档案数字化管理优势与弊端

【摘要】随着科学技术的发展和信息技术发展水平的不断提高，在我国各行各业的发展过程中电子信息化设备的应用愈加广泛，对各行各业综合管理水平的提高产生着重要的影响。在档案管理工作中，数字化管理受到电子信息技术的影响逐渐提上日程，成为重要的管理方式，受到高度重视，本文从档案数字化管理的优势和弊端入手进行分析，希望能对档案数字化管理形成正确的认识，促进整体管理水平的提高。

【关键词】档案管理；数字化；优势；弊端

在经济全球化时代背景下，档案管理工作实践中传统的档案管理方式受到极大的限制，档案管理工作水平偏低，对档案管理工作的顺利推进产生了严重的不良影响。在新时期，基于新管理技术的应用，相关工作人员提出应该尝试将档案数字化管理引入到档案管理工作实践中，促进档案管理优势的发挥，为档案管理工作的持续稳定发展创造良好的条件，全面促进档案资源的有效利用。

一、档案数字化管理工作的优势

对档案数字化管理进行研究和分析，发现在管理工作实践中，存在一定的优势和不足，而只有正确认识其优势和不足，才能够有效促进档案管理工作的全面优化开展，促进档案管理水平的提高。（一）有效增强立卷制度的执行能力。结合档案数字化管理工作的实际情况进行研究和分析，发现在全面推进数字化管理工作后，档案管理部门能够借助数字化管理技术逐步转变传统档案管理工作的弊端，并积极尝试引入更为先进的管理思想，促进整体管理水平的提高。具体来说，在传统档案管理工作实践中，档案立卷归档工作是最重要的工作内容之一，并且借助档案立卷归档工作的开展，能够有效提高档案管理工作的规范性和标准性，促进档案管理水平的提高。但是在传统工作中，受到技术水平的限制，立卷归档工作的落实效果不理想，无法保证立卷归档工作的水平，对档案综合管理工作的全面优化产生了一定的不良影响。而借助数字化管理技术，档案立卷归档管理水平能够得到显著的提高，在实际管理工作中对立卷归档制度的执行能力也会进一步强化，能够为档案管理工作的全面优化开展提供相应的支持和辅助。简言之，在探索数字化管理工作后，档案立卷归档工作的网络化管理水平能够得到一定的提高，相关管理人员利用计算机将各类型数据信息输入到电脑中完成归档工作，能够有效保证立卷归档工作的实际效果。（二）能够实现对档案资料整理时间的有效控制。在传统的档案管理工作实践中，相关工作人员一般在固定的时间和地点开展档案资源的管理工作，档案管理工作受到极大的限制，不利于档案管理效率的提高和整体管理水平的提升，对档案资源的有效利用也产生着一定的不良影响。而在积极尝试引入数字化管理技术后，原有档案管理工作的时空限制逐渐弱化，档案管理人员可以随时随地应用信息技术开展档案管理工作，并完成对电子档案的存储。档案管理工作效率得到了显著的提高，对档案管理工作的现代化建设和发展产生着至关重要的影响。（三）循序渐进提高档案查询效率。在信息技术得到飞速发展的社会背景下，档案资源的利用受到高度关注，所以对档案资源的管理和使用也逐渐发展成为相关工作人员重点关注的问题，对档案管理工作的优化开展提出了更高的要求。在此社会背景下，档案查询和借阅工作之间成为档案管理工作的重点项目，只有保证档案查询和借阅工作的优化开展，才能够为档案资源的有效利用提供相应的支持。而数字化档案管理技术的引入，能够创造更为便捷的档案查询和借阅平台，为档案查询工作的开展创造良好的条件，促进查询效率的全面提高。

二、档案数字化管理工作存在的弊端

对档案数字化管理工作存在的弊端和不良影响因素进行统筹研究，发现其弊端主要在以下方面有所体现，要想提高档案数字化管理效果，就应该对弊端进行有效的规避。首先，档案数字化管理存在明显的风险性特征，在开展档案数字化管理工作的过程中，电脑病毒、黑客等会对档案信息安全产生一定的威胁，如果没有树立良好的安全保障意识，就极有可能导致档案数字化管理工作的推进受到极大的限制，档案资源的利用率受到不良影响。其次，电子文件档案的存储载体存在较强的制约性，对计算机软硬件设施表现出较强的依赖性，并且受到软硬件设施不断更新的影响，传统的电子文件档案在发展过程中可能会出现与新软件不相容的问题，不利于档案资源的长久管理和有效利用。再次，档案管理工作法律效力问题。数字档案具有明显的特殊性，其内容极易被篡改，因此在应用数字档案资源的过程中，数字档案资源的法律效力受到一定的限制，不利于整体管理水平的提高。所以在开展数字档案管理工作的过程中，应该注意结合具体的问题进行系统的研究和分析，并制定合理化措施，希望能够促进管理现状的改善和整体管理水平的提高。

三、结语

综上所述，在当前社会背景下，应该正确认识档案数字化管理工作的优势和不足，进而结合其优势和不足，积极探索发挥其优势、规避其不足的措施，希望能够循序渐进地改善档案管理工作现状，促进档案管理水平的整体性提高，为我国档案管理工作的全面优化开展提供相应的支持和保障。

作者:董平 单位:天津市北辰区疾病预防控制中心

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