医学期刊作者自校环节与作者沟通效率

编辑工作是一种带有明显遗憾特质的工作，再权威的期刊也会出现瑕疵和不尽如意之处，但编辑的责任意识和科技期刊载体的不可弥补性，使得编辑们在编辑业务中有了追求完美的心理特点，造成极强的心理压力［1］。作者自校是保证其论文质量不可或缺的重要环节，也是学术期刊与作者沟通的重要渠道［2］。自校环节中，各种原因导致的编辑与作者的沟通障碍［3］，如不能有效规避，往往会增加责任编辑的工作压力，影响期刊出版进度，同时加重编辑、作者双方的心理负担，甚或影响作者对期刊的忠诚度和满意度［4］。关于编辑与作者的沟通研究，同道已从沟通心态［5］，沟通素养［6］，沟通技巧［7］等方面进行探讨。本文将责任编辑职业倦怠［8］因素考虑在内，就作者自校环节分别对责任编辑和作者如何提高沟通效率进行探讨。

1如何规避责任编辑职业倦怠感带来的沟通障碍

1．1科技期刊编辑是职业倦怠心理综合征的高发群体之一：职业倦怠最初由美国心理学家Freuden于1974年提出，是指个人无法应对外界超出个人能量和资源的过度要求而产生的身心耗竭状态，通常是由于工作时间过长、工作压力过大所导致［9］。1981年，美国社会心理学家Maslach等将职业倦怠定义为在以人为服务对象的职业领域中，个人的一种情感耗竭、人格解体和个人成就感降低的状态［10］。李晓［11］对广东省300名科技期刊编辑调查研究显示，34．1％的科技期刊编辑表现为中度倦怠，7．1％处于高度倦怠状态。科技期刊编辑职业倦怠心理与功能性躯体不适的困扰程度有关，科技期刊编辑亚健康状态明显。如何保持良好的职业氛围，让期刊编辑以积极、愉快的心态接受工作中的压力和挑战是环节职业倦怠感的有效途径。1．2职业倦怠对作者自校环节责任编辑沟通效率的影响：责任编辑顾名思义“责任”重大，既要保证期刊的学术质量，还要确保期刊按时出版。在作者自校环节，往往是一名责任编辑要面对几十名甚至百余名作者。笔者所在的杂志社实行编校合一，责任编辑除了要负责七八十名作者的校对工作外，还要负责作者自校前（三校）整期的校对，及作者自校（四校）后全部稿件的校对。目前，由于编辑部编辑短缺、排版人员紧张等问题，以致留给责任编辑完成作者自校工作的时间往往只有三五天，责任编辑的工作任务繁重，常常需要利用休息日，心理压力激增，职业倦怠感尤为明显。在这种心理状态下，责任编辑十分期待作者可以认真配合作者自校环节的工作，做到一次性修改到位，以节约责任编辑在自校环节的时间，使得自校后的工作时间较为充裕，从而按时保质地完成整期责任编辑任务。然而，由于信息不对称、作者的素质参差不齐、作者难以取得联系、学术不端的影响等等，实际的作者自校工作常常令人唏嘘。责任编辑的心理负担加重，服务意识淡化，负面情绪增加，相较于编校工作枯燥、繁重，与作者的沟通障碍更为困扰责任编辑。

2责任编辑在作者自校环节如何提高沟通效率

沟通是一门学问，也是一门艺术，既要指出问题的所在，还要作者欣然接受，积极配合，主动支持［12］。责任编辑要想提高作者自校环节的沟通效率，需要提前对稿件修改要求做足功课，利用好沟通渠道，针对每一位作者不同的个性有的放矢地组织交流语言，调整好自身的情绪，掌握必要的沟通技巧，等等。2．1责任编辑在与作者沟通之前需做足功课，明确稿件的修改要求：哈贝马斯认为，有效沟通必须同时满足可领会性要求，真实性要求、真诚性要求、正确性要求这4个条件，否则就被称为无效沟通。有效沟通可以“求大同存小异”［13］。在作者自校环节中，责任编辑应发回主观能动性，积极与作者进行有效沟通，避免无效沟通。尽管时间紧任务重，责任编辑应在自校准备环节做足功课，将整期稿件作者自校环节的共性问题，如作者自校的目的、基本要求、校对的具体方法、修回的时限等整理成《作者自校须知》文书，以便明确告知作者。医学期刊作者多为临床工作者，他们一般工作时间长、负荷大，对于责任编辑提供的《作者自校须知》多会粗略阅读，难免漏掉关键性信息，因此，责任编辑需要将关键性信息用大字号、加粗、标红等方式突出，让作者可以准确地抓住关键信息，知晓何时修回、重点校对什么、如何校对等。对于作者的个性问题，需每篇拟定修改提纲，以适当的方式发送给作者。表1为笔者总结的《作者校对须知》关键信息。2．2责任编辑需要开动脑筋，利用好沟通渠道：沟通渠道表现为社会成员进行信息交换的机制与途径，包括以社会化联系为基础的人际沟通机制和以电子邮件、微信、QQ为基础的电子沟通机制［14］。面对面的人及交流有助于创造科技期刊编辑与作者共享的语言网络，从而消除科技期刊编辑与作者由于语言文化等差异导致的交流障碍［4］。笔者所在期刊社在作者自校环节提倡本地作者到编辑部面对面进行自校，作者在知晓自校的目的和基本要求后，可以直接在校样上进行修改和校对，对于有疑虑的问题可以直接与编辑进行沟通，自校后的校样责任编辑可以当时予以审核，面对面纠错并达成一致，自校效率高，结果令人满意。面对面自校的弊端是，对于个别需要查证的问题，作者很难在编辑部进行,责任编辑须在校样上进行特别标记，等待作者后续来修改，避免漏改。大多数作者来自四面八方，需要通过电子沟通渠道进行沟通校对，责任编辑首先需要在前期建立作者信息库，可通过电子邮件、微信、QQ等方式为作者发送清样，并同时发送《作者校对须知》以及针对稿件个别问题的具体修改意见。笔者近年来尝试以微信渠道进行作者自校工作，明显提高了作者自校环节的效率［15］。但近年来在沟通中也遇到了一些问题，表2为利用微信渠道进行作者自校的常见沟通障碍及应对策略。2．3责任编辑要控制好自身情绪，掌握必要的沟通技巧：语言是带有色彩的，在发送语音前务必使用敬语，控制好自身情绪，可以想象一些美好的事物，做一些放松运动之后再与作者沟通。俗话说，“欲速则不达”，在作者自校环节中，责任编辑即使再着急，不可乱了方寸，掌握“非暴力沟通”技巧，换位思考，理解包容作者至关重要。抱怨作者、职责作者解决不了问题，只有接纳和化解才是提高沟通效率的法宝。

3作者在作者自校环节如何提高沟通效率

由于工作时间、工作性质、工作角度不同，编辑和作者之间的沟通需要双向调节［16］。编辑要不断总结编校中的共性问题，践行工匠精神，以直接明了的方式发作者修订，缩短作者修改论文的时间。作者也应该理解编辑工作的繁杂，了解期刊的一般情况并保存期刊提供的联系方式、选择合适的时机和方式与编辑进行有效沟通。3.1作者在投稿前应对期刊有所了解：作者在投稿前应对期刊是否为核心期刊、栏目设置、基本体例等有所了解。常用的方法是通过中国知网、万方、维普数据库等检索期刊稿约，浏览往期目录及稿件。不仅有利于提高投稿录用率，还减少了后期大幅修改的麻烦。如果作者可以提前对期刊的栏目、体例和基本要求有所了解，可大大提高自校环节的沟通效率。3.2稿件录用后应保留录用通知：稿件录用后，期刊编辑部会通过邮箱给作者发录用通知书，录用通知书中包含了责任编辑电话、财务电话等信息。作者在按照通知书办完手续后，编辑部通常还需要较长的时间排版、校对。作者应将录用通知保存在手机中以便查找，最好将责任编辑电话保存在手机中，在后期编辑联系时方便接听。即便忙碌漏接了编辑的电话，空闲时间也可以回给编辑，以保证及时地完成自校工作。3.3稿件及一些原始数据可在手机中预存，以确保及时完成自校：在自校中有时会遇到作者休假、外出的情况，有的作者要过一两周才能回到单位，声称自己不便于进行自校，令责任编辑着实为难。现在，智能手机已经普及，手机中基本的办公软件都有，一些原始的数据、投稿的稿件都可以预存在手机中，在编辑通知自校后可以通过手机办公软件完成校对工作。再者，一般的城市都有打印店、网吧等，作者也可以通过手机打印出来处理。作者认真对待投稿、自校等过程，是对编辑工作的尊重，更是对自己作品的负责。3.4其他注意事项:在作者自校环节中，作者尽量提问与稿件修改相关的内容；并且注意与编辑沟通的时间。在自校环节中，责任编辑工作量大，时间宝贵，能否尽早完成工作取决于一期所有作者的积极配合，认真对待。因此，作者在接到自校通知后比较妥当的做法是，及时认真完成自校工作，与稿件修改无关的问题最好等到自校工作全部结束后再咨询责任编辑，那时责任编辑已经将整期校样返到排版室，相对会有时间和精力予以答复。沟通是人与人之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅。编辑和作者的目标是一致的：都希望稿件能够及时完美地呈现在期刊上。在自校环节中，责任编辑要调整好自己的心态，积极有效地与作者沟通。笔者在工作中深深感到，努力提高沟通效率有利于降低职业倦怠感和提高自我成就感。沟通是双向的，有效的沟通离不开作者的通力合作，只要编辑和作者双方更加尊重和理解彼此，营造更好的沟通氛围，建立和谐的人际关系，就到减少沟通不善带来的问题，从而保证自校环节的顺畅高效，提高期刊的质量和服务满意度。