档案信息化对档案服务的促进作用

伴随着现代科技的飞速发展，人们使用的电子设备日新月异，平均三年为一个大跨度，而时代的飞速发展正印证了光阴似箭日月如梭，时间不等人，无论从事什么行业都必须紧跟时代步伐，掌握时代脉搏，只有这样才不会埋没于历史洪流之中。人如同沧海一粟，环境变化沧海桑田，在抓紧进行数字化和高度信息化同时我们必须摆正自己的态度，档案管理的主要服务目标依旧是读者，所以从生活入手，加快档案管理服务的平台发展，我们不能只局限在传统的面对面模式，现如今虚拟网络更好的代替了原本的服务方式，手机、平板、PC平台的客户端发展尤其重要。

一、档案管理服务意识的转变

社会变革和生产方式的改变促使我们必须进行改变，一改以前服务模式转变为让用户自主选择提出需求，在平台的端口界面设置筛选项目，方便用户选择，更快、更精准的查找所需信息，并能够通过用户习惯进行一定的推测，挑选一些用户感兴趣的信息。产出具有创新特色的信息服务，能够更好地博得用户喜爱。

二、档案管理服务方式和功能的转变

在新的用户需求的发展下，作为档案管理的服务者必须对原有的服务方式和功能进行适应时代需求的改进。保管和保存作为原本档案管理的主要目的，是为所收集的资料进行有组织的保管和相关处理基础上为读者提供各种服务。传统档案管理的服务的模式主要是被动式，总是需要用户自主的找上门来进行查询，这些功能几乎不能由读者自行简单方便的完成。用户也往往对于所查档案给不出完整的信息，只能从只言片语中推断。用户和服务人员只是面对面的一问一答，你借我取这一非常初级的服务状态。但是真正的档案管理模式应当是集合了现代高端的网络技术和一定的人工智能的高度集合化大型平台，有着庞大的数据处理能力，对每一个档案从头到尾均清楚备案，在用户的终端上能最大程度的体现出信息的时效性，具有较强的判断能力和一定的交流空间。这样档案的管理以及服务模式即被动向主动的模式转变。作为现代化的档案数据处理平台应当具有强大的信息收集能力，对未来的科学技术发展趋势和最新科技动态有一定了解，了解用户的关注方向并给出相应的领域信息对用户进行信息资源的引导和导航。信息化档案管理拥有现实的档案和虚拟的档案，服务模式多样性、服务内容新颖多边，并且能够具有电子商务模式的信息处理方式，针对不同需求的付费与免费服务，使其具有与传统档案管理的不同的生存形式。伴随着读者对获取信息要求的不断提高，从传统模式的服务者与用户面对面的一问一答逐渐往高度虚拟信息数字化的方式发展，依托高新技术发展，利用好互联网与多媒体技术的融合优势来让未来档案管理的模式更好发展，是建设高度信息化集合高级处理能力的大型平台所必经之路。要着重发展信息资源数据库建设，充分发挥自身的优势和特点，建立高效快捷、具有独立特色的信息资源数据库，加快自身网络节点与国内外网络互联的进程，有效地利用自主开发的数据资源库为用户提供快捷、高效的服务。信息化档案管理的发展也对档案管理工作者的工作素质提出了更为严苛的要求。合格的信息管理着应当具备：熟练地应用高新信息技术的能力、通晓信息资源管理和信息服务知识、具有宽泛的知识基础、具备较高的外语水平和良好的创新意识和能力。如何在未来的信息化洪流之中能够逆水行舟，在数以万计的条目中搜寻到所需的信息，并发展紧跟时代的现代化产品才是每个档案管理行业者的重要任务。所以，行业管理者必须制定严格的规章制度提高人员的职业素养，努力培养出优秀的档案管理业人才。伴随着数据库的开放式交流平台发展以及信息全球化发展，为了能使在不同国家、地区的用户能够享受到信息全球化和电子技术、互联网技术的飞速发展所带来的福利，那么在进行信息数据化和虚拟化时遵守工业化生产流水线原则，所有的数据化均有严格的统一标准，所有搜集的信息处理均按照指定的标准化的方式来进行，使信息的接受者能够方便的接受成果，不需要麻烦的手段，从而更好地展现信息的时效性。

作者:鲁忠宇 单位:西北电力设计院