饮用水源地环境档案管理规范化研究

[摘要]随着社会的快速发展，环境档案管理部门事项不断增多，这在很大程度上增加了档案管理的工作量。就现阶段广西集中式饮用水源地环境档案管理情况来看，还存在档案控制力不足、档案管理质量较低、监控手段缺乏等问题，亟待对档案管理模式进行创新和完善，构建出规范化的框架管理体系。基于此，以广西集中式饮用水源地为例，对该地区环境档案管理存在的问题进行分析，提出档案管理规范化框架的构建策略，致力于提升档案管理效率。

[关键词]广西集中式饮用水源地；环境档案；管理规范化

1.引言

信息时代的到来对广西集中式饮用水源地环境档案管理工作提出了更高的要求，不仅需要相关工作人员在工作实践中实现创新，同样需要相应的信息技术创新，以构建出全新的管理模式，实现环境档案管理的规范化，并在此过程中建立规范化管理流程，加强改革创新，在降低人力、物力财力消耗的同时，提升环境档案管理水平，实现档案资源的整合和利用，全面提升档案管理工作效率。

2.广西集中式饮用水源地环境档案概述

环境档案记载各种环境监测过程中记录的具备保存价值的信息，主要包括数据、文字、图标及照片。环境档案来源于规定的区域，即环境监测领域，就广西集中式饮用水源地而言，就主要涵盖该地区以内、在环境监测活动中形成的第一手资料，是环境管理中最为直接的历史记录，具备较强的可靠性。环境档案包括以下特点：首先是完整性，环境监测管理是一个连续性的过程，环境档案保护了这一过程中形成的所有档案，所有的记录档案的格式必须统一、文字和图表必须清晰，并建立完整的更改、补充制度，全方位确保环境档案的准确性。

3.广西集中式饮用水源地环境档案管理的现状

3.1环境档案管理规范化制度的落实较差。近些年来由于水源地环境监测部门制度的变革，导致环境档案管理人员频繁调动，再加上没有相应的培训，档案管理人员对于业务的操作流程不够熟悉，很难胜任环境档案管理工作。而在归档、转档等情况中没有按照手续办事，存在一定的档案密封性较差以及档案造假的情况，这对档案的真实性和隐私性造成了较大的影响。3.2管理不够规范，档案管理意识有待提升。广西集中式饮用水源地环境档案管理人员没有严格遵守“环境档案管理材料收集归档规定”办事，且一些管理部门缺乏具体的实施细则，就算有相关规则，也不过是流于形式，档案管理人员只是充当档案的保管员。此外，一些人员对于档案管理意识不足也是一大问题，对于相关档案材料没有及时收集和归档，导致其中部分档案出现丢失或者损坏，较为显著的就是环境监测材料的丢失。而在档案的记录当中，存在填写格式不规范，填写内容过于随意以及审核标准不准确等，这就直接导致环境档案的管理工作不够严格和细致，存在一定的客观随意性，不利于向上层单位提供第一手资料。3.3档案管理较为分散。首先是由于近几年来管理机构改革导致环境档案管理较为分散，比如广西集中式饮用水源地的在职人员档案以及退休人员的档案管理，这些管理只是停留在不丢失的状况。其次是管理档案的硬件设备不够完善，设施的配置不到位，到不到相关规定标准，管理手段和管理设备都还停留在一个十分落后的水平，不利于档案现代化管理的实现。而随着信息时代的到来，环境档案管理事务量不断增大，一些管理部门在选择档案管理设备时还具有较大的随意性，多数采用因地制宜的存储原则，还在采用原始的手工操作，不仅现代化水平较低，还使得在档案查询或者管理当中十分繁琐，极大地增加了工作量。

4.广西集中式饮用水源地环境档案的规范化管理策略

4.1完善硬件设备，规范管理制度。广西集中式饮用水源地规范化管理制度首先需要完善相关的基础硬件设备，注重硬件等方面基础设备的完善，这是保证档案完整的前提条件，并根据“环境档案工作条例”中的有关规定，建立出一个坚固的、防水防火的专用档案库，并且档案库中要按照每20平米一千卷的规格进行资料的摆放，其中还要配置灭火器等工具。这是管理条例的明文规定，需要将环境档案进行统一集中管理，做到档案的放置、档案的查阅以及办公进行分开管理，将管理库中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。档案库内还有必要配置计算机或者打印机等现代化办公设备，并在此基础上解决办公室拥挤或者资金投入不到位等方面的问题，防止出现多部门多人员监管，却无一人负责的情况出现，管理的错位或者交叉也会极大地影响到档案管理质量和效率。其次是注重管理制度的建设，环境档案管理部门需要建立一个档案归档整理、人员职责以及检查核对制度，并将这些制度落实到实处。4.2构建档案管理责任制度。按照《档案法》的规定，实行统一领导、分级管理的原则，广西集中式饮用水源地环境档案人员要确保项目档案的齐全、完整、准确、系统、规范及安全保管和有效利用。其次实行项目法人负责制，明确分管领导和项目档案管理体制和工作程序。确保档案管理与环境监测建设同步进行，做到“三纳入”、“四参加”、“五同步”。“三纳入”工作主要包括纳入环境监测工作的各项规章制度、工作计划及流程；纳入环境监测的日常管理；纳入环境监测的岗位责任制、经济责任制。其次，做好“四参加”，即相关管理人员参加设备、材料技术协议的洽商；参加环境监测过程；参加环境监测的评价等。“四新”成果的积累、开发。4.3提升档案管理人员的信息管理水平。广西集中式饮用水源地环境档案管理的专职人员一定要具备一定的管理经验或者专业知识。首先，需要大力进行对环境档案管理工作的宣传，提升全体管理人员对档案管理的认识，让其意识到环境档案管理的重要性。其次就是设备的现代化，当今时代是信息时代，各种信息手段和管理方式层出不穷，这就需要管理部门引进先进的管理手段，让在职员工具备一定的计算机操作能力，让其能够胜任现代化管理工作的需要，此外，还可以通过培训的方式不断提升管理人员的管理素质和专业水平，保证其岗位的稳定性。4.4档案管理工作的现代化和信息化。信息时代最注重的就是信息技术现代化，随着当今社会的快速发展，利用计算机和信息网络进行档案管理是时代变化的必然趋势，同时也是实现档案管理现代化必经之路。首先，管理部门可以利用扫描仪或者计算机等现代技术，将档案以数字信息的方式输入到计算机当中，将纸质文字、图片上的信息全面转化为数字信息，实现纸质档案和数字档案的并存。其次就是对管理档案的信息管理系统进行完善，建立出一个巨大的数据库，采用相关的管理软件进行档案目录的编制，这不仅极大了档案的管理效率，还有利于档案信息的检索，对提升环境档案信息的实效性有重大意义。4.5保证档案内容的真实和准确。信息管理模式更加注重信息的真实性，广西集中式饮用水源地环境档案管理人员一定要遵守相关规定，实事求是的对档案进行严格把关，不断提升档案的真实性以及价值。一位合格的档案管理人员要具备一定的政治敏感度，然后是具备较高的责任意识，要对每一年度的环境资料进行严格鉴别，防止其中混入弄虚作假的文件进入，保证档案的准确性和真实性。4.6对相关管理内容再度充实，提升环境档案的利用率。广西集中式饮用水源地首先需要做的就是不断充实环境档案资料，在信息化的新形势下，需要采用相应的档案管理措施来提升档案的利用价值。管理人员需要根据相应的制度特点进行改革，具有针对性和创造性地展开管理工作，有选择性地进行档案材料当中内容和项目的开发，不断扩大环境档案的收集内容，这些内容不仅包括环境监测的基本信息，还需要包含一些典型特征，需要反映出环境管理的真实情况。4.7严格按照环境档案规范化管理流程。档案材料需要各科人员在进行整理之后上交档案室存档，档案管理人员必须同意开展鉴定、分类、整理立卷等工作，严格按照“中国环境保护档案管理规范”进行组卷。首先要清理文件资料，从某项检测工作的全过程形成的具备价值的文件资料，在经过清理、重组之后进行分类组卷。其次是分类整理排序，广西集中式饮用水源地采用“年度-问题-保管期限”的分类办法，即首先将归档材料根据年度进行分类，再根据不同的问题进行分类，在问题之后按照保管期限分类，该办法的好处就是每年的档案能够按照顺序依次上架，不需要预备留空，库房的管理及检索都十分便捷，且遵循纸质档案在前，光盘档案在后的顺序。三是质量要求，广西集中式饮用水源地环境档案原件内容必须真实且准确，对于已经损毁的文件，需要及时修正，在档案转移时，需要双方共同签字，从根本上确保档案不会丢失，并确定档案的管理责任。四是页码编写，环境档案必须要按照页数进行编码，只要有文字或者图表的档案都需要进行编码，并采用阿拉伯数字，避免空号或者重复的事件发生。最后是目录编写和小标题编写，每一份环境档案资料都需要拟定标题，没有标题的档案需要根据内容重新拟定，在标题的拟定过程中，需要遵循简洁、精炼的原则。具体规范化管理流程如图1所示：

5.结语

新时代的到来给广西集中式饮用水源地环境档案管理工作带来了极大的机遇，同时也带来了较大的挑战，需要管理部门抓住这些机遇，搭建出高效、全新的信息管理系统，对管理人员进行观念上的更新，并根据当下档案管理工作的发展趋势，在创新管理制度的同时实现档案管理的规范化、现代化，实现档案资源的整合和利用，全面提升环境档案管理工作效率。

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作者:张少梅 李昆明 黄小佳 周诗翔 单位:广西壮族自治区生态环境监测中心