新时期机关档案信息化管理的创新

摘要：机关档案是国家重要信息的组成部分，在国家的档案管理中扮演着重要的角色。机关档案是各级的政府机关制定重要策略的依据，是进行管理的最真实的证据。随着社会经济的变迁，机关单位正面临着比较严峻的考验，机关档案逐渐在社会经济的发展中发挥着重要的作用。已涉及机关必须加强对国家档案的管理，避免不必要的危险对国家利益产生的影响。

关键词：机关档案；信息化；管理创新

机关档案主要包含着国家的相关重要代码和法律信息，对档案进行保护可以让国家重要的内政、外交、军事方面的重要信息得到保密。随着经济的发展和社会的进步，档案得到社会各个方面的重视，档案管理工作也被赋予了比较高的要求，为了使档案工作长久的发展下去，必须对档案的管理工作进行信息化创新。

一、机关档案存在的问题

1.管理模式比较落后。现在很多的机关管理部门在进行档案的管理中经常使用之前的比较古老的方法，对于机关档案的相关材料提供，仅仅用纸质进行说明，档案在信息化程度中比较低下，数字化程度不健全。虽然纸质的档案管理在管理中也具有明显的优势，但是，在现在的社会发展中，由于纸质的利用率比较低，进行保管的花费比较高，很容易造成一些不必要的损害，严重影响着档案的安全。

2.制度不健全，执行力不及时。在很多机关档案管理中存在制度岗位空缺的现象，没有建立健全一致的管理模式和约束条件，管理的制度严重的不合理。在任务的发配中，由于人员的缺失，任务经常得不到及时准确的执行。在机关档案的管理中，很多档案管理人员对于档案的审查不及时，导致很多的档案出现了造假现象；档案的管理人员不能对档案进行合理的收集与整理，使档案的完整性受到破坏，信息出现严重的漏洞。

3.管理平台具有限制性。机关档案的管理主要以人管理为主，由于档案信息的逐渐增加，管理人员不能逐个进行审阅，不能及时对档案中的信息进行整理。由于档案信息库建设系统发展缓慢，档案的信息化程度普遍下降，使档案的准确性、无误性不能得到保证，使档案管理平台受到严重的制约。

4.人员队伍比较落后。档案信息化是综合性较强的交叉性工作，其中牵涉较多，所跨领域也比较多，因而对于综合型、复合型，以及实用型的人才较为青睐。从当下我国的发展形势来看，一方面，由于档案专业的设置比较迟，在档案管理方面的人才比较欠缺，人员供给受到约束。另一方面，现阶段的档案管理人员的专业化知识水平比较落后，对于档案的技能等方面存在严重的空缺，尤其是关于知识结构的重新调整，以及知识的复用水平应用。除此之外，由于国家相关管理部门对档案管理的不重视，在客观上制约了档案管理的发展。

二、新形势下档案创新的新方向

为了使档案工作的管理顺利进展下去，就必须适当的根据档案管理的实际状况制定适合档案发展的方法，一方面，要让档案的特点逐渐向多元化进行发展，在未来的进展中具有充分的发挥余地；另一方面，应该合理的根据现如今机关档案管理中存在的问题进行明确，明确新形势下，机关档案发展的方向，使档案得到稳定的生存空间。

1.在保证机关档案安全可靠的基础上，对档案的技术性和难度提出新的要求，不断使档案的知识性得到增加，提升信息的安全度，保证信息的密切发展与整合。

2.使档案人性化的得到进展。随着人们对档案意识的逐渐增加，人们开始对档案的管理提出人性化的要求，希望档案的服务可以安全、稳定、准确、及时进行发展。在现在的社会发展背景下，用户在对档案的使用时，都希望可以快捷、稳定的获得相关信息，人性化的要求就可以使用户得到满意。

3.人们对档案的共享与利用要求在逐渐的提升。由于现在的很多档案在信息分布上都呈现不稳定的发展，一定程度上影响了人们对信息化档案的要求，使档案的共享受到限制。例如，工商部门截止现在为止还不能够对电子档案进行异地的查询，档案的系统还没有与外地进行完全的衔接，制约着用户对档案全面有效的查询和使用。

三、机关单位对档案工作的创新

创新是一个民族进步的基础，只有不断的根据时代的发展进行创新，才能使机关档案的管理适应时展的道路，使工作中遇到的问题得到解决，为机关档案更好的进行服务。

1.进行创新是社会赋予机关单位的职责。社会在时刻的进步与发展，人们的思想活动也在不断的进行创新，只有不断对机关档案的系统、管理方法、措施等进行创新，才能适应社会的发展，为国家事务中需要解决的问题提供明确的指导方针。

2.机关档案管理中需要创新的事项。

2.1经济思想观念的创新。很多的机关单位由于很多条框的限制，机关的档案管理中部门不能对管理的工作认真进展，即使在管理中有相关的设备，但在机关档案中却不能得到有效的使用。部分的档案在存入档案就没有进行过检查，管理人员只担心问题出现差错，影响档案的管理。在进行管理时，没有积极采用时展的途径，资源的利用率比较低下。

2.2管理上进行创新。在管理上进行创新主要是对档案管理中的一些政策、法规、决策进行创新化管理。对工作进行明确的定位，重点进行档案管理人员的培训，对档案人员的工作方式进行调整，让工作方式逐渐向多元化发展。对档案进行相关的收集与整理，设置环环相套的管理体系，使档案的管理变动性增强，使档案灵活的为人们所应用。

3.进行档案创新实现的思路。

3.1明确工作思路深入进行研究。要实现档案工作的创新，就必须对相关的数据进行调研，领导部门加强对工作的重视，使档案的安全得到基本的保护。由于思想认识的不到位，很多的调研都或多或少的存在功利性问题，因此需要明确档案思路的，推动档案管理工作不断的发展。

3.2对管理进行规范，使工作机制进行创新。工作机制的创新主要就是将档案管理中存在的盲目和随意性进行管理，真正做到有法必依、执法必严、违法必究，使档案管理的系统逐步进行完善，建立稳定、和谐、严谨的管理机制，为档案的管理做好基础的保证。

3.3利用信息化带领档案向规范化发展。经过对档案管理的调查发现，在信息化下档案的发展具有很好的前景，信息化可以使档案的管理比较的便捷，可以使档案的管理向比价正规的方向发展，使档案的信息化程度得到提升，促进档案持续稳定的发展。

3.4加强对人才的培养。专业化的技术人才是档案管理中最重要的因素，是档案事业进行发展的关键。如果仅仅加强设备、管理策略、体系制度的进展却没有将人作为主要的因素，那么档案也不能取得显著的进步。为了适应档案管理的信息化发展，必须加强对档案管理人员的培养，建立一支具有专业能力的档案管理团队，严格对管理人员进行考核，使他们在适应信息化的过程中不断发展。

3.5提高档案管理的宣传，加强社会对档案的利用度。由于人们保守思想的制约，很多的档案都不能得到社会的应用。人们普遍认为档案的信息过于古老，对于问题的解决不具备实际的意义。因此加强人们对档案的认知转变，让有关部门人事到档案管理的价值，不断进行档案信息的探索，为人类社会及经济、文化、科研等各个领域做出重要贡献。四、结语本文主要通过对新时期机关档案信息化管理的创新，通过对机关档案存在的问题、新形势下档案创新的新方向、机关单位对档案工作的创新等几项进行详细的阐述，希望本文在创新信息化管理的方法可以给机关档案的管理带来帮助。

参考文献：

[1]崔丽华.浅析加强机关档案管理人员素质的培养[J].兰台内外,2010,(6).

[2]张锐.档案职业的未来发展趋势探析[J].黑龙江档案,2010,(4).

[3]王月.机关档案信息化管理的创新[J].现代管理,2011,(5).

作者:仲亚红 单位:云南省广播电视局信息中心