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会计信息化风险与防范对策

【摘要】大数据具有多样性、大量性、高速性的特征,利用大数据技术可帮助企业在短时间内完成大量信息的处理,效率远高于人工,也可为企业的规划、战略发展提供优质服务,为会计信息化的转型提供了新的技术。文章从风险层面着手,分析了大数据时代下会计信息化的风险类型与成因,结合企业实践经验提出大数据时代会计信息化风险的具体防范措施。

【关键词】大数据时代;会计信息化;风险;防范

大数据为企业发展提供了新的技术依托,利用大数据可促进企业在业务流程、业务模式、组织活动、应用程序上的转型,从而显著提升企业的决策能力。根据《中国互联网发展报告(2021)》中的数据显示,2020年我国的大数据产业规模达718.7亿元,增幅领跑全球。如今,越来越多的企业意识到大数据的重要作用,大数据是一种重要资产,它在企业中的应用改变了会计处理模式,但也带来了一系列的信息化风险,企业需根据信息化风险的成因采取科学的应对措施。

1大数据时代企业会计信息化的发展现状分析

大数据时代,企业面临的经济环境更复杂,企业产生了丰富的数据,影响企业决策的因素越来越多,企业面对挑战、机遇并存的新局面。一方面,各类信息数据为企业管理决策提供了新的依据,企业可获取多种内部、外部数据;另一方面,巨量信息给企业信息系统带来了较大的数据存储压力,让企业面临信息提取困难、管理混乱等问题,影响决策的精准性。从目前企业的发展现状来看,会计信息化工作已经取得了初步成效。

1.1建立信息化资源共享平台

借助大数据技术,企业构建了完善的资源共享平台,让会计信息处理进入了新的阶段,为管理者、决策者提供了高效的信息媒介。企业的信息系统包括系统、客户、资金计划、资金、信贷、网上金融服务、报表管理、资金监控、银企直接接口、电子对账结构、资金计划接口等模块,通过各个模块,能够促进信息的共享、交流,确保账实相符。

1.2有效降低会计信息化成本

在大数据时代前,会计信息化成本偏高,各类设备、软件平台的购买和建设费用较高,会计信息化进程需要大量资金支持,软硬件的升级费用也较高。当前,多数企业的网络已经做到了有效隔离,将内网、外网分离,保证信息系统安全运行,系统操作严格实施授权制度,相关人员凭借用户名、U-key、用户密码登录,可有效处理会计信息,保证系统的信息安全[1]。

1.3提升会计信息化效率

大数据提升了会计信息化工作效率,可借助网络技术、计算机软件完成工作,在企业中产生的各类财务指标、报表数据,均可及时传至管理人员,让管理人员可以实时掌握项目情况与风险因素,为企业决策提供支持。通过银企直接接口,方便了与外部供应商的合作,大幅提升了会计信息化工作的效率。

2大数据时代下会计信息化的风险

2.1建设决策风险

第一,决策风险。适合企业的财务软件类型颇多,如果软件的选择不当,就会影响企业决策。例如,A企业在初期使用软件“和友”NC-ERP资金核算体系,最初的使用也取得了明显成效,有效解决了财务、系统上存在的基础问题,如会计管理成本偏高、资金失真、信息滞后等。随着企业经营规模的扩大,A企业开始应用软件管理、自主营销模式,针对各类信息建立了专门的信息平台,设置了独立的服务器与局部网络设备,原有的计算体系、软件被孤立,其中的弊端也表现出来,如系统的连贯性不够,整合与改造存在局限性等。第二,平台建设缓慢。在大数据时代下,企业会计信息化平台建设滞后、速度缓慢也是一个重要因素。例如,A企业虽然设置了财企平台CBS接口、银企直接接口,但是仅在收付款环节设置信息共享接口,在成本预估、数据预估等方面的建设缓慢,这会影响平台的资源流通,不利于资源层面的共享。第三,系统与组织不匹配。如果系统建设与组织不匹配,就会对企业的发展造成较大风险。新时代,企业发展涉及的流程更多,需对流通渠道进行深入研究,根据市场发展趋势准确定位,这就对信息系统、组织结构的匹配性提出了更高的要求。为此,企业需要制定科学的分销模块,而多数企业在这一方面的投入不足,导致各个部门的联系出现了沟通困难,信息数据建设重复,增加了员工工作量。由于数据无法得到及时的反馈和共享,因此会给企业资金监控、经营带来不利影响。

2.2信息处理风险

第一,数据记录的风险。这类风险即数据无法得到全面、真实的记录,在大数据时代,企业生产、经营中产生的数据内容越来越多,为确保数据的真实,要求专业人员分析、记录数据,在人员处理数据的过程中,必然会将一些无用、虚假数据记录在其中,大幅降低了数据的价值。在后续数据使用环节,其价值就会大打折扣。第二,数据使用的风险。数据特别是重要的数据的使用需要人为操作,如果在使用过程中遭到泄露或被不法分子窃取,会导致企业发展变得被动,甚至给企业带来毁灭性的风险。此外,一些数据本身就存在错误,与企业运营发展中的数据存在较大误差,使用此类数据会给企业带来更多的额外支出,或者导致运营者出现决策失误[2]。因此,大数据时代对企业的信息处理能力提出了更高的要求,需采取科学的处理措施确保信息的精准性。

2.3人员变革风险

在传统时代,财务人员的职能主要包括财务管理、财务核算,面对的数据冗长、复杂,将财务人员定位在单据收集、复核、结账、归档、报告中。在大数据时代,财务人员不仅需要处理财务单据和财务信息,还要将信息置于合理资源,借助高效的管理,将资源设置在适合的领域中。在这一背景下,管理会计开始从以往的财务会计中分离,可以提高企业的经济效益和经营管理质量,因此在新时代价值的创造与维护是财务人员需关注的要点。与其他部门相比,财务部门具有较高的权威性,与其他部门的联系较少,多数企业也不会在网络化建设上投入大量的人力和资金,加之企业内部缺乏综合素质过硬的人才,一些财务人员的操作不当,会导致信息化系统出现故障。同时,部分财务人员对信息系统缺乏正确理解,而企业容易忽视对财务人员的培训,让系统成为分析资金动向、查询物流、计算库存的办公软件,难以与企业的系统组合起来。

2.4资产保护风险

第一,信息数据安全性遭受影响。多数国内云会计服务商未公布相应的安全策略,只是在网站中展示获取的认证,在黑客技术的提升下,数据安全问题日益严重。云服务器在遭受洪水、地震等不可抗力因素的影响后,数据会出现丢失、损坏问题,难以及时恢复,造成了信息安全风险。第二,安全管理制度不健全。企业中与会计信息系统相关的管理制度还有待健全,没有将各项职责落实到个人,职能分配不健全,系统操作的安全性受到影响,这会影响企业的可持续发展。在出现会计问题后,由于缺乏科学的安全管理制度,因此无法及时处理问题。在大数据时代下,企业既要加强员工的安全管理,又要针对系统运行制定科学的管理制度,但多数企业在这一方面缺乏技术支撑,导致在管理中难以确保系统的安全性。

3大数据时代下会计信息化风险的防范对策

3.1降低决策风险

企业在选择软件产品与会计信息系统时,需考虑自身发展的特殊性与软件运营特点,结合项目方案进行选择,再综合各个方案选择出科学、完善的方案,帮助企业实现多个层面的延伸,提升经济效益。针对企业的各类人员层次,需有对应的工作目标和内容安排(见表1)。企业要增加信息化建设资金的投入。传统的管理工作与内部控制方式和大数据时代的会计信息化存在矛盾,要发挥出数据的价值,需对企业内部控制系统进行调整,强化组织制度的创新,对数据处理、业务处理、系统维护等都要进行科学规划与安排。明确财务部门人员职责,对人员进行合理规划、科学安排,让财务处理工作更有条理,杜绝职权滥用的问题,避免数据丢失、遗漏。同时,完善企业内部的审计制度,这对于确保信息系统的稳定、高效运营意义重大。利用完善的审计制度,帮助企业管理层了解信息系统运行状况。企业需根据自身特征安排管理模式,让企业各项业务在审计监督下变得透明、安全。

3.2合理规划数据资产

3.2.1优化数据管理与存储数据是为企业业务服务的,要求相关人员具备良好的数据管理、整理能力,保证数据的完整、真实。在以往的工作中,会计人员需要采用不同的核算方式和公式将数据整合成表格和信息,如果财务人员对会计公式掌握不全面,或者工作内容过于烦琐,就会增加数据的错误率,导致财务数据的传递、审核出现迟缓[3]。财务信息、业务信息的接轨让企业信息屏障被打破,对此,会计部门要加强与其他部门的联系,协同会计职能,优化资源配置,促进财务信息、业务信息间的高度重合,防止两者出现脱节,以更好地响应数据需求。3.2.2加强数据分析与再利用随着企业的发展,业务、用户数量持续增加,需对数据做深度挖掘,从海量信息中分析数据的价值与规律,鉴别数据的真伪性,制订数据跟踪计划,建立科学的分析体系,以便为后续数据使用提供准确的信息。此外,要重视数据的再利用。例如,在企业综合实力比拼、企业文化活动、公共研究报告会上,可利用大数据进行展示、宣传,既可以增加企业发展实力,也能直观地展示出企业的发展状态。

3.3转变财务工作职能

大数据技术改变了传统会计核算模式,让会计人员的工作内容和方法发生了变化,因此复合型人才的培养变得十分重要。对此,倡导高等院校优化会计教学课程体系,将其与大数据、人工智能等技术相结合,企业在招聘人才时,要把好人才关,加强人员的岗前、在岗培训,确保其熟悉各类软件的操作要求,企业还需定期更新、升级系统,为企业发展带来不竭动力。在企业方面,要继续完善软、硬件设施,加强会计人才的信息化培训,包括入门培训、进阶培训。入门培训侧重于让会计人员掌握财务软件的基本功能、操作方式,进阶培训则致力于提高会计人员的数据整合、分析能力,为企业的管理、决策提供支持。在培训模式上,可采用内部培训、外部培训的结合方式,内部培训即聘请专家、讲师到企业开展专题讲座,利用现场示范、教学的形式提高会计人员的操作能力。外部培训即让会计人员进入培训机构、高校中深造,考取资格证书,提高自身的岗位胜任力。

3.4完善安全防护措施

大数据时代,会计信息化系统是基于互联网基础上开发的,其中以TCP/IP为基础的网络非常容易出现信息被窃取、拦截的问题,在网络系统遭到攻击后,将会对企业的财务运行造成负面的影响。因此,企业要对数据的管理、维护工作予以高度重视,无论是企业外部,还是企业内部,都要关注网络安全,做好数据保护措施,制定科学的安全保障体系[4]。目前,多数企业采用ERP系统,能够将各类信息流汇集起来,在系统中集中体现企业生产、经营方面的信息,帮助经营者掌握企业的运行情况。在应用财务系统的过程中,需予以其他功能模块高度关注,协调好各个板块,强化内部管理,充分发挥ERP系统的功能,并做好授权管理,避免出现信息泄露问题。针对企业的情况,需要构建完善的安全管理制度与信息系统维护专项制度,由专人负责系统的维护、开发、运行,避免信息泄露;针对与财务管理相关的工作内容,由专人负责,从源头上杜绝公款挪用现象,禁止用企业内部电脑浏览恶意网站,降低遭受黑客攻击的风险,定期更新防火墙,避免病毒入侵。

4结语

大数据时代下,会计信息化在智能统计分析、提升核算效率、整合数据资源上表现出显著优势,多数企业财务部门已经基本普及了信息化系统,但在应用过程中出现了人员不熟悉、投入不足、维护更新不及时、信息泄露等问题,给企业财会工作带来了较大风险,影响企业发展。在应用大数据技术的过程中,企业管理人员需充分认识到这一问题的重要性,结合企业需求精准识别出潜在风险,遵循大数据时代的风险防范原理和规律,创新应用模式,优化风险防范机制,精准发挥大数据技术的应用优势。

参考文献

[1]马佳佳.大数据背景下茶叶企业会计信息化风险分析及防范[J].福建茶叶,2020,42(11):64-65.

[2]张茜.数据时代农村小微型企业会计信息化风险分析与防范措施[J].农业经济,2020(7):116-117.

[3]曹姝,王琬璐.大数据时代企业会计信息化风险与防范策略研究[J].农村经济与科技,2018(13):189-190.

[4]李春燕.大数据时代企业会计信息化风险及其防范措施探讨[J].企业改革与管理,2020(14):164-165.

作者:张娴 单位:长沙职业技术学院

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