合同归档管理范文10篇

合同归档管理范文篇1

一、合同管理流程中的审计重点关注点

内部审计作为行政单位提升内部管理水平的重要抓手，在监督经济业务流程设计和执行的有效性、及时反馈内控信息、促进完善制度体系建设等方面具有不可替代的作用，同时也是降低单位经济和法律风险、防范工作人员廉政风险的有效保障。行政单位的经济合同以购置资产、购买服务、工程建设等内容居多，各单位流程略有差异，但总体而言较类似。实际操作中，经济合同管理，涵盖确定合同相对人（含招标）、合同起草与会签、合同签订、合同执行、合同变更、合同结算、合同归档等工作。行政单位的内部审计部门不仅要对合同执行结果进行审计，更需将审计关口前移，使审计监督贯穿合同管理的始终，从源头上防范风险（详见图1）。（一）合同内容与招投标结果是否一致。项目金额达到国家招投标规定或者各单位内部制度要求时，应当通过公开招标方式确定货物、服务或工程的合同相对人。为防止中标单位与经办部门或个人串通，通过较低价中标后，以与中标不一致或明显存在法律漏洞和权利义务瑕疵的内容签订合同，内部审计在合同签订阶段应关注合同内容与招投标结果是否一致。如有条件，内审部门还应介入招投标各环节的监督。（二）重大合同是否领导班子集体决策。单位经济合同管理是否根据合同金额或其他重要因素实行分级管理，区别一般合同、重大合同、特别重大合同。对于金额较大、内容复杂的合同是否经单位领导审批；对于特别重大合同是否经相关专业技术论证并由领导班子集体科学决策，决策记录是否齐全，并在单位制度层面有“三重一大”等长效机制保障。同时，需关注是否存在将重大合同拆分成多个小合同以规避有关规定、导致经济活动存在违法违规风险的情况。（三）合同签订人是否经授权。经济合同经一定审批程序后，对外签订。关注合同签订人是否经合规的书面手续授权或经制度批量授权，防止部门和个人未经授权或超越授权权限以单位名义对外签订经济合同、或违反规定以单位名义签订国家财经纪律禁止行政单位签订的合同（如行政单位不允许签订担保合同），导致单位经济利益受损。（四）合同印章保管是否。规范合同印章保管不规范，将导致存在发生经办人员未经授权或超越授权权限擅自对外签订合同谋取个人不正当利益的可能，使单位面临较大的法律风险和经济风险，致使单位利益、信誉、形象受损的严重后果，尤其是行政单位一定程度上代表了国家和政府形象，对外行使权利义务应特别谨慎。（五）合同履行中重大变。更手续是否齐全关注对合同条款未明确约定的事项是否及时协议补充，合同履行过程中发生重大变更是否按规定程序办理合同变更或合同解除。重大变更不能以执行部门口头或简单的通知为依据，不仅要签订补充协议，补充协议仍需经合同会签程序严格把关。对于重大追加支出项目，追加部分如达到政府采购或招投标等国家有关规定的，应严格执行相关手续，不可擅自简化操作。

二、行政合同管理的制度设计

内部审计不仅要监督单位经济合同管理执行的有效性，同时需关注经济合同管理制度设计的合理性和有效性。经济合同的签订往往涉及法律、财经、合同主体资信、专业技术标准等诸多内外部因素，行政单位宜采取多部门联合会签流程，严把审批关。经济合同管理一般涉及以下部门职责分工：1.经办部门，负责经济合同前期谈判、合同条款草拟、合同执行等工作，主要包括合同订立前履行必要采购手续，对方资信调查，合同标的的数量、质量、价款和相关技术标准等合同具体情况把关。2.法务部门，负责审核经济合同是否存在违法、违约风险，主要包括合同签订是否符合法律法规要求，条款的运用是否平等，是否存在违法风险等。3.财务部门，负责对经济合同资金支付及执行情况把关，主要包括合同价款支付合理性、可行性、合规性，履约保证金、质量保证金、违约赔偿等条款的合理性。4.监督部门，内审、纪检部门等，负责对经济合同签订、执行的全过程监督。5.归口部门，根据单位实际情况，设立合同归口管理部门，负责审查合同会签程序是否完备，修改意见是否落实，合同档案管理和合同印章管理等。不相容岗位相分离，形成相互监督、相互制约的内部制衡机制，是预防发生舞弊等行为的有效内控手段。因此，内部审计关注单位合同管理制度是否建设完善、合同管理的部门职责是否分工明确、合同授权审批程序是否有效开展的同时，还需关注单位是否做到不相容岗位相分离，实现授权审批与业务经办岗位相分离、业务经办与会计核算岗位相分离、款项结算与档案保管岗位相分离等。

三、合同管理风险关键节点及对策

经济合同管理风险包括单位的经济风险、法律风险、执行财经纪律风险、个人廉政风险等。基于长期的经济合同内部审计实践，笔者总结了经济合同管理各阶段的关键风险点，并据此针对性地提出风险防控措施。（一）合同准备阶段。经济合同前期准备阶段，包括了合同的立项、合同相对人的确定、谈判或招投标①等环节，是做出经济活动的决策阶段，也是合同管理的起点，较大程度上决定了经济业务能否最终达到预期效果。该阶段的主要风险点：1.需订立合同的经济事项未订立合同；2.未充分了解合同相对人的主体资格、履约能力等情况，即签订合同；3.重大合同，未经集体研究决策。针对这些风险点，防控对策有：1.单位加强法律法规及规章制度的宣贯力度，增强领导干部和经济合同经办人员的法治意识和集体决策意识；2.单位制定合同管理相关制度，明确必须要签订合同的情况或条件；3.合同执行部门加强对合同相对人主体资格、履行能力等情况的确认审核；4.单位建立科学、民主、高效的议事规则，明确需集体决策的事项；5.涉及复杂技术的合同，应聘请相关领域专家参与。（二）合同会签阶段。经济合同会签阶段，包括合同的会签审批、合同的授权、合同的签订等环节，是合同管理内部控制的核心步骤，以确保单位权益得到有效保障，避免单位因所签订的合同面临经济和法律风险。该阶段风险点较多，主要表现在：1.合同未按规定流程会签审批；2.会签部门职责不清、把关不严，致使合同的合法性、严密性、可行性等方面存在瑕疵；3.合同内容与招投标内容不一致；4.部门或个人未经授权或超权限对外签订经济合同；5.合同印章保管不规范。针对这些风险点，应对措施有：1.建立健全合同会签制度，明确会签流程；2.明确各会签部门职责，同时合同经办部门应对各会签部门据部门职责权限提出的专业意见进行修改反馈；3.加强合同归口管理职责，归口部门应全面检查合同会签流程是否齐全合规、相关会签意见是否已落实，对通过招投标的合同确保合同与中标内容一致；4.强化合同授权机制，建议单次书面授权，为提高工作效率也可结合合同分级管理采用不同程度的批量授权形式；5.加强印章保管和使用管理，做到不相容岗位相分离；6.推广经济合同格式范本，减少合同条款缺项等情况。（三）合同执行阶段。经济合同执行阶段，包括合同履行跟踪、合同变更管理、合同结算支付等环节，是合同管理发挥作用、确保合同效果落在实处的重要阶段。该阶段的主要风险点：1.合同监督缺位，未对合同执行情况予以跟踪，导致合同出现履约风险；2.未按规定对合同履行中重大变更或中止、解除合同签订补充协议；3.未及时发现违约行为，并积极采取补救措施；4.未按合同约定条件付款、超额付款或提前付款；5.出现合同纠纷时，未及时采取措施减少单位损失，未恰当追究对方违约责任。针对这些风险点，防控对策如下：1.合同执行部门加强对合同相对人后续履约能力的持续跟踪，严格监督合同执行进度和项目执行质量；2.根据合同执行过程中的变化，在出现执行与原合同出现重大差异时，及时采取合同中止、解除、变更等措施，并签订补充协议；3.合同执行部门应及时发现对方违约行为，迅速反应，第一时间积极采取措施，将引起的损失降至最小；4.严格按照合同订立的付款条件支付进度款，财务部门严格审核资金支付条件，对于存在资金风险的可拒绝支付；5.大型项目采取跟踪审计方式，执行过程各个重要环节和支付节点上内部审计把关确认；6.出现合同纠纷时，及时采取补救措施减少单位损失，法务部门参与并采取恰当方式追究对方违约责任。（四）合同归档阶段。合同归档管理阶段，包括合同档案整理、合同追踪考核等环节，是合同管理基础工作规范化的一部分，主要工作职责在合同归口管理部门。该阶段的主要风险点：1.合同未及时登记造册；2.归档合同与具体执行合同不一致；3.合同原件未及时整理归档；4.合同归档与合同款支付岗位未分离；5.合同追踪考核缺失，致使执行效果不理想甚至造成单位损失。针对这些风险点，防控对策有：1.设置合同管理岗位，专人负责合同档案管理相关工作，规范合同登记及合同印章管理；2.合同归口部门加强合同归档审查，全面检查合同会签流程是否齐全合规，相关意见是否已落实，合同加盖骑缝章，避免合同被更换；3.合同归口部门及时收回合同原件，明确合同管理相关要求，及时整理归档；4.按内控不相容岗位相分离原则，实行合同签订、归档与支付岗位分离，财务部门不得兼合同归口部门；5.建立合同追踪考核制度，落实合同问责问效机制，定时分析合同履行效果，避免内控程序流于形式。

参考文献

[1]李艳.地震事业单位加强经济合同管理的对策研究[J].财会学习,2016(17):174-175.

合同归档管理范文篇2

关键词：高校管理;合同管理;进口设备合同

一、引言

随着高校对教学科研设备的投入不断加大，教学科研水平的不断提高，高校所购的教学科研进口仪器设备不断增多，只有加强对进口设备的合同管理才能使采购合同更加规范、有效，才能保证高校所引入的进口设备的质量、服务，通过对进口设备合同的有效管理，不仅能够将购置风险降至最低，还能有效的实现高校内部设备的管理，保证高校进口设备引入资金的合理使用，发挥设备的最大效益。

二、加强进口设备合同管理的必要性

一般情况下，高校进口设备合同管理分为合同前期准备工作、合同签订工作、合同执行工作、合同归档工作、特殊事件处理工作五部分。进口设备合同管理能够保证在引入进口设备前期明确相关的规章制度，使进口设备采购过程满足相应的条款，从而使供需双方需求协调一致，使签订内容更加合理有效，并让双方能够根据合同内容履行相应的职责，防止违约情况发生[1]。进口设备合同管理是动态的，是贯穿于高校进口设备采购过程和使用过程中一项不可缺少的工作，加强设备合同管理能够使高校和供应设备单位订立并履行合同，不仅能够保证高校的权益，更有利于高校合同管理工作的顺利实施。

三、加强进口设备合同管理的策略

为了使进口设备合同管理工作发挥更大的作用，下面提出六项加强进口设备合同管理的策略。

1.构建完善的进口设备合同管理制度。要保证进口设备合同管理工作能够有效开展，首先要构建完善的进口设备合同管理制度，这就要求高校做好以下几方面的工作：一是重视进口设备合同管理工作；二是制定有针对性的合同管理办法；三是完善进口设备合同档案管理。同时高校管理部门应该结合仪器设备采购工作特点，建立相应的进口设备采购和进口设备合同管理部门，让专门人员进行高校合同管理工作[2]。其中进口设备管理制度不仅要包括详细的管理流程、管理工作主要内容、管理规范，还要包括对工作人员的管理要求，保证工作人员能够实现进口设备合同管理的规范化。

2.增加进口设备合同管理工作人员业务培训。在具备详细、系统的管理制度后，就要有效提高高校进口设备合同管理工作人员的业务水平和工作能力，高校要为进口设备合同管理人员提供更加专业、系统的培训，使工作人员能够在了解进口设备管理工作重要性的同时，掌握到更多的合同管理理论知识，并通过高校提供的实践培训机会，将掌握到的理论知识运用到实际工作中，从而提升自身的业务水平，使工作人员能够将工作做得更好、更到位。

3.完善进口设备合同管理流程。在高校进口设备合同管理工作中，合同管理流程起着决定性的作用，保证合同管理流程能够按照前期准备工作、合同签订、合同执行、合同归档顺序进行，其中每一项工作都十分重要，在完善管理流程工作中，也要不断完善每一项合同管理内容，保证在前期准备工作时能够大致确定合同中涉及的内容，在合同签订过程中，要仔细核对合同内容，避免出现漏项、条约不严谨等问题，同时在执行过程中，高校应该有效的使用进口设备合同，保证自身权益，最后在做合同归档时，相关工作人员应该及时并按照高校合同管理规范进行归档工作。

4.实现进口设备合同管理信息化。现阶段，随着信息技术的快速发展，在各个行业中得到了良好的使用，特别是在高校管理进口设备合同时，实现信息化能够实现进口设备合同的更优管理。推进高校进口设备合同管理信息化就要做出以下努力：一是增加对合同管理人员的信息化培训，使合同管理者能够掌握基础的信息管理工作方法和基本的操作技能；二是构建完善的进口设备合同管理信息化制度，使工作人员能够有章可循，同时在规章制度的指导下更好的完成信息化管理中每一项细化工作；三是支持与鼓励合同管理人员进行合同信息统计、整理、分析与提取工作，及时发现信息化管理过程中存在的不足并尽快解决，使高校进口设备合同管理模式更加完善。

5.加强进口设备合同归档管理。合同归档管理工作是高校合同管理工作中的一项重要内容，合同归档工作的顺利进行不仅能够提高高校合同管理工作效率，更能够保证高校进口设备的维护权益[3]。加强进口设备合同档案管理工作，就要在提高工作人员工作能力的基础上，实现合同管理的信息化，同时，要结合高校进口设备引进情况制定适合的管理方式，使合同归档管理工作效率更高。6.及时处理特殊事件，预防进口设备合同违约。在进口设备引入期间及合同管理期间难免会发生一些特殊事件，当发生特殊事件时，高校设备管理工作者应该及时处理事故，防止发生进口设备合同违约问题，避免给高校带来经济损失。高校进口设备合同管理人员应该做好以下几方面工作：一是及时分析当前本校进口设备合同执行情况，对合同中存在的一些履行期限条款不明、售后服务包含不明的情况与供应商协调解决；二是制定相应对策，在签订合同前，实现合同内容的细化，做好预防进口设备合同违约工作。

四、进口设备合同管理的注意事项

由于高校进口设备在引进过程中关系着学校的权益，因此，进口设备合同管理工作十分重要，在管理过程中要注意以下管理事项：一是前期准备工作中的详细程度和人员业务能力，重视人员在进行前期管理工作中能够按照相应的合同管理制度开展工作，保证工作人员工作的规范化；二是在合同签订过程中的注意事项，合同签订中的条约影响着高校在日后履行合同的权益，因此，在签订合同过程中，高校应该注意合同条约的完整性和详细性，保证供应商能够为高校提供更优质的售后服务；三是进口设备合同执行工作中的注意事项，主要包括设备的验收、付款、免税业务以及监督审核工作，这些工作保证了高校的权益，因此高校应该注意在合同执行中的注意事项；四是进口设备合同归档工作，合同归档是合同管理中的最后一项工作，同时也是合同管理中的最基础、最重要的一项工作，只有将合同进行正确的归档，才能保证合同的有效性，当发生问题时才能够最有效的履行合同。

五、结语

总之，进口设备引进和管理是高校管理中一项重要的工作，只有加强进口设备合同管理才能有效的实现对高校进口设备的质量控制，保证设备的使用质量和进口设备在出现一些问题时的售后服务工作，关系到高校采购进口设备的权益。做好相应的进口设备合同管理工作，不仅需要设备采购部门的细心与配合，更需要高校领导和相关负责人的重视与支持，保证高校进口设备合同管理工作能够发挥重要的作用，保障高校权益。

作者:赖力斌 单位:贵州大学实验室与设备管理处

参考文献：

[1]董达,陈靖,韩永君,李文蕊.科学、规范管理提高外贸设备进口效率[J].实验室研究与探索.2015(03).

合同归档管理范文篇3

关键词:HRP;医院合同管理;精细管理

合同业务是公立医院经济活动的重要组成部分，它贯穿于医院项目立项、招标采购、项目建设、资金管理等一系列经济活动中[1]。财政部在颁发的《行政事业单位内部控制规范（试行）》第十一条规定：单位进行经济活动业务层面的风险评估时，是否有效监控合同履行情况；第五十四条规定：单位应当对合同实施归口管理，建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合[2]。原卫生部《关于进一步加强经济合同管理工作的通知》中提出：加强经济合同执行过程的监管[3]。因此，合同线上审批流转、合同统一编码、关联预算收支[4]与合同电子归档[5]成为医院合同管理的迫切需求。为提高医院合同管理信息化水平、实现合同与财务联动精细化管理目标，探索基于业务、财务一体的医院综合运营管理信息系统（hospitalresourceplan，HRP）拓展合同管理模块的实践方案。

1医院合同管理情况

1.1医院合同类型。医院合同主要分为设备、卫生材料、药品等，如采购合同、基建合同、协作合同、服务合同、科研成果技术转让合同、药物临床试验合同、用人合同等几大类[6]，合同种类多、涉及面广、管理难度较大。通常将医院签订的具有经济目的的合同称为经济合同[7]，为方便划分，将其他类型称为描述类合同。1.2医院合同管理定义。合同管理是指从合同标的立项认证、招标、合同草拟、部门会签审核、合同章使用、合同执行与资金结算、合同终结或变更，到最终合同归档等一系列过程和环节[8]。目前，医院多实行院级合同管理部门、二级归口管理部门和合同负责部门三级合同管理架构。主要流程包括，由合同负责部门发起合同、二级归口管理部门审核、院内相关科室会签、各级领导审批，并最终由院级合同管理部门统一管理归档，确保合同签署严谨有序，满足医院合同内部控制要求。1.3当前合同管理面临的主要问题。医院合同会签流程涉及全院各级管理部门协同，由此在实际运行中反映出一些问题和需求。1.3.1合同会签阶段。合同类型从基建维修到设备购置、系统开发、科研合作方方面面，种类繁多，不同类型的合同涉及不同的会签科室和审批流程。合同线下流转需专人负责将纸质材料报送给有关会签部门，且无法及时知晓合同的流转状态，沟通成本较高，影响工作效率，而各会签科室对合同提出意见，需修改后重新打印合同，造成纸张浪费。1.3.2合同执行阶段。对合同的审查、变更应充分留痕、可追溯，保证合同严谨，尽量避免争议、降低风险。由于合同数量繁多，如遇合同中止、补充协议等情况，与原始合同建立关联关系较为不便[9]，并且缺少持续、系统地监督管控，难以及时掌握收付款、验收入库等合同执行状态，合同履行管控力较弱[10]。1.3.3经济类合同管理。医院采购业务频繁、订购品目繁多，可能出现不同归口管理部门与同一供应商签订多份合同的情况，线下管理难以按供应商统计、查阅合同，既不能全面分析与某一供应商的商业往来关系，也不能对供应商进行精准的履约评价[11]。在财务管理方面，通常只有在实际付款时，才能关联校验预算，预算控制相对滞后。1.3.4合同归档阶段。对于合同管理一般采用电子表格记录、扫描纸质合同后提交相关管理部门归档，归档流程的信息化程度不高。

2合同线上审签功能设计

HRP系统主要包括：全面预算管理、财务核算、成本核算、固定资产管理、物流供应、人力资源管理、分析决策等功能模块[12]。HRP高度集成医院物流、资金流与信息流，方便合同与预算、资产、核算等业务联动。同时，HRP有良好的拓展性，选择基于HRP系统拓展合同管理功能模块，将大大减少系统集成工作量[13]，实现建立全院各类合同统一编号的电子台账、线上审批留痕、基于合同执行状况出具各维度统计分析报表、联动资产预算，促进医院精细化管理等目标。见图1。2.1基础数据规范化管理。在HRP系统的建设过程中，已对全院人员、科室、供应商等主数据结构进行规范和梳理，减少主数据不一致带来的数据清洗工作。合同模块将在HRP供应商字典基础上，拓展业务合作伙伴主数据，并做好唯一性校验，以实现未来标准化的数据分析。同时，建立合同类别字典和合同范本库，合同模板审批后可存储为合同范本附件并支持下载。2.2合同全生命周期线上管理。2.2.1合同拟定阶段。支持线上录入合同金额、业务合作伙伴、生效时间、收付款计划等合同基本信息，系统支持对合同基本逻辑进行校验，如生效日期需在全部审批节点完成后、不同采购金额需对应相应的采购方式及审批层级。支持上传草稿合同附件，方便后续会签审批。确认终版合同后，可以导出加有医院特定标识作为水印的pdf格式文档，降低篡改风险。当合同确认生效后，系统自动生成合同编码。2.2.2合同执行阶段。系统支持将补充协议与原合同关联。支持设置收付款提醒时间，避免遗漏款项。系统根据合同效期以及续签日期，显示即将到期需续签的合同，用户在合同界面点击合同续签，即可生成新合同并关联原合同。2.2.3统计分析功能。多部门、多岗位可通过合同台账，按供应商、合同状态等不同维度，查询其管理的所有合同。通过及时检索合同信息，跟踪合同执行进度，对合同执行效率进行动态分析。2.3院内线上审签协同。合同模块借助HRP平台标准审批流程，灵活配置审批节点，上线初期按合同类别预制审批路径。实际流转可根据需要，及时调整合同会签审核表，前端界面支持展示、查询合同审批流转进度，辅助、加强业务流程的流转，从而促进院内各岗位、各科室之间的高效协同，促进无纸化办公，进一步提图1基于HRP系统拓展合同管理功能模块设计图高院内沟通效率。如遇到审批人出差、休假，可以在指定时间段，授权指定转签人，保证合同审签时效。同时，生成转签记录，确保权责清晰、过程留痕。2.4财务联动过程管控。支持合同信息与HRP预算模块关联，参照医院管理实际需求，可根据预算编制情况签订合同、根据合同签订情况控制预算。合同详情界面设计记录经济类合同收付款情况及合同执行进度页签，支持与HRP采购供应模块联动，存在收付款的业务可关联到合同信息。同时，可在合同模块自动更新收付款时间和收付款金额。支持财务部门参与经济合同签订、执行与结算全过程[14]。2.5资产精细化管理。医疗设备采购前需申报预算，再执行招采流程，签订采购合同[15]。合同模块可与HRP项目档案或固定资产卡片方便地建立关联关系。同时，便于了解设备相关合同的执行情况，以及设备的维修、保养是否在质保期内[11]。

3实施与应用

通过与医院合同归口管理部门经营管理办公室沟通，会同各个二级合同归口管理科室充分调研现状需求、梳理业务流程后，决定依托医院现有HRP系统，打造医院合同管理的一体化平台。基于HRP系统拓展合同模块的主体功能见图2。目前，第一阶段建设目标主要包括：统筹管理全院合同，减少信息孤岛，实现合同线上审批，提高沟通效率，统计合同执行情况，提供决策支持。3.1线上会签提高流转效率。为确保数据安全，根据最小权限原则，针对系统中不同的用户、角色做了精准的权限控制，如院级合同归口管理部门能够查询全院合同、财务处能够查询全院生效状态合同、各二级合同归口管理部门能查询其归口管理的合同、会签科室可查询其会签的合同、合同专员仅能查询本人录入的合同等，并对合同的上传、提交、确认等操作做了权限划分。合同线上审批会签涉及多科室协作，业务流程较为复杂，系统将审批节点和会签节点相结合，关键审批节点按顺序审批，会签节点并发审批。合同专员提交会签时，可根据需要灵活调整会签科室，院级归口管理部门对合同会签科室进行审核确认。合同线上审批业务流程见图3。因医院运营数据较为敏感，HRP系统布署在医院内网环境。为方便科室录入、上传合同附件，通过严格的网络策略，将合同模块剥离到院内办公网段使用，并通过第三方专业机构安全渗透测评，保证数据安全的同时，提高系统易用性。系统上线3个月以来，合同线上流转500余份，合同会签周期由线下9.4天缩短为3.8天，效率提升59.57%，根据医院经营管理办公室测算，预计年节约纸张15000张。3.2执行跟踪全生命周期管理。系统支持按关键执行节点汇总合同，合同专员对合同状态一目了然、清晰掌握。在合同执行过程中，系统根据合同有效期、收付款计划等关键时间节点信息，提前15天推送消息提醒，降低延误风险。提供收付款明细表，方便合同专员及时跟进合同执行进度。同时，系统记录补充协议、续签、中止等合同变更情况，支持自动关联原合同，实现可追溯管理。系统提供多维度报表打印，满足管理部门按不同维度进行分析整理的要求，以及相关部门对合同审批意见的审计需求。3.3收支关联精细管控。科室业务人员在进行预付款申请、批量付款申请、质保金收付款申请等操作时，可选择关联到对应的合同，提交后系统将收付款记录写回合同收付款行，帮助管理人员跟踪合同执行动态。合同签订完毕，院级合同归口管理部门确认合同生效，财务部门可以看到全院已生效合同，无需通过拷贝电子扫描文档的方式留存，实现电子归档，更加便捷、可靠。3.4未来功能拓展。在经济合同管理方面，未来考虑将合同模块与HRP预算模块关联，对已编制预算的项目，需在预算额度内签订合同；对无预算的项目，必须严格按照预算管理办法追加预算后，方可签订合同；通过预算控制经济合同签订和付款，加强预实分析，进一步完善医院预算管理体系。

4结论

合同归档管理范文篇4

合同管理系统以合同信息为管理主线，围绕合同管理流程优化进行系统功能设计，将其应用到企业实际合同管理业务中，从而实现合同管理的标准化、集中化、精细化，减少合同的法律纠纷。移动办公，是利用手机的移动信息化软件，建立手机与电脑端同步办公的企业应用系统，使用户摆脱时间和空间束缚，随时随地进行办公，提高企业的办公效率。基于移动办公的合同管理系统具备合同模板管理、合同审批管理、合同变更、合同履行、合同归档、合同报表等功能，帮助企业优化合同管理流程，借助移动互联网技术实现合同异地审批，满足企业本部及分子公司的办公需求。

2移动办公合同管理系统的软件架构和集成模块

2.1软件架构。根据合同管理系统的特点，软件的构架主要分为以下几层。①表现层。主要负责合同文本及合同流程展示，电脑端采用网页的形式进行展示，移动端采用APP的形式展示。②应用层。主要负责合同业务流程控制，其中包括合同模板管理、合同审批、电子印章、电子归档、合同报表查询等功能。③应用支撑层。主要负责合同数据存储，为应用层和表现层提供数据支持，其中包括合同基本信息、合同里程碑信息、审批流程数据等。2.2集成模块。合同管理系统集成设计则主要包括两大模块。2.2.1与企业数据中心集成。企业已建立数据中心，含有人员主题数据、合同主题数据、供应商/客户主题数据、物料主题数据、财务主题数据、项目主题数据等，与本系统有关的是人员主题数据、合同主题数据、供应商/客户主题数据，与数据中心集成能够确保数据源的准确性、稳定性、唯一性。集成内容包括以下几点：①与人员主题数据集成，获取企业实时组织机构人员数据，为合同系统提供人员基础数据，数据流向是数据中心→合同系统；②与供应商/客户数据集成，获取实时的供应商/客户数据，为合同起草时提供供应商/客户数据源，数据流向是数据中心→合同系统；③与合同主题数据集成，形成规范的合同主题数据库，用于统计分析、企业决策，数据流向是合同系统→数据中心。2.2.2与企业财金系统集成。将合同审批通过后的数据推送到财金系统中，用户在财金系统中对合同进行收/付款操作，收/付款后财金系统将合同系统的收/付款进度推送回合同系统，在合同系统中能够生成合同收款进度明细，用于合同履行及报表综合查询，数据流向是合同系统→财金系统→合同系统。

3移动办公合同管理系统的主要功能模块

为了实现合同管理业务的标准化和规范化，系统功能模块主要包含以下6个方面。3.1合同模板管理。规范合同以及保证合同内容和管理系统相匹配是合同模板管理的主要目标，合同模板主要由合同承办人员根据实际情况来创建，使合同起草更加规范并且减少烦琐的输入工作。由于企业每年的业务量巨大，因此涉及的合同文本数量也非常多，要提高合同文本规范化的管理效率，则需要改变传统的合同文本创建或录入模式，有效的合同模板管理可以避免合同漏洞，使之更加符合法律条件的要求。在合同模板管理中，审计法务部主要负责检查合同模板的各项条款是否合法、条款是否齐全、是否存在不平等条约等，而承办部门则负责维护和选择合同模板。3.2合同审批管理。合同审批管理流程设计主要由工作流引擎实现，包括流程图、页面表单以及流程控制等设计，流程主要环节包括以下步骤。①发起审批流程：用户选择合适的合同模板、供应商/客户信息、符合条件的合同类型、各节点审批人，根据具体情况选择合适的电子印章，填写必要的合同基础数据字段，发起审批流程。②通过及驳回：审批流程发起后，审批消息会发送到流程下一个节点执行人的页面，执行人点击查看审批消息后可以对合同进行批注。③自动催办：在1个工作日内，如果某审批节点的执行人还没有完成审批，系统会自动给该执行人的邮箱发送催办邮件。④合同电子印章：合同审批执行到电子印章环节时，用印人员对合同进行电子印章用印，合同生效。根据企业对公司本部、分子公司划分以及合同收/付款类型，合同审批流程分为公司本部收/付款审批流程、分公司收/付款审批流程、子公司收/付款审批流程。图1是付款合同审批流程图，其他流程与此类似，故不再赘述。3.3合同变更。如果客观环境发生了变化，则合同双方之间的一些利益关系也会发生变化，导致合同变更。合同承办人在系统中发起合同变更流程，根据实际情况填写合同变更的内容以及理由，如果涉及合同解除，也需要填写解除理由。合同变更流程审核通过后合同自动变更，并保留变更记录。3.4合同履行。合同生效后，系统会根据合同基础数据、合同审批数据、财金系统推送的合同收/付款数据生成合同履行台账。合同履行是否有效，关系整个合同管理的结果，因此，真实有效的合同履行台账数据至关重要。合同履行台账包含了合同履行过程中重要的时间节点任务，比如合同收/付款节点、合同归档节点，没有按照时间节点要求完成任务的则需要对合同承办人发出预警提示。3.5合同归档。合同归档，指合同履行完毕之后，合同承办人在系统中选择合同归档，带有电子印章的合同电子文本自动归档，同时承办人将纸质合同文本和合同审批单交由档案管理部门进行统一管理。3.6合同报表。合同审批生效后，系统会根据合同基础数据、合同审批数据、财金系统推送的合同收/付款数据生成合同报表，用户可以根据承办人、承办部门、承办公司、供应商/客户、收/付款类型、合同生效日期和合同金额等字段进行综合查询和统计分析。

4移动办公合同管理系统的运行维护设计

主机设备、操作系统、网络安全以及其他运行维护等都属于合同管理系统运维服务的范畴，运维服务的主要目的是确保合同管理系统稳定和安全运行，节约管理成本，增强系统操作性。同时根据维护情况对系统进行调整和优化，使合同管理更加规范化和具有保障。合同管理系统的运维管理可以监控电脑端和移动端系统的运行状态、配置情况、各项指标情况以及故障诊断、提供各类数据报告和工作报告等，使管理人员可以更好地了解系统运行情况，并且及时对系统进行维修和升级。运维服务效率提升可以促进合同管理效率提升，促使企业各项资源更加协调。

5结语

基于移动办公的合同管理系统利用移动互联网技术，能够实现合同电子审批对企业本部及子分公司的全覆盖，确保合同业务数据真实有效，提高合同审批效率，促进企业异地高效办公。

参考文献

［1］白丹.Web环境合同管理系统中电子签名的设计与实现［J］.机电产品开发与创新,2016(1).

［2］林恒毅.大型企业信息系统运维服务体系建设研究［J］.信息化研究,2015(2).

［3］宋洁,左良超.浅析合同管理信息化建设——基于西北院企业经营合同管理和辅助决策系统［J］.中国管理信息化,2018(3).

合同归档管理范文篇5

【关键词】内部控制；经济合同；合同管理

近年来，财政部、教育部陆续了多项有关高校内部控制的规定和指南，这对规范高校内部控制、防范经济风险、提升高校的管理水平起到了积极作用。随着国务院及各地方省市“双一流”“高水平”大学建设方案的推出，高校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承与创新、国际交流与合作等方面加大投入力度，办学实力不断提升，相应的对外经济合同数量和种类日益增加。合同管理是高校内部控制的重要组成部分，科学的合同管理能有效防范法律风险，为高校减少因经济合同纠纷而承受的经济损失和声誉影响。

一、规范高校经济合同管理的重要性

（一）规范合同管理是完善高校内部控制体系的重要环节。根据《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》相关规定，高校内部控制要实行经济领域全覆盖，具体包括控制环境、财务预决算管理、资产及负债管理、收入和支出管理、合同管理、采购及工程项目管理、科研及财政专项管理、经济活动信息化管理、附属单位（企业）及教育事业基金会管理等多项内部控制模块。高校合同管理是高校经济活动内部控制管理体系建设中的重要环节，主要贯穿于高校资产、债务、收入、支出、采购、工程、科研等多个模块中，合同控制管理的合法合规性、全面性、重要性、适用性直接影响着高校经济活动内部控制的有效性评价。（二）规范合同管理是高校依法治校的重要组成部分。根据相关法律政策要求，高校要建立健全依法治校工作机制，完善现代大学管理制度体系，提高学校依法办事、依法进行科学决策、依法进行科学管理的能力。高校经济合同从论证与评估、立项、招投标、签订到执行、终止全过程中，涉及了项目管理、采购管理、招投标、资金管理、资产管理、审计监督等多方面法律法规和规章制度。高校的所有重大对外经济行为，如商品和服务采购、合作办学、科学研究、对外服务等，都是以合同方式确定，为了维护和保障高校的合法权益，提升依法治校、科学治校的能力和水平，促进高校健康快速地发展，高校应当加强和规范经济合同的管理。（三）规范合同管理是政府会计制度落地实施的有力保障。2019年1月1日起高校开始执行《政府会计制度》，新制度在会计核算模式上首次采用了双功能、双基础核算模式。2019年以前，高校的会计核算主要实行的是收付实现制，按资金流入和流出的时间作为会计处理的时间点，以实际现金流来确定收入和支出，但按照新制度要求，高校财务会计核算要实行权责发生制，要以权利和义务的发生为核算基础，而经济合同是记录高校权利和义务的主要载体，是高校会计业务计量的重要依据。为了能更加真实、准确、及时地反映高校的财务状况，会计人员要实时掌握高校经济合同的签订和履行情况，严格按照合同条款的约定和合同相关业务完成的进度标准来核算和确定合同相关的收入和费用。因此，规范高校合同管理是进一步提升高校会计信息服务质量、有序推行政府会计制度改革的重要保障。

二、高校经济合同管理现状分析

（一）合同内部管理制度不健全。有些高校的合同管理机制不健全，未进一步建立校级层面的合同管理台账，缺乏对高校合同的统筹管理，可能会使高校面临法律诉讼或经济利益受损的风险。而且高校的经济合同管理涉及面广、牵涉的部门多，制度不健全容易造成各业务部门的责任不明，当合同管理出现问题时，各部门容易相互推诿卸责或者扯皮。有些高校未进一步建立财务部门与合同归口管理、相关业务部门间的沟通协调工作机制，不利于更好地实现合同管理与财务预算管理、收支管理相结合，不利于有效提高高校财务部门科学、合理配置资源，导致高校合同资金管理的使用效益和合同归口管理效率低下。（二）合同归口部门不明确。大部分高校未明确全校合同的归口管理部门，一般按合同业务部门多头管理，如实验室管理与设备处负责设备材料采购的合同管理、科技处负责科研设备采购合同管理、校长办公室负责合作办学合同管理等。各合同业务部门按照各自的方式方法对所管理的合同进行登记和保管，未成立专门的合同管理部门对全校所有合同的合同签订、合同的编号、合同的变更及合同签订和履行的情况等信息进行统一的统计和管理，不利于高校从总体管理层面及时了解合同签订和执行的情况，不利于高校及时发现合同执行过程中出现的问题。（三）合同范本管理工作有待规范。高校虽然有一些合同范本，但普遍存在覆盖面不全、更新不及时等问题，致使合同文本内容缺乏完整性、条款缺乏合法性、适用性较差，或存在欺诈、缺项漏项、对关键条款不作规定或约定简单的情况，从而加大了合同审核难度，增加合同审核人员的工作量，降低审核工作效率，提高后续环节如合同签订、合同履行的难度，甚至会增加经济合同的违约风险。（四）对合同履行情况缺乏有效监控。目前，高校对合同的立项和签订环节比较重视，合同承办单位、业务主管部门、审计部门、财务部门都会参与管理和监控，但在合同履行过程中却缺乏实时动态监控。在合同执行过程中，因对方或高校自身原因导致可能无法按时完成或无法合同履行的，合同双方应及时采取补救和应对的措施，但由于高校对合同的管理环节缺乏有效的监控，出现问题时如果没有单位和个人主动上报，往往要等到合同收付款或者合同验收阶段才会发现，致使高校有可能要承担相应的违约责任和经济损失。（五）合同管理信息化水平较低。近年来，为了进一步提升管理效率和治理水平，部分高校在智慧校园建设方面投入巨大，并取得了初步成效，但合同管理信息化水平普遍不高。虽然合同立项、签订会通过OA系统、网上办事大厅等信息平台会签，但仅仅是审批层监控，合同签订后存档在各业务主管部门，没有统一的信息平台进行管理。高校缺乏完整的信息化合同管理数据，则无法全面掌握合同的签署和履行情况，财务部门更难以真正实现按合同约定和合同完成进度来确定相关收入和费用。

三、高校经济合同管理存在问题的原因分析

（一）高校内部控制存在缺陷。高校虽然按要求明确了内部控制的牵头部门，但很少在学校层面建立专门的内部控制职能部门，一般由财务处牵头联合其他部门设立相关内部控制工作小组，但内控部门往往未开展实际性业务，在高校经济活动决策、执行和监督上未能发挥应有作用，也难以做到从内部控制业务层面来考虑经济合同管理。高校审计监管部门应定期或不定期对经济合同的管理情况进行监督检查，但有些高校审计部门轻检审核，把工作重心放在合同立项和签订的审核环节，不利于全力履行审计监督职责。（二）高校对合同管理不够重视。高校部分管理者对经济合同的风险认识不足，导致很多管理流于形式。高校本是法律、财务、审计、纪检、信息化等各类专业化人才聚集的地方，但很多高校不重视经济合同管理的人员配备，由各部门办公室人员兼职，很多人员不具备合同管理的专业知识，也很少组织合同管理人员的培训。没有专业化的合同管理人员和队伍是高校合同管理水平不高的一个重要原因。（三）高校缺乏对合同管理的绩效评价。近年来，高校专项经费已全面实施绩效管理，但将合同管理的全过程纳入绩效考核体系的高校并不多，由于未将合同论证与评估、立项、招投标、签订、执行等管理流程纳入评价体系，无法对合同的标的质量、执行进度、资金使用效率、产生的经济和社会效益等指标进行具体评估，很难科学有效地实施考核奖惩机制，不利于高校经济合同的有效管理。

四、加强高校经济合同管理的具体措施

（一）建立健全合同管理机制，明确归口管理部门。高校的经济合同项目数量大、种类不一，完全实行集中管理的机制和模式不适宜，为此，应尽快建立“统一指导、分口管理、各负其责”的合同管理机制。高校决策机构应明确合同的归口管理部门，可以直接在校长办公室下设一个合同归口管理部门，负责对全校的经济合同统一指导和管理，主要职责包括：负责组织制定、完善合同管理办法；组织标准合同文本的起草、审查、和定期修订维护；对合同业务主管部门进行合同管理的业务指导和检查；负责合同管理信息系统建设；负责学校合同的备案保管工作。同时，高校合同归口管理部门应进一步按合同类别明确合同的业务主管部门，业务主管部门的主要职责包括：负责制定、完善各类业务合同管理的实施细则，明确各类业务合同管理事项的范围、授权签署的权限；负责业务主管职责范围内各类合同业务的审批、备案、监督、检查等管理工作；起草和定期修订维护标准合同文本。合同的承办单位负责最终的履行和实施，具体负责所属合同的起草、上传、签订、执行、报销、入账、保管和归档等工作。经济合同与财务预算和收支业务核算密切相关，经济合同签订和履行会直接关系到高校资源和现金流的增减，因此，高校财务部门与合同归口管理部门、业务管理部门和承办单位应建立有效的沟通和协调工作机制。另外，高校应建立经济合同纠纷处理制度，明确负责纠纷处理的机构和处理原则，规范纠纷处理程序。当纠纷发生时，合同承办单位应当及时上报学校合同归口管理部门，并积极进行协商解决；合同归口管理部门应在协商过程中给予指导和配合，并在一定情况下参加谈判；合同纠纷经协商无法解决的，应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。（二）规范经济合同编号，做好合同登记管理。高校应制定规范合同编号的指导性文件，统一合同分类和编号规则与要求，做好经济合同登记管理。合同台账是全校经济合同主要信息一览表，可采用“总分账”的形式进行管理，合同归口管理部门负责建立总账、各业务管理部门建立分账，以实现校内合同信息共享。合同台账内容可包括但不限于：合同类型、合同编号、合同名称、合同对方名称、合同经办人、合同签订时间、合同实质内容、合同履行情况等，从而全面、连续地掌控合同履行过程。合同归口管理部门应建立合同文本统一编号规则。学校所有的合同都应按统一标准进行分类并连续编号，规则可参照AA-BB-CC-DD，AA为合同业务主管部门缩写，BB为合同类型缩写，CC为合同签订年份，DD为该年份内所签合同份数顺序号，其中合同业务主管部门缩写、合同类型缩写需制定统一规范。（三）分类制定合同范本，加强合同标准化管理。高校应规范合同范本管理工作，建立较为完备的合同范本库，明确管理职责，固化工作流程，提升合同审核效率，有效防范法律风险。对于经常发生的经济业务，如仪器设备采购合同、维修工程合同、科技服务合同、合作办学协议等，根据国家相关法律法规以及学校的实际管理要求，应分类制定合同范本，形成合同范本库。合同范本制定可参考以下流程：起草标准合同文本（合同业务主管部门）→审查标准合同文本（合同归口管理部门）→修订并重新提交标准合同文本（合同业务主管部门）→复核修订合同（合同归口管理部门）→审议标准合同文本（学校决策机构）→标准合同并备案（合同归口管理部门）→使用标准合同文本（合同承办单位）。高校的合同范本经过审核后，应及时公开，直接发送至相关人员或公布在学校办公网站上，方便教职工查看和下载；对于学校占主导地位的合同，应当要求、鼓励学校教职工尽量采用学校制定的合同范本起草合同。合同归口管理部门要负责搜集相关法律法规或监管动态的新增、变更、废止信息，定期审阅原有合同标准文本，并与业务归口管理部门进行沟通，确定并发起标准合同文本更新维护工作。各合同业务主管部门需负责标准合同范本的使用和日常监测工作，评估合同范本的适用性，当发现标准合同范本与有关法律法规相冲突或有其他不妥之处时，应及时提出修改建议。（四）加强信息化建设，对经济合同实施全流程监管。高校合同管理归口部门应结合本校的实际情况，协调各业务管理部门和承办单位，充分利用信息化手段，建立合同信息化管理平台，全过程详细记录高校经济合同的审批立项、签订、登记、归档、履行和合同变更等情况，全流程实行封闭监控和信息化管理。信息化管理平台的主要功能模块包括：合同订立、合同审批、履行监控、价款结算、登记归档、纠纷管理、基础数据、系统管理等。合同订立管理模块主要包括合同模板管理、经费授权、合同保证金管理、合同审批、收款/付款合同订立等功能；合同履行监控模块主要包括截止日期提醒、保证金到期提醒、签订日期监控、合同金额监控、合同期限监控、执行监督监控、执行进度分档等功能；合同价款结算模块主要包括收款/付款合同发票管理、收款/付款合同结算功能；合同登记归档主要包括合同归档、影像管理、收款/付款合同查询、合同报表分析、图标统计等功能；系统及权限管理模块主要包括基础信息设置、权限管理、日志管理、数据备份恢复等功能。合同管理部门要依据高校合同管理办法，按合同类别、金额大小认真梳理各类合同的审批流程和流转节点，明确要登记的合同信息，做到无盲区、全过程留痕，信息化管理平台在运行过程中要不断优化流程，查漏补缺。合同管理信息化平台应设置提示和警示模块，在经济合同到期日和收付款日前，设置一个时间点，由信息平台以微信或手机短信方式主动提示合同承办单位和财务部门相关责任人，未按时履行的合同，平台应给相关部门责任人发出警示。另外，合同管理信息平台应根据不同部门和身份的需求，提供个性化的查询和报表生成功能，为高校经济合同的有效管理和监控提供方便。

【参考文献】

［1］王春晖，曹越.内部控制视角下对高校经济合同管理的思考［J］.会计之友，2016，（19）.

［2］乔春华.新时代高校财务管理主要矛盾的探讨［J］.教育财会研究，2018，（04）.

［3］褚珊，林君.高校招标内部控制的信息化应用研究［J］.财会研究，2018，（11）.

合同归档管理范文篇6

关键词：医院后勤；合同档案管理；后勤管理

一、医院后勤合同档案管理现状

2019年，北京大学第一医院（以下简称“我院”）总务处下设办公室、供应科、物业管理科、修建科、动力科、餐饮管理中心、汽车队，共计7个科室，涉及货物采购、服务采购、工程施工、设备维保4个类别的合同签订，共计归档合同219份。我院后勤合同档案实行双线管理，即合同转签涉及的过程文件及合同文本除在相应监管科室留存外，所有合同还须在总务处办公室归档留存。监管科室在日常工作中，须参照合同约定对对方提供的货物或服务等进行监管检查、付款验收。在一个服务期将要结束时，监管科室须参照现有合同对下一服务期的金额等各方面进行测算，起草新合同，而总务处办公室留存的合同文本及过程文件除了可以作为各科合同档案的备份外，还有一个重要作用⸺院区将合同档案送至总务处办公室，实效性较差。当合同档案在办公室归档时，在接受检查时便可及时提供所需材料。监管科室作为合同的的起草及执行部门，在合同归档时留存合同过程文件、合同文本原件及投标文件正本，总务处办公室作为辅助归档的部门，仅留存过程文件的复印件、合同文本原件及投标文件副本。

二、医院后勤合同档案管理存在的问题

（一）合同档案储存空间不足

每年总务后勤须要归档的合同近200余份，且近几年后勤合同归档数量逐年上升，每一份合同须归档的纸质材料较多且占用大量的储存空间。我院地理位置特殊，处在北京老城区，生产生活用房资源十分紧张，且医院在考虑用房安排时，会优先考虑各临床医技科室医疗业务用房需求，故后勤合同档案储存空间不足的问题日益突显。

（二）合同档案查阅不便

因我院办公用房资源紧张，往年的合同档案只能存放在离日常办公地点较远的地下库房中。这些合同虽已过合同履行期限，但若以后因检查或其他原因须要临时查看时，拿取十分不便，会因为没有统一的合同档案搜索系统而浪费大量时间。

三、解决方案

随着医院信息化系统功能逐渐完善，后勤合同档案管理也将进入线上信息化系统管理阶段。我院今年在原财务系统中拓展了合同管理模块，开始启用合同线上转签，但由于处于过渡期，目前采取的是线上线下双转签模式。所有后勤合同在开始转签时就须要将电子版转签过程文件及合同文本上传至信息化系统中，在合同转签过程中，审批人即可在线上查阅、审批合同资料，合同在线上转签完毕后会自动在系统中归档，再次查询时只需输入关键字即可，如需要纸质版文档，可随时进行下载打印，也可多人随时在信息化系统上查询。线下转签的合同也仅保留过程中较为重要的阅办单和一份纸质版合同，其他过程性资料均可在线上进行查阅。当前，各公司的投标文件占据空间最大，但是目前我院后勤除了中央政府采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务项目是由中央政采网进行电子招投标，可留存电子版带有电子认证证书公章的开标一览表、资格审查材料、投标文件及网站上的相应采购公告、采购结果公示外，其他项目还须留存相应的纸质材料。为解决空间占用的问题，我院的院内论证项目也将采用电子招投标方式。以往的合同组卷中主要包括阅办单、采购论证流程性资料和合同。根据医院实际情况和《电子招标投标办法》《中华人民共和国电子签名法》，在档案管理过程中将对以往的合同进行扫描，形成电子版文件，这样既解决了空间占用问题，又解决了查阅不便的问题。同时对以往合同进行分类、按部门进行编号，并形成合同清单，须要查找时在目录下进行搜索，随后根据编号进行查阅即可。

四、结束语

相信在信息化时代的大背景下，医院会借助互联网及信息化系统对后勤合同档案管理进行越来越规范且成熟的管理，未来医院后勤合同档案管理会取得更大的进展。

参考文献

[1]李思童,王健青,张雨霏.医院招投标档案管理问题研究[J].中国医院建筑与装备,2020,21(7):67-68.

[2]毛向阳,张为,陈亮.医院后勤档案管理存在的问题及改进措施[J].江苏卫生事业管理,2015,26(3):135-136.

[3]赵莉娟.信息化对医院档案管理的价值研究[J].企业改革与管理,2016(2):224.

合同归档管理范文篇7

关键词：财务风险防范；经济合同管理；内部控制

一般意义上的合同，是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。随着社会主义市场经济体制的逐步确立和高等教育改革不断向纵深推进，承担着人才培养、科学研究、文化传承和社会服务功能的高校，以其特有的文化、科技、服务等角色，多样性地参与各类社会经济活动。合法、依规、公平、公正的高校经济合同，是高校参与社会经济活动、防范经济活动财务风险、维护自身合法权益的重要保障。因此，加强高校经济合同管理，是新时期高校在践行内涵式发展、推进精细化管理工作中的重要一环。

一、高校加强经济合同管理的现实意义

（一）加强高校经济合同管理是贯彻落实依法治校的要求。按照《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020）》以及《教育部关于加强依法治校工作的若干意见》（教政法〔2003〕3号）等文件要求，高等学校努力推进依法治教、依法治校、依法办学。《国务院关于印发国家教育事业发展“十三五”规划的通知》（国发〔2017〕4号）指出，高校应大力推进依法治校，推动学校建立章程配套制度及落实机制，健全各种办事程序、内部机构组织规则、议事规则，强化学校依法办学意识。各个高校基本都根据文件精神相应地制订了本校的经济合同管理办法，目的就是贯彻落实依法治校的要求。（二）加强高校经济合同管理是大力推进内部控制的要求。财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）等有关内部控制文件，对单位的合同管理控制提出了具体要求。因此，从内部控制的角度来讲，高等院校应建立健全合同内部管理制度，确定归口管理部门，明确签订合同的业务和事项范围以及合同授权签署权限，加强对合同履行情况的监控，加强合同信息安全保密等工作，切实维护高校的合法权益。（三）加强高校经济合同管理是严格规范财务管理的要求。新时期高校财务管理工作，除了日常的财务核算工作外，更多的是强调管理会计职能。按照“努力办好人民满意的教育”有关要求，高校的管理会计工作应做好学校当前发展和长期规划的经济前景预测；建立经济指标体系，落实经济责任制，控制经营全程；做好资金筹集工作，加强现金流量管理；建立严谨的绩效考核与评价体系；参与学校相关经济决策等。上述过程的实施，无不涉及相关经济合同的签署。因此，合法、依规、公平、公正的高校经济合同，是规范财务管理、防范财务风险的重要保障。

二、当前高校经济合同管理存在的问题

（一）合同签订不规范。在对外开展经济活动时，部分高校相关院系各自为政，签订的合同格式不统一，合同的附件五花八门，甚至合同印章有的直接用部门印章代替，如此签订的经济合同风险重重、隐患多多。（二）立项资料不完善。支撑经济合同有据、合法的相关材料，应保证其事项论证充分、金额真实准确、条款严密充分。当前一些高校在经济合同审签前，合同反映的经济事项论证过程匆忙、草率，甚至一些经济事项的确立未经考察调研和立项论证，造成不必要的资金浪费和资源流失。（三）预算控制不严谨。一是资金的来源渠道控制不严谨，尤其是物资采购等经济合同，经费的使用容易在各专项资金中串用，挤占其他专项资金指标；二是预算刚性不能得以体现，预算调整随意性大。其根本原因在于合同事项的资金立项论证不严密，造成财务预算控制的难度加大。（四）合同履行不严格。高校的经济合同种类繁多，收付款的时间不一，业务经办部门一旦合同签好后，习惯性地将收付款工作交给财务部门，而未对经济合同的履约过程进行跟踪，及时提醒，协同办理；或是经济合同未通过相关信息化手段对合同执行时间进行提示式控制，从而造成合同资金应收未收、应付未付的后果，进而导致违约等经济责任的产生，给单位带来经济利益上的财务风险。（五）合同归档不及时。经济合同事项的立项材料、招投标材料以及其他相关合同文本等是单位开展经济活动的重要档案资料，部分合同档案属于密级资料，必须及时归档保管。而一些业务经办部门档案管理意识不强，立项论证材料、合同文本等随意放置，致使高校在开展财务审计、资产清查时资料不全，校领导和相关部门难以掌握学校的对外经济活动情况，给高校带来潜在的经济风险［1］。

三、加强高校经济合同管理的对策

（一）完善制度建设。高校应制订或完善经济合同管理办法，加强对经济合同的立项、审核、报批、结算、备案、履约检查、合同归档等各个环节的管理，明确经济合同审签各环节的责任，严格制度，统一领导，分工负责；制订或完善招标采购等管理办法，加强招标工作的统一领导，规范招标采购行为，完善监督制衡机制，提高资金使用效益；制订或完善经济合同授权审批等相关管理办法，明确经济责任，防范财务风险；建立使用合同专用章制度，学校对外签订合同所加盖的印章，一律使用合同专用章。（二）严格预算控制。高校的财务预算是根据学校各项事业发展计划和任务编制的年度财务收支计划，是学校事业发展和各项工作目标的反映。经济合同在其执行过程中，与高校的财务预算控制密切相关。《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）规定：“单位应当对合同实施归口管理，建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。”一方面，高校财务部门应严格按照有关收入类经济合同的约定，及时提醒并协助业务经办部门做好各类应收款项的收缴工作，做到应收尽收。另一方面，对于支出类经济合同的应付款项，应严格按照合同的付款时间、付款比例或金额等约定，在财务审批手续齐全的情况下，由原合同立项预算经费予以列支，杜绝无预算、超预算列支合同经费。（三）确定主管部门。为做好经济合同管理工作，高校应根据实际情况，确定法务部门或审计部门等作为经济合同的归口管理部门，明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求，对经济合同进行统一规范管理。归口管理部门具体负责制订经济合同管理制度，审核经济合同条款中权利和义务的对等性，制订经济合同的规范文本，协调经济合同的审签进程，跟踪经济合同的履行过程，协助做好经济合同的归档工作，定期检查和评价经济合同管理中的薄弱环节，采取相应的控制措施，促进合同的有效履行［2］。（四）规范审批流程。经济合同的审签涉及业务经办部门、合同归口管理部门及法人或其授权人的审核与批准等流转过程。因此，高校对外签订的经济合同，首先应由业务经办部门初审，再由归口管理部门审核，最后提交法人或其授权人审批，以保证经济合同的合法、依规、公平、公正。同时，按照高等院校有关经济活动内部控制要求，正式对外订立的经济合同，应当由学校法定代表人或其授权人签名盖章。授权签署合同的，应当签署授权委托书，未经授权不得签署合同。同时，高校还应制订或完善授权委托等管理办法，明确经济合同授权委托的事项范围和审签金额，明确经济责任，规范经济合同管理。（五）实行跟踪控制。为保证经济合同的规范签订及有效执行，高效、有序的流程跟踪控制是防范经济合同风险的重要保障。经济合同经业务部门初审并提交后，合同管理部门应严格审核合同事项的立项审批材料以及财务部门的经费落实情况，确保合同经费的落实和合同事项的真实准确；审核经济合同所涉及的招投标等材料，应保证合同金额的精确合理；审核经济合同条款订立的合理性，保证经济合同的公平公正。经济合同经归口管理部门审核后，应按授权审批有关规定，提交相关领导审批，以保证经济合同签订过程的合法合规。经济合同签订后，归口管理部门应协同业务部门对合同的执行过程进行跟踪管理，督促合同款项的及时收付、合同资料的及时归档，以及当发生不可预见事项时，协助签订补充合同或提醒终止合同等。（六）加强人员培训。管理工作需要人来完成，尤其是经济合同的管理工作，需要管理人员具备相关的专业知识、法律知识、财经法规、档案管理等知识，这就对相关管理人员提出了更高的要求。因此，加强对经济合同管理人员的培训教育，对提高经济合同管理水平具有重要意义。一方面，高校应加强经济合同管理人员的法律知识、经济活动相关法规制度的培训，重点学习合同法、招投标管理办法及系列财经法规及学校相关财务制度，强化经济合同管理人员的法律意识、廉洁意识和依法办事观念，提高依法、依规办事能力；另一方面，应鼓励和支持经济合同管理人员的相关专业知识学习，了解市场行情及业务发展动态，明确管理岗位职责，提升业务管理水平，提高合同风险意识，努力防范经济合同风险［2］。（七）加强档案管理。经济合同管理涉及合同文本、相关招投标资料以及合同事项的论证等诸多材料。合同履约后，相关材料需按学校档案管理部门的有关要求及时归档。业务经办部门应将合同事项的立项论证材料、立项审批材料以及学校留存的合同正式文本，按一定顺序整理归档；招投标管理部门应将发标材料、评标材料、中标材料等，按招标项目整理后定期归档；经济合同管理部门应协助相关部门做好合同材料的检查及归档工作，保证经济合同所涉及材料的完整性。

参考文献：

［1］王春晖．内部控制视角下对高校经济合同管理的思考［J］．会计之友，2016（19）：87－91．

合同归档管理范文篇8

一、健全合同管理机制

按照国家电网公司合同管理办法的精神，通过“以评价促落实、以检查促管理、以培训促提升、以计划促履行”的管理手段，完善和优化合同管理制度，规范和加强合同管理工作，推进合同管理标准化建设。完善管理制度。实行承办人制度、审查会签制度、授权委托制度、合同专用章制度、合同备案制度、合同争议报告制度、审计监察制度及责任追究制度，做到制度落实、机构落实和人员落实，使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有序的制约状态。同时，要组织办公室、财务、物资等相关业务主管部门对合同管理工作进行检查，做到管理层次清楚，职责明确、程序规范，使合同管理工作有章可循，有法可依。建立组织机构和考核机制。建立健全合同管理组织机构，清晰地划分合同管理机构、人员及职责，明确合同归口管理部门和合同管理相关部门的职责分工。严格落实《国家电网公司合同检查考核管理细则》，通过建立合同管理月评价、月通报、月考核机制的管理机制，从合同上线率、审核率、执行率、规范率、准确率、调考合格率等方面制定考核评价标准，促使合同的签订、履行、考核都处于有效的控制状态。健全常态管理机制。建立合同管理月报机制，按月梳理、分析合同签订、履约情况，做好合同管理的事中控制，协助合同承办部门处理合同中出现的问题，防止违约行为的发生。采取部门自查、集中督查的方式，及时发现并解决合同起草、审核、签署、履行及归档中存在的管理问题，促使合同管理做到规范、合规。

二、完善合同过程管控

在日常合同管理中，要将严把合同审查关作为合同常态管理的主要内容，强化合同谈判、起草、审核、会签、委托授权、用印等全过程管理，全面实现“有人负责、有人监督、有章可循、有据可查”。规范合同流转程序。进一步优化业务流程，严肃合同授权管理，加强合同履行阶段的监督与考核，提升合同管理效率与效益。根据国家电网公司对合同统一编号的原则，对所有的合同进行统一整理编号，并在ERP系统录入项目时，加入合同管理的概念，使每个项目名称后面均有合同编号，实现项目的线上查询，项目管理效率大大提升。推行国网统一合同文本。按照《国家电网公司合同管理办法》六统一要求，起草合同以甲方为主，按《国家电网公司合同管理办法》第十三条规定选用相应合同文本，确保合同文本的规范性、实用性、实效性、完整性，实现统一合同文本使用率100%。加强统一合同文本在招标环节的应用，本着“内部管理制度外部化”的原则，在招标文件中明确规定文本的使用规则，确保对外部供应商产生法律效力。同时，不断梳理与合同类型相关业务的法律、法规、规章、标准、制度，对相关合同文本内容进行及时更新，更加有效的保护公司的合法权益。严格执行合同审查会签制度。防范合同管理法律风险的制度保障，就是建立、落实严格的合同审查会签制度，做好合同风险的事前、事中、事后防范。对合同进行技术、经济、法律审查，运用法律规定、技术经济手段，保证企业签订合同选择最佳方式、取得预期效益，实现合同目的。通过审查会签，可以发现合同中存在的潜在风险，减少和避免在履行合同过程中产生不必要的分歧和争议，提高合同履约率。加强对重大合同审查管理，严格实行重大合同联签、备案制度。重大合同，需按照重大合同会签程序审查、会签、批准。重大合同包括：资产抵押、转让、出售、收购、清算合同；担保合同；企业兼并、分立、破产、清算合同；股份制改造、资产重组、投资合同；具有全局影响的或数额巨大的土地使用权转让合同；购电合同、并网调度合同及标的额达到一定标准的合同等等。重点对条款完备、物资清单替代合同、乙方违约责任等情况重点审核。强化合同归档管理。合同是企业的有效凭证，是确定双方权利义务的重要证据，全面规范合同归档工作将有效避免企业不必要的经济损失。强化合同文本等相关资料的收集、整理工作，并按档案管理要求及时归档，是规范合同管理的一项重要内容。要分批分类整理合同台账及纸质文本，并及时归档，确保合同文本及附件资料应收尽收、应归尽归。

三、强化合同方资信审查

合同双方的资信情况是合同如期履行的关键，应按照项目合同履约情况，强化合同方资信评价，并将评价结果与工程结算挂钩。加强对合同对方当事人主体资格和资信状况审查，是否具有相应的履约信用，过去三年守合同、重信用，无违约事实等进行审核，审核其主体资格是否合法、合同标的是否符合当事人经营范围。若人代签合同，则需要审核是否有真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、人身份证明等。对于资信评价不合格的合同方，在规定期限内和规定范围内不予授标，这一举措必将对各类项目的施工质量起到关键作用。同时，资信评价结果，建立资信档案数据库，为项目顺利实施提供可靠的信息支撑。

四、提高合同承办人素质

合同归档管理范文篇9

（一）有助于学校防范法律风险，维护合法权益。市场经济条件下，高校在参与社会经济活动时与其他经济组织产生利益冲突在所难免。合同作为调节签约双方经济关系的依据，能够以法律形式规范合同订立与履行过程中的行为，保护合同当事人的合法权益。有效的合同控制，一方面能够培育高校信用，推动高校自觉履行合同义务，预防经济纠纷，减少经济损失；另一方面，能够规范、约束合同双方交易行为，保护学校在合同中的预期利益和交易成果，维护学校合法权益，不受违约方侵害。（二）有助于学校预算执行管理，提高财务管理水平。经济合同是学校预算执行的重要手段，是学校重大经济活动的先导，是学校一系列互相衔接、互相监督、互相制衡、共同协调行动的经济活动的桥梁。经济合同控制贯穿于学校对重要经济活动进行组织、执行、监督和检查的全过程。有效利用合同控制能够协调学校内部各方关系，合理配置各类资源，规范预算管理，提高财务管理水平，有效防范各类风险。（三）有助于学校控制财务风险，提升资金使用。效率当今社会，金融渗透到社会的各个领域，逐渐成为现代经济的核心，高校已经越来越多地参与到金融活动当中，能否通过合同管理有效控制金融和财务风险，关系到学校持续高质量发展。有效利用合同控制对复杂金融合同制定风险应对策略、监控和计量财务风险，则能够保证合同目标与学校财务战略目标相协调，控制学校融资风险；同时，有效的合同控制，能够帮助学校节省交易时间，降低交易成本，保证交易正常进行，加速资金周转，减少费用，提升学校资金使用效率。

二、高校经济合同控制现状

（一）合同组织管理和运行机制。在合同组织管理及运行机制方面，有的没有设置经济合同的统一归口管理部门和岗位，合同管理工作职责分工不明确，不相容岗位未实现相互分离；有的合同管理组织领导与协调机制不完善，还存在多部门共同管理的边际盲区；有的合同管理制度和流程不健全，缺乏系统规范的合同管理制度文本；有的各职能部门合同管理混乱，各自为政，出现多头管理现象；有的不同类别的合同的授权审批和签署权限不明确，出现未经授权或越权审批、签署；有的将需要招标或领导审批的重大经济合同拆成标的金额较小的若干不重要合同，采用化整为零的方式，有意拆分合同，故意规避合同控制规定；有的合同管理手段落后，仍然停留在传统、单一的人工管理方式。（二）合同的订立。在合同订立方面，有的签约人法律风险意识不强，延续着传统观念和经验做法，未经授权违规签订担保、借贷和投资合同；有的未建立信用评价体系；有的泄露合同谈判策略；有的合同签订双方主体资格不合法；有的对签约方履约能力和商业信誉评价不恰当；有的合同内容和条款不合理、不严密、不完整，文字表述不严谨，未准确表达谈判结果，存在重大疏漏和欺诈，或违反国家法律法规及国家行业产业政策；有的合同谈判中忽略合同重大问题或重大问题上做出不当让步，谈判经验不足，缺乏技术、法律、财务、会计等专业知识支撑；有的合同印章管理不当，或者没有使用合同专用章，签署后的合同被篡改；有的合同订立过程不透明，缺乏民主决策过程，学校利益得不到保障；有的合同订立过程缺少书面记录，出现问题后难以追究责任；有的合同订立随意，相互复制条款，漏洞明显。（三）合同的履行。在合同履行方面，有的校内各部门缺乏有效沟通，未按照合同条款规定履行合同；有的合同未明确事项，未及时协商沟通处理，合同无法正常履行；有的应变更合同内容或条款但未采取相应的变更行为，合同变更未经相应的程序；有的未建立有效的合同纠纷处理机制，合同纠纷处理不当，错过了国家法律规定的诉讼时限，贻误了最佳时机；有的违反合同条款，未按合同规定期限、金额或方式付款或在没有合同的情况下盲目付款；有的未达到终止条件的合同终止，合同终止未办理相关的手续等。（四）合同的归档。在合同归档评估方面，有的未妥善保管合同文本及相关资料，管理方式停留在传统的单一的人工方式，合同保管工作不到位，合同归档不及时甚至出现纰漏；有的未建立合同信息安全保密机制，合同管理不严格，在合同谈判、订立、履行过程中，泄露商业或学校秘密；有的未建立合同管理后评估制度，合同管理虎头蛇尾；有的合同管理后评估程序不合理、方法不科学，合同管理中的问题长期得不到解决。

三、高校经济合同控制制度的设计

（一）合同管理组织体系控制。1.合同管理组织控制。建立完善的合同管理组织体制，加强对学校合同的集中统一管理，成立合同控制领导小组，指定合同归口管理部门，根据经济业务类型，设置相应的合同管理岗位，实行不相容岗位相互分离、制约和监督，明确合同管理人员专业胜任能力和职业道德素养要求，对合同事务实行审核把关、统一管理，确保签订合同的格式、内容合法合规，符合学校利益；同时，建立合同管理各部门之间的沟通协调机制，明确经济业务承办部门、合同归口管理部门、财务部门、审计或纪检部门在合同管理中的职责分工和协作运转方式，加强其协同整合能力，确保经济业务承办部门、财务部门、审计或纪检部门与合同归口管理部门之间及时进行有效的信息交流，优化资源配置，形成管理协同机制，促进合同管理与财务预算、资金收支、工程项目、资产及采购等管理的有机结合。2.合同管理制度流程控制。学校要加强合同管理制度建设，建立健全规范的合同管理制度体系，设计严密的业务流程，对合同实行分级分类管理，明确合同订立的授权审批程序、权限，确保所有签订合同经过学校合法授权，严防签订超出有关规定范围的合同情况的发生，严禁校内部门、单位或个人未经授权以学校名义对外签订各类合同，严禁违反上级规定签订担保业务合同、对外投资合同和资金借贷合同。同时，学校应全面梳理合同管理业务流程的各个环节，查找各环节可能存在的风险，确定关键控制点，明确合同管理在合同调查、谈判、审核、签署、履行、结算等各环节的控制要求，不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督，并设置相应的记录或凭证，及时、客观记录各环节业务的完成情况，实行痕迹管理，确保合同订立、履行、后续管理等环节得到有效控制。3.合同管理归口控制。学校根据自身实际情况，设置合同归口管理部门，制定部门工作职责；根据合同管理需要，定编定员，定岗定责，对合同进行统一规范管理。具体来说，负责梳理学校合同管理业务流程，进行风险评估，确定关键控制点，制定合同管理制度体系，发挥专业特长，审核合同权利义务的对等性、违约责任、争议解决方式等重点条款内容，提出修改意见，管理合同标准文本和相关资料，参与学校重大合同的文稿起草、协商谈判、内容审查和正式签订，监督检查合同的履行、变更、解除等情况，组织相关部门开展合同纠纷的调节、仲裁、诉讼活动，妥善保管合同专用章，对合同履行情况进行适时登记，对合同资料进行及时归档等，定期进行自我评价，及时发现合同管理中的高风险点和薄弱环节，有针对性地修补漏洞和纠正偏差，实现合同管理的不断完善。（二）合同前期准备控制。1.合同策划控制。合同策划是合同业务的起点，也是合同控制的起点。学校应明确合同签订的经济业务范围、合同订立的业务流程，规定凡是应当签订合同的经济业务或事项均应按照流程签订书面合同，不得用其他方式替代；不得将需要招标或领导审批的重大经济合同化整为零，拆分成若干金额较小的经济合同；严格审核合同策划是否符合学校事业发展和长远利益，是否与学校年度工作目标或项目目标一致，协调好合同在内容、技术、时间上的可行性；加强计划管理，防止因签订合同导致超计划投资、超预算支出。2.合同调查控制。建立合同调查协调机制，组建合同调查工作组或类似组织，落实合同调查的主体责任，制定相关岗位的工作职责，明确调查人员专业素质和职业道德要求，并签订责任书。合同调查过程中，应重点审查合同对方当事人的资信情况，具体审查订立合同当事人的主体资格是否合法、签约代表人授权书是否有效、法律地位是否平等、是否遵循相关法律法规与公序良俗原则、营业执照是否有效、是否具备履约资格、合同所涉交易内容是否在经营范围内，查阅经审计的财务报告、政府相关部门的专项检查报告、以往交易记录和社会客户评价等财务和非财务信息，综合评估合同对方当事人的财务风险和信用状况，建立信用档案，定期进行授信评价，必要时组织相关人员进驻现场，实地考察和了解合同对方当事人的经营范围、产品种类、规格型号、质量等级、生产能力、技术水平等生产经营情况，资产、负债等财务状况，全面评估合同对方当事人的履约能力。3.合同谈判控制。建立合同谈判集体会审制，由熟悉国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等的经验丰富的专家、学者、管理人员、业务人员等组成谈判团队，发挥团队智慧，在合法的前提下，遵循“诚实信用、平等互利、协商一致”原则，选择适当的洽谈方式，充分掌握对方资料，预先制定谈判策略，除关注合同一般性内容条款外，重点关注合同的核心细节，如合同标的名称、规格、型号等要素是否准确、具体、确切，数量是否清晰，计量单位是否明确，质量或技术标准是否详细具体，价款或报酬的确定方式是否合理，合同价款或报酬的结算方式是否快捷可行，履约期限、地点和方式有无争议等；对于合同金额大、影响范围广、专业技术强、法律关系复杂的合同还应当聘请具有专业资质和胜任能力的外部专家参与谈判相关工作。谈判过程中要注意安全保密，尤其是合同信息资料的保密，建立严格的保密责任追究制度，并对重要事项的谈判过程、参与谈判人员的主要意见记录在案，妥善保存，防范舞弊风险，进行责任追究，维护学校利益。（三）合同订立环节控制。1.合同拟定控制。合同是签约双方当事人真实意愿的准确表达，合同文本格式必须规范，符合国家法律法规规定的要求。国家或行业有标准文本的合同，必须使用国家或行业的标准文本，以减轻合同文本拟定工作量；国家或行业没有标准文本但有示范文本的合同，可以参照示范文本合同，并对涉及签约双方当事人权利义务关系的条款内容进行反复斟酌、认真审查，结合签约双方具体情况进行修改；国家或行业没有标准或示范文本的合同一般由学校业务承办部门起草，由法务部门审核；对于合同金额大、影响范围广、专业技术强、法律关系复杂的合同，还应当聘请校外法律和技术专家或顾问参与起草；对对方草拟的合同文本，学校业务承办部门和法务部门应当组织相关人员进行认真审核，确保合同条款能够准确反映学校意愿表达，准确反映签约双方谈判达成的一致意见，合同文本格式和内容规范合理。2.合同审核控制。加强对合同的审核，建立合同会审制度和分工协作机制，归口管理，分级负责，设计严密的合同审查流程和关键控制节点，明确审核人员的专业素质、胜任能力和职责范围，制定合同审核操作指南或类似办法，具体指导合同审核工作，记录合同审核过程和审核意见，编制合同审核工作底稿，便于事后监督检查和责任追究等。审核内容包括合同文本的合法性、签约过程的严密性、履约操作的可行性和实施结果的经济性，签订合同的主体资格、书面授权人资格、内容条款和文本格式是否合法合规，合同内容是否表示当事双方真实意思，合同条款是否完备，合同要素是否齐全，文字表达是否准确，违约责任等关键条款是否明确等。对合同金额大、影响范围广、专业技术强的重大合同，业务承办部门、法务部门、财务部门、审计或纪检部门应当从各自的专业角度进行审核，各司其职，各负其责；经济业务承办部门主要审核标的物的名称、规格、型号、技术标准、质量、时间进度等条款内容，负责经济合同起草、签订、履行过程中的业务风险管理；法务部门主要审核文本格式是否规范，内容条款是否完整，文字表述是否严谨，负责经济合同权利义务条款相关的法律风险管理；财务部门主要审核合同价格条款、结算期限和款项支付方式条款内容的合理性，负责与资金收付审核相关的财务风险管理；审计或纪检部门主要审核合同使用定额标准、市场价格、工程量等条款内容，负责经济合同全过程监督管理。审核部门和人员应当编制合同审核工作底稿，对审核结果负责。学校可通过设计合同审签表格，规范合同审核程序，借助信息化手段实现合同的线上审核，切实提高合同管理效率。3.合同签署与登记控制。学校建立健全合同签署控制及合同登记控制的管理制度，根据合同类别性质，合理授权，明确各类合同签署权限、审核审批等业务流程，严格按照规定的权限和程序签署合同，严禁未经授权或越权签署合同，并在归口管理部门内设置专门岗位负责合同的日常保管，为合同保管提供相应的条件，对合同进行统一编号，登记合同管理台账；同时，要建立合同专用章保管制度，明确合同专用章的掌管部门、合同专用章的保管和使用等具体要求，只有经合同归口管理部门的审核、统一编号、学校领导审批及法人或其授权人签署之后，方可履行盖章手续，否则不得盖章；最后，应当采取加盖合同文本骑缝章、使用纸质合同文本、使用防伪印记专用纸张、第三方公证、使用不可编辑的电子文档等防范措施加以严格控制，防止已签署的合同被篡改。（四）合同履行环节控制。1.合同履行监控。加强对合同履行的跟踪监控，及时主张权利、承担义务，督促对方积极履行合同，强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收；对需要补充、变更、转让和终止的，应该明确规定审批流程和权限，合同变更或转让的内容、条款必须与合同对方当事人进行平等协商，形成一致意见，达成共识，便于操作；变更后的合同或转让后的合同应作为新签订合同，还需要履行规定的授权、审核、审批等环节控制程序。在合同履行管理过程中，要建立健全合同履行管理责任制，加强责任约束，压紧压实合同履行主体责任；合同终止或解除时，相关部门必须出具合同履行报告，全面总结合同履行情况，对需要追究责任的要提出处理意见建议，实施严厉问责。2.合同变更控制。学校在合同履行过程中，因故无法按时履行的，应及时采取应对措施。对于合同未约定的内容或存在争议、歧义的条款，致使合同无法继续履行的，合同双方应就相关问题及时沟通协商，采取补救措施，对原有合同条款进行补充说明，完善合同内容；对因国家宏观政策调整，法律、经济、金融等环境变化，自然灾害等不可抗力客观因素影响，偏离合同订立初衷，造成学校利益遭受损失的合同，应及时进行损失评估，向学校领导报告，并积极与合同对方当事人协商谈判，达成一致意见，按照规定程序和权限，履行相关手续，办理补充、变更合同条款或解除合同事宜；合同变更应采用书面形式，严禁在原合同文本上抹涂、添加、修改；合同对方当事人未经协商，违反约定擅自变更、转让、终止或解除合同，损害学校利益，给学校造成经济损失的，有权要求对方赔偿。3.合同纠纷处理。合同履行过程中涉及合同纠纷的，学校应当依照国家相关法律法规，明确规定合同纠纷处理的审批权限和责任，在规定时效内与对方协商谈判，确保合同纠纷得到及时有效的解决。能够协商解决的，双方应当签订书面协议；合同纠纷经协商无法解决的，经办人员应当向学校领导报告，并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。合同纠纷处置方案应当经学校领导班子审核批准，未经授权批准，相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。4.合同价款结算。合同结算是合同业务中最关键的环节，也是合同风险最直接的表现。学校财务部门应当建立职能部门的合同负责制，设置专门岗位负责合同履行，建立合同履行信息管理台账，实现财务结算系统和合同控制系统的衔接，遵照条款的规定进行审查，掌握合同履行进展情况，在临近付款期限的合理时间内发出资金结算提示，根据合同履行情况办理价款结算、收付款项并进行账务处理，及时催收到期欠款，严把结算付款关。付款时要明确业务承办部门经办人、负责人或项目负责人、分管业务的学校领导和分管财务的学校领导的责任，对不符合付款条件的，如合同对方未按照合同条款履约的、或应签订书面合同而未签订的、或验收未通过的，财务部门应当拒绝付款，并及时向分管财务的学校领导报告，避免给学校造成不必要的损失。（五）合同归档评估控制。1.合同保管与归档。高校合同管理部门应当充分利用现代信息技术手段，加强合同登记管理，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行、变更和终结等情况，合同终结应及时办理销号和归档手续，实行合同的全过程封闭管理；建立合同文本科学分类和统一编号制度，按照类别和编号妥善保管合同文本，建立合同台账，防止或及早发现合同文本的遗失；加强合同信息安全保密工作，未经学校合同管理部门批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密或商业秘密；合同原件无特殊情况不得外借，明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要求，对合同保管情况实施定期和不定期的检查。2.合同管理检查评估。建立合同管理情况检查评估制度，定期不定期对合同管理情况进行总结评估，及时总结经验，改进不足，不断完善学校合同管理工作。评估内容包括：合同策划是否科学，合同调查是否充分，合同谈判策略是否恰当，合同签订是否符合程序，合同签署是否在授权范围内，合同文本是否规范，合同审核意见是否得到合理采纳，合同是否全面履行，履行过程中是否存在不足，合同纠纷是否得到妥善处理，合同资料是否全部归档，合同管理内部控制制度设计和执行是否健全有效，合同管理水平是否逐步提高等等。

参考文献：

[1]方周文，张庆龙，聂兴凯.行政事业单位内部控制规范讲解[M].上海:立信会计出版社，2013.

[2]张俊民.内部控制理论与实务[M]大连:东北财经大学出版社，2014.

[3]刘永泽.行政事业单位内部控制制度设计操作指南[M].大连:东北财经大学出版社，2013.

合同归档管理范文篇10

合同是潜水承包商与业主履行义务、享受权利的主要依据，它确定了工程项目的价格、工作内容、工期以及质量目标、健康安全环保要求等。在工程施工中，承包商的一切工作都是为了全面、正确地履行合同，所以合同管理是工程项目管理的核心，是其他工作的指南，也是实施对工程项目总控制的保证。没有有效的合同管理，就不可能有有效的工程项目管理，也不可能实现工程项目预期的目标；同时，合同也是项目完工后计收工程款项的依据。因此，在潜水工程项目的管理中合同管理的地位已越来越重要，这种重要地位也决定了其具有十分重要的意义。

第一，加强合同管理是市场经济发展的客观要求，是企业在市场竞争中生存和发展的必要措施。一方面，市场经济本身就是法制经济，而合同则是承包商与业主之间相互承诺的权利与义务的统一，具有法律的权威和强制性，违反合同的行为要受到法律的制裁；另一方面，在市场经济条件下，承包商在履行合同的过程中，必然要尽全力地去追求经济利益的最大化，而合同是其在追求利益最大化的过程中要时时遵守的法律依据，必然要受到承包商的重视，把加强合同的有效管理作为争取经济效益的最佳途径。同时，市场经济激烈的竞争性和工程招投标管理的规范化，也促使企业认识到，在工程管理中自觉地加强合同管理并圆满地履行合同，这是维护企业良好形象和声誉的重要基础，是企业在市场竞争中立于不败之地的重要保证。

第二,加强合同管理是保证企业正常营运，实现和提高企业经济效益的现实需要。水下工程施工企业的合同管理是提高企业经济效益、维持企业生存发展的重要手段。这主要表现在以下几个方面：首先，企业只有加强经济合同管理，才能组织生产经营。企业要维持正常的经营活动,必须通过订立合同的方式获取一定的工程服务项目；也只有通过履行和管理合同完成工程项目，并继而取得收入和营业利润。企业只有对经济合同进行严格管理，才能使工程项目的各个环节得到密切的衔接和配合，高质量、低成本的圆满完成各项工作任务，从而实现利润增值。相反，如果施工组织不注重经济合同管理工作，一旦有违反合同、错签合同或者不当履行合同的现象发生，必然要给企业带来一定的经济损失，增加企业不必要的开支和费用，从而加重企业负担，影响企业正常的生产经营活动,甚者可能导致危及企业生存。

第三，加强合同管理是预防和解决经济纠纷的有力武器。我国的经济合同纠纷一直大量存在，甚至呈上升趋势。由于经济合同纠纷，不仅给国家和企业带来了巨大的经济损失,而且也严重地影响了企业正常的生产经营活动，破坏了社会主义的市场经济秩序。这些经济纠纷相当大一部分是因企业合同管理不善造成的。潜水施工主体若对其所签合同缺乏必要的管理，才没有及时发现和消除潜在的隐患，其结果往往是为纠纷所累，不仅造成很多资源、成本在纠纷解决中耗费，也严重影响了同业主之间的长期合作关系。所以，加强合同管理对于保证合同质量、预防经济合同纠纷、保证企业的合法权益,维护社会主义经济秩序,就具有了十分重要的现实意义。

第四，科学的合同管理能够防止经济犯罪、纯洁社会环境。经济关系法律化、合同化的推行,对于维护企业的合法权益、推动我国经济的发展发挥了重要的作用。但同时利用经济合同违法犯罪的现象也屡有发生、禁而不止，给国家、社会和企业自身造成了巨大的经济损失，败坏了社会风气，污染了社会环境。当前，利用经济合同进行违法犯罪的情况主要有签订假合同进行诈骗、采用签订合同的形式挪用公款、控制合同的签订行贿受贿等等。建立和健全企业合同管理制度,依法签订和履行合同并对经济合同进行严格的审查和监督，就可以堵塞漏洞,不给不法分子以可乘之机，防止经济犯罪的发生，纯洁社会环境。

二、合同管理的基本原则

同其它行业一样，潜水工程合同的管理也需要遵循一些普遍指导意义的原则。概括起来，这些原则主要有合法管理原则、全面管理原则、分类管理原则和流程管理原则。

（一）合法管理原则

经济合同管理的各项工作应当符合国家相关法律、法规规定，使得公司的权益能够依法受到保护。合法原则是经济活动的基本准则，也是合同的基本准则。在经济活动中贯彻合法原则，才能使名项交易活动纳入法制轨道，保障社会经济的正常秩序。具体说来必须符合《中华人民共和国合同法》及有关法规的要求，并参照有关政策。尤其不得订立非法合同。合同的签订履行争议的处理等管理行为一般应有明确的法律依据。法律无明确规定或属法律空白的，合同应遵循一般的公平公正诚信等原则。法律明确禁止的，应通过一定的技术处理手段，使合同管理合法或至少不违法。技术上无法规避的法律禁止性规定的，合同管理不得为之。

（二）全面管理原则

完整的合同管理应当包括有序的多个环节，各个环节都需要恰当的合同管理，任何一个环节的疏漏和偏差都会影响整个管理工作的绩效。全面管理原则的实施可以分为四个方面：第一，缔结合同的前期准备阶段，包括了解对方资信情况、确定合同内容等是整个合同管理的基础；第二，合同的审核签订阶段，包括确定合同条款、按照规定流程审核等，是合同管理的核心环节；第三，依约履行阶段，包括己方依约履行和关注对方履约等，是实现合同管理目标的有力保障；第四，争议处理阶段，这一环节虽然不是合同管理必经环节，但关系当事人利益，也应妥善管理。

（三）分类管理原则

分类管理原则的要义在于不同种类的合同，具有不同的特点，应当区别对待，采取不同的管理方式与程序。关于合同的分类有不同标准，依签约的对象分，可分为内部合同与外部合同，内部合同例比和存在关联、隶属关系的单位签订的合同；依重要程度可分为一般合同与重大合同；依标的大小可以将其分为小额合同与大额合同；依是否涉外，分为涉外合同与普通合同。分类的目的在于管理，对于内部合同、一般合同、小额合同、普通合同一般管理难度较小，方式与程序相对简单；对于外部合同、重大合同、大额合同、涉外合同管理难度较大，方式与程序往往复杂一些。

（四）流程管理原则

流程管理原则就是按照合同管理的职责，对合同管理工作流程进行优化设计，完善合同管理的权限指引，对合同授权、合同签订、合同审查、合同履行、资料归档等整个过程都进行流程规划。合同管理不是对付应急事件的处理，而是一项惯常性工作，应当按照确定的规则和程序进行。合同管理应当设置专门人员，确定合理的程序，明确分工与职责，实现协作与制衡的有机结合。合同的流程管理是实现分工协作的基础，是管理细化及专业化的必要前提。流程管理可以充分调协不同的部门专业领域的知识资源，更可能实现管好合同的目的。流程管理明确相关部门与人员的职责，在协作管理的同时，有效的实现监督和制衡。

三、合同管理的具体工作

在明确了潜水合同管理的重要意义和基本原则之后，在具体的工作中有效实施具体的管理工作主要应大处着眼、小处着手，也就是说总体上要分阶段/流程实施全面管理，同时还要确立和完善相应的制度建设和组织建设等方面的工作。

（一）合同的分阶段管理

合同目标管理的过程是一个动态过程,是指工程项目合同管理机构和管理人员为实现预期的管理目标,运用管理职能和管理方法对工程合同的订立和履行行为施行管理活动的过程。

1、合同订立前的管理。合同一旦签订就意味着合同生效和全面履行,所以要采取谨慎、严肃、认真的态度,作好签订前的准备工作。具体内容包括:市场预测、资信调查和决策,以及订立合同前行为的管理。

2、合同订立时的管理。合同订立阶段,意味着当事人双方经过工程招标投标活动,充分酝酿、协商一致,从而建立起建设工程合同法律关系。订立合同是一种法律行为,双方应当认真、严肃拟定合同条款,做到合同合法、公平、有效。

3、合同履行中的管理。合同依法订立后,当事人应认真做好履行过程中的组织和管理工作,严格按照合同条款享有权利和承担义务。首先是本企业要严格信守合同，认真履行合同规定

的义务；其次是如发生对方履行义务不完全时，要在法定的或约定的时间内向对方提出。如果收到对方关于履行方面异议的函电，应在法定或约定的期限内回复。与此同时，对无异议但又不履行的要确定不履行的原因，并取得有关证明，以便明确责任。

4、合同发生纠纷时的管理。在合同履行中,当事人之间有可能发生纠纷,当争议纠纷出现时,有关双方首先应从整体、全局利益出发,做好有关的合同管理工作,以利于纠纷的解决,合同资料是重要的、有效的法定证据。

（二）制订完备的合同管理制度，建立合同管理档案。

合同管理要求进一步深入研究合同管理活动不同阶段的具体特点、要求、控制手段、工作侧重点等问题，结合合同管理的可利用资源状况和实际管理水平，建立科学的合同管理制度和制订相关具体措施，突出合同管理的关键点。合同管理制度主要有：合同备案审批制度、合同专用章使用登记制度、合同示范文本使用制度、合同检查监督制度、合同奖惩和责任追究制度、合同纠纷处理制度等。合同订立的的基础资料以及合同履行过程中的所有资料，都应由专人负责，并随时收集和保存、整理编号装订，及时归档。使合同管理工作有法可依，有章可循、有据可查，从而形成以制度促管理、以管理促发展的良性循环局面。

对企业合同管理全过程的每个环节，建立和健全具体的可操作的制度，使合同管理有章可循，合同管理活动基本上达到了制度化、规范化、标准化、科学化，保证了合同管理的综合质量，也使合同管理新模式有了制度和措施支撑。同时，企业还应对合同管理制度进行执行效果评价工作，通过对合同管理有关制度的评价，按照合同管理实际操作情况进行调整，以达到制度执行有效。

1、合同归口管理制度

合同归口管理制度是指对企业合同实行由企业法律事务机构全面、统一管理的制度。其内容包括:确定合同管理机构及其职责;规定合同管理的原则和基本内容;规定合同签订、履行、变更、解除的程序和要求;规定合同管理人员和合同承办人员的岗位资格要求;对合同管理人员与合同承办人员的考核、奖惩等。

2、合同分类专项管理制度

企业法律机构应当根据本企业合同的种类和特点,在合同归口管理制度的基础上,制定各类合同的分类专项管理制度,包括:专项管理机构和管理人员及其职责;管理原则、程序和要求;对管理人员的考核、奖惩等内容。

3、合同授权委托制度

企业对外签订合同,应当由其法定代表人或者法定代表人授权的人进行。未经授权,任何人不得以企业的名义对外签订合同。法定代表人授权人签订合同,必须采用书面形式,由法定代表人签发授权委托书,规定明确的授权范围、权限和有效期限。

4、合同的审查制度

合同的专业性、法律性很强,内容比较复杂,特别是一些重大合同,能否正确地签订、履行,对企业关系极大。因此,必须经过严密的审查,方能对外签订。合同的审查制度,就是规定企业各有关部门在合同审查中的职责、审查程序、审查内容、审查标准和审查时限,保证合同正确签订、履行制度。

5、合同的公证制度

在订立一些重大合同时,可依法办理公证,以使合同内容趋于完备,并使合同更具合法性和证据力,为合同顺利、正确、全面地履行打好基础。为此,企业法律事务机构应当制定相应的管理制度,加强对合同公证工作的管理。

6、合同专用章管理制度

合同专用章是企业签订合同时专门使用的印章。合同专用章使用管理制度的主要内容包括:企业签订一切合同都必须使用合同专用章;合同专用章由专人统一保管、使用;合同专用章应当由合同归口管理部门编号、备案;合同专用章刻制的申请、审批手续;对滥用合同专用章或者对合同专用章管理不善的责任人的处理等。

7、合同台账及统计报表制度

合同台账及统计报表制度,即建立合同管理台账及有关统计报表。对合同双方当事人、合同编号、标的物类别、标的物名称、标的物规格和数量、交付期限、执行记录、欠交数量等情况逐一进行登记,以便随时掌握合同订立及履行情况。合同台账主要包括:合同签订、履行情况台账;合同变更、解除台账和违约合同登记台账等。合同统计报表主要有:合同签订情况进度表和合同执行情况进度表。

8、合同归档制度

企业必须制定严格的归档制度,妥善保管合同。合同依法签订后,合同承办人员应当将合同正本交单位合同管理人员保管,合同副本留承办人备用,必要时抄送、抄报有关部门。合同管理人员对已经生效的合同要进行编号登记,逐个建立档案,与合同有关的文书也要附在合同卷内归档;对履行完毕的合同,按会计档案保管期限进行保管。

（三）明确合同管理组织体系