档案信息化管理的优势及安全分析

【摘要】随着社会的发展，自动化办公和电子政务的广泛应用。档案管理工作逐渐从以往的传统模式改变为信息化管理模式。对此，也带来了相应的信息安全性问题，档案工作者就应当充分发挥信息技术的特点，同时利用新方法、新技术有效的改善信息化档案在管理过程中所出现的问题，使得档案管理工作发挥更大的作用。

【关键词】档案管理；信息化管理；安全

档案是人们信息化资源的重要组成部分，同时也是日常生活当中必不可少的信息。随着我国科学技术的不断进步，社会运行方式出现了较大的改变，常规的档案管理工作已经无法满足当前人们的各方面需求。所以，如何有效的提升档案管理工作的管理质量，并且有效的解决所面临的一切问题，最大程度的服务于社会，已经成为档案信息化管理者的核心问题之一。

1.档案信息化管理模式的优势

1.1加快搜索速度、提高搜索准确性。传统的档案管理模式，在搜索档案时需要相关工作人员在案卷或目录中进行手动的查找，其查找效率非常低，也极容易出现错误[1]。在实行信息化档案管理之后，不但可以极大程度的提升档案信息的查找效率，还能够极大程度的降低出现差错的可能性。1.2提升档案信息利用率。伴随科技的发展，环保理念也开始普及。无纸化的办公受到越来越多的关注，并在各个部门当中普及。办公自动化程度越来越高，使得纸质档案信息和办公数字化办公之间有较大的矛盾冲突。在使用信息化档案之后，档案的信息可以以数字化、信息化的形式展现，从而直接在办公数字化系统当中应用，不但有效的解决了传统纸质档案和办公数字化的冲突，还为档案使用者提供了极大的便利。1.3方便信息远程传输和共享。传统的纸质档案模式，使用者需要通过相关档案管理部门进行查找或者通过邮寄、传真，但这些都给使用者带来极大的不便利[2]。但是信息化档案管理能够借助信息网络，及时的将档案信息传输于档案使用者手中，如此在很大程度上节省了人力和财力。

2.档案信息化管理中的安全问题

2.1电子档案的真实性和合法性问题。传统的纸质档案的管理中，需要相关领导人或者单位进行相应的签字或者盖章，其较为容易识别档案的合法性和真实性。2.2传输过程中的安全性问题。档案信息化管理模式下，档案信息能够借助网络实现传输，这也埋下安全隐患伏笔。在传输过程中，极有可能出现篡改、窃取和伪造的可能，尤其是高度保密的档案信息，这一问题更是严重。2.3管理过程中的安全性问题。长时间保管电子档案信息会因为一系列的因素而受到影响和制约，例如计算机软件或硬件的使用寿命、平台和电子档案信息之间的一致性等。这些都需要管理人员改善管理模式，加强管理质量，如果管理模式、管理质量出现问题，则极有可能造成电子档案信息受到损坏。

3.档案信息化管理中问题所对应的策略

3.1改善电子档案的合法性和真实性。对于电子档案的真实性和合法性问题，加密技术能够有效地预防。当前所使用的加密技术可以分为两个大类，主要分为对称类和非对称类。对称类加密便是指解密和加密的秘钥相同，目前一种加密技术的应用较为广泛；非对称类的加密主要是指加密和解密用的是两种秘钥，简单说就是加密的秘钥可以公开，但是另一个用于解密的秘钥不得公开，需要由特定的人进行掌管，这样的加密方式也是当前档案信息化管理中应用效果较好的方式。非对称加密方式中，可以将加密秘钥公开给所有需要管理电子档案部门，使他们自主的对自己的档案进行加密保护，这样就能够最大程度的对电子档案进行存放管理。3.2引进全新的管理技术和管理理念。随着我国社会信息化时代的高速发展，各个行业都有一定程度的融入高科技技术。对于档案信息化管理工作来说，也必须要跟随着时代步伐，将落后、传统的管理模式进行合理、科学的改善和创新，重新设计符合社会要求的档案信息化管理模式，增加各方面的投入情况，例如人力、物力的投入，从根本上改善档案信息化管理工作。其中，最为重要的管理内容便是权限问题和监控技术问题。需要加强对访问档案的用户进行身份的验证，杜绝无关用户随意查看重要档案。权限问题的常用方式为给每一位用户分配特殊的符号、字母或者数字，用户需要输入正对这些信息之后才可进入。在档案信息化管理当中，防火墙的建立能够有效地保障数据系统的进、出两个方向的互动能够得到有效的监控和鉴别，杜绝对档案信息的非法访问，从而对电子档案的安全性、隐蔽性受到保护。3.3建立完善的安全管理制度。电子文件的形成、处理、管理、利用等多个环节中，都有着信息丢失或更改的可能性，并且这些丢失或更改并不会及时且容易的发现。对此，档案管理部门就需要建立一套科学、严密、合理的管理制度，对每一份电子档案的生命周期实行全程的管理，保证每一个环节中电子档案的完整性。电子档案制作人员需要对所制作的文件负责，相关部门需要设立统一的管理制度，在需要对档案进行利用时，只能够以只读的形式进行查阅，以免在阅读过程中对档案造成破坏。除此之外，机关办公活动当中所形成的公文行电子文件只要签发之后便不得更改，如果需要更改，则必须要经过批准手续才可。

综上所述，随着信息化社会的快速发展，其各个行业的电子档案也会随之增多。与此同时，档案管理的安全性也面临着前所未有的挑战。发展档案管理和国家建设当中的核心任务便是真正全面实现档案信息化管理，这对于相关工作人员而言，需要正确的认识到档案信息化管理的客观存在的问题和优势，并且积极主动的使用行之有效的改善措施，使档案信息化管理建设工作顺利开展。

作者:徐晓华 单位:邢台医学高等专科学校

参考文献：

[1]李荣.叶全胜,黄红万.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J].云南档案,2014,10(5):10-12.

[2]陈璐.信息社会与档案信息化管理[J].绵阳师范学院学报,2013,1(4):1-2.