档案信息安全管理及保密技术探究

摘要：随着信息技术发展，已经被应用于各个领域，并且取得了显著成效。从目前情况来看，网络技术已经成为了档案信息管理的主要途径，改变了传统管理方式，具有高效、快捷的特点。但网络是一个开放的环境，容易遭受非法入侵导致信息泄露，因此要做好保密工作。文章先分析网络环境下档案信息安全管理存在的问题，再论述安全管理措施和保密技术。

关键词：网络环境；高校档案信息安全管理；保密技术

档案信息管理是一项重要工作，关系到企事业单位的利益，因此要提高重视程度。在高校档案管理中，教学档案数量大、保密性高，提高教学档案管理的安全性，是对教师和学生的信息安全必不可少的措施。目前，网络技术已经被普遍应用到档案信息管理中，大大提升了工作效率，但是也存在一定弊端，网络环境具有开放性的特点，容易受到侵害，无法保障档案信息的安全。为了解决面临的问题，要加强保密技术的研究，不断提升档案信息管理安全等级。如今，高校在不断的扩大招生，学生人数不断增多，高校教学档案信息安全管理问题逐渐加剧，所以高校教学档案信息安全管理需要不断强化。

一、网络环境下高校档案信息安全管理特点

高校信息管理包括很多方面，教学档案管理是其中的重要组成部分，能充分体现一所高校的历史沿革和师生的教学活动，可以反映老师和学生的真实在校情况。隐私性、周期性、保密性和专业性和是高校教学档案的信息安全管理几个特点。在高校，每年都要迎接新的学生、送走毕业的学生，学生的人数是动态平衡的，高校教学档案真实反映了学生的学习和生活状态，虽然每届学生都不一样，每个学生都存在个体差异，但每一届学生的整体档案信息是有规律的，档案管理人员应该实时发现其中蕴藏的规律，由此制定出更加有利于学生发展的培养方案。另外，随着高校成立时间越来越长，积累的教学档案数据逐渐增多，学生、家长、教师个人信息和教学信息、科研信息以及历年试题信息具有很高的保密性和隐私性。在档案管理的实际工作中，工作人员要全面的注意到这些特点，根据学校的实际情况，确定出适合高校的管理措施。

二、网络环境下高校教学档案信息安全管理的必要性

高校档案信息的安全至关重要，影响着全体师生的切身利益，并且对学校的发展有深远的影响，需要高度重视。它是高校教育教学工作真实情况的记录，是高校档案管理的重要构成部分，肩负的责任十分重大。高校教学档案信息安全管理不应该被看作是存于计算机和纸质档案中的无足轻重的资料，它是在学校整个发展过程中逐渐形成的庞大的信息数据库。通过教学档案，可以看出学校的历史沿革、教育成果，以此来制定出更为有利于学校发展的方针政策以及学校与社会发展相结合的培养方案。

三、网络环境下的档案信息安全管理存在的问题

1.重视程度不够。从现阶段情况来看，档案管理已经基本实现了信息化，除了个人档案外，还有很多部级别的安全信息问题，一旦出现档案信息泄露问题，就会威胁到国家安全，造成不可挽回的经济损失。虽然档案管理采用了安全技术，但是依然会出现泄露的情况，主要原因是网络环境中存在着漏洞和缺陷，成为严重影响因素。近几年出现了很多档案信息泄密的事件，不仅造成恶劣社会影响，而且会带来巨大损失。但是档案管理人员并没有意识到这一点，日常工作就是对档案进行维护，忽视了安全管理的重要性。在网络环境下，很多危险因素不易被察觉，管理人员容易掉以轻心，导致了档案信息泄密事件发生。即使没有出现档案信息问题，也要保持警惕心，建立完善的安全保障体系，减少不确定因素影响。只有思想上引起重视，才能在实际管理中做出改变，保证档案信息管理的安全性。2.管理人员配置不足。在教学档案信息安全管理中，相关管理人员配置不足，在职的工作人员的业务能力也无法有效地支撑教学档案信息安全管理工作。3.计算机硬件、软件问题。计算机硬件系统在档案信息管理中发挥着重要作用，由于存在电磁波辐射，会对计算机数据信息处理产生影响。为了避免影响，要选用专业的电磁波接收器，可以接受主机和电子设备的电磁波辐射，这样就可以提升档案信息的安全性。档案信息会保存在计算机的存储设备中，如果出现问题就会出现泄密的情况。计算机软件系统最大特点就是开放性，让档案信息处理速度得到了提升，在整个过程中，可能会遭受恶意攻击，导致信息安全性降低，很有可能会出现泄密情况。为了保证系统运行稳定性，计算机都安装了相关程序来修复漏洞，如果漏洞过多，档案信息处理就会遭受病毒侵害，档案信息出现泄露的情况。从档案信息管理安全角度出发，不断完善系统，保证安全、高效运行，为档案信息管理提供支持。4.学生档案管理的内容没有显现出其作用。由于大多数高校学生的教学档案只是一张成绩单或几张证书，无法体现出学生的综合素质，因此无法满足社会对人才多方面的考核需求。在高校的教学档案信息安全管理工作中，管理制度缺失，教师和学生查阅困难，档案馆只是作为档案管理部门存在，基本从未为学生和老师提供服务，师生也不知道档案馆里有什么、可以干什么。5.加强培养档案管理工作人员的综合素质。教学档案信息管理有部分工作关系到师生的个人隐私信息、教师科研工作项目以及专利申报等活动，因此还需要加强培养档案管理工作人员的道德素养和职业精神，提高其综合素质。6.网络安全问题。档案是非常重要的资料资源，管理目的主要是为了便于人们应用。在这种情况下，档案信息需要进行传播，存储设备发生了改变。档案在整个传送过程中需要经历多个环节，增加了不确定性，对档案信息安全带来影响。网络黑客和病毒是档案信息安全管理的主要威胁因素，当计算机防护体系比较弱，就非常容易遭受黑客或者病毒的侵害，出现档案信息泄露的情况。档案信息涉及范围比较广，处于不断增加之中，这对档案管理人员提出了更高的要求。部分人员自身能力有限，在档案信息管理方面存在漏洞，降低信息的安全性。档案信息管理业务量增加，需要更多数量的工作人员，为了满足工作需求，很多人员没有经过专业培训，档案信息管理队伍整体水平层次不齐，无法适应发展需求，成为了限制性因素。

四、网络环境下的档案信息安全管理及其保密技术

1.构建完善的防护体系。运用计算机开展档案管理工作时，为了保证安全性，最直接的方式就是构建防护体系。虽然计算机都安装了防护体系，但是不够全面，依然存在着漏洞，会出现档案信息泄露的问题。如果防护措施不到位，就会给病毒可乘之机，让计算机系统遭受破坏，无法正常运行。通过对档案信息管理安全问题分析，发现往往是因为一个漏洞导致系统崩溃，遭受巨大损失，所以在档案信息管理系统中建立综合性防护体系是非常必要的，可以提升计算机系统的安全等级，防止黑客或者病毒的入侵。要加强防护体系的建设，从体系的各个方面去完善，提升整体防护水平，建立一套完善的防护体系，为档案信息管理提供可靠保障。2.提升高校档案信息管理人员的专业性。首先，高校需要在相关老师道德素养和敬业精神方面更进一步的加大培训力度，制定对档案工作人员定期信息安全法律考试制度，严格落实考核管理，促进相关工作人员全面学习档案管理知识，建成一支具有一定专业水准的档案信息安全管理队伍，保障学校的教学活动顺利开展，促使学校向着更好的方向不断前进。其次，任何工作人员的专业能力都是及其重要的，在高校教学档案信息安全管理中尤其如此。随着互联网信息技术的无孔不入，档案管理的形式也越来越多样化，档案管理的安全性也要求越来越高，这就要求档案管理人员要掌握更多更新的档案管理知识。然而，在实际的工作中，高校档案信息管理人员大多是非本专业教师，这些老师很多在档案管理方面的专业知识和管理经验为空白，学校也没有对其开展系统的业务培训。在实际的档案管理工作中，很多老师面临着想干好却又专业能力缺乏的困境。3.建立健全法律法规。为了保证网络环境的绿色性、健康性，需要健全法律法规作为保障，这是非常重要的。目前，关于网络环境下档案信息管理的法律法规比较缺失，当出现安全事件时，找不到解决的法律依据，那么情况会变得越来越糟，严重威胁到档案信息管理的安全性。为了保证档案信息安全性，法律法规是必不可少的，可以发挥出规范的作用，提升档案信息管理的安全等级，避免受到不利影响。对于致使档案信息泄露的不法分子要加大处罚力度，可以起到警示作用，创建出绿色健康的网络环境。加强对档案信息安全管理重要性的宣传，不断增强网民的法律法规意识，上网必须符合相关要求，才能创建出健康的网络环境。在档案信息安全管理中会不断遇到新问题，所以要建立健全法律法规，保证档案信息安全管理工作顺利开展。不断增强法律法规的执行力，包含档案信息管理的各个方面，将具体效果落到实处，提升档案信息管理的权威性。4.加大档案安全重要性的宣传。当前学校大多数师生对教学档案信息安全管理工作的重视程度普遍较差，并没有完全意识到档案信息管理对师生的重要意义。这也造成学生对档案信息安全管理的主动性较弱，对档案的具体内容、对自己工作生活的影响以及传递的方式了解甚少。学生在毕业离开学校之后，结业、未就业等各种不同原因导致档案信息很长一段时间是滞留在在学校档案馆的，给学校增加了很多不必要的档案管理工作。更加严重的是，学生在就业、升职等情况下需要档案时，却对自己的档案身在何处、档案内容包括什么一问三不知，给毕业后续的工作生活造成了许多的麻烦，甚至影响工作就业。所以，高校需要注重档案信息管理的宣传工作，让学生认识到档案管理的重要性，明确清楚自己档案的内容、意义以及毕业工作后的流转途径，以确保个人档案的安全，防止出现个人档案信息的丢失。5.做好档案保密工作。档案信息事关重大，因此保密工作是非常关键的，避免档案信息出现泄露的情况。网络环境具有开放性，人们在上网过程中可以浏览一些档案信息，其中部分档案是可以供大众浏览的，如人事档案、个人简历等，但是有的档案信息是不能任意下载的，如重大工程或者国家的案例，其中含有重要的信息资料，没有经过批准是不能公开的。根据我国《保密法》的相关要求，在开展档案管理工作时，可以分为保密档案和非保密档案，所以要区别对待，采用不同保密方式。有些档案是有保密年限的，到了时间后就可以解密，供人们浏览。对档案保密要划分不同等级、不同类型档案采取相应的保密措施，保证档案保密工作有序开展。这就要求人员具备较强专业素养和责任心，档案保密不能有半点马虎，一定要足够细致，才能保证档案信息的安全性。6.提高安全防护技术水平。计算机技术发展为人们带来便利的同时，也给非法入侵者带来了可乘之机，如果不提升安全防护技术水平，肯定会威胁到档案信息的安全性。为了适应发展需求，要加强网络安全防护技术的研究，和实际工作情况联系在一起，确保达到良好效果。只有具备较高等级的安全防护技术，才能为档案信息安全提供可靠保障，抵御病毒的入侵。意识到档案信息安全管理的重要性，档案信息管理和社会经济发展有着直接关系，加强管理对于促进档案事业发展具有重要意义。创新档案管理工作模式，对于不同档案信息要区别对待，设置严密的安全等级，提高档案信息保密的规范标准，对非法入侵者要加大惩罚力度，可以起到震慑的作用。每个档案管理单位情况有所差异，所以要从实际出发制定科学合理的管理方式，解决工作中遇到问题，提升档案信息管理水平。7.保密技术。一是防火墙技术。这是比较常见的计算机安全防护技术，恶意软件和病毒是无法进入到系统中，为计算机系统运行提供保障。防火墙技术主要包括两种技术手段，分别是分组过滤技术和技术，为了提升安全防护水平，要将过滤技术和技术结合在一起，有利于提升档案信息系统的安全水平。二是数字签名技术。通过加快处理来提高信息资料传送过程中的安全性和保密性，避免信息资料在各个传送节点出现漏洞或者受其他因素的影响，确保信息资料传送每个环节安全性。三是电子文件认证技术。这项技术和数字加密技术是一样的，需要通过计算和运算来完成。电子文件认证技术是通过比较运算来获得验证码，通过摘要来鉴别电子文件的真实性。但是电子文件认证技术也存在弊端，文件在发送过程中不具备保密性。除此之外，要提高档案信息安全管理人员综合素质，积极学习先进技术，应用到工作中来。增强自身安全意识，处理好档案信息管理每个环节，保证具有安全性。

五、结语

综上所述，档案信息安全管理是一项非常重要的工作，尤其是在网络环境下，存在着很多危险因素，对档案信息安全会造成威胁。为了防止出现信息泄露或者丢失的情况，要加强保密技术的研究，为档案信息安全提供可靠保障。在信息技术快速发展的今天，会面临更加复杂的情况，因此创新保密技术，更好的应用在工作中，推动档案管理事业向前发展。

参考文献：

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[2]李牧.网络环境下的档案信息安全管理及其保密技术[J].网络安全技术与应用，2017

[3]田星原，邹欣云，文芳，等.网络环境下的档案信息安全管理及其保密技术[J].科研，2017

[4]兰兰.网络环境下的档案信息安全管理及其保密技术[J].商情，2018

作者:陈彦宏 单位:西北民族大学电气工程学院