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建筑施工企业材料采购内部控制分析

摘要:建筑施工企业在施工的过程中,若想顺利的推进施工进度,就必须确保前期性物资材料采购的充足。从现阶段建筑施工企业的经营和发展来看,大多数企业已经认识到材料采购内部控制的重要性,并积极的探索符合企业自身实际发展的材料采购内部控制模式,不断加大对材料采购的内部控制,以此促进企业更加健康、稳定的发展。笔者针对建筑施工企业材料采购的特点以及重要性等进行了探究与分析,并提出了企业材料采购内部控制的有效策略,希望有助于企业的长远发展。

关键词:建筑施工企业;材料采购;内部控制;有效策略

对于建筑施工企业来说,工程项目的整体成本费用可大致分为材料费用、人工费用、运输费用等。其中建筑材料费用一般占整体成本费用总额的60%左右。正因为建筑材料费用占总成本费用的比重相对较大,其对企业的影响一般直接体现在工程项目的成本和质量方面。因此,建筑施工企业应该加强材料采购的内部控制,以增强企业的竞争力,并在一定程度上提高企业的经营效率,从而确保企业的可持续发展。

一、构成内部控制的基本要素

在日益激烈的市场竞争下,企业内部控制的重要性越来越明显。构成内部控制的基本要素主要包括:第一,内部环境。企业在实施内部控制的过程中应该以内部环境为重要基础,内部环境主要包括:组织结构、企业文化、各部门职责、管理机制等。内部环境的好坏直接影响着企业内部控制实施的效果。第二,风险评估。企业内部控制实施的重要依据为风险评估,若想有效的控制和管理风险,就需要通过风险评估对相关风险进行识别与分析,以此在一定程度上规避风险。风险评估主要包括:设定目标、识别风险、分析风险以及应对风险。第三,控制活动。企业管理层通过各项规定的制定来规范企业内部控制,在确保内部控制工作顺利开展的同时,降低企业的损失。企业通常为了有效的控制内部经营与管理,而通过控制活动来实施内部控制。第四,信息与沟通。信息的顺畅传递可以为企业内部控制工作的顺利开展提供重要的保障。第五,内部监督。企业内部监督工作的实施,有利于提高内部控制的效率,并有利于规范内部控制工作。

二、建筑施工企业材料采购特点

(一)建筑施工企业材料采购的多样性特点。建筑工程企业的工程项目具有着单体定制的特点,各个项目之间具有着较大的差异性。因此,企业所需要采购的材料涉及的方面较为广泛,品种规格较为繁多、数量通常较大。对于一个建筑工程项目来说,可能需要上百种,甚至上千种建筑材料。并且各种建筑材料的重要程度、消耗、价值等均有所不同,既包括大型的建筑材料,同时还包括一些零星的小材料。由此可见,建筑施工企业材料采购具有着多样性的特点。(二)建筑施工企业材料采购价格波动变化较快的特点。建筑施工企业所购买的材料,特别是钢材和水泥等主要建筑材料,其价格与国家宏观调控有着密切的关系,因此价格波动变化较快。对于钢材来说,其价格每周甚至每日均会出现浮动。而建筑施工企业在与开发商签订合同时,材料的价格通常以当季的价格作为基准,企业需要承担小幅度价格上下浮动,这将给企业带来一定的风险。

三、建筑施工企业材料采购内部控制的重要性

(一)有效的控制采购风险。如果建筑施工企业缺乏材料采购内部控制机制,将极有可能引发采购风险,甚至引发财务风险[1]。因此企业应该提高对材料采购内部控制工作的重视。一般情况下,企业在进行材料采购业务前,应该对材料采购业务进行深入的了解,以明确企业需要采购材料的种类以及数量,并根据材料市场的变化规律以及企业施工的实际需求合理的制定材料采购计划,以此有效的控制采购风险的发生。建筑施工企业内部工作人员应具备一定的经济思维,对材料市场的实际情况较为了解,只有这样才能够更好的防范采购风险,并降低企业在材料采购时因为成本费用过高而对企业经济运行情况造成的影响,以此促使材料采购内部控制工作更加顺利的进行。(二)有效的控制合同风险。建筑施工企业在与材料供应商确定合作关系后,应该加强监督与管理,增强材料采购的透明度,以此有效的防止企业采购工作人员与材料供应商之间相互串通,出现虚报材料采购价格的情况。建筑施工企业不单单需要监督与管理内部工作人员的材料采购过程,同时还需要加强对材料质量的监督与管理,一旦出现质量不达标的材料,将会严重增加企业的施工难度并造成资源的浪费。因此,建筑施工企业应该加强对签订合同内容的分析,以此防止合同中的内容不详细,缺乏具体性,而给企业带来一定的影响[2]。另外,建筑施工企业在进行材料采购前,应该全面的掌握所需要采购材料的基本信息,主要包括材料的重要性能以及种类等信息,以此有效的提高材料采购内部控制的效率,并有效的控制合同风险。

四、建筑施工企业材料采购存在的风险

(一)采购合同风险。建筑施工企业在进行材料采购的过程中,选择好材料供应商和选购对象后,应该与供应商之间签订具体的书面合同,以此为双方权利和义务的履行提供重要的凭证和依据,从而确保交易的顺利进行。在合同中,应该明确企业的采购需求、采购模式以及采购价格等信息,并明确双方合作期间各自享有的权利及义务。引发采购合同风险的主要因素在于未经过相应的授权审批便签署材料购买协议、供应商自身资质不符合企业要求的标准、合同执行缺乏规范的标准以及合同中的内容存在漏洞等,这些因素均有可能给企业的利益带来一定的损害。(二)采购成本风险。建筑施工企业材料采购内部控制的有效实施,能够有效的降低企业建筑成本,从而扩大企业的经济利益。然而,在实施材料采购内部控制的过程中需要面对由于不确定性因素的影响而引发的采购成本风险。例如:某建筑施工企业,在进行材料采购的过程中,并未构建完善的材料采购价格体制,材料采购价格确定的方法缺乏合理性,并且缺乏对建筑材料市场的全面了解和分析,缺乏对材料价格波动的正确认识,未能够在正式采购前对材料市场进行深入的调查,从而引发采购成本风险。(三)采购验收风险。材料的验收是建筑施工企业进行材料采购内部控制中不可缺少的一个重要环节。材料验收就是根据采购合同对采购的建筑材料进行严格的检验,通过检验后签字接收。其中检验的内容主要包括:建筑材料的规格、数量、质量等,一旦发现问题应该拒绝接收[3]。在这一环节中,企业面临着一定的采购验收风险,引发风险的主要因素在于:缺乏明确的材料验收标准和要求、缺乏规范的材料验收程序、缺乏对材料验收的高度重视,从而致使出现账实不符或者采购材料缺失的问题,进而引发采购验收风险。

五、建筑施工企业材料采购内部控制的有效策略

(一)加强对内部控制环境的完善。建筑施工企业材料采购内部控制的成果难免会受到不同因素的影响,但是在诸多影响因素中,应该将负责企业整体生产经营的管理层作为重要研究对象。假如建筑施工企业缺少一个良好的管理层,对企业内部工作人员道德修养的提升以及专业知识的培训等毫不重视,必定会使企业内部审查失去良好的控制,从而引发各种风险,尤其是在材料采购内部控制环节,很容易出现营私舞弊,以公谋私的有损于企业利益的行为,从而影响企业的发展。因此,建筑施工企业管理层应该对内部控制引起高度的重视,尤其是采购环节的内部控制,加强对内部控制环境的完善。建筑施工企业在引进管理层人才时,应该严格进行筛选,并按照其职责的重要程度提出相应的要求,以此确保引进人才的各个方面均符合该岗位的各项要求[4]。并且,建筑施工企业还应该构建完善的绩效考核机制,将工作人员的绩效考核结果与其薪酬相联系,以此为材料采购内部控制的实施创造完善的环境。例如:某建筑施工企业,在年终针对每一名工作人员采购内部控制的实施情况以及职责范围内的工作进行了严格的绩效考核,并针对绩效考核成绩较好的工作人员进行了一定的物质奖励和精神奖励,极大的激发了该企业内部工作人员的工作积极性和采购内部控制积极性,工作效率得到了明显的提高。在企业治理方面,建筑施工企业应该设置规范的内部组织结构,从材料采购内部控制的角度来看,应该设置一名总经理,负责管理企业财务部门以及综合部门。并在总经理职位下设副总经理岗位,负责管理除财务部门以及综合部门以外的其他各个部门,同时每一个部门都应该各自设置一名经理,主要负责本部门的管理工作。在进行金额较大的材料采购时,至少应该有两个部门共同参与,以此形成各个部门相互监督,相互制约的状态。(二)构建材料采购风险评估机制。建筑施工企业在实施材料采购内部控制的过程中,应该构建完善的材料采购风险评估机制。风险评估是对风险持续的、系统的、动态的预测机制。建筑施工企业应该针对材料采购业务以及付款业务设置专门的风险评估小组[5]。其风险评估小组的成员构成可以为企业内部采购部门、审计部门以及财务部门中的工作人员和一名法律顾问。另外,建筑施工企业还可以根据自身的实际情况聘请具有较高资质的专家协助企业进行风险预测。针对企业实际运营与发展中存在的材料采购风险,企业应该制定风险预测等级指标,一旦预测的采购风险等级过高,就应该在实施内部控制的过程中,及时采取行之有效的方案进行补救与防范,以此避免风险的扩大和蔓延,从而给企业带来严重的损失。建筑施工企业所面临的采购风险主要包括外部风险和内部风险,其中外部风险所牵涉的因素和种类较为繁多,很难从企业主观的角度进行有效的改变,主要包括:价格风险、质量风险、合同违约风险以及不可抗力的风险。内部风险主要包括:财务风险、合同风险、计划风险以及验收风险等。当建筑施工企业识别出采购风险时,企业内部各个部门均应该对引发采购风险的主要因素进行全面的、深入的分析。对采购风险的原因、可能性以及影响的程度进行剖析,并采取有效的措施将风险对企业的损害程度降到最低。(三)加强对材料采购合同的管理与控制。合同风险是建筑施工企业材料采购过程中面临的一种主要风险。因此,建筑施工企业应该加强对材料采购合同的管理与控制。针对采购金额较小的非必要物资的采购可以由企业采购部门负责人直接批准,并根据采购订单进行采购,而不需要签订详细的采购合同[6]。而金额相对较大的材料采购业务则必须签订采购合同,在采购合同中需要明确的列出所需要采购材料的单价、数量、运输方、具体的取货时间、地点以及结算方式等,并明确约定采购合同双方各自的权利和义务。对于采购合同来说,其应该由企业采购部门确立,再通过财务部门以及内部审计部门的严格审核,企业总负责人批准后,才可正式签订。采购合同通常应一式三份,其中供应商一份,建筑施工企业财务部门以及档案管理部门各一份。另外,建筑施工企业在签订合同后,应该对签订的合同进行进一步的管理与控制,定期或不定期的针对合同的具体执行情况进行监督和检查,以此保证合同履行的效率和有序性。一旦从中发现问题,必须及时与供应商进行沟通和探讨,及时的解决问题,必要情况下可以解除采购合同,并根据合同要求供应商承担相应的违约责任。(四)加强材料采购的信息与沟通。材料采购信息的顺畅传递能够促使建筑施工企业及时的掌握企业现阶段的实际经营情况以及经营与发展过程中存在的各种各样的问题,并及时的找到能够解决问题的有效方案和途径[7]。建筑施工企业应该注重加强对材料采购信息的收集,其中主要包括:材料市场的实际供应情况、材料价格的波动变化情况、供应商经营发展情况等,并根据这些信息及时做出相应的反应。随着建筑施工企业的不断发展与壮大,企业内部各部门也随之越来越多样化,并且各部门的构造更加的繁琐。一旦材料采购信息传递的过程中出现问题,很容易使企业内部各部门以及各岗位之间出现误会,从而引发矛盾,这样将会损害企业整体工作人员的凝聚力,进而影响建筑施工企业的发展。因此,企业应该定期的组织采购部门、财务部门、预算部门以及工程部门召开集体会议,在会议中针对材料采购问题展开探讨,以此加强材料采购的信息与沟通,并强化材料采购的内部控制。另外,建筑施工企业应该制定相应的制度体系来对材料采购的信息与沟通进行规范,确保信息传递的有效性和有序性。(五)构建健全的材料采购监督机制。随着市场经济的飞速发展,建筑施工企业面临着日益激烈的市场竞争环境,其若想在激烈的市场竞争中得以长远的发展,并保持高效运营的状态,就需要构建健全的监督机制,在设置内部审计部门时应该确保其高度的独立性,以此确保内部审计部门能够对企业各方面的运营情况起到全方位监督的作用[8]。尤其是对材料采购的监督。首先,制定完善的、独立的上报机制。一旦企业在经营管理中出现问题,相关工作人员应该及时向企业管理层以及更高层领导进行汇报,企业应该确保上报的渠道完全打开,以此确保企业的高层管理者能够真实的了解基层的实际情况。其次,组建优质的检查监督专业人才队伍,并加大培养力度,检查监督工作人员不仅需要具备一定的文字表达能力,同时还需要具备相关法律和财务方面的知识体系。最后,定期邀请相关专家走进企业进行专题讲座,积极的鼓励整体工作人员养成自主学习、自我完善、自我提高的良好习惯,促使工作人员能够全面了解企业内部实际经营和发展情况,从而提高企业材料采购内部控制水平。

六、结束语

综上所述,随着市场经济的飞速发展,市场竞争随之愈加激烈。对于建筑施工企业来说,材料采购内部控制的重要性越来越明显。其不仅有利于降低企业施工成本,同时有助于提高企业施工效益。因此,企业应该对其引起高度的重视,在进行各种各样的建筑材料采购时,应该因地制宜,灵活选择,并加强对采购成本的监督与控制。如果建筑施工企业缺乏对材料采购的内部控制,那么极有可能引发各种采购风险,从而给企业带来一定的经济损失。因此,建筑施工企业应该通过各种行之有效的途径加大对材料采购的内部控制,促进企业健康、稳定的发展。

参考文献:

[1]申磊.从内部控制角度试析建筑施工企业的发展[J].财会学习,2018(28):247.

[2]董燕.论建筑施工企业内部控制体系的构建完善[J].财经界,2018(05):73-75.

[3]刘昶.建筑施工集团公司内部控制问题研究[D].北京印刷学院,2018.

[4]褚凯悦,秦志飞,栾红旭.建筑施工企业的内部控制[J].吉林广播电视大学学报,2017(11):25-26.

[5]曾爱萍.建筑施工企业加强内部控制建设研究[J].中国国际财经(中英文),2017(02):29-30.

[6]程永泉.浅谈建筑施工企业“营改增”后的内部控制[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——工程施工技术与管理学术研讨会”论文集[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院:《科技与企业》编辑部,2016:2.

[7]吉华.风险管理视角下建筑施工企业内部控制体系构建思考[J].财经界(学术版),2016(17):49.

[8]许勇.新常态背景下建筑施工企业如何提升内部控制能力[J].中国乡镇企业会计,2015(12):213-214.

作者:韩庆丽 单位:北京金时佰德技术有限公司

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