计算机技术在电子档案管理的作用

摘要：档案是机关单位和企业为了更好地对员工和自身的经营情况进行管理，从而将相关数据进行记录的一种资料，企业将其合理归类，并储存好，方便以后工作需要。传统的的档案是以纸质载体进行相关数据的记录，但是由于纸自身的特性，易损坏，造成数据的流失会或破坏。随着我国信息技术的发展，电子档案的形式越来越普遍地被企业或机关单位应用于档案的记录和管理上，这对于保护档案的真实性和价值性有着重大的意义。文章通过对计算机技术运用于电子档案管理进行分析，提出了一些建议。

关键词：计算机技术；电子档案；分析档案

对于企业来说，是其发展历程的记录者、是其发展经验的总结者，对企业未来的发展有着重大的意义。企业可以根据档案信息制定更好的市场策略，从而获取更多的经济效益。传统的纸质档案不仅容易造成数据的损坏，还不利于企业的查阅。随着我国信息技术的发展，电子档案的形式越来越普遍地被企业或机关单位应用于档案的记录和管理上，这对于保护档案的真实性和价值性有着重大的意义。电子档案的出现，企业不仅可以更好地对档案信息进行管理，而且还可以确保档案信息的准确性，大大减少了工作人员的工作量，提高了工作效率，从而促进企业更好地发展。本文通过对计算机技术运用于电子档案管理进行分析，提出了一些建议。

1电子档案的含义

电子档案与纸质档案的载体不同，纸质档案是通过纸张进行档案信息的记录和存储，而电子档案是通过计算机磁盘进行数据整合及存储的一种电子图像及文字的聚合。电子档案也可以看作是虚拟档案，它并不是将档案信息完全原封不动地转移到计算机中，而是通过特殊的符号和代码进行记录，这些代码就对应着那些档案信息中的文字图片。对于电子档案，一般需要特定的软件才能将代码转换成文字图片，否则就看不到真实的内容。电子档案一般用磁盘或者光盘进行数据存储，目前也可以用云存储方式进行存储。

2电子档案的优势

2.1实体的虚拟化

实体档案一般是用纸张或者光盘进行信息的记录，这样的档案管理方式很容易受到客观原因的影响，例如工作人员的失误等原因，这些都容易造成档案信息的损坏，从而大大降低档案信息的真实性和价值性。电子档案是通过计算机进行存储，而计算机又有开放性和互联性的特征，所以电子档案是无形的，而且对档案信息而言，更具有安全性。电子档案信息的存储具体位置并不明确，而且并不集中统一，所以电子档案信息不易遭到损坏。

2.2管理的数字化

传统的档案管理都是人工手动操作，所以不仅耗时耗力，还可能因为一时的失误造成更大的影响，从而加大工作量。数字化的档案管理工作完全通过计算机来进行，工作人员通过网络将各种信息合理归类，也可以将收集到的其它信息进行数字化处理。数字化的档案信息不仅可以集文字、图片、视频等多种文件形式为一体，而且工作人员还可以通过超链接等手段将已有内容更好地进行延展，还可以根据喜好选择背景颜色等个性化的东西，从而让档案信息变得更加丰富具体。

2.3周期性短

档案信息由于内容的丰富性和复杂性，在进行管理时，必定会消耗大量的人力、物力和财力。工作人员用传统的纸张记录方式进行档案信息的整理时，不仅要对信息进行合理的分类，还要进行整合、分析，所以耗时耗力，还容易出现问题。对于电子档案的管理，工作人员只需在计算机上进行一些代码的运算，便可以将档案信息进行很好的归类和整合，不仅减少了大量的工作时间，还提高了工作效率，保证了工作的质量，从而缩短了档案管理的周期性，而且确保了档案信息的真实性和价值性。

2.4交互性

由于计算机的互联性，用户与电子档案信息的提供者可以实时进行沟通，以此更好地满足用户的需求，也方便信息提供者的修改和更新。由于电子档案信息是线上信息，所以用户在使用这些信息时，可以不用去档案管理处亲自查看，直接通过网络查询，便能得到自己所需要的信息，既省时，又达到了自己的目的，所以对于用户的方便使用具有重大的意义。电子档案的交互性不仅让电子档案管理者更加轻松，也让用户更加满意，而且时效性也比较高。

2.5成本低

电子档案管理的全部过程都是在网络上完成的，工作人员不用耗费更多的财力对电子档案进行加工、复印和装订，而且信息的使用过程也方便快捷，这大大降低了电子档案的成本。由于网络技术的快速发展，电子档案信息的管理所消耗的成本与传统的纸质档案相比，要低许多，因为减少了许多的收费环节，这对于档案信息的更好管理产生了很大的影响。

2.6加工标准化、检索智能化

为了方便电子档案的更好管理，电子档案在进行资源加工时，会有统一的执行标准，例如统一的浏览格式、统一的浏览平台等，这对于工作人员的信息整合以及用户的使用需求都提供了极大的帮助。由于网络信息的丰富，工作人员在进行电子档案信息的分类整合时，可以将网络上相关的有效信息进行收集，然后补充到电子档案中，进行更好的完善。用户在对电子档案信息进行检索时，可以通过输入关键词很快找到自己所需要的信息，还能同时找到相似的信息，这对于用户来说，更好地满足了其需求。

2.7服务性强

电子档案由于信息的全面性较强，可以为人们带来更好的服务，满足人们多样化的需求。人们在对档案信息进行使用时，也不需要去档案管理处亲自查看，只需要在网络上进行查询就可以找到自己所需要的信息，对于用户来说，更为方便快捷。电子档案的设计以及编写方式都是为了更好地满足社会和人们的需求，为其提供更好的服务，所以，电子档案具有较强的服务性，对于提高档案信息的利用率来说，具有重大的意义。

3计算机技术在电子档案管理中的运用

随着我国网络信息技术的迅速发展，电子档案越来越变得普遍，各种企业都已经将传统的纸质档案替换成电子档案了。电子档案的出现不仅让企业的档案管理工作迅速发展，而且还给企业的工作带来了极大的便利。电子档案大大减少了工作人员的工作量，提高了其工作效率，而且还降低了工作中的错误率，这对于企业的发展具有重大的意义，也让企业的经济效益大大提高。电子档案的管理方式是新时代的发展潮流，企业必须加快电子档案体系建设的步伐，使重新修改和整合过后的信息更好地满足人们的需求、满足社会的需求，从而方便企业更好地对档案信息进行管理。（1）存储。传统的纸质档案在进行存储时，随着数量的不断增加，也会导致占用的地方越来越大。随着信息内容的不断丰富，企业需要用更多的存储室来对这些档案进行存储，这不仅增加了企业的负担，还会导致档案信息的冗杂，对于以后的工作来说，都极为不便。电子档案是通过计算机进行存储，一台计算机便可以存储几间存储室的纸质档案信息，而且所占用的空间也比较小，对于企业以后的工作来说，也更为便利。（2）查询。工作人员在进行工作时，常常需要用到档案中的信息，在对传统的纸质档案进行查询时，不仅要花大量的时间，而且可能所需要的资料较为分散，这不仅给工作人员的查询工作造成了极大的影响，还大大降低了工作人员的工作效率，长期以往，最终会影响到整个企业的发展。电子档案出现后，工作人员只需在相应的浏览平台上输入关键词便能获取到自己所需要的信息，这不仅提高了工作人员的工作效率，还保证了工作的质量，对于企业的发展具有重大的意义。（3）监测。传统的纸质档案在安全性上有很大的问题，由于纸质档案自身的特性，存放起来比较占位置，所以不好建立保护措施，这导致档案信息的安全性较低，一旦由于某些客观原因造成档案信息的丢失，就会对企业造成重大的影响。电子档案在信息的保密上则能达到很好的效果，由于电子档案存储在计算机中，而计算机可以设置密码，或者设置自动监测功能，这样不仅让档案信息的安全性得到了很好的保障，还可以对档案信息进行更好的管理，这对信息的真实性和价值性来说，有着重大的意义。电子档案的出现给企业和社会都带来了极大的便利，其不仅替代了传统的纸质档案管理方式，还减少了企业工作人员的工作量，提高了工作人员的工作效率，也更好地满足了用户多样化的需求，对于企业和社会的发展，电子档案的出现有着重大的意义。

作者:王琦 单位:河南财政税务高等专科学校

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