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合同管理在成本控制的作用

摘要:阐述了合同管理与成本控制的联系,分析合同管理在成本控制中的作用,包括合同管理为成本目标制定提供基础数据、规范合同变更和索赔是成本控制的重要环节、项目实施阶段合同管理是成本控制的关键,需要将工程成本控制在成本目标之内,以充分发挥合同管理在成本控制中的作用。

关键词:合同管理;成本控制;基础数据;变更和索赔

工程项目工期长、情况复杂多变、风险大、资金投入多、不确定性强,其成本目标实现难度相对也大。在市场竞争日渐激烈的情形下,如何更好地控制成本,实现项目盈利,是项目管理活动急需解决的问题。合同管理和成本管理作为项目管理的两大组成部分是相互影响,相互作用的。合同作为项目实施过程中重要的数据资料文件,对双方的权利义务做出了明确约定,为实现成本目标提供基础的数据支持。合同管理作为工程管理的核心内容和重要环节,从招投标、合同谈判、工程项目实施直至最终结算,贯穿于项目实施的全过程,是工程项目成本管理的前提和基础。

1合同管理与成本控制

1.1合同管理。工程项目的实施涉及到方方面面的人员和资金关系,这些关系通过合同的形式确立下来,组成了复杂的合同体系。仅以施工单位为出发点,就形成了包括施工单位与业主签订的建设工程施工合同及安全生产合同,与材料供应商签订的材料供应合同,与劳务分包企业签订的劳务分包合同,与施工机械出租单位签订的机械租赁合同,与构件供应单位签订的加工定做合同,与软件产权单位签订的工程管理软件使用合同,与保险公司签订的工程保险合同等。履行这些合同的过程就是工程项目成本形成的过程。因此,为了规避风险,减少合同外支出,保证项目按照预测的成本向前推进,必须对项目的合同进行管理。1.2成本控制。成本控制是在项目实施的各个阶段,对影响成本的因素,包括人工费用、材料费用、机械设备费用、现场管理费用及安全生产费用等一系列费用进行管理控制,将施工过程中发生的各种支出消耗控制在计划之内,定期对成本费用进行归集,发现实际成本与计划成本出现偏差时找出原因并采取措施,尽可能地减少消耗浪费的费用。成本控制的第一步就是设定成本目标。成本目标通过审查合同内容,结合项目特点、工程内容进行成本分析,并参考以往项目利润实现情况,调整、确定项目最终利润率。1.3合同管理与成本控制的联系。首先,在合同签订之前对招标文件、项目条件进行分析,以做到在双方认可的情况下最大程度降低合同风险,降低额外费用的产生概率,使得成本可控;合同签订之后履行之前进行全面的合同分析,由合同管理人员进行合同交底,交底包括合同的内容、双方的权利义务、合同责任的范围、容易出现成本超支的环节及应提前采取的措施;其次,在合同履行过程中落实责任制,专人负责,从而提高合同管理的规范性和专业性,对于合同的中间结算,应以合同中约定的单价为准,以施工班组提供的数据资料为基础并核实数据的真实性,做到完成多少产值,消耗多少资源,产生多少成本三者对应;最后,合同履行后及时对合同执行情况进行总结,总结合同管理过程中有利于成本控制的预防措施和有效方法,为以后成本控制提供借鉴。

2合同管理在成本控制中的作用

2.1合同管理为成本目标制定提供基础数据。计划部根据统一的内部定额,结合实地调查的人工单价、机械台班单价、材料单价及以往项目合同履行中的工日台班消耗情况、材料损耗情况、劳务分包单价及专业工程分包情况编制本项目目标成本,使得项目成本目标更贴近实际,可控性增强。同时,项目间的成本控制效果具有可比性。2.2规范合同变更和索赔是成本控制的重要环节。合同在履行过程中由于不确定因素的存在、施工环境的改变、地质条件的变化,极易产生工程变更甚至需要进行索赔,而变更可能会造成某些固有结构拆除、材料再次搬运、人员窝工或者机械设备闲置、既有工序滞后,从而引起费用增加,还有可能导致安全生产费用的额外支出,从而造成成本的变动。工程变更是影响成本的主要因素,而且过多的变更由于没有合同依据或者变更资料收集不及时、不完备,导致隐形成本增加。因此,要求在合同分析和合同管理时有预见性,对变更尽可能做到主动控制,及时消灭初期阶段不必要的变更,对不可避免的变更,将不利化为有利,在实施变更工程时通过劳务合同、材料合同和设备租赁合同分散部分风险,利用变更为施工提供便利条件。2.3项目实施阶段合同管理是成本控制的关键。通过合同管理联系和约束项目内外的经济关系,合同履约的过程实际就是成本发生和成本控制的过程。各级合同的签订和履行,必须满足责任成本控制的总体要求。通过强化合同管理,以加强和完善成本管理。合同的规范管理为合同签订和履行减少风险。合同管理人员在制定项目合同示范文本时,尽可能地选用国家颁布的标准合同文本,同时结合以往履行合同中出现的问题,杜绝出现以往引起过纠纷的条款,尽可能做到文字表达严谨,不漏项不重复,不使用模棱两可、含糊不清的词语,做到质量有标准可依,检验有方法可循,将合同风险降至最低。在一般工程项目中,人工费占工程费用的10%左右,材料费占工程费用的50%~70%左右,机械费占工程费用的10%~20%左右,人工费、材料费、机械费是工程成本的主要组成部分。三类主要施工合同的签订、履行、结算的管理是控制工程项目成本的前提和关键。2.3.1规范劳务合同以控制人工费。首先,合同管理为劳务队伍的选择做出了基础的准备工作。合同管理人员在以往项目实施过程中根据合同履行情况对劳务队伍进行评价,建立合格劳务队伍名册;项目经理根据工程特点和施工内容范围从合格劳务队伍名册中选择资信良好的劳务队伍,签订劳务合同。其次,在工程项目签订劳务合同时,以合同示范文本为基础,结合项目特点适当修改。项目经理在施工过程中严格按照劳务合同核定劳务分包费用,控制支出,定时结算,对工程量的计量、工程变更、工程索赔制定严格的程序,发现超支及时分析原因并采取措施,同时防止合同外用工现象的发生。2.3.2材料合同控制材料费。材料费是指构成工程实体的主要材料及有助于工程实体形成的各种辅助材料、周转性材料的摊销费用。控制材料费主要是通过控制材料用量和材料单价来实现。材料用量的控制需要通过对合同约定和结算的管理来实现。材料用量需要由项目的计划部门根据施工图确定净用量和本单位的施工定额确定损耗量,做到尽可能使材料采购量和使用量的偏差降至最小,最大限度地减少浪费。需要在合同中明确合理损耗的数量、比率及超出合理损耗相关方应承担的责任,在结算时按合同约定执行。同时,结合劳务合同中材料耗用相关的奖罚机制,充分调动劳务队伍在材料节约方面的积极性。比如,出现结余按照结余的材料价值按比例分成,出现超量按照超量材料价值直接从劳务费中扣除,甚至可以约定部分罚款。材料单价的合理确定在材料采购部门广泛搜集材料价格信息、了解市场行情的基础上,以比质量、比价格、比运距为原则,以降低材料的采购单价及运费为目标,优先选择合格的材料供应商。建立合格材料供应商名录这一基础工作仍由合同管理人员来做,合同管理员根据以往项目材料供应情况,包括材料的质量等级、出厂价格、运费进行统计。材料采购合同签订之前,由合格的供应商报价,直接与价低质优的供货商签订合同,并在合同中明确约定风险承担的责任方,杜绝出现成本增加的可能性。2.3.3机械租赁合同控制机械费。设备机械租赁费用的控制通过租赁合同约定租赁单价和台班数量实现。同时严格控制机械使用过程中燃油量,施工机械的燃油使用量是台班单价的重要组成部分。租赁合同的签订一般会分两种方式:包油价和不包油价。签订包油的机械租赁合同时,以以往项目同种机械耗油量多少作为基准线,合理确定包油价;签订不包油的租赁合同时,明确燃油使用量的控制方法,使用机械过程中严防“偷油”现象出现。台班数量根据企业内部定额结合项目同类工程内容单位工程耗用台班数初步定出范围,使用机械过程中由施工现场负责人把控。结算时,计算台班耗用量与之前预估范围的偏差,同时对比以往项目同类工程内容单位台班耗用数量和预估范围的偏差。在合同中约定,在正常偏差之内按照原价进行结算,超出部分按照原价折算,以此控制台班数量。从而控制机械费用,避免成本超支。

3结语

在市场竞争日益激烈的环境下,施工企业要想争得一席之地,达到预期效益就要控制成本。全面的合同管理能有效保障自身利益,降低发生纠纷的概率,从而减少合同外的成本支出。因此,就要在工程项目中加强合同管理,充分发挥合同管理在成本控制中的作用,实现项目利润保证企业长久发展。

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作者:秦利菊 单位:廊坊市交通公路工程有限公司

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