实物档案。(二)档案信息化有助于提高档案人员的工作效率。传统的档案管理需要档案管理人员手工查询和查找档案，工作效率比较低，而且传统的纸介质档案资料容易受到环境、温度、湿度等因素的影响，反复的查找对档案资料的损害是一个重要的影响因素。采用档案信息化手段能够有效地提高档案管理的效率，使档案管理人员从繁重的手工劳动中解放出来，能够更加快捷有效地开展档案收集和管理工作。(三)档案信息化能够实现快捷方便的检索查询。传统的档案查询借阅工作是人工检索查阅目录或卡片，再由档案管理人员到库房调阅所需要的档案，这种方式既费时又费力。利用信息化手段可以对所需要的档案进行检索，速度更快，更加准确，可以大大减轻档案管理人员的工作强度。(四)档案信息化有助于档案资料信息的安全保密。档案是企业的重要信息资源，直接影响到企业的生存与发展，档案信息具有很高的使用价值，一旦档案信息丢失或者泄露，会给企业造成不可挽回的损失。利用信息化管理手段，能够有效地加强档案信息的安全性及保密性；能够快速地、随时随地对档案信息进行核查，确保档案信息的完整准确；同时利用加密等手段，能够有效地防止档案信息的丢失和被窃，从而有效保证企业的利益。

二、档案信息化建设存在的问题

(一)对档案信息化管理不重视。企业在其发展过程中，往往比较注重盈利，感觉档案工作不能直接创造利润，为了节约成本，就不愿启动档案信息化建设工作。有些档案人员不是科班出身，加上没有系统地参加过档案业务培训，不具备档案信息化专业知识和技能；有些档案人员责任心不强，没有认识到档案信息化管理的重要性，导致档案管理缺失，甚至导致企业重要档案资料的缺失和损害。(二)各企业档案信息化水。平有一定差距各企业之间存在着档案信息化水平的差距，有些企业仍沿用传统的档案手工管理模式，没有实施档案信息化建设；有些企业虽然启动了档案信息化建设，但是没有实行升级再造和系统维护。这些企业仍对信息化管理方式存在着质疑。因此企业只有认识到档案信息化的重要性，切实将档案信息化管理作为企业生存发展的基础，不断开发档案信息资源，才能更好地促进企业的发展。(三)档案管理人员专业知识匮乏。有些企业档案管理人员的知识结构不完整，档案管理相关知识和技能较落后，跟不上信息时展的需要，严重影响了企业档案管理信息化的发展。企业应加强对现有档案管理人员的档案业务培训，同时引进一些档案专业和信息化专业的人才，完善档案队伍，为档案管理信息化建设奠定人才基础。

三、档案信息化建设的内容

(一)基础设施建设主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库系统、信息安全系统等的构建和配备，其核心是计算机网络。(二)档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。主要包括两个方面：一是现有馆藏档案的信息化工作；二是收集各种形式的电子文件，统一存储在数据库中。(三)应用系统建设。应用系统建设主要包括：档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的进程与质量，集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。(四)标准规范建设。标准规范建设是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面的工作。(五)人才队伍建设。档案信息化建设人才是关键。不仅需要档案专业人员、计算机专业人员，更需要既懂档案业务又懂信息技术的综合性人才。

四、加强档案信息化建设的措施

(一)档案信息化的创新理念。市场上现有的档案信息化软件系统有很多，但是挑选一个适合本企业的管理系统至关重要。在实施档案管理信息化建设过程中，不可避免地出现各种问题，要更好地解决这些问题，就需要不断地创新。例如，根据本企业的实际需要定制开发一个档案信息化管理软件就是一种创新理念。通过前期的调研，根据企业经营管理工作的需要开发构建的信息化管理软件系统更加适合企业发展的需要。(二)提高档案管理人员的专业水平及能力。企业档案管理人员的素质对档案信息化管理工作的质量是一个非常重要的影响因素，提高档案管理人员的专业水平和能力要做好以下几方面工作。1.转变管理理念档案管理人员需要改变原有的管理理念，在档案管理工作中要具有创新精神，不能固步自封，一直沿用传统的工作模式，被动应付，要努力掌握新的管理技术，在信息化管理过程中能够因地制宜不断创新档案管理方式。2.提升档案管理水平档案管理信息化建设需要加强对档案管理人员的业务培训，在进行档案管理信息化建设的过程中，要善于借鉴先进的档案管理经验，积极学习借鉴兄弟企业好的经验和做法，认真总结工作中出现问题的原因，有效地提升档案信息化管理工作的水平。3.搭建信息数字平台在档案管理信息化建设的过程中，必须搭建数字化平台。为了能更好地构建档案信息化管理系统，在进行平台建设的过程中需要从实际情况出发，有目的、有规划地分步构建数字化平台。要建立完善的档案资源管理数据库，使档案管理工作通过一个综合的档案管理信息系统，实现档案信息收集、归档、整理和提供利用的信息化、规范化、科学化。(三)实现档案文件网络浏。览查阅，节约企业成本在企业内部网上实现档案文件的电子版浏览、查阅、利用，以及进行工作指导，不仅可以减少档案文件借阅工作量，还可以实现多人共享查阅利用，避免了大量的档案文件资料的复制和图纸的晒印工作。通过档案信息化建设还可以实现利用档案信息进行线上直接指导生产经营管理工作，实现无纸化办公，节约企业成本。档案信息化建设的重要性应该得到企业的充分重视，将计算机技术充分应用于档案管理工作中实现档案管理信息化建设，必然会取得非常显著的效果，这也是未来档案管理的发展方向。现代信息技术融入企业档案管理工作中，既满足了社会发展的实际需要，紧跟时展的步伐，同时也能够大大提高工作效率，降低档案管理人员的工作强度，对企业的快速发展具有积极的推动作用。

参考文献：

[1]王晓帆，刘惠，田新赞.新形势下档案管理信息化建设的创新思路探析[J].办公室业务，2016(24)：79

[2]刘隆佳.档案信息化管理建设[J].机械管理开发，2012(5)：209

[3]姜之茂.档案人员上岗必读[D].中国档案出版社，2007版

作者:康 燕 赵兰花 单位:哈尔滨第一机械集团有限公司