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档案工作者数字化素养提升策略研究

摘要:信息技术的快速发展给高校档案工作带来变革,对档案工作者而言,数字化素养变成了基本的素质要求,本文分析了档案数字化素养的内涵,及高校档案工作者数字化素养的现状,在此基础上提出高校档案工作者数字化素养提升策略,为数字时代提升档案工作者的素质和能力提供参考。

关键词:档案数字化;信息素养;高校档案工作

信息技术的发展正在深刻影响档案管理的实践,从档案资源的现实样态到档案工作的组织方式、再到档案服务的模式内容正在发生根本性的变化。2020年6月,新修订的《中国人民共和国档案法》专设档案信息化建设一章,进一步规范了档案信息化过程的业务流程和管理规范,同时也对新环境下档案工作者的数字化素养提出了新要求。高校档案管理人员作为档案从业者群体中重要的组成部分,对其数字化素养的提升策略进行研究,对于高校档案管理工作有效回应数字转型的时代要求,具有重要的推动意义。

1档案数字化素养

档案数字化素养是指在数字信息化的背景下,用户能够认识何时需要利用档案信息,并且能够选取有效地方式,利用信息技术手段、评估和筛选所需要的档案,同时有需要具备一定的档案保护意识,能够在不伤害档案载体及其本质的前提下综合利用档案信息的能力。[1]近年来,学术界对于信息素养、数字素养、数据素养、智能素养等问题进行了较为系统的讨论。这些概念尽管在表述上有所不同,在具体内容上也各有侧重,但是都强调信息素养背景下的教育变革[2],学者信息素养的重要性[3]、信息素养的评价与测量[4]、以及中外对比研究[5]。结合高校档案管理的实践特征,本研究认为,高校档案工作的数字化素养应包含以下主要内容。1.1数字化意识。数字化意识是各项数字化研究和工作得以开展的基础,也是数字化素养的核心。信息意识是信息行为的觉知、信息情感和信息观点三要素的统合[6]。结合数字化素养的过程和内涵,数字化意识是信息主体在信息数字化有关的认知活动中产生的感受,并在感受积累的基础上形成的对信息数字化活动的觉知能力。数字化意识是数字化素养的重要组成部分,影响着信息主体的信息需求表达和信息行为,进而影响着数字化工作的开展和发展。1.2数字化技术应用。数字化技术是高校档案数字化各项工作顺利开展的重要支撑,也影响着数字化素养的养成与提高。从技术角度定义数字化,它是指利用计算机信息处理技术,把声、光、电、磁等信号转换成数字信号,或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码,用于快速传输与准确处理的过程[7]。数字化具有简单、客观、速度快、国际化等优点。1.3数字化信息管理。档案数字化是信息时代的必然发展趋势,档案数字化管理相比于传统的实体档案管理,有着毋庸置疑的先进性和时效性。数字化管理是指由计算机、通信、网络、人工智能等技术,量化管理对象与管理行为,实现计划、协调、服务、创新等职能的管理活动和管理方法的总称[8]。就高校档案工作而言,数字档案馆是建设在现代化信息技术基础之上的,它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化形式存贮,以网络化的方式互相连接,从而使档案信息可以及时利用,提高工作效率,同时充实各档案馆网站的内容,实现远程的资源共享,使数字档案馆成为信息的存储库、信息的过滤机、信息的提供方、信息的拥有者和管理者。1.4数字化服务。管理的目的是为了服务,对于高校档案工作而言,数字化服务主要是依托数字档案馆开展各种数字化、信息化、智慧化的服务。档案信息化的目标是档案信息资源的有效开发和应用,即档案信息资源的社会共享。档案信息资源的有效开发和利用是对传统档案管理工作的巨大改革[9]。1.5信息安全。信息安全是指保障国家、机构、个人的信息空间、信息载体和信息资源不受来自内外各种形式的危险、威胁、侵害和误导的外在状态和方式及内在主体感受[10],不仅是一个技术问题,更是一个管理问题。扩大信息共享的程度和范围会增加信息安全的风险,但不能因噎废食,应从多种角度采取多种措施来保证信息安全。就高校档案数字化中的信息安全问题而言,我们可以采用健全法律政策[11]、高校电子档案的安全架构、信息安全的等级保护[12]、电子档案的访问控制[13]及档案安全技术防范等方法。

2高校档案工作者数字化素养的现状分析

高校档案工作者主要包括高校档案馆工作人员和基层单位的文书档案管理人员。随着近年来高校人事管理制度的改革,高校档案馆工作人员的整体素质和水平有了大幅度的提升,但是从整体上看,仍然与数字时代的要求有比较大的距离,主要表现在以下几个方面。2.1人员的整体结构。主要体现在三个方面:第一,年龄结构不合理,一般来讲,年轻人对于技术的敏锐程度及学习能力高于中老年人,高校档案馆工作人员中中老年居多,年轻人偏少,这就在一定程度上影响了新兴电子技术在高校档案馆中的应用;第二,性别结构,档案馆中女性群体占比较大[14],高校档案馆也不例外,信息技术的应用能力除了受年龄的影响,在不同性别之间也存在较大差异,现在的高校档案馆的职能及工作更加需要信息技术的参与,因此一部分的熟悉信息技术应用的男性工作者必不可少;第三,学历水平偏低,计算机水平较差。曾经的档案馆职能单一、工作简单,对学历的要求不高,使得高校档案馆的工作人员的学历水平偏低,与如今信息化背景下的档案馆的职能和工作的适应性不强,另外因学历水平较低,故学习能力较差,并不能在信息化的时代背景下,积极迎合时代需求进行学习,所以计算机水平不高。2.2软硬件配备。高校档案馆对于传统档案的管理设备包括密集架等,但随着信息网络技术的发展,大数据、云计算、物联网等新技术也给数字档案馆带来了新的挑战[15],为了及时高效地满足用户多样化、专业化的档案信息需求,高校档案馆,需要建立一个集收取、保存、查阅、远程访问综合性的信息化平台,并且构建一个档案信息库、档案信息资源整合中心、档案信息用户群体构成的数字档案馆网络[16]。高校档案馆应及时引进和更新软硬件设备,但高校档案馆在这方面的现状略微落后,主要与过去高校档案馆的服务内容及工作人员的人员构成有关。2.3数字化能力。信息时代需要高校档案馆运用互联网技术,以及档案信息存储、信息整合、信息组织检索、整合与挖掘技术,电子文件综合管理技术等多层次信息技术,在功能不同的各类信息结构上有序整理与集成处理产生的各类档案信息,并引进数字化信息安全技术体系保证档案信息资源的有效性、完整性和真实性,

3高校档案工作者数字化素养提升策略

只有提升了高校档案工作者的数字化素养,才能高效可持续的发展数字时代的高调档案工作,综合考虑数字化素养的内涵、高校档案工作者数字化素养的现状,并结合数字化的时代背景,提升高校档案工作者数字化素养的策略主要包括几个方面。3.1有效提升数字化意识。通过开展讲座、课程等专题教育及数字化技术培训,强化数字化意识在高校档案工作者心中的地位。2019年,国家档案局、人力资源社会保障部发布了《档案专业人员继续教育规定》,其中对档案专业人员业务素质、管理体制、内容方式等作了明确要求[17]。可以以此为依据建立规范的培养机制,合理安排教学形式与教学内容,从理论和实践两个方面针对性地提升档案专业人员的数字化意识。此外,还可以积极推进高校档案工作数字化变革,不断引进数字化技术,以这种方式倒逼档案工作人员形成并强化数字化意识。3.2更新知识结构,提升数字化技术应用能力。实施人才引进计划,聘用精通数字化技术的专业人员或精通档案管理和数字化技术的复合型人才,也可以对现有的高校档案馆工作人员进行培训,培养复合型人才,进而开发、引进、运用适合高校档案工作的数字化技术和软件,努力完善由客观因素差别形成的档案管理不完善问题。想要实现档案信息资源数字化、管理现代化、服务人性化,都离不开优秀人才的培养,也只有拥有丰富的人才资源,高校档案馆才能具备迎接数字化时代各种挑战的能力。3.3提高对数字档案资源的管理能力。充分借助新一代信息技术及相关工具和方法,推进档案资源管理的结构化、系统化。推进“存量数字化、增量电子化”策略[18],推进馆藏传统档案电子化,并对归档文件实施电子化管理,从源头上保证数字化档案信息的真实、完整、可用;此外,还需要优化资源结构,避免档案资源的底层化、碎片化,避免分散的档案资源形成“信息孤岛”。3.4提升数字化服务能力。在信息技术发达的时代,微信公众平台、微博、新闻客户端等社交媒体成为新的媒体形式之一,高校档案馆可以充分利用各类社交媒体挖掘档案资源,多渠道开发档案服务创新模式,有助于拓宽档案服务渠道、扩大档案馆的影响力,丰富档案服务方式、提升档案机构的服务能力,扩大档案用户范围、增强档案用户粘性。3.5加强对档案信息安全的重视。伴随档案数字化工作的开展,传统的防火、防盗、防虫等库房安全管理措施已不能满足当前需求,高校档案馆应结合实际情况完善本馆安全防护措施,在重视库房安全的同时,也应重视网络安全。高校档案馆应完善本馆安全防护制度,从各方面防患于未然。采用脱机保存形式,尽可能避免网络攻击带来的损失。例如,实施电子文件和数字档案备份制度,异地备份保管,以免发生意外而造成档案信息数据丢失。完善档案利用安全保密制度,处理好档案保密与信息开放的关系。在馆内加强保密学习,防止学校重要信息泄露。

4结语

档案数字化工作对高校档案馆而言,既是发展的机遇,也是面临的挑战。技术的发展为高校档案馆提供了解决问题的可能性,如何迎难而上、抓住机遇仍然是每个高校档案馆应该思考的问题。数字化素养是新的时代背景下对于高校档案工作者提出的基本要求,应牢牢把握数字化素养的内涵,理性分析高校档案工作者数字化素养的现状,在此基础上着力提升高校档案工作者数字化素养,为高校档案工作的数字化变革提供有力支撑,为高校档案管理和服务质量的提升打下坚实基础。

作者:刘一宁 韩清艳 单位:1.长春工业大学人文学院 2.长春职业技术学院

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