杭钢档案信息化论文

1杭钢档案信息化的现状和面临问题

当今社会现代信息技术的快速发展和不断完善，使文件的形成电子化，存储形式数字化，传递网络化，管理动态化已经成为普遍的趋势。纸质文件的比重呈逐渐下降态势，而电子文件的数量持续上升，电子文件和数字档案将日益成为馆藏的主要档案信息资源。档案工作的内容和重心发生了转变，档案管理方式也必然随着发生变化。国家档案局经科司副司长王岚博士在2006年中国档案信息化年会上曾经说过“档案信息化是档案部门无法绕过的障碍，也是必须要跨过的颠峰”。档案信息化其实就是档案管理的一次变革，采用信息化技术来提高档案管理效率。杭州钢铁集团公司作为中国企业500强之一，办公自动化系统、ERP系统已成功建成运行，在企业信息化建设上已经处于行业前列。经过50年的发展，杭钢集团公司已经形成和积累了比较丰富的档案，截止2013年12月，杭钢档案馆馆藏档案52067卷，以件为单位的档案51202件，照片2692张，磁性载体档案153盘；底图14.92万张，资料2233册。列入年报统计范围的杭钢集团公司（含杭钢档案馆）馆室藏档案142595卷，以件为单位的档案60779件，照片7794张，磁性载体档案176盘；底图22.68万张，资料23646册。但是，杭钢的档案工作就其整体水平和发展进度来看，对照国家档案行政管理部门的规范要求，还有许多薄弱环节、甚至是致命弱点。一是档案信息资源的集中管理，特别是集团公司、股份公司机关的会计档案、基建技改项目前期文件材料和决算档案、股份公司董事会及证券部有关档案等重要档案资料至今没有向档案馆完整移交。二是档案信息化建设，与企业信息化建设（OA、ERP等）比较，没有同步考虑和推进。尤其是在业务档案规范、高效管理和利用方面，各种问题逐渐凸显出来：主要表现为1．1杭钢集团各二级单位各类档案数量多，日常档案管理工作强度日益加大。1．2尽管杭钢集团在用档案管理系统，但主要是针对条目进行管理。实体档案与电子档案大都仍然采用传统的管理方式，导致档案的利用效率低、利用及时性、全面性、完整性均存在问题。1．3杭钢集团各二级单位较多、区域分布较散，跨区域、跨单位间的业务档案信息利用成为一大难题，无法实现整个杭钢集团统一的业务档案数据共享中心。1．4杭钢集团形成的档案中，深层次、更高级、更有价值的数据未能从信息中挖掘出来，对集团相关单位提供准确、安全、快捷的信息，提高集团整体经济生产力起到的支持力不够。1．5杭钢集团总部档案部门无法实时监控各二级单位各类档案收集、管理情况，并很难对各二级单位档案业务进行实时督导和监控；

2杭钢档案信息化建设的目标和主要内容

对此，公司办公室在档案馆的改造中启动了信息化建设项目，到目前为止，杭钢已投入合同金额103.7万元用于档案信息化建设。项目在2010年3月开始准备，2011年1月正式启动，2011年10月钢铁主业生产单位及辅助部门的18家二级单位档案管理人员上线操作。并明确提出杭钢集团档案管理信息系统建设的最终目标是：按照总体规划、分步实施的要求，逐步建成一个由现代计算机技术和网络技术构成的跨区域、分布式、多功能、规范化、集约型管理的高效、开放、共享、虚拟、资源丰富的数字化“杭钢档案馆”。2．1阶段目标，2．1．1第一期实现杭钢档案馆和钢铁业二级单位档案信息资源的数字化，包括现有馆（室）藏档案有重点地逐步进行数字化处理，杭钢档案馆和钢铁业二级单位的档案信息管理软件系统接入办公自动化系统，电子文件通过办公自动化网络和光盘等手段和方式接收进杭钢档案馆。档案形成单位和部门可以利用档案信息管理系统或电子载体形式进行电子档案的移交；档案专业技术人员可以利用计算机和网络技术实现档案信息资源采集、分类、整理、编研、提供利用服务和进行档案工作的日常管理；合规用户根据授权可以在网络上实现档案信息资源的查询利用和档案业务咨询。2．1．2第二期实施集团公司在杭单位的档案信息资源数字化管理，并通过网络手段与杭钢数字档案馆信息系统相连接，实现档案信息资源的共享。2．1．3第三期实施集团公司杭外单位的档案信息资源数字化管理，并通过网络手段与杭钢数字档案馆信息系统相连接，实现档案信息资源的共享。2．2档案信息化建设的内容2．2．1基础设施设备建设杭钢集团公司由于公司内网布局已经完备，基础设施的主要内容就是配备与档案信息化建设相适应的支撑软件系统运行和相关档案业务工作的硬件设备。如：工程扫描仪、工程一体机、大型绘图仪、非线性编辑、音视频数据采集转换等设备。目前档案馆已配备了计算机6台、笔记本2台、高速扫描仪（3台）、打印机（2台，其中网络打印机1台）、光盘刻录机（2台）、数码照相机（1台）。为档案信息的采集、交流、交换和档案业务的监督、检查、指导服务。同时在数字档案信息存储管理平台上配备服务器（2台）、存储器（1台）承担档案信息主数据存储管理。在数字档案信息应用平台上配备计算机4台、终端4台：其中档案馆工作人员计算机2台，用于借阅利用和其他管理工作；档案馆用户查询计算机2台（独立连接国际互联网）、终端4台，装载应用软件系统，通过网络连接服务器群，提供在线利用。配备打印机2台、光盘刻录机2台，为用户提供档案信息载体。2．2．2钢铁主业二级单位档案室管理：一是加快现有馆室藏档案整理。按照国家和省档案行政管理部门和冶金系统档案工作标准、规范加快对现有馆室藏档案的整理、整改工作：杭钢档案馆、钢铁业各二级单位、非钢产业各单位需分步完成文书档案、职工档案、会计档案、实物档案的整改，以及完成照片档案、印章档案、科技档案的整理、整改。二是加强档案目录及其数据库建设。现已拥有各类档案管理软件、具备建立档案目录数据库的单位要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，并为下一步移植到数字档案馆管理系统做好准备。三是规范电子档案归档管理。集团公司机关各部门要根据公司档案管理规定和要求，抓紧整理移交应归档的纸质或其他载体档案材料；加强对本部门电子文件的积累、鉴定、著录、归档移交工作；职能部门在与外单位签订设计、勘察、监理、施工、设备采购等合同时，要提出在移交纸质档案的同时移交电子档案的要求，其中设计、勘察、设备供应方必须提供电子文件归档。2．2．3电子档案信息的管理和利用目前，杭钢档案馆的电子档案信息管理主要负责对采集到的档案信息进行规范整理、分类、管理，使之有序化。对采集的符合或通过转换使其符合档案管理规范的数字信息及其元数据，根据采集时所带的目录信息，采用《杭州钢铁集团公司档案分类编号实施办法》和《归档文件整理规则》等标准的分类方案将这些数据有序地存储到系统中。截止2013年12月，杭钢档案馆机读目录案卷级3.05万条，文件级19.31万条，集团公司（含杭钢档案馆）机读目录案卷级5.58万条，文件级25.64万条。数字化加工转化集团公司科技档案37547件，集团公司文书档案13046件；钢铁业二级单位科技档案12233件，文书档案馆619件。同时，根据逻辑关系将符合《中国档案主题词表》、《冶金档案主题词表》、《杭州钢铁集团公司公文主题词表》有关要求的主题词和符合《中国档案分类法》、《冶金档案分类法》、《杭州钢铁集团公司档案分类编号实施办法》有关要求的信息分类号组合在一起所形成的一套分类号主题词对照表，系统可以从对照表中自动提取相应的分类号—主题词，完成标引任务。此外，根据档案工作标准对整理立卷的档案或以件为单位整理的档案，进行分类后按不同要求自动编目，提供在线查询和输出为纸质载体。对重要文件和档案信息进行全文采集、转换、识别、压缩、加密、和检索等管理与利用。

3杭钢档案信息化建设的改进建议

目前，杭钢集团公司档案管理信息化正稳步推进，但仍需要认真进行改正，以求完善，使管理水平再上一个新台阶。主要表现在以下几个方面：3．1创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。首先是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；明确内部分工和职责，建立上传下达、团结协作、规范有序的工作秩序，推动各项工作顺利开展。其次，档案科全体专业技术人员要熟悉掌握该系统的业务流程、软件操作，进一步完善杭钢集团公司档案管理信息系统的流程，至上而下进行推广。最后，召集各二级单位的档案人员定期召开座谈会，对杭钢集团公司档案管理信息系统试运行过程中功能需求、软件操作、流程完善进行讨论，以便查漏补缺，及时补充、完善。3．2统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。公司办档案科需尽早制订或修订杭钢集团公司档案管理信息化、电子文件管理等方面的规章制度，用制度来规范、约束杭钢集团公司电子文件等的收集、保管、利用，也使各二级单位能参照相关制度，做好各自单位的相关工作。同时，档案科内部应尽早制订项目设备的使用和管理规定，应明确大型、贵重设备的责任人、适用范围、使用程序等，并要建立工作台账。最后，要制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合。杭钢集团公司档案管理信息系统的建立推动了杭钢的档案工作，我们要充分发挥信息化系统的功能和优势，通过持续不断地改进和完善，实现信息化带给杭钢集团公司的最大效益。

作者:王建玉龚维权单位:杭州钢铁集团公司