科研机构的科技管理

1科研机构科技管理信息化现状

科技管理信息化是应用信息技术,开发科技管理信息综合平台，科研人员和科技管理人员通过平台对科技信息进行共享和管理，改变科技信息获取、交流、管理的方式，实现科学技术研究、科技信息交流、科技信息管理的网络化，提高科技管理工作的效率和水平，是实现科研机构现代化建设的重要组成部分[2]。随着信息技术的发展和普及，各行各业对利用信息技术的热情和呼声越来越高，科研机构也不例外。然而，全国大部门科研机构的信息化建设水平依然落后于科研工作的实际需求。随着近些年计算机网络技术的普及，简单的计算机文字、数字统计软件在科研机构得到广泛的应用，例如微软的Word和Excel等办公软件，但这些软件只适用于普通的办公应用，面对海量科技管理信息日益复杂的处理需求，简单的计算机办公软件越来越不能满足科技管理人员的使用需求。一些科研机构自行开发或购买了一系列科技管理信息系统，这些系统普遍是针对科技管理的某一领域开发的，例如项目预算管理系统、项目经费执行系统、科技成果转化系统、研究生管理系统等。这些信息系统虽然实现了科技管理子领域信息化，但一方面只能解决科技管理某个子领域的信息化建设，另外系统本身往往存在很多使用上的不便，更重要是不能通过关联信息实现各系统之间的互联互通，导致科技管理信息的利用不能最大化、最便利化。因此，根据不同科研机构的需求，搭建一个集合科技管理各子领域功能需求、实现科技管理信息互联互通、适合科研机构实际需求的科技管理信息综合平台迫在眉睫。

2科技管理信息化建设的必要性

2.1科技管理信息化的投入产出

任何一种新事物的诞生都需要忍受淘汰旧事物的阵痛、承受创建新事物的投入，科技管理信息化建设也不例外。传统的科技管理方法已经根深蒂固，尽管科技管理人员知道目前工作方法的种种弊端，但是改变固有的工作方法还会产生一系列的不适应，然而信息化建设是大势所趋，科技管理工作方式的改变也是时代需求。科技管理信息化建设需要时间、资金、人力的投入。平台的搭建无论是作为科研项目的成果，还是财政拨款直接建设，科研机构上级行政部门都需要为此投入资金，根据各科研机构科技管理工作需求的差异以及信息化水平要求的高地，投入资金的规模也不一而同。除此之外，构建科技管理信息综合平台需要前期调研、系统设计、调试运行、使用培训和后期维护，这些工作需要耗费平台构建技术人员、科研机构各级领导、专家和科技管理人员大量的时间和人力。时间和人力是一种无形的投入成本。科技管理信息化建设的产出包括很多方面。随着科技管理信息化建设的推进，科研工作者和科技管理工作者的工作效率全面提高，科研机构的管理和监管大幅提升，实现科研项目全过程管理，实施科研经费全程监督，便于科技信息汇总统计，利于领导监管决策。从而改善科研机构管理水平、促进科研成果转化力度、提升科研机构创新能力、提高科研机构整体实力。

2.2科技管理信息化的实际效用

科技管理信息化建设的推进，将改善科技管理工作流程，提高科技管理工作效率；科研人员和科技管理人员可随时随地跟踪科研信息的最新进展，科研机构领导可实时查阅本单位科研信息整体情况，实现了信息的动态管理，便于及时决策；通过科技管理信息平台，一方面加强了科研人员之间以及科技管理人员之间信息的交互，另外通过信息平台可以实现科研信息与外界的沟通交流，便于及时掌握行业最新动向，利于科研成果转化；科技管理信息平台不仅便于搜集处理信息，更便于科研人员查询、发表信息，提供透明的交互平台，构建开放的科技管理体系。

3科技管理信息化建设构想

科技管理信息系统的构建首先需要对科技管理业务进行抽象，然后应用信息技术构建科技管理信息系统将抽象的科技管理业务重新展现，并且在构建信息系统的过程中优化科技管理实际业务，打造一个集科学性、合理性、实用性为一体的科技管理信息系统。通过梳理业务，找出科研机构共有的科技管理业务，结合本科研机构的实际业务需求，搭建一个集合多个子系统的科技管理信息系统。包含如下4个子系统：

3.1科研项目管理系统

科研项目是每个科研机构的命脉，管理好科研项目，既可以保证科研项目顺利实施、多出成果，也可以促进科研机构的长远发展。每个科研项目通常都会经历申请、立项、拨款、研究、验收、鉴定和申报成果等过程，涉及科研机构各个部门的职能[3]。只有各职能部门与项目组之间信息交流通畅，才能保证上述科研过程的稳步进行。该子系统对科研项目的申请、立项、拨款、研究、验收、鉴定进行全过程的管理，对科研机构每个科研项目进行编号，项目组人员将项目进展情况实时录入系统，构建一个科研机构科技项目动态数据库。系统根据项目前期预期与项目实际进展情况，向项目组人员和科技管理人员发出通知，便于各部门对项目实施管理，项目组成员与科技管理工作人员可以通过系统实现高效沟通，最终实现科研项目的自动化管理。

3.2科技成果管理系统

科技成果是科研机构科技工作产出的总称，包含科技奖励、鉴定结果、、软件著作权、行业标准、成果专利等等。面对数量庞大且各具特点的科研成果，做好科技成果管理工作具有一定难度。此科技成果管理系统涵盖科研机构所有科研成果的成果类型、获取时间、获得人员、对应项目等信息，根据不同成果类型，获取不同信息内容。实现对科研成果的自动分类、分析统计等功能，实现科技成果管理信息化。

3.3研究生管理系统

国内很多科研机构还承担着培养研究生的工作。研究生管理细致且复杂。在研究生培养过程中，涉及研究生信息、研究生导师信息、研究生培养环节各项工作以及研究生培养信息管理等。针对研究生管理工作的以上特点，本系统应具备以下功能：研究生信息管理、研究生导师信息管理、研究生培养管理、研究生答辩管理、研究生培养信息管理等功能。其中研究生培养管理又分研究生开题、中期管理。系统包含的范围广、内容细，需要梳理研究生培养的工作内容，探寻各项工作的逻辑关系，搭建科学合理的研究生管理信息子系统。

3.4外事管理系统

随着时代的发展，大量国内科研机构与国外高等院校、科研机构开展合作研究，“走出去”探索本领域最新科研动态，“引进来”获取本领域最新科研成果。对外合作已经成为国内科研机构打破固有格局，寻求重大突破的切入点。外事工作也越来越多得收到重视。外事管理系统主要实现对本科研机构外事信息的构建、管理、分析工作。需要科研机构项目组成员与外事管理人员合作，搭建本机构外事信息数据库，便于外事信息资料的查找、分析和利用。起到对本机构外事工作的辅助作用。、随着发展，科研工作也在实时变化，科技管理工作必须及时满足科研工作变化带来的新需求，这就需要我们的科技管理信息系统便于修改和更新，以便适应科技管理工作变化的动态需求。

4科技管理信息化建设的建议

4.1确定科技管理信息化建设的目标

科技管理信息化建设范围可大可小、程度可深可浅、时间可长可短。不同科研机构可以根据自身实际情况，确定科技管理信息化建设的内容。做任何事情都需要有个目标，长期也好，短期也罢，信息化建设也是如此。科研机构需要经过充分调研确定通过科技管理信息化建设达到的预期效果，可以根据实际需求制定阶段性目标，各个击破，最终实现科技管理信息化建设的总体目标。

4.2科技管理信息化数据库的建设

完善系统的科技信息室科技管理信息化建设的根本。数据是信息化建设的源头。不论是否开展科技管理信息化建设，我们都需要加强对科研数据建设的重视。科研活动会产生大量的数据信息，不是所有数据信息都需要保存，根据科技管理对科技活动信息的需求，有取舍的保存这些数据信息，进一步完善科技管理信息数据库，为科技管理信息化建设提供可靠的数据来源[4]。

4.3加强科技管理人员培训

科研机构科技管理人员的知识结构、专业背景、文化水平各不相同。实现科技管理信息化最终还是需要科技管理人员的实际操作，具体操作人员的总体知识构成也会影响科技管理信息系统的使用。因此，在构建科技管理信息系统的同时，需要对科技管理人员开展培训，加强信息技术基本知识、科研项目管理和科技管理方法等内容的学习，扩大科技管理人员知识储备，适应科技管理系统实际操作需求。

4.4适应科技管理信息化的科技管理模式和科技管理规章制度

科技管理信息化建设必然会对传统科技管理带来改变，不论是内容、方法还是流程都会产生变化。针对科技管理系统带来的变化，对科技管理模式和科技管理规章制度进行调整，以便于满足科技管理信息系统的实际需求，提高科技管理信息系统的使用效率，提升科技管理工作的整体水平。

5结语

综上所述，科研机构科技管理信息化建设是时代的产物，是不可逆转的潮流，需要全体科技人员在科研实践中探索前进。信息化建设没有固定模式，科研机构要实事求是、量体裁衣，选择适合本机构的信息化建设方案，目标明确，分段实施，建立高效的科技管理信息系统，以提升科研机构的整体管理水平，为建设现代科研机构提供强有力的支撑。

作者：黄敏单位：中国农业科学院农业信息研究所