档案管理价值研究

摘要：科技的进步加快互联网技术在各个领域的推广与应用。档案管理是社会发展的重要组成部分，深受信息技术的影响，尤其是大数据时代，传统档案管理模式已显滞后，难以适应现代社会发展的要求。为此，要积极完善档案管理工作，依托信息化优势加大电子档案管理模式的推广，最大限度地提升档案应用效率，发挥档案管理的社会价值。

关键词：大数据时代；档案管理；价值提升

立足科技飞速发展的今天，互联网技术不断完善，对新时期档案管理有效性影响巨大。基于大数据环境，档案管理的突出特点是电子化与数字化，突显信息技术的应用价值。依赖网络化的管理，为使用者提供更加便捷的服务，管理成果突出。面对档案管理数据化的趋势，要重视应用全新的网络化技术结构，强化档案信息的科学管理，为档案价值的体现创造更加有力的条件。

一、基于大数据时代对档案管理信息化价值的阐述

（一）大数据时代档案管理面临的新变化。大数据时代使档案管理面临新的环境。首先，传统纸质档案已显滞后性。鉴于此，档案管理理论急需调整与改变，突破传统束缚。其次，信息数据服务得到全面发展。数据时代的档案管理更加趋于多元化与社会化，开放程度增强，网络化成为档案信息服务的新趋势。最后，档案管理手段发生变化。将档案管理中涉及的信息收集、储存以及整合任务全部集中在数字化环境中完成。（二）档案管理信息化是适应时展的必然要求。随着时代的进步，科技影响力遍及各个领域，档案管理面临新的要求，在开放性与资源共享性方面的需求日益增强。为了更好地适应这一发展趋势，档案管理需要重视构建更加开放的管理系统，紧跟时展节奏，积极完善，切实提升档案管理工作效率。（三）档案管理信息化为决策者提供更加可靠和全面的信息支持。立足档案管理本质进行分析，档案代表的是资源的集合，是对社会各个领域发展状况的详细记录。对行业发展而言，任何决策的制定都离不开大量信息数据的支持和佐证，只有保证信息的准确性与全面性，才能形成准确的判断，避免决策失误，保证决策与时展的契合性。立足海量信息资源，构建多元化方案，在分析对比之后，进行择优选择，增强决策的科学性。随着电子化档案在各行各业中的普及，使用者能够以更加快捷的方式进行档案的查找与使用，档案服务更具有针对性，信息可靠性增强，为决策的制定提供更加有力的信息支持。

二、如何促进大数据时代下档案管理的价值提升

（一）突破传统档案管理思维的束缚，树立全新的档案管理理念。在传统档案管理工作中，焦点放在小数据管理中。发展到大数据时代，更加关注档案数据的多元化与完整性。因此，要从观念上对新时期的档案管理进行思考。档案数据的价值在于使用，并不局限在档案本身，也就是说，在重视原始档案数据收集整理的同时，还要对其潜在价值进行挖掘。大数据之所以得到推广，根本原因是有助于数据库价值的挖掘与应用。鉴于此，档案管理人员要适应新时期档案管理实践，树立主动服务思想，重视挖掘数据信息背后的价值，有效发挥档案信息对决策的指导性作用。另外，要增强对大数据的再认识，构建关联性思维，善于掌握数据之间的关系，实现数据管理由粗放型向精细型的转化，在数据的作用下，为各行各业的发展提供可靠性数据，增强预测能力，促使其向着智慧方向发展。具体讲，要明确档案管理发展现状，对管理中存在的问题和不足端正认识，严格控制档案开发、管理等环节，为构建数字化的档案管理模式创造有利条件。（二）推动档案管理信息化与行业信息化的全面融合。鉴于大数据的深远影响，档案信息化建设需要重视专业机构的组建。信息化的档案极具多元化特点，为了保证整体建设的顺利进行，档案管理者要给予正确的指导和支持，强化协作，部门间积极交流合作。也就是说，档案管理工作的开展需要与行业整体信息化发展相融合，成为这一领域信息化总体规划的一部分。只有加强档案信息化建设，才能实现档案信息化与行业发展的积极融合，有效发挥档案资源的价值，为整个行业决策的制定提供有力的技术支持。例如，立足企业发展，档案信息对企业经营管理意义重大，能够在研发阶段、经营领域以及管理中发挥效能。只有对档案进行高效开发与应用，才能为企业收益的获取提供巨大支持。（三）夯实档案基础业务建设。为了推动档案信息化与数字化的发展，基础业务的支持不可缺少，它是档案信息化建设的先决条件。以企业为例，其档案基础业务的开展会受到一些不良因素的影响，因此要重视制定有效的应对措施，积极加以完善，避免档案管理水平不均衡的现象。对企业而言，在经营过程中，如果能够认识到档案管理的价值，重视提升管理人员的素质和能力，那么，企业整体管理水平就会得到有效提升，对经济受益的获取意义重大。在相当长一段时间内，整个社会对档案管理的认识存在误区，将档案管理工作简单地理解为档案的保管，忽视其作用的多元化。一旦档案管理制度缺乏完善性，抑或是档案整体规范性不足，将导致档案基础工作较为薄弱，很难满足企业对档案的实际需求，档案价值无法体现。因此，要充分认识档案管理工作的重要性，夯实基础业务建设，强化管理体制的健全与完善，提升档案管理规范化水平，加快标准化建设，为档案信息化建设创设更加稳固的基础。（四）结合档案管理信息化发展实践加强标准规范建设。档案管理信息化发展道路需要标准与规范的约束，属于基础性的要求。但是，立足档案管理实践，信息化管理标准急需完善，甚至存在标准匮乏的现象。为此，要制定信息化标准，构建相应管理制度与体系，严格遵循规范与原则，促使档案能够以更加合理的方式归档。另外，要对数字化档案工作流程进行科学管理，强化管理行为的规范性，避免档案重复建设，保证档案信息化建设有章可循，维护整体工作的高效性。（五）重视档案管理人员综合素养的提升。档案信息化建设技术要求较高，因此整个工作的开展离不开高素质的综合性人才。档案人员要准确掌握信息化建设的要求，针对工作人员的素质开展全方位的培训，在巩固档案管理专业技能的同时，提升计算机应用水平，培养高素质的复合型人才。（六）发挥大数据技术对档案资源安全的保障性作用。与传统档案管理相比较，大数据背景下的档案管理工作大大加强了档案资源的安全系数，有利于提升档案管理的工作效率，促进档案管理成本的全面优化。与此同时，大数据时代的档案信息主要以压缩存储的方式存在，信息安全也受到一定的威胁，因此需要强化档案资源的安全性管理，采取多样性的安全管理措施，强化管理的规范性，维护档案资源的安全性。在大数据时代背景下，档案管理工作面临机遇与挑战并存的局面。因此，要善于抓住机会，发现信息技术在档案管理实践中的价值，将大数据的优势有效应用在档案管理中，促进档案资源深层次开发与利用。基于此，结合新时期档案事业发展实践，扩大交流与共享，转变档案管理思想和管理模式，积极创新，构建完善的管理机制，从根本上促使档案事业能够适应大数据时代，充分发挥自身的社会价值。

参考文献：

[1]博斯旦•吐尔逊.关于档案管理工作的几点建议[J].科技经济导刊，2016(21):194+191.

[2]张莹光.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].知音励志，2016(23):246.

作者:陈茹 单位:广东省微生物研究所