行政事业单位信息化档案管理研究

摘要：大数据背景下，信息传播速度越来越快，档案管理也愈发重要。行政事业单位应当改变传统的纸质档案管理模式，积极推动档案管理的信息化发展，加强对信息化档案管理手段的科学利用，优化档案管理流程，提高档案管理质量。本文即对大数据背景下行政事业单位的信息化档案管理展开研究，并提出相应的实践策略。

关键词：大数据；行政事业单位；信息化；档案管理

在大数据背景下，信息化水平不断提高，传统的档案管理模式已经很难迎合时展的需求，因而有必要朝着信息化管理的方向发展。信息化档案管理对行政事业单位的发展有着直接的推动作用，不仅能够实现文字信息的数据转换，还可以减轻档案管理人员的工作压力，延长档案信息的保存时间，利于集中整合档案管理信息。但现阶段行政事业单位在信息化档案管理方面依旧存在很多问题，尤其是对信息化技术手段运用的不合理直接导致档案管理成效较差。在新时期的发展中，事业单位应当树立全新的档案管理理念，加强对现代化信息技术手段的合理应用，全面优化档案管理工作，提高档案管理工作质量。

一、大数据背景下行政事业单位信息化档案管理存在的问题

（一）档案管理机制不完善

现阶段，大多数行政事业单位的档案管理工作的开展都未有效结合大数据的发展状况，也没有构建完善的档案管理机制。由于长期缺乏对档案管理工作的重视度，即便是档案管理人员也没有真正意识到档案管理信息化的重要性。再加上行政事业单位的档案管理工作本身较为枯燥，在没有足够重视的状况下，档案管理人员很难集中精力于日常的档案管理活动中，这不利于档案管理的信息化发展，从而造成整体的信息化水平非常低。虽然一部分行政事业单位已经针对档案管理机制的不足之处进行了完善，但并未充分结合实际的档案管理状况，许多机制缺乏实用性，档案管理人员也没有严格按照制定的机制完成日常的档案管理工作，从而严重影响了档案管理信息化的发展。

（二）档案管理信息化水平较低

在大数据背景下，信息技术水平得到了整体性提升，但档案信息化管理工作没有得到真正落实，也未将先进的信息化技术运用到档案管理活动中。现阶段，行政事业单位的档案管理现代化水平之所以不高，很大一部分原因是由于档案管理流程过于繁琐，再加上缺乏技术设备的支持，一些档案管理软件甚至不具备档案信息传递和共享的功能，因而制约了行政事业单位档案管理信息化水平的提升。

（三）档案管理人员信息化素质和意识有待增强

档案管理人员的专业素质会对档案管理质量产生直接的影响，因而推动档案管理的信息化发展同样离不开高素质的档案管理人员。在大数据背景下，行政事业单位的档案管理人员应当逐步完善自身的专业素质，并且具备良好的计算机档案管理技术。但从现阶段的行政事业单位状况来看，大多数档案管理人员的专业素质都不是很高，在信息化档案管理方面的实践能力整体较弱。一些档案管理人员甚至认为，档案管理在行政事业单位的整体运营发展中发挥的作用非常小，因而缺失应有的责任意识，致使很难推动档案管理的科学发展。

（四）档案开发利用问题较多

在大数据背景下，行政事业单位许多档案管理工作的开展都需要依赖计算机技术实现。档案管理信息化发展不仅能够给档案管理人员的工作开展提供更多便利，也有助于档案资料的深层次开发与应用。但网络信息环境本身存在诸多安全影响因素，一旦计算机硬盘出现故障，便会给档案信息的安全性带来影响，导致档案资料出现缺失的情况。同时，现阶段行政事业单位档案信息应用水平尚需要提升，许多档案管理部门依旧习惯于采用传统的纸质档案管理模式，对信息化档案管理手段则没有太多关注。

二、大数据环境下加强行政事业单位档案信息化管理的策略

（一）构建完善的信息化档案管理机制

为了切实推动行政事业单位档案信息化工作的科学发展，有必要转变传统的档案管理理念，加强对档案管理工作的重视，有效监管日常的档案管理行为，充分调动档案管理人员的工作积极性，让档案管理人员认识到档案管理对推动行政事业单位发展的重要性，从而树立良好的责任意识。同时，行政事业单位还应结合自身档案信息化管理与发展需求，适当调整档案管理方法，科学利用现代化技术和设备满足信息化发展需求，构建完善的信息化档案管理机制，从而对档案管理人员的行为形成约束，确保档案管理工作的有序进行。

（二）提高档案管理的信息化水平

在大数据背景下，行政事业单位的档案管理工作面临着更多的挑战。为了合理应对新时期的各种挑战，行政事业单位应当结合自身的实际发展状况，加强对现代化信息技术的合理应用，全面优化信息化档案管理流程，推动档案管理与信息技术的一体化发展。由于档案管理的信息化需要有良好的软硬件基础设施，因而行政事业单位还需要对档案管理进行优化，要求档案管理人员掌握一定的计算机操作技术，并且熟练运用各种信息化档案管理设施，从而真正提高事业单位档案管理的信息化水平。此外，互联网本身是档案管理信息化的核心所在，行政事业单位还要推动办公系统与档案管理系统的融合，确保所有档案资料与信息都能实现快速传递与分享，实现其利用价值。

（三）提升档案管理人员的信息化素养

档案管理人员的信息化素养将对档案管理质量有直接的影响，因此行政事业单位应当加强档案管理人员的信息化培训工作，提高其专业素养。为了引导档案管理人员形成良好的自主学习意识与能力，行政事业单位可以采取激励策略，通过奖惩机制来引导档案管理人员参与到日常的信息化档案管理学习活动中，并对表现良好的档案管理人员提供适当的福利和奖励。除了专业素养方面的培育外，还应关注档案管理人员的道德修养，培养其责任意识，要求其学习先进的档案管理理念，为形成更加良好的档案服务体系贡献一己之力。

（四）加强档案利用

在行政事业单位的发展中，档案管理发挥着非常重要的作用，不仅可以为各项业务活动的进行提供参考，还能够为领导的决策形成基础依据。为了加强对档案信息资料的利用，行政事业单位应合理开发一些档案信息资料的使用软件，不断更新软件功能，优化查询和检阅系统，提升对档案资料信息的利用程度，深层次挖掘档案资料的潜在价值。总而言之，在大数据环境下，信息技术成为推动档案管理发展的核心所在，其能够提高档案管理的科学有效性，也可以逐步转变档案管理形式。因而行政事业单位应认识到档案管理信息化建设的重要性，并积极采取现代化档案管理手段，加强对各类信息化设备的科学运用，优化档案管理流程，构建完善的档案管理机制，稳步提升事业单位的档案管理水平。

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作者：张才 单位：通榆县殡葬管理所