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药品仓储管理难点与对策

一、当前县级人民医院药品仓储管理的基本现状及其原因分析

(一)当前县级人民医院药品仓储管理的基本现状。当前,随着国家医药卫生体制改革的深化,基层县级人民医院面临着医药分离、转型升级的发展阶段,医院的药品仓储管理也同时面临着运行机制和管理模式的创新,机遇与挑战并存,问题和希望同在。根据对笔者所在的基层县级人民医院药品仓储流通运行和操作管理的现状进行调查了解,当前基层县级人民医院药品仓储管理的现状存在以下现象:一是长远整体规划不够严谨,医药有效利用空间衔接不够紧密药品、货物的仓储库存区域空间规划设计不够合理,有效利用面积非常有限,而且受到城市发展总体规划影响,医院整体对外发展空间受限,随着医药业务量的扩大,难以有效灵活地运转、配送、腾挪。二是药品采购整体规划、用药需求计划与采购时间、空间周转衔接不够紧凑,同一厂家药品到货过多过密,且很多批量较大较集中,而有的药品运转配送使用周期较为缓慢,因而造成部分药品大批量积压,挤占了有限仓储场地的有效空间,也占用了有限的流通资金。三是受到药品采购市场信息的冲击、采购资金周转效益和有限利用空间限制,药品采购存量与仓储管理空间的矛盾十分突出,部分药品长期突击进货、集中到货与常规备货存货互相干扰,分类区域的不同药品品种存放过于混乱,存在有多种不同药品交叉堆放的现象。四是仓储管理制度和管理手段落后,而且管理人员有限,进出货登记信息更新迟缓,还存在货物进出登记错漏、迟缓,有货无帐或有帐无货等现象,帐、物是否相符不明确,造成药品进出记录不对称、先用后记、年终盘点补记,库存信息状况比较模糊。(二)当前县级人民医院药品仓储管理存在问题及原因分析。第一,医院内部对药品的财、购、销、储等环节缺乏宏观总体调控规划。财务部门、采购部门、销用部门与仓储部门之间缺乏有效沟通衔接,各部门之间各自为政、各行其是,造成时多时少,时空时缺。第二,对药品生产销售市场以及内部用量需求信息掌握不够精准不够及时,有时进货药品种类过多过密,特别是小批量(进货一箱或几箱)突击型(短期内连续多批量进货)药品比重较大,有时紧缺药品空缺缺货,造成对应的货位空间面积有限,分类存放难度较大。第三,仓储管理环境和手段较为传统落后,药品仓库的恒温、防霉、抗震功能不到位,容易发生药品跌落变质损坏;输送配发药品全靠车拉、肩扛、手提,一趟一趟来回搬运,往返奔波于仓储与药房之间,劳动强度较大,致使发配货物效率较低。第四,随着城市建设的快速发展,医院逐渐被周边的商业、文化、人居环境所包围,已经没有向外拓展发展的空间,医疗、行政、生活、仓储、物流、安保等功能区混为一体,致使仓储库存场地空间十分狭窄,缺乏药品功能仓储分区、配送周转场地、输送安全通道等。

二、当前县级人民医院药品仓储管理的困惑和难点

药品的质量关系到人民群众的身体健康和生命安全,国家对药品行业的生产、流通、仓储的监管越来越严格,特别是最近推出了GMP、GSP两套监管规范标准系统,这对于医院药品仓储管理提出了更高的要求。对于医院药品仓储管理系统,涉及GSP认证的检查项目共132项,其中关键项目就有37项,每次的GSP检查都成为医院药品仓储管理的一次大考。GSP系统标准对药品库房面积、设备设施、软件设置、管理制度、考核指标等方面都提出了具体而明确的要求,对医院药品仓储管理现场管理也提出了“三色六区”、药品近效期挂黄牌等具体要求。(一)药品批号控制非常严格,规范管理难度越来越大。药品与其他商品在管理上的最大区别就在于同一种药品有多种批号,而国家对药品的批号控制相当严格,要求随时准确掌握每一批号药品的进销存量。目前,基层县级医院每年的药品经销量大概有4000—5000种左右,加上同一种药品有不同批号的情况,则可能达到7000—9000种品种规模,而按照国家对药品管理的规范要求,每一种批号的药品必须按照不同的药品进行存储管理,这是药品仓储管理难度所在。(二)药品质量管理要求严格,规范作业难度加大。医院药品仓储管理的重中之重是质量管理,药品从进入库房到离开库房的规范性操作是质量管理的日常体现。对在库药品的质量管理,主要集中在药品仓储作业的规范性操作,药品的养护工作,库内空调、温湿度仪器的使用并记录等方面。由于GSP对医药仓储管理有明确详细的管理规定,药品从卸下送货车进入库房等待验收一直到拣货复核离开库房,都不允许接触地面,这就要求企业需要配备足够的托盘、货架、拉车、护垫等设施,作业人员不能单纯考虑作业便利而影响作业质量。(三)医药物流人才短缺,仓储管理难度加大。医院药品的仓储管理,涉及到质量、物流、信息化、计划、财务等诸多方面,对人才的要求相当高,需要配备综合型复合式的人才支撑。要求必须掌握药品的质量、养护知识,能够对在库药品的质量状态进行监控,能够与验收养护人员进行完全的配合并开展工作,能够精通使用医院仓储管理信息系统,能够通过系统准确反映库房管理的实际和变化态势。而目前我国掌握医药物流知识和技能的人才普遍短缺,据近期国内几大知名网站发布的职场数据显示:医药物流人才已经成为职场当中三大最紧俏的人才之一。据调查了解,笔者所在的基层县级人民医院,属县级二甲医院,占地面积32500多平方米,设有专业医疗科室17个,后勤辅助科室6个,开放病床720多张,年病床使用率96.6%,年药品购销量达6000—7000多万元,在岗职工650多人,其中专业医技人员552人,后勤辅助人员98人,全院药品库房面积420平方米,在后勤辅助人员中,专职从事药品仓储管理岗位的仅4人,而且高中毕业占50%,专门受过医药仓储物流专业培训学习的人员几乎没有,仅仅依靠这样一支残缺不全、经验不足的医药仓储物流队伍,要完成基层二甲医院的药品仓储管护管理,难度之大可想而知。

三、进一步加强县级人民医院药品仓储管理的对策措施

(一)加强制度建设,以制度来规范药品仓储的有效管理。目前,国家对医药药品仓储管理制定出台了GMP、GSP两套监管规范标准系统,要通过加强制度建设,支持上述GMP、GSP两套监管规范标准系统的实施,医院药品仓储管理应将重点放在药品的剂型划分与货位维护上,用制度来落实日常的移库管理、报损溢管理、出入库管理、药品养护管理、发货复核管理等工作。同时,创新管理机制,落实责任到人,在药品库房区内要按货位排号责任到人,责任人负责责任区药品的整理、盘点及卫生,出现问题追查其责任人责任。每天上下班前后十分钟责任人对责任区卫生进行打扫、药品排放整理,有盘点任务的对药品进行盘点。还要建立卡片(物料卡)管理制度。物料卡类似有些企业上班打卡的纸张类型。对每一种进入仓储的医药品种都要建立卡片(物料卡)对应跟踪管理,有利于对药品盘点和发多、发少、发错、入库错等问题的追查以及方便纠正。(二)加强基础设施建设,科学规划建设药品仓储库房。根据笔者所在的基层县级人民医院所处的区域环境特点、服务对象要求、今后发展趋势,对本医院的专业、后勤发展方向重新整合规划,特别是要建立起与本医院相应等次级别相匹配相对应的后勤仓储空间有效面积及其配套设施,在原来规模的基础上拓展完善,形成具有一定规模、功能比较齐全、反应比较敏捷的药品仓储区、功能分区,逐步缓解药品仓储紧张、混乱的局面。同时,选择适合的信息化系统,支持对大量数据的查询与统计工作。由于药品的存储是按照一定剂型的标准划分的,信息系统尤其要支持对进出库房药品的购销存以及药品的补货作业等环节的操作,还可以针对药品的价格提供“批次管理”的功能,针对每一批次的药品,针对其不同价格要求销售开票员在不同的开票价格范围内进行销售。(三)加强部门之间沟通协调,共同增进协同管理。医院的药品仓储管理是一个庞大的系统工程,责任重大、涉及面广、信息广泛,需要多个部门共同协同实施。首先要加强与采购部门沟通协调,提前做好市场信息采集,市场调查和预测分析,共同制定实施快速现实的物流购储计划,对同一药品尽可能购进最热销的几个厂家的货品,对运转周期慢的药品尽量不要大批量购进货品。其次要加强与行政后勤部门例行联系报告,逐步购置改进及合理使用一批功能先进的仓储工具,减轻员工劳动强度,减少药品在仓储环节中造成的损失和损坏,提高药品仓储运转效率。最后要保持与行政人事部门密切联系,如实反映汇报实际情况,要求逐步增加和优化仓储运转部门的人员编制和岗位结构,通过考试考核调配扩充高素质的实用一线人员,缓解物流仓储人员队伍岗位紧缺的局面。(四)加强专业培训和现场检查,提高综合素质和作业技能。目前,医院的医药药品仓储管理员工的素质普遍比较传统落后,必须有计划有意识地加强政治理论学习和专业技术培训,提高责任心和主人翁精神,培养员工服从、服务意识,加强员工基本素质建设,加强仓储各个岗位流程培训,加强灌输先进的仓储理念、全局意识、规范的操作流程。加强对选人、用人、留人等规章制度的贯彻落实,对员工管理实行鲜明的奖罚制度,强化执行落实。同时,重点加强对卸货工、发货员、保管员、复核员现场培训,由精通GSP管理标准的领导定期进行现场作业的抽查与培训,坚持每天上班前下班后都要分库区、分岗位培训检查,将培训检查结果与制度的执行、年终绩效的考核结合起来,做到奖罚分明,奖优罚劣,强化药品仓储管理水平。

四、小结

在当前医药体制改革的形势下,基层县级人民医院的药品仓储管理正面临着新的考验和挑战,必须寻求解决途径和突破对策。通过对基层县级医院药品仓储管理的现状及其原因分析,探索其存在的难点及其成因,挖掘其根源,剖析其原因,提出必须要加强和健全制度建设,加强完善基础设施,加强部门之间协调沟通,加强业务工作培训检查,不断更新管理观念和创新管理模式,提高仓储人员综合素质,增强现代物流管理信息技术,提升管理质量水平和服务效益,最终实现“医药安全、医患双赢”的良好局面。

作者:吕凤 单位:广西陆川县人民医院

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