论档案信息管理在著作权的应用

一、引言

随着经济发展和技术进步，特别是数字信息技术的飞跃，档案管理经历了从文献管理到基于信息资源进行管理的发展阶段[1]。由于传统档案管理面临着档案形式电子化、管理方式自动化和管理主体综合化等一系列挑战，信息管理平台的应用越来越受到重视[2]。著作权集体管理制度自十八世纪末诞生以来，历经二百多年的发展，如今已成为公认的能够有效维护著作权人利益的著作权管理方式。信息时代的到来对集体组织也提出了更高的档案管理要求。各国集体组织逐步摸索、开创出利用信息管理平台完成各种档案管理任务的有效方式，为档案信息管理平台的实践树立了成功的典范。

二、著作权集体管理组织应用档案信息管理平台的动因

所谓档案信息管理平台，就是能够实现管理功能的基于数字化网络技术运行的档案信息系统，它由硬件（如网络）、软件（如指令、编码标准）和信息组成。档案信息管理平台之所以会在著作权集体管理中得到应用，主要有以下几方面原因。首先，集体组织在档案管理中需要处理海量信息。为实现集体管理的职能，集体组织需要建立、完善和更新所管理的作品库，为会员及会员作品建立档案，并对与之相关的作者和作品信息、作品使用信息、使用费收取信息和收入分配信息等进行处理，方式包括：信息搜集，如作品信息登记；信息整理，如将使用信息与使用费收取信息整合，并归入相应的待分配收入中；信息递送，如面向公众的作品查询、面向使用者和作者的作品使用情况查询等。由于现代技术使作品交易和使用从载体到传播手段都产生了量和质的飞跃，集体管理早已不再是局限于一国一地的简单管理活动。大量的会员、作品和许可证使集体组织有海量信息需要处理，传统的档案管理手段已无法满足集体组织的需要。于是，在著作权集体管理中运用现代信息技术搭建电子信息管理平台，实现数字档案的综合管理，成为各集体组织的必然选择。第二，集体组织需要满足越来越严格的外部监督要求。多数国家的法律对集体组织规定有监督方式，例如，鉴于集体组织多为非营利性质，法律会要求其公布年度审计报告以提供特定人群查阅；鉴于集体组织具有自然垄断性质，为避免其滥用垄断地位，法律会要求其公开许可使用条件和收费标准；此外，由于法律禁止集体组织发放独占许可，也不允许其拒绝向符合条件的使用者发放许可，因此集体组织需要向社会公众提供作品库中所有作品的查询。为完成这些要求，集体组织需要一个稳定、高效的系统来进行档案管理，这也是信息管理平台受到青睐的原因之一。第三，信息管理平台的高效率和低成本都是吸引集体组织之处。集体组织作为市场经营主体，降低管理成本、提高管理效率是其内在需求。信息管理平台以互联网为基础，应用信息编码技术等科技成果，使集体组织的管理功能部分甚至全部实现无纸化、即时化和自动化，帮助集体组织实现降本增效。因此，集体组织乐于投入资金，将信息管理平台作为组织的基础设施投资。最后，国际组织的介入和推动也是信息管理平台得以在集体组织中快速发展的原因。集体组织之间一直开展着密切的相互合作。“开展国际合作”本身就被很多集体组织作为一项使命写进章程，而与其他集体组织缔结相互代表协议更是集体组织实现会员海外利益的最重要的方式。为加强合作，同类集体组织还成立了相应的国际组织以加强彼此联系。这类国际组织不仅可以起到在组织内部扩散某一成员先进经验的作用，还可以为成员间进行更深入的合作搭建桥梁，如实行统一的编码标准、建立共享的信息管理平台等。在其他集体组织成绩的鼓舞下，各集体组织会更有动力参与这样的平台建设。可见，由于集体组织在档案管理中有处理海量信息的内在需求，又遇到法律和监督机构要求提供管理信息的外在压力，而网络信息技术的发展在客观上提供了技术实施的可能，再加上国际组织的催化推动作用，信息管理平台便顺理成章地成为集体组织档案管理的基本工具，从最基础的单方平台开始，日益向多方平台发展，甚至可独立于集体组织的第三方平台也逐渐兴起。

三、著作权集体管理组织应用档案信息管理平台的发展过程

集体组织应用档案信息管理平台的进程大致可以分为三个阶段：初始阶段，以单方管理平台的建立为标志；扩展阶段，以多方管理平台的出现为标志；深化阶段，以第三方管理平台的兴起为标志。三个阶段并非泾渭分明的时间划分，三种平台也可以共存于同一集体组织。进程阶段的划分只是为了便于对三种平台逻辑关系的理解。

（一）单方管理平台

著作权集体管理组织的单方管理平台是指集体组织内部档案管理的专属信息管理平台，是最初发展起来的也是最为基本的管理平台模式，因此这一阶段被称为初始阶段。随着信息技术的发展，集体组织为满足自身管理需要，纷纷建立起能够履行一种或多种档案管理功能的技术平台，来处理作品库信息、会员信息、许可信息和财务信息等管理事项，同时分别向不同权限的访问者开放，并由组织技术部门负责维护。其基本模型如图一所示。图一单方管理平台应用模型以德国音乐表演权和机械复制权协会（GEMA）为例。在已有综合文档与计算系统数据库（DIDAS）[3]的基础上，GEMA于2009年新开发了会员数据账户管理系统（MIKOS）[4]和一种基于共享的许可需求管理系统（LION/MAX）[5]。MIKOS是为会员开发的档案管理平台，会员可以通过MIKOS方便地查询2009年以后其在GEMA的财务账户信息；而LION/MAX则是为在线许可的潜在使用者开发的管理平台，许可范围涵盖整个欧洲。目前，GEMA的信息管理平台已经形成了由多个功能模块集成的在线服务系统，并统一以用户管理中心（ZBV）[6]为入口，会员或潜在使用者注册为网站用户后，就可以从同一页面进入平台，并根据不同的权限访问下一级内容。平台的管理者虽然拥有最大的权限，可以录入、处理和调用绝大部分管理信息，但必须同时保证平台的安全以及恪守隐私保护义务。

（二）多方管理平台

当集体组织之间开展合作，需要对某些档案信息共同管理，实施信息管理平台的共享、共建或共同维护时，信息管理平台就扩展为多方管理平台，于是这一阶段被称为扩展阶段。多方管理平台中，参与的集体组织至少为两个，不设上限。多方管理平台功能与单方管理平台类似，其模型就如同以单方管理平台为基本单元组合而成的更为复杂的系统，其中每一个单元对应一个集体组织，如图二所示。图二的方形线框表示其内事项根据多方管理平台的组织方式的不同，在某些情况下可以（分别）合而为一，也就是“共享”。最常见的共享是数据库（通常为作品数据库）的共享。DIVA[7]就是一个典型的建立在共享数据库基础上的多方管理平台。DIVA是中国音著协（MCSC）[8]与香港作曲家及作词家协会（CASH）[9]共同研发的数据库系统，是目前全球最大的中文音乐作品数据库，用户可以通过虚拟专用网络（VPN）查询作品名称、词曲作者名称以及权利归属、管理协会名称等涉及作品的详细资料，使会员信息处理、作品资料及使用费收入分配等档案管理事务更加便捷[10]。平台入口的共享常见于存在密切联系的若干集体组织之间。例如，按权利分类实行垄断性著作权集体管理的瑞士，共有五个集体组织；访问者可以从“瑞士版权”（Swisscopyright.ch）网站进入这五个集体组织中的任何一个[11]。也就是说，“瑞士版权”是目前瑞士所有集体组织的共享平台入口。在这种情况下，包含作品与作者信息的数据库可以仍由各集体组织自行管理，不发生共享。共享后台维护和管理者的例子可见于由SUISA[12]开发并维护的利害关系人信息系统（IPISystem）[13]。这个系统及其前身CAE名录[14]旨在为各类作品的权利人信息提供全球范围的唯一认证。IPI系统目前主要为国际作者和作曲者协会联合会（CISAC）[15]的成员服务，而且被纳入CISAC为集体组织交换信息而建立的公共信息系统（CIS）[16]并成为其子系统，但SUISA的目标是将之打造为能够为各类知识产权（不仅是著作权）保护服务的工具，使之成为所有集体组织和知识产权保护组织的支柱性管理手段。

（三）第三方管理平台

当多方管理平台的经营者与集体组织分离，成为独立的第三方，或者新组建的第三方平台以服务于多个集体组织为目的，就产生了第三方管理平台。第三方管理平台的经营者比集体组织更加专注于技术的改进和服务的提高，能够使信息管理平台向更加深入的方向发展，因此这一阶段被称为深化阶段。第三方管理平台具有专业性和工具性特点，它既可以作为一个管理环节纳入集体组织自身档案管理平台（单方或多方）之中，也可以同时为公众提供信息服务，成为公众查询平台。前文提到的CIS网络以及它的前身GDDN[17]都是第三方管理平台。CIS是CISAC推动建立的关于音乐和视听作品版权信息的全球性数据分享系统，由捷径公司（FastTrackSAS）负责运营。该公司成立于2000年，是由12个音乐著作权集体管理组织共同组建的技术联合体，不是集体组织；名称中的“SAS”（法语sociétéparactionssimplifiée的缩写，意为简化股份制公司）标志着其独立法人实体的性质。CIS网络作为著作权集体管理档案信息的实用平台，是一个用于作品认证的全球化和网络化的系统工具，可以帮助集体组织及时准确地确认应向权利人分配的收入。因此，CIS网络平台的用户主要是集体组织[18]。第三方管理平台的技术基础在硬件方面是互联网络，在软件方面则主要是技术标准。它不仅能够收集信息，还能够创造信息，其最重要的作用体现在标准化信息数据库的建立和使用上。图三展现了第三方管理平台的应用模型，在表现第三方管理平台自身运作方式的同时也揭示出与其他管理平台的关系。图中，A圈元素表示第三方管理平台，B圈元素表示著作权集体管理组织的单方或多方管理平台，C圈元素则为权利人、使用者和其他公众等平台用户。A与B、A与C以及B与C之间都可能存在档案信息数据的交换。此外，信息在同一圈内元素所代表的平台之间也有流动。图三右侧虚线框里的图形是对A圈中一个元素的解析。平台的管理者首先通过、推广和执行相应的标准，从而发展出越来越多使用标准的用户（标准用户），他们在使用标准的过程中，会形成一系列标准化信息数据，反馈给管理者后，进入标准化信息数据库。访问者从数据库中调取的数据都是标准化信息，其对信息的进一步使用也将产生标准化信息数据，这些数据可能直接被标准用户利用，也可能通过标准用户反馈给平台管理者，进入下一轮数据库的更新。这是一个动态循环、生生不息的过程。通过这样的动态更新，散乱的档案信息变得有序，著作权的集体管理也因此更加高效。第三方管理平台的运营经费来源与单方管理平台或多方管理平台不同。单方管理平台和多方管理平台的经费直接纳入集体组织的行政预算，经会员大会（或相应决策机构）批准后执行，计入集体管理成本，并从使用费收入中扣除。第三方管理平台的管理者不是集体组织，其没有类似“管理费”的经费来源，因此第三方管理平台往往以收费模式运营。其收费对象并不是一般的访问者，而是其所制定的技术标准的使用者，也就是图三中的“标准用户”。虽然三类平台的经费来源有所区别，但实际都落在作品权利人头上，这也符合谁受益谁承担的原则。

四、结语

通过对集体组织应用信息管理平台的三个阶段进行研究，可以得出以下结论：第一，在初始阶段，内部因素和外部因素都可以形成主观动力，促使档案管理主体投资开发和应用信息管理平台，而技术条件的改善和第三方的权威引导则可以在客观上形成助力，促进这一决策的实施。第二，在扩展阶段，档案信息管理平台顺应了互联网经济的发展方向，从信息管理向信息服务转变，并且具有跨地域、跨专业和多主体参与的特点。第三，在深化阶段，第三方运营管理的专业技术平台使档案信息管理平台的综合服务能力得到更大提升，成为信息管理平台发展的主要趋势。技术标准的制订和运用是第三方管理平台的基础条件和成长手段，也是这一阶段的重要特色。集体组织的经验说明，信息管理平台的应用对档案管理主体来说是机遇也是挑战。一方面，它为提升档案管理水平提供了有效手段，且具有广泛适应性，既可用于单个组织的档案管理，又可以联系最广泛的互联网用户，实现档案信息的高度即时共享。另一方面，它的应用也对档案管理主体提出更高要求。在物质上，既需要成熟稳定的技术标准以降低成本和提高效率，又要防止技术老化带来的负面影响；在思想上，既要有服务、合作与共赢的理念，使信息管理的“平台”更加宽广，又要恪守规范化准则，严格管理权限，增强保密措施，保障网络安全。这样，才能在最大化享有信息管理平台益处的同时，避免潜在的风险。

作者：刘利单位：同济大学经济与管理学院