建设工程档案信息化管理论文

摘要：随着建筑行业的飞速发展，建设工程档案快速增长，面对新形势，建设工程档案信息化管理的现状不容乐观，如何推进建设工程档案信息化管理值得我们思考与探讨。

关键词：建设工程档案；信息化；现状；措施

近年来建筑行业的飞速发展，建设工程档案也随之快速增长，对建设工程档案管理工作提出了新的挑战，而传统的建设工程档案利用方法稍显滞后，这就要求档案工作者面对新形势，紧跟时代步伐，适应信息化时代档案工作的需要，引入先进技术，不断推进档案信息化管理进程。

一、建设工程档案信息化管理

建设工程档案，是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料[1]。它是建设项目全过程的真实反映，在城市建设各项活动中起着非常重要的作用。建设工程档案信息化管理，是指在城建档案管理机构的组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对建设工程档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务[2]。建设工程档案信息化管理的基础是建设工程档案信息的数字化。建设工程档案信息数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的建设工程档案信息库[3]。

二、建设工程档案信息化管理现状

（一）建设工程档案数字化程度低。建筑行业的飞速发展，使得建设工程档案也快速增长，形成了大量的建设工程档案，现存建设工程档案多为传统载体的纸质档案，档案数字化程度低，要将这些纸质档案全部进行数字化、信息化处理，工作量非常大。传统的纸质档案需要长期保存，必须每年投入大量的人力、物力、财力去营造一个安全的存储环境，避免造成文档纸张受潮、虫蚀、火灾等灾害，但即使保护措施齐全，随着时间的推移，纸质档案经反复查阅，不可避免地会造成部分原件受损，不利于文档的保管与利用。因此，建设工程档案的数字化就显得格外重要与迫切。（二）建设工程档案的数字化质量有待提高。参建各方建设工程档案信息不够规范，影响信息化质量。建设工程参建各方作为建设工程档案原始资料的制作参与者，其建设工程档案管理水平的高低决定了制作的建设工程档案原始资料是否规范，是否真实、齐全、完整，从而影响作为档案信息化前提的档案信息数字化的质量。档案信息数字化包含两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化[4]。若档案编排混乱，目录与实际档案信息不符，或者档案收集不全、信息不真实，就算将档案信息进行了数字化，也不会达到建设工程档案信息化管理预想的效果。因此，参建各方在形成建设工程档案信息时的规范性对建设工程信息化质量有重大影响，数字化质量有待提高。（三）利用建设工程档案的效率不高，不够便民。目前，在提供社会化服务时，在保障建设工程档案安全的基础上，若要查找利用某工程项目的档案，查档案者必须亲自到城建档案管理部门、提供查档所需的证件供核查，核查属实后才能进行查阅，且由于部分档案资料在移交进入档案管理部门时就缺乏完整性，所以查档案者实际不一定能查到所需档案，这就使得其可能历经几次都无法查到所需档案资料。

三、推进建设工程档案信息化管理的措施建议

（一）重视建设工程档案信息化。1.人才培养建设工程档案的工作人员是建设工程档案信息化的基本力量，信息化管理的成败与档案工作人员的能动性息息相关，要注重建设工程档案管理人才的培养，要让工作人员在思想上重视建设工程档案的信息化，真正地认识到档案信息化建设的重要性，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考建设工程档案信息化与其他社会信息事业渗透和融合，推进档案信息化管理的发展。2.软硬件投入要实现建设工程档案信息的数字化，必须要有一定的资金投入，配备基础的软硬件设备，如购置服务器、交换机、计算机、扫描仪、打印机等信息化设备，开发或购置系统软件等。借助计算机和网络等现代科技新成果与新手段，才能显著提升建设工程档案管理工作的效率。（二）做好建设工程档案存量与增量的数字化工作。1.加快推进存量档案数字化对已有的传统载体建设工程档案，做好规划工作，加快推进数字化。从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进建设工程档案存储的数字化和利用的网络化。及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用。同时，采取措施严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露，对涉密档案进行数字化要严格遵守保密规定[5]。2.实现新增档案同步数字化对新增的建设工程档案，同步做好数字化工作。参建几方做好自身建设工程档案制作、整理工作，严把各个容易出错的环节，提高建设工程档案的整体管理水平；档案管理机构在接收建设工程档案时，仔细检查建设工程档案的齐全性、完整性以及是否已按相关要求进行数字化，确保新增进档案馆的建设工程档案能够同步实现数字化。（三）确保档案信息安全，整合资源高效利用。1.充分保障建设工程档案信息安全建立统一标准，采取强化措施，充分确保建设工程档案信息的安全保存和利用。要建立健全档案信息公开保密审查制度，严格档案信息公开保密审查，确保公开的档案信息不涉及国家秘密和个人隐私；对涉密档案、重要档案的存储介质进行检验和认证，确保长期可用[6]。另外，对不宜公开的建设工程档案，要建立安全保密机制，在建设工程档案信息化管理中要注意做好保密工作。针对工程档案管理系统需进行操作权限设置，工作人员按照所分权限进行管理，配备专门的密钥，非权限人员进入系统则无法操作管理。针对查阅利用，可根据纸质档案的管理模式，对工程档案进行分级处理，具备对应密级访问权限的用户才能进行访问。在某用户需要查阅时，需先在管理系统上提出申请，根据管理人员对用户的审查情况，符合要求的才予以授权，才能查阅所申请查阅的档案信息。2.整合资源，做到利用高效、便民整合公安、国土房管等政府资源，统筹协调，充分利用现有的信息技术和网络平台，积极推进城乡档案信息资源共享，建设工程档案管理部门可根据档案实际情况，把可公开的各类档案、信息上传网络，开展远程利用，并在保障建设工程档案信息安全的前提下，逐步建立查阅利用建设工程档案的统一平台，真正建立起能够为广大人民群众提供方便的档案利用体系。建设工程档案的信息化管理，能提高档案管理效率，能节省大量的人力物力，能提供更方便快捷的社会化服务，是社会发展的必然趋势。

参考文献：

[1]王春梅.试论城建档案管理在城市发展中的作用[J].民营科技,2012(7):205.

[2]罗玲,吴婷.基于AHP的档案信息化评价方法研究[J].农业图书情报学刊,2010,22(5):115-117.

[3]李晓光.刍议如何实现档案的信息化建设[J].科技创新与应用,2012(23):321.

[4]李伊凡.建造一座档案信息化“大厦”[N].中国档案报,2012-01-20(002).

[5][6]中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[J].中国档案,2014(5):12-14.

作者:张篮月 单位:重庆市荣昌区城乡建设委员会