干部人事档案信息化建设论文

摘要：目前干部人事档案的管理均以纸质文稿为载体，随着技术的发展，人事档案的管理方式逐渐发生变化，干部人事档案信息化管理应运而生。信息化是干部人事档案管理的必由之路。现代企业的干部人事档案管理者，需要有职业创新意识，将实现干部人事档案信息化建设作为推动企业人事档案管理工作的长期目标。

关键词：信息化建设;干部人事档案管理;必由之路

由于现代计算机技术突飞猛进的发展，对于干部人事档案管理而言，不能只停留在纸质材料的保管与利用上，更要依靠现代信息、网络技术和资源，利用现代网络技术和计算机技术构建一个崭新的平台，从而提高企业的干部人事档案的管理能力。因此，信息化是干部人事档案管理的必由之路。现代企业的档案管理者，需要有职业创新意识，将实现干部人事档案信息化建设作为推动企业人事档案管理工作的长期目标。

一、干部人事档案信息化建设的必要性

1.降低目前干部人事档案纸质化存储与管理的风险。干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后形成的。一本完整的干部人事档案，会跨越数十年的时间，完整的记录干部从中学至退休及死亡的全部信息，具有唯一性、完整性、无可替代性。因此，干部人事档案对于个人和企业的重要性是不言而喻的。如果遇到火灾、洪灾、地震等重大灾害或意外，致使档案出现损毁，将会给企业和个人带来无法估量的损失。因此建立干部人事档案的备份及信息化存储将会大大降低目前干部人事档案纸质化存储与管理的风险。2.确保干部人事档案的完整性和安全性。加强推进干部档案信息化管理，能大大提高干部档案保管及利用水平。通过将干部个人纸质档案转化为直观化，可视性强的电子图片文档录入干部档案管理系统，能充分实现运用计算机技术对干部档案进行管理，最大限度的减少直接查阅档案的次数，防止档案在查借阅过程中产生的磨损，减少人员对纸质档案材料的接触，防止人为涂改和档案内容缺失。3.提高人事信息利用效率。科技型企业的发展，得益于人才的发展。干部人事档案，构成了一个庞大的各类人才信息资源库，开发利用档案信息资源，充分发挥干部档案的作用，对于培养人才、选拔人才、使用人才具有十分重要的意义。同时，进一步完善干部档案信息管理和分类管理，对于各类人才、不同行业、不同地区之间的人才流动，促进人才资源的合理配置，同样有着重要意义。应建立一套完整的干部人事档案信息采集系统、管理系统和信息处理系统，提高人事信息利用效率。

二、干部人事档案信息化建设的可行性

企业干部人事档案信息化，就是根据企业的实际情况，在干部人事档案管理中，全面运用现代信息技术，对企业干部人事档案现有信息资源进行处置和管理并提供利用服务。企业干部人事档案信息化建设，可以从实现档案信息的数字化和网络化，实现干部人事档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息的共享，引发档案管理模式的变革。可以说，现代信息技术为实现干部人事档案信息化建设提供了技术保障。

三、干部人事档案信息化建设的内容

1.档案资料的数字化转化。首先利用扫描仪将现存的干部人事档案纸质材料录入计算机，通过计算机技术处理，将扫描的图片材料转化为数据资料。2.建立干部人事档案信息化建设与管理标准规范。从管理、法制、技术等方面制定标准规范，建立适用于档案信息采集、网络化利用、数字资料长期保存、档案资料安全保障等各方面的标准规范。制定的标准规范应在充分调查研究的基础上依据国家标准与规范逐步建立适用于企业的干部人事档案信息化建设与管理的标准规范，如：干部人事档案电子文件的归档与管理，人事档案信息资源的标识、存储、查询、管理与利用标准等。逐步建立起企业干部人事档案信息化建设与管理标准体系。3.建立干部人事档案材料收集的信息系统。干部人事档案信息的采集包括十大类材料的收集，第一类履历材料、第四类职业资格评聘材料、反映个人科学研究水平的材料，第九类招工任免材料，出国出境材料由人力资源部技术干部部门提供；第二类自传材料、第三类领导考察、考核、鉴定材料由人力资源部干部部门提供；第五类政审材料、第六类党团组织建设工作中形成的材料由组织部门提供；第七类表彰奖励材料由工会及组织部门提供；第八类涉纪涉法材料由纪委部门提供；笔者之所以罗列出来，是干部人事档案信息收集系统的建立涉及人事、组织、及其他有关部门，需要与企业人力资源管理信息化建设想衔接，将干部人事档案信息化纳入人事、组织部门信息化建设体系中。各部门提交的干部人事档案信息需要由档案管理人员审核后才能进入干部人事档案信息库。4.建立与人力资源管理系统与人力资源数据相衔接的信息库。目前我们已能够完成干部对人事档案的基本内容包括姓名、性别、民族、出生日期、身份证号、政治面貌、简历、参加工作时间、学历、学位、毕业时间、毕业学校、所学专业、学习形式等基础信息的采集工作。对于干部任免考核材料、专业技术职务技术人员业务能力、专业特长、科研成果论文论著获奖材料、业绩考核材料、奖励惩罚材料，工资材料，家庭信息材料等则需要通过编辑各种信息资料库，建立班子建设、干部管理、干部任免、干部教育、干部统计、党员统计等子集库来形成了干部人事档案库。通过集约化的共享数据库和发达的计算机通信网络，建立各部门的信息交流的通道，来实现企业干部人事档案的信息化管理。5.采取有效的安全措施。采取有效措施建立干部人事档案数据库的安全存储与恢复机制，在档案信息化管理与利用工程中，由于使用了网络技术，加大了档案信息泄露的渠道与风险，需要建立各种加密技术、防火墙技术与病毒防控系统。同时干部人事档案信息库的利用，需要建立相应的查阅与利用权限以保障干部人事档案信息的安全。6.加强相关人才的培养。推进干部人事档案信息化的关键是人才。干部人事档案的信息化，其中包括档案收集内容的数字化，现有档案材料的数字化，文档处理的一体化，电子档案的保存安全性，档案利用的多样化，使得干部人事档案的信息化管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。干部人事档案信息化建设是一项复杂而宏大的系统建设，需要一批懂档案管理又能熟练掌握信息技术的人才，只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能最大限度地能满足企业对干部人事档案信息化管理的需求。干部人事档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不可能是人力资源部档案部门力所能及的，也不是凭档案管理人员及几个计算机技术人员能够完成的，它需要企业各级领导及计算机部门领导的大力支持，更需要企业统筹兼顾全面安排。在中国中铁的干部人事管理工作中，已经实现了ERH人力资源信息管理，信息化将会是人力资源管理的核心，随着企业人力资源信息化建设和网络技术的不断发展，必将实现干部人事档案的管理信息化，干部人事档案信息化的实现也一定能促进企业的发展。

参考文献：

[1]王一楠.人事档案管理与信息化建设[J].中国科技纵横,2016(13).

[2]胡春梅.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].人力资源管理,2015(5).

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[4]张雨薇，李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛,2013(11).

作者:赖丽 单位:中铁二院工程集团有限责任公司