档案信息化管理论文

1档案信息化管理模式的优势

1.1加快检索速度，提高检索的准确性

依据传统的工作方法，档案的检索需要档案人员翻阅卷宗对其进行查找，所以查找的过程中需要消耗大量的时间，也容易在这一过程中出现一些问题和失误，通过信息化的档案管理模式，一方面可以很好的提升档案查找的速度，同时检索的过程中也不容易出现错误，此外借助档案信息化管理也可以使得检索的程序更加的简单方便。

1.2提高档案利用率

当前我国的科学技术发展水平已经进入到了一个迅速发展的阶段，同时人们也更加重视环保，在办公过程中也逐渐的实现了无纸化，这样就使得其和纸质档案管理工作之间存在着较大的矛盾。档案的信息化管理看文艺使得信息以数字化的形式展现给人们，此外人们还会在这一过程中更加便利的使用自己所需的信息。

1.3方便信息远程传输

依据传统的工作方式，使用档案信息的时候主要是通过两个方式，一个是到档案管理部门去查找，一个就是通过传真或者是邮寄的方式获得，这种档案管理方式为档案信息使用者造成了很大的障碍，档案信息化管理主要是使用互联网来实现对档案信息的检索和查询，使用者在网上通过自动检索的方式就能够实现信息传输功能，尤其是二者之间的距离非常遥远的时候，这种方式所体现出来的便利性就更加的明显。

2档案信息化管理可能引发的安全问题

2.1电子档案的真实性和合法性问题

如果在传统的档案管理模式下，纸质档案通常是需要档案单位的领导进行签字盖章，所以其真实性和合法性就更加容易得到保障，但是在使用了档案信息化管理之后，因为电子档案可以随意的复制，对内容也可以改动，这就使得档案内容的原始性和可靠性受到了十分不利的影响。

2.2传输过程中的安全问题

档案信息化发展的过程中，档案信息主要是通过互联网进行传输和，这就使得档案信息的安全性受到了一定的威胁，档案信息有可能被窃取或者是修改，尤其是保密要求非常高的一些档案信息，所以在实际的工作中，这一问题也是应该予以高度重视的。

2.3保管过程中的安全问题

从长远的角度上去看，电子档案容易受到很多因素的影响。比如说计算机硬件和软件寿命的问题或者是计算机硬件或者是软件平台和电子档案信息之间是否具有高度的一致性等等，这些都是在信息化档案工作中应该充分考虑到的内容。

2.4计算机病毒对档案信息的威胁

当今的时代是一个信息时代，在这一过程中必须要面对的一个问题就是计算机病毒的问题，电子档案信息在传输的过程中可能会遭受到计算机病毒的威胁，档案管理系统也有可能会受到病毒的侵害，这都是电子档案在发展过程中应该注意到的一个问题。

3应对策略

3.1技术防范对策

(1)加密技术。加密技术可以分为两类，即对称式和非对称式。其中，对称式加密就是指加密和解密的密钥是一致的，当前这一加密技术使用范围较广，较为典型的对称式加密的实例如美国政府所使用的DES加密标准。所谓非对称式加密，也被称作是双密钥码加密，就是网络中各个加密通信者都同时拥有两个密钥，一个密钥可以公开，另一个则需要严格保密。信息发送方在发文中使用对方的公开密钥，而接收者进行密文的解密只能借助保密密钥才能实现，这样，所有人都可以利用接收方的公开密钥进行文件发送，但是只有知道保密密钥的一方才能顺利对密文进行解密，进而知晓文件内容。(2)签署技术。电子文件签署技术有两种，分别是证书式和手写式，主要目的是证实文件的出处。并且确定文件内容未经第三方改动。按照证书式数字签名。文件发送方借助保密密钥对文件进行加密处理，将所生成的字母数字串、文件以及公开密钥同时发出；接收方成功接收后，按照一定的计算方法，借助发送方发来的公开密钥对数字签名进行解密和检验，如果计算结果有效。则可以确定本文件来自于发送方，且未经第三方改动。所谓手写式数字签名，就是在文字处理软件中嵌入特定软件，作者在计算机屏幕上或者手写输入板上签名，这样就如同在纸张上一样将签名笔迹显示出来，通过数字转换器捕获签名，并打包处理电子文件的内容和结构。

3.2进一步完善管理制度

电子档案信息的安全性一直以来备受关注，为了能够有效确保电子档案信息的安全不仅需要在技术手段上不断创新，也需要在管理制度方面不断加强。管理制度的健全，可以弥补技术方面的漏洞，也可以避免人为原因造成的问题。首先要明确电子档案管理的职责和分工，电子档案管理人员要各司其职，尽职尽责，做好自己工作内的事情，不越权进行管理，在被允许范围内做好自己的工作。其次要对电子档案的归档工作及时处理，电子档案如果因为管理不到位会导致档案信息存储归档不及时，容易被改动和丢失。进行归档以后一旦签发就不得对其进行改动或者编辑，如果因工作需要进行编辑也需要经过上报审批后才能对电子档案进行编辑处理，这样就可以最大程度的确保电子档案的安全性，尤其是有效遏制人为因素造成的问题，目前我国电子档案相关管理制度以及开始逐步健全，但是任然存在不足，亟待加强和完善。

4结论

在我国的档案建设过程中，信息化档案管理已经成为了一个主流的发展趋势，和传统的档案管理方式相比，这种管理方式存在着十分明显的优势，所以也受到了大众的欢迎，但是任何事物都有其两面性，档案信息化管理也不例外，它在展现自身优势的同时，也带来了一些安全方面的问题，如果要推动档案信息化管理的健康发展，就必须要对这种现象进行有效的控制和处理，保证其不会对正常的工作造成不利影响。

作者:田永丽 单位:黑龙江省第二医院