如何提升中职学校档案管理工作

摘要:受传统思想的制约，我国中职学校普遍不重视档案管理工作，经常出现丢失档案数据或保存不当等的情况，对中职学校的档案管理工作造成一定的影响。因此中职学校应该根据实际情况，采取合理的措施做好档案管理工作，为学校的发展奠定坚实的基础。本文阐述了提升中职学校档案管理工作的途径，以供参考。

关键词:中职学校;档案管理;提升;途径

一、提升中职学校档案管理工作的重要性

档案作为记录和保存信息的重要方式，发挥着不可忽视的作用。中职学校包括教师学生等较多的档案信息资料，这些信息资料有助于领导根据教师的教学情况合理的安排教学。因为档案资料信息包含了文字、图片、视频等形式，所以中职学校强化档案和管理，可以使学校的管理水平得到有效的提升，并通过对教师基本信息的掌握，为领导工作和学校的发展提供理论依据和参考。

二、提升中职学校档案管理工作的途径

(一)提高全员的档案意识。(1)强化宣传。有效的宣传可以使中职学校的师生提高档案工作重要性的认识。可以邀请专业档案教师、专业档案机构人员、本校或其他档案管理人员等专业的档案人员到学校开展讲座，为大家详细讲述档案工作的作用、价值、重要性及开展档案管理工作的途径，通过加强宣传教育，使全员树立起科学的档案意识;(2)开展有效的培训。定期为档案管理专兼职人员开展相关的培训，通过培训其专业知识、工作职责和职业道德，使档案管理专兼职人员的档案意识和专业素养得到提升，推动中职学校档案管理工作逐渐向标准化、专业化的方向发展。(二)完善档案管理的工作机制。中职学校想要使档案管理工作更加有效，首先需要对档案管理工作提高认识，学校应该组织全员通过对相关法规的学习，对档案管理工作系统加深了解，并通过对相关法律知识扩大宣传的力度，使全员加强中职学校发展中档案管理工作的重要性的认识，并对档案管理工作引起重视。同时还应该建立档案管理机构，进一步健全完善考核和应该绩效的机制，中职领导作为主要负责档案管理机构的工作者，应该联合各处室和负责人积极参与，并在各个中职学校的科室设置，包括工会、团总支、培训处、教务处、政教处等的兼职档案员。另外，还应建立健全的考核与评估绩效的机制，通过细化考核指标，使其可操作性进一步提升，并根据实际情况采取合理的措施奖励和处罚档案管理工作达标与不达标的部门，使档案管理借阅、立卷与保密更加具有规定性、标准性和条例性。(三)健全完善档案室的硬件设施。想要使中职学校档案管理工作得到有效的提升，必须要重视相关硬件建设。中职学校既需要建立专门的档案室，还应该配备如通信系统、用户终端、数据库管理、检索服务系统等齐全的档案管理的设备设施，并对各种设备系统进行分类管理和存放。中职学校应该为档案室建立完善的硬件设施，并妥善的进行管理，对其防潮、防霉、防尘、防虫、防光、防火、防盗、防高温等引起充分的重视。另外还应建立档案信息网络，使档案信息管理更加规范，并使档案材料的使用效率进一步得到提升。(四)提升档案管理的现代化水平。当前中职学校的档案管理工作应该随着网络时代的飞速发展，而逐渐向网络化、信息化发展。学校领导应该把档案材料作为提升管理工作的重要信息资源，建立完善的档案管理现代化体系和运行机制，并购置如复印机、打印机、扫描仪、传真机、存储器、信息检索终端等现代化办公设施，使档案管理的现代化水平得到提升。另外中职学校为进一步提升档案服务质量，还应该在档案信息数据程序软件、处理数据库和档案信息的系统等方面加强投资，建立完善的档案工作网络。(五)努力提高档案管理人员的工作能力。(1)通过各种途径加强档案管理人员对档案管理工作重要性的认识。因为档案管理工作的专业性比较强，对档案管理人员的责任心要求较高，所以中职学校应该站在培养并提高档案管理人员职业道德和敬业精神的角度，使档案管理人员求真务实、乐于奉献的精神得以加强。中职学校还应该重视档案管理人员的培训和教育工作，对档案管理人员的专业理论知识和档案管理水平具有较高的要求，并要求档案管理人员认真对待如《档案法》、《档案人员职业道德》等相关法律法规的学习，明确自身工作的相关责任和义务。档案管理人员应该明确自身收集、归档、整理、积累档案资料等的职责，同时中职学校为了使档案管理人员的本职工作更加切合实际，还应该建立检查和考核相关档案管理人员的健全的档案管理组织领导体系;(2)应建立在职教育长效管理制度，使档案管理人员享受在职教育培训的同时提升档案管理水平，如可以组织档案局举办相关的培训班，在档案管理人员评定职称中加入其在职教育的成绩，合理量化考核的结果，并根据实际情况奖励或处罚部门科室。

三、结语

综上所述，中职学校科学合理的档案管理工作发挥着重要的作用，它可以使学生思想认识得到提升，加快改革教学体制的步伐，为学生步入社会提供历史依据提供了坚实的基础，所以相关人员应对当前中职档案管理工作的问题引起高度重视，通过强化宣传及管理制度的制定，用科技手段提升学生收集和管理档案的质量及录入和保管档案的水平，使中职学校的档案管理工作发挥出最大的价值。

参考文献:

［1］曹丽英．中职学校档案管理工作存在的问题探讨［J］．科教文汇(上旬刊)，2017(07):144～146．

［2］关敏然．中职学校档案管理工作存在的问题及对策［J］．办公室业务，2017(19):112．

［3］赵吉鹏．如何加强中职学校学生档案管理工作［J］．高考，2017(30):297．582

作者:韩珍 单位:海南省银行学校