电子档案归档及管理创新研究

随着办公自动化的全面发展与广泛应用，传统的以纸墨、照相等形成和传递的机关公文及企业信息、图纸、文献资料等通过电子计算机转换成了电子文献资料、电子图书、电子公文等电子文件，将电子文件进行归档生成了电子档案。而档案是档案管理部门不可或缺的工作之一，所以加强档案管理的创新刻不容缓。

1电子档案归档的方法

1.1促使档案管理者与计算机的联合归档

随着办公自动化、信息化、数字化进程的不断加快，计算机系统朝着集中、统一的管理模式发展，摒弃了以往的档案管理模式，将重心放在了工作效率的提升上。而这些目标的实现需要档案管理工作者和信息管理工作者彼此加强交流与协作，创建统一的网络平台，实现电子档案管理的统一化，使信息管理系统成为电子档案的汇集点，然后将档案归档工作交由熟练计算机技术的档案管理者负责，以此来保证档案管理的有效性。这里需要说明一点，任何的归档都必须严格根据档案馆的基本要求来明确具体的文件，从而产生统一的标准，为档案管理者的归档、分类、整理等工作提供便捷。档案管理者在获取相关文件后，应及时将该文件输入到硬盘中并保存，不可在网上进行下载，以免降低档案数据的真实性。

1.2构建完善的电子档案归档制度

开展电子档案归档工作时，档案馆应始终将以人为本作为基本的管理理念，培养一支具有较高的职业素质及专业水平的档案管理团队，同时构建一套完善的电子档案归档制度，以方便处理电子档案归档过程中出现的疑难问题。电子档案归档部门实际工作中应做到以下几点。首先，培养档案管理工作者的互联网意识。由于大部分档案管理工作者从事档案管理工作的时间较长，延用着过去的档案管理理念，而随着档案信息资源的丰富化，使其劳动强度增加，这不但影响了整体的工作效率，还降低了其工作的积极性。所以，电子档案归档部门有必要培养工作人员的互联网意识，充分认识电子归档的重要性，从而掌握更多先进的技术，保证工作的时效性。其次，建立健全详细的制度。一套完善的、切实可行的电子档案归档制度为档案管理工作的有序开展提供了坚实的保证，也有助于增强档案管理工作者的工作效率，降低错误率。最后，将档案归档制度落到实处。只有制度得到贯彻和落实，电子档案归档工作才能循序渐进地进行，所以要求有关部门要采用监管机制等手段，促使档案归档工作者将制度落到实处，这也是提高工作效率的前提条件，不容忽视。

2电子档案管理创新的方法

2.1创新整理电子文件

电子文件整理是电子档案管理工作的基础项目，应按类别对电子文件进行划分，首先做好分类排序工作。其主要对磁性载体传递的零散、杂乱的电子文件进行详细的分类和标引，形成有序的电子文件存储格式，电子文件归档工作者负责文件名称、分类等电子文件的著录标引。而著录标引是电子文件整理中需要重视的过程，其质量的好坏会对今后电子档案的保管和利用带来影响。实际整理时，可能会出现文件格式需要重新编排或者重新组合的问题，而格式的转换会对数据造成一定的损坏，电子文件的真实性将受到质疑。在现代技术的迅速发展下，归档工作者与档案管理部门在整理电子档案时，应着重避免由格式转换导致的问题的发生，提高电子文件的真实可靠性。其次要具备相应的数据库；细分各电子文件并一一编号，进行针对性管理。根据单位实际的情况及电子文件的内容提出健全分类编号的方案，各电子文件要有单独的号码，这样所有的电子文件就能形成有机的整体。

2.2创新保存、维护电子档案

一是确保电子档案的原始性。在遇到部分比较特殊的电子档案时，应在原始格式的基础上还原显示。通常的做法有：将电子档案及其相关的软件和应用系统一并存储；对原始档案的电子图像进行存储；对电子档案的打印、输出加以存储。二是高效检测与维护电子档案载体。由于电子档案载体，尤其是磁性载体这部分，常常会遭到保存环境的干扰，所以必须在一定时期内通过等距抽样或随机抽样的手段检测、拷贝存储的所有电子档案。首先对载体外表进行细致检查，看其有无变形、是否存在污垢等问题。其次开展逻辑检测工作，通过相关的检测软件获取载体信息并校验。加强管理电子档案的检测和维护工作至关重要，因为一旦出现操作失误，就会损坏存储的电子档案，引起不可挽回的损失。

3结语

随着社会的快速进步与发展，电子档案管理的工作模式、理念等也应做到全面的改变，与时俱进。其要通过先进的计算机与互联网技术，推动档案管理向数字化、信息化迈进，提高档案归档及其管理工作的效率，降低失误率，保证档案的真实完整性及其管理的实效性。

作者:袁春岚 单位:烟台市规划信息中心

参考文献:

［1］刘立.实施电子文件的有效管理确保电子档案的真实完整［J］.档案学研究,2013(2).

［2］姚小菊.对高职院校电子档案管理的探析［J］.佳木斯职业学院学报，2015(2).

［3］廖英华.城建档案馆网站功能扩展是建设工程电子档案归档平台建设的有效途径［J］.城建档案,2014(8).