二维码技术在档案管理中应用

摘要：现代档案种类繁多，利用二维码对档案资源进行管理，能够提升档案工作效率。本文分析了二维码技术在档案管理中的价值，并对二维码在档案管理中的应用和风险进行了初步探讨。

关键词：二维码；档案管理

如今档案管理日趋复杂，人民群众对档案需求也日益丰富，要求档案管理要不断地创新档案工作方式，拓宽档案服务内容。在互联网时代，移动终端得以普及，二维码以其独特的优势逐渐被人们所接受。二维码是用某种特定的几何图形，按一定规律在平面（二维方向上）分布的黑白相间的图形记录数据符号信息。能够在横向和纵向两个方位同时以图形表达信息，因此能在很小的面积内表达大量的信息，可容纳多达1850个大写字母，或2710个数字或1108个字节，或500多个汉字。它主要具备大容量、尺寸小、识别率高、成本低的特点，而这些特点在档案管理中可以发挥独特作用。

1二维码技术对档案工作中的作用和意义

1.1提供了新的信息传播方式。根据工业和信息化部公布的数据，截止到2017年7月，我国智能手机的普及率已达66%以上，通过手机上网的用户占总体网民数的80%以上。手机凭借其便捷性、智能性逐渐成为人们上网的首选工具，二维码也因此成为了信息传播的新途径，在档案管理工作中扮演了重要角色。二维码本身具备容量大、成本低、方便快捷等特点，同时还具备着一定的保密性，在手机中的应用十分普遍，而这些特点也恰巧吻合了档案管理工作的特点。目前，人们对二维码的应用接受程度已经很高，将二维码应用到档案管理工作中，不仅是档案管理工作发展的内在需求，弥补了档案管理工作的各种不足，同时也能够满足人们日益丰富的档案利用需求。

1.2提升了档案管理的效率。在现代档案管理工作体系中，要对不同种类的档案进行有区别有特色的管理，这样才能够充分地发挥档案的价值。但这也存在很多问题，就是如何对这些档案进行有针对性的分类和编录，而二维码就提供了一个很好的思路，它可以针对不同类型的档案进行数字化的编码，之后再通过可视化的方式呈现出来，当需要使用时就可以通过扫描二维码获取相关档案信息，大大提升了档案工作效率。此外，档案传输工作也可以获得极大的便利，当进行大规模档案的传输时，对网络要求较高且需要耗费过多时间。而借助二维码，可先将档案保存在线上，仅需将二维码传输给对方就能够达成信息的传递，大大提升了工作效率。

1.3促进档案服务的开发。在工作效率得以提升的基础上，二维码还能促进档案服务的进一步开发。对于利用者来说，在档案基本完成信息化之后，档案的查阅等操作已十分便捷，但从具体的利用场景上来看，通过二维码，利用者仅仅需要通过手机进行扫描，就能够实现档案资料的查阅，而对于档案管理部门来说，提供二维码比提供APP服务或线上服务成本要低的多。

2二维码在档案工作中的应用

从二维码的特点和对档案工作的作用来看，它在档案工作的不同阶段都能够发挥相应的价值。

2.1档案信息资源整理阶段。二维码在档案整理阶段的应用，重点是将档案资料和档案检索结合起来。将相应的二维码标识在档案资料的封面，这种标识能够被电脑或者手机识别，除了包含档案的一些基本信息外，还可以直接显示档案所处的位置。此外，二维码还能够将更为复杂的信息进行数字编码，如图像、指纹、影音等，且二维码的容量和呈现方式都更加多元。二维码则可以突破数字限制，提供完整的摘要和目录信息等，方便管理人员和利用者。

2.2档案管理阶段。在档案管理阶段使用二维码，能够大大简化管理流程，提升管理效率，这主要体现在以下几个方面：一是简化档案检索工作；二是提供更大的存储空间和更丰富的编码方式；三是当档案变动时，能够通过更新二维码实现再次定位，减少工作量；四是二维码能够提供更丰富的信息，这也在一定程度上增加了档案对比的准确度；五是二维码能够有效地减少管理成本，减少纸质资源的浪费。

2.3身份识别。身份识别是二维码最为普遍的应用于档案工作中的一项技术，在上文中已经提到贵阳市人才服务中心通过身份识别进行档案查询工作。身份识别在档案工作中的应用主要体现在两个方面：一是管理端。工作人员通过扫描二维码进行身份和权限的识别或者管理系统的登录，简化了工作流程，也可以对相关工作人员的信息进行查询；二是服务端。用户可以通过二维码身份识别登录APP或者在线网站进行档案资料的查阅，简化了输入账户密码这一操作。

3二维码技术应用于档案工作存在的问题

3.1信息安全问题。二维码本身具备较高的安全性，其信息安全问题主要体现在用户上。在档案工作中使用二维码传播信息，提供二维码供用户扫描以获取相关档案内容十分便捷。但这一过程很容易被不法分子所利用，不法分子通过伪造、覆盖二维码诱导用户扫描，然后设置相应的支付链接骗取钱财的案例屡见不鲜。对于普通的档案利用者来说，正确鉴别和验证二维码的可靠性难度大，每一张二维码图像看似普通，实则包含了复杂的信息，利用者辨认起来很不方便，同时普通利用者对于二维码存在的安全隐患通常不够了解，因此很容易遭受损失。目前二维码信息安全问题主要体现在四个方面：一是二维码可视化风险。不法分子易通过手机病毒的方式截屏盗取或欺骗获取用户付款码，或四处张贴伪造商户的收款码，非法获取资金；二是易携带恶意代码的风险。二维码不仅可以存储档案资源信息，同时也能够存储恶意程序代码、非法链接等等，普通用户很难从表面就对非法信息进行辨别；三是信息单向交互的风险。二维码技术目前还只能实现信息的单向传送，即不法分子在进行信息劫持时，只需要实现利用者与档案馆、档案馆与后台的单向验证，在此过程中产生的劫持和信息安全问题很难第一时间就被用户获知；四是扫码设备安全强度低的问题。一般来说二维码对于扫码设备的要求都很低，在利用者本身信息安全意识不强情况下，很容易发生信息安全问题。

3.2缺乏国内二维码标准设计。目前，二维码的应用标准主要来自于国外的技术产品，而在档案的管理工作当中，也没有明确的二维码规范标准，如美国的PDF417和日本的QH码，其编码的基础多为英语语言环境，汉字方面的设计还较为缺乏。而对于档案管理工作来说，古文献等历史文化档案是档案管理的重要内容，国内汉字标准的缺乏不仅给这部分工作带来了极大的不便，同时也不利于档案管理特色的二维码技术的应用，一些特色的二维码应用及拓展服务无从开展。

4促进二维码技术应用于档案工作的途径

4.1提升信息安全保障能力。在档案管理中使用二维码，信息安全保障的重点是个人信息安全意识的提升。在管理队伍内部，要做好信息安全普及工作，让二维码的信息安全风险、使用注意事项深入每个工作人员的内心，让其在工作过程中树立起良好的信息安全意识，不随意扫描二维码、不随意泄露个人信息相关的二维码。在进行档案服务时，要注重对用户信息安全意识的培育，在二维码旁放置正确扫码后的例图或者防止警示标语，提升用户对二维码信息安全的意识。对于用户来说，当用户遭遇安全问题时，应该先确认在支付的哪个环节产生了问题，明确责任归属。

4.2进行二维码标准研究。一是要选择适当档案工作的二维码编码方式。二维码编码方式多种多样，且主要内容以文字为主，因此在档案二维码编码的选择上，要根据档案工作的特点，选取保密性强、容量大、纠错能力强、识别精度高的编码方式。二是要编制数据元开放说明目录。此项工作不光针对二维码，同样在网络开放工作中也需要有相应的指导性规范。可按格式逐一明确，在档案开放利用中作为依据。数据元ID、数据元名称定义来源，有保密要求加密要求的部分数据元，需要采取加密方式进行传递，加密方式和策略的选择，在档案开放工作中需要加以特别的重视。三是二维码机制的标准化。将二维码标准加入档案信息管理体系中，确定相应的软件标准、硬件标准和印刷标准。在软件标准方面要将二维码管理体系作为档案管理体系的重要环节。在印刷方面需要根据应用系统所预期的信息容纳量、识别精度、识别能力等指标，明确相应的印刷标准。

4.3拓展档案服务方式。二维码技术在档案服务中有着巨大的应用潜力，档案管理部门应充分认识二维码的特性，结合当前服务工作的具体需要，进一步拓展档案服务方式。如可以在实物档案展览时将展品的文字和影像资料进行编码，参观者通过扫码查看展品的相关信息。又如将档案业务办理编码，通过扫描二维码实时查询业务办理的状态等等。总之，要将二维码与档案数字化服务相结合，以简化操作流程、拓宽使用场景、丰富使用方式为主进行档案服务的拓展工作。

参考文献：

［1］吴小竞.二维码在档案管理中的应用探讨［J］.档案天地，2014（7）：38—39.

［2］陶金，闫宁.二维码在档案信息化中的应用［C］.沈阳科学学术年会暨中国汽车产业集聚区发展与合作论坛.2014.

［3］李朝洋.二维码技术在档案领域中的应用研究［J］.上海档案，2013（6）：22—24.

作者:黄晓云 单位:广西交通职业技术学院