档案信息化与档案管理探索

信息科技水平的高速发展为我们的生活带来很大便利的同时也引发了许多的问题。把现代高速发展的信息技术运用到档案管理当中，对于档案管理的信息化建设已经是势在必行的发展趋势。更是加速和实现现代化档案管理的必要进程。同时在完成这种便利的同时，也需要我们面对它所体现出来的一些遗留问题，并对这些问题进行研究和解答。

一、档案信息化建设的优点

1）节约成本。进行档案信息化的建设有助于为单位节省不必要的成本浪费。在计算机信息化档案管理没有成为主要的工作模式之前，档案人员需要花费许多的时间和纸张去进行档案资料的编写，在这过程中可能会发生；漏写或是漏记的部分，而最后查找需要从头到尾的查询，浪费大量的人力和物力。运用计算机进行信息资料的管理可以快速查询到所需的资料，在保存上相对简单，不易丢失和缺损。2）提高工作效率。运用现代已经发展得非常成熟的电脑技术进行现代化档案的管理工作，以此作为从原有的纸质信息档案管理到信息化档案管理的一个过渡。运用成熟的电脑技术为档案管理部门节约人力成本。比如说起初档案管理整理纸质文件需要二至四个人来完成这份工作，运用电脑技术就只需要一个人很好的完成这份工作。这就为整个管理节约了人力成本，在此基础之上也提高了相关工作人员的工作效率。

二、信息化档案管理的现状

1）缺乏重视。对档案信息化管理缺乏重视，不仅仅体现在管理部门当中，还包括信息管理人员自身。主要体现在管理部门的管理者遵循陈旧的管理模式，不与时俱进，在快速发展的电脑信息技术面前，管理者还没有跟上信息管理的步伐。另一方面档案管理工作人员，长期以往的工作环境中，已经养成了一种工作习惯，要在让他们重新接受另一种工作方法，一时之间心理上难以接受，甚至是抵触不愿意做出改变。2）管理标准化不足。在进行档案管理上，没有完整齐全的管理制度和部门管理系统。比如，房产信息档案的管理，它应该是拥有专门收集房产资料的人员，分化各级职责，如资料的收集整理人员，其次是立卷检查人员以及档案保管人员。而如今大多数还保持着两三个人员管理信息档案的工作模式，管理人员之间的职责分工不明确，到位。也没有设置专门监督的责任机构和人员，造成档案信息管理总体的不足。3）管理人员素质较低。档案信息人员的素质较低表现在工作责任感不强，具体表现在有的档案信息管理者道德素养不够高，将档案资料据为己有，甚至是私自存放或是拒绝归档保管。档案信息人员素质低下还表现在服务水平不够高。以房产档案信息管理为例，房产所有者需要调动存档的资料进行复印或是作为他用时，管理人员不给予调档，甚至态度恶劣，给他人造成事务办理上的诸多不便。

三、加强信息化档案管理的措施

1）完善基础设施。加强信息化档案管理的先决条件是完善应有的基础设施，没有这些必要的设备就只是纸上谈兵，没有实际的意义。建立现代信息化档案管理首先所需要的设备，计算机是最主要的，其次是复印机，专业的软件设备，打印机、扫描仪等等。而建立档案信息系统是最关键和最主要的部分，拥有一项完整的系统可以更加快速的进行档案的录入，以及档案的分类和档案的查询以及保管。2）重视档案信息化的建设与传统保管。档案信息化的建设固然很重要，是往现代化信息档案保管的一个重要过渡，它使得档案信息形成一项完整的保管系统，也是现代电脑技术运用在档案管理上的一次飞越。它在很大程度上为我们的工作节省了时间，提高了工作效率以及工作的效益。但是传统的档案保管也不能完全的放弃，比如说房产资料文件的原件是作为房产拥有者所有权的一个证明文件，这些文件都是要作为纸质文件资料长期保存的。3）加强信息安全的管理。在建设现代信息化档案管理的步伐之上，还必须得加强信息档案的安全性管理。在电脑科技发展的同时，一些人利用网络的便利性以及网络的漏洞，使用病毒或是黑客软件对信息管理系统进行攻击，造成信息档案管理资料的流失与损坏。在没有备份的情况下，这些流失与损坏的文件资料不能够还原，给拥有者以及档案资料管理部门增加损失。因此，亡羊补牢，为时已晚，档案管理部门应当加强对信息安全管理的预防与应对。4）提高档案管理人员的素质水平。这里所说的提高档案管理人员的素质水平不仅仅包括管理人员的知识水平，更加重要的是道德责任水平。首先是档案管理人员的知识水平，需要他们明确的知道档案信息管理的具体内容以及保管措施以及自身职责的具体要求。其次是管理业务水平，我们知道一些档案管理需要我们妥善的保管一些纸质资料，随着时间的延长，纸质资料容易损坏或是陈旧，看不清楚具体内容，这就需要管理人员具备一定的修复能力。道德素养具体体现在自身的责任意识，强烈的职责使命感以及对自身的约束力。

四、结语

在迅速发展的科学技术时代，印证了科学技术是第一生产力。把这种发达的电脑信息技术运用到档案信息管理当中，完成从传统的纸质管理信息系统到现代信息化档案管理的一个重要过渡。在本文中研究了运用现代的信息化档案管理模式，突出了它的作用，以及它在档案管理当中无法比拟的优越性。在此同时提出在建立现代信息化档案管理中所需要注意的问题，为怎样建立新型的现代化档案管理模式提供了可供大家参考的建议。

作者:刘洋 单位:天津市市区不动产登记事务中心

参考文献：

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