档案管理制度论文

1．高职院校档案管理目前存在的普遍问题

1.1缺乏专业的档案技术管理人员

目前，很多高职院校认为档案工作人员可有可无，因此设置的工作人员往往都是兼职人员，这些兼职人员大部分都为非档案专业毕业，档案专业知识和业务能力不足。由于对档案管理工作的不重视，没有定期让这些工作人员参加档案专业知识培训，因而这些工作人员缺少对档案管理知识系统的学习，也缺少对档案管理工作的专业研究，极大地阻碍了高职院校档案工作的发展。

1.2档案收集和存储不及时

一些高校的档案工作存在收集和存储不及时的问题。一些反映学校发展变化、教学、科研、人事变动的档案材料未能及时收集、补充和更，这就导致无法准确反应学校发展业绩和人员变动情况，对未来的使用查找也存在诸多不便。

1.3档案管理制度和程序不规范

高职院校由于某些历史原因，档案管理工作普遍还存在制度规范不健全，程序混乱，管理手段落后等问题。一些学校档案利用规范缺失，档案管理部门权责不清，存在脱节情况。还存在归档材料规格不统一，纸张不统一，分类和装订不统一，不便于整理的问题。

1.4档案管理程度落后

由于大部分高职院校目前都以实现了信息化、网络化、自动化办公，虽然档案管理部门配备了先进的计算机设备，但是很多高校仍旧将档案管理工作停留于纸质管理层面，没有进行电子文档和网络化管理，从档案收集、整理到储存仍然采取纸质上交模式，既浪费资源，又影响工作进度，现代化的管理技术和手段没有被普遍应用于档案管理工作中，这与现代教育事业的发展不同步。

2.高职院校档案管理制度的系统化建设内容

高职院校档案管理工作要想形成系统化、制度化管理，必须涵盖全方面的、科学的、整体性强的制度管理建设内容体系，笔者认为，至少包括以下几方面：

2.1机构设置

要做好高职院校档案管理制度的建设工作，对档案工作归属和管理部门的划分至少要清晰。目前，较合理的高职院校档案部门应归属于校办或领导授权的教务处分管，同时在学校隶属教育局办公室的指导、监督、检查下开展综合工作。而档案室，作为处理学校档案工作的综合部门，要负责收集、整理、分类、统计、保管、催收、存档学校的各级各类档案和相关资料，并及时为需要部门提供档案服务。

2.2人员配备

档案室要配备专业对口、素质高、业务能力强的专职档案人员，如需人员调动，要按照先配后调的原则，做好档案管理的交接工作。档案管理人员要按照国家对档案管理工作的方针政策工作，对工作尽职尽责，学校对档案管理人员也要按上级要求定期培训和送出学习，并按国家规定，实行专业技术职务聘任制，不断提高档案管理人员的素质和业务能力。

2.3硬件条件

各高职院校要设置室内宽敞、门类齐全、高效运转的综合档案室用来存放和保管档案。在此基础上要加大资金投入力度，将档案工作经费列入学校预算，配备必需的计算机、密集架、档案柜、复印机等管理装置和设备并引入档案管理电子系统。

2.4制度体系

无规矩不成方圆。在硬件条件配备齐全的基础上，要加强软环境建设，制定档案管理制度和使用流程。（1）建立归档制度，要求每个部门定期将每项重要活动整理出完整而系统的文件材料。（2）学校档案室要定期催收各部门具有保存、查考、利用价值的各种门类与载体的文件材料，收集整理后集中存档。（3）档案室按照部门分类实行立卷制度，并排列出目录并编排张号以及备考表，装订后存档。存档后要对所有收集的档案进行分类，排列并编号，以便检索时便于查找。每年还要定期编写统一格式的档案年鉴。（4）除部门档案外，个人的教学、科研获奖等方面的文件材料如需存档，须按规定向档案部门提交，集中管理。（5）档案室每年要定期进行档案的检查和鉴定工作，对档案资料进行定期检查，对损坏或字迹不清的档案，要及时修补，对那些已经不具备保存价值的档案文件要征得领导批准后，及时销毁。

2.5奖惩措施

要按照十八大精神要求，建立激励和约束制度。档案室及其工作人员也应列入各高校奖励评优范围之内，对工作效率高，表现优秀的员工给予奖励。对违反《中华人民共和国档案法》的行为和工作表现不佳的档案管理人员，要及时予以惩处和更换人员。

3.做好电子档案管理工作是加强高职院校档案管理制度建设的有效效措

3.1提高对档案工作信息化建设的重视

档案工作信息化和现代化发展是计算机网络技术应用的必然产物。因此，要加大经费投入，配备必需的现代化设备，加快档案室的数字化建设。各高职院校对除纸质版以外的其他形式的档案如照片、视频等文件都可采用现代信息处理技术进行数字化存储，建立全文数字库和多媒体数据库，以便未来档案信息的查询，不断提高档案工作的效率和质量。

3.2引进先进的信息技术

电子档案要采取办公系统传输归档的办法，要求档案管理人员必须具备熟练操作办公OA软件的能力，并及时关注和掌握电子文件的传输动态，避免信息存储不完整等情况和问题的发生，加强电子文件归档管理。

3.3采取将纸质档案与电子档案一并归档的存档形式

建议目前高职院校将存档的OA办公系统生成的电子文件同时转化为纸质档案存档，以加强存档文件的完整性，避免由于目前电子档案管理措施不健全所引起的归档不完善的问题。除此之外，在转化为纸质档案的过程中，要增加相关责任人签署意见的环节，保证档案管理过程规范，权责明确，万无一失。

3.4加强电子档案的安全性管理

电子档案一经使用，安全性成为至关重要的问题。第一，要保证电子档案存储介质安全，档案室环境适应，存储介质要保证不受外力和磁场影响。尤其在复制电子档案时，要保持电子档案原貌，必要时要采取一定的认证措施。第二，要求专人定期检查电子档案的存储情况，尤其对不常使用的电子档案更要定期查看，以免档案损毁。

作者：郝针登单位：包头轻工职业技术学院