如何加强新形势下的档案管理工作

摘要：随着社会经济的快速发展和社会信息化逐渐增强，档案的管理工作显得日益重要，档案管理工作已经成为一项基础性工作，这就需要在日常工作中要对档案管理工作进行足够的重视，本文主要对新形势下档案管理工作加强的方法进行探讨，以使档案管理工作趋于完善。

关键词：新形势；档案管理；工作；加强

1引言

档案管理工作是进行各项工作的基础，尤其是在各项财政工作的执行过程中，档案管理工作显得尤为重要。而在当前信息高速发展的新形势下，需要我们对档案管理工作进行加强，为其他财政工作的进行奠定基础。以下将探讨在新形势下，如何加强财政部门的档案管理工作。

2加强领导对档案管理工作的重视

单位领导作为财政单位各项管理工作的指挥者和导向者，在各项管理工作中发挥着极为重要的作用，而对于档案管理这种基础性工作，也需要单位领导的大力支持。并且单位领导应该了解并掌握档案管理的分工情况，以对档案管理工作进行合理的部署，并组织相关管理人员形成档案管理系统，使档案管理工作系统化、全面化。因此，需要单位领导在档案管理工作中，对参与人员的工作进行明确合理的分配，并且单位领导应该对档案管理工作进行有效的指导和监督。

3完善档案管理体制

3.1加强电子档案的建设

目前的档案管理大多数存在于纸质档案，而纸质档案的缺点也比较多，例如，纸质档案的保存工作就是其自身最大的难题，纸质档案的保存应该放置干燥的位置，尽量避免潮湿，以防止因受潮使纸质档案受损或是字迹变得模糊不清，除此之外，纸质档案比较占空间，且容易和其他档案混淆，保管起来相当麻烦，若出现意外事故，纸质档案便损毁无遗。由于纸质档案存在诸多缺点，而电子档案具有便于管理，安全性较高的优点，并且电子档案备份的过程也比较简单快捷，同时也迎合了现代化档案管理的发展方向。所以应该加强电子档案的建设，使得单位由纸质档案向电子档案方向进行转变。

3.2做好档案的分类管理

财政部门的档案具有种类多，内容复杂的特点，如不进行合理的分类，对其管理的难度就会上升，并且在档案管理方面还会出现混乱的状态。因此，可以将不同类别的档案进行分类分组管理，使档案的类别、层次、信息分明，与此同时，还要对各类档案进行归档。

3.3健全档案管理制度

档案管理工作不仅是一项基础性工作，而且还是一项重要性工作，所以，档案管理人员应该对档案的管理进行重视，为了使档案的管理规范化、有效化，必须完善相应的档案管理制度，通过制度来配合档案的管理工作。因此，首先，可以完善档案管理机构，选出档案管理的总负责人，并对每个档案管理人员的工作职责进行分配。其次，应建立档案保管制度，做好各项档案的归档、分类和登记。最后，需要完善档案借阅制度，档案的借阅只允许内部人员进行借阅，借阅时做好必要的登记。3.4做好档案的录入工作档案的录入事关档案资料的准确性，尤其是作为财政部门，相关的财政档案更加需要准确无误的录入，每次将档案资料进行录入之后，还要进行复核，经确认无误后方可存档。

4加强档案管理人员的能力和水平

档案的管理工作需要由专业的人员来进行管理，并且在新形势下档案管理的要求和难度有所加强，档案管理由单一化向多样化方向转变，档案的形式应由纸质化向数字化和电子化方向转变，因此传统的档案管理模式已不再适用于新形势下的档案管理，必须采用现代化的管理方式来对档案进行有效的管理，档案管理的要求得到提升，并且档案管理的难度也越来越大，这就要求作为一名档案管理人员，必须审时度势，顺应新形势下的管理模式，努力地学习先进的档案管理方法，努力提升自身的档案管理水平，提高档案管理的能力，将档案管理工作做得有条不紊。

5做好档案的使用管理及更新管理

档案的使用范围非常广泛，几乎每一项工作都要对其进行使用，目前纸质化的档案在使用的过程中容易出现坏损、缺失等状况，而目前的电子档案却能够防止这一点发生，但在其他部门使用时，也应该做好使用的登记，并且在其他部门使用时，还应该标注档案使用的用途，坚决反对档案外流现象的发生，如发现存在此现象，应立即报告上级组织，并按照相关规章制度进行严格处理。在档案的管理过程中，档案中包含的各项信息不是一成不变的，可能会出现一些信息的变化，这就需要档案的管理人员及时对档案的信息进行更新，保证其档案信息的准确性。在完善和更新档案信息的过程中，还需要对补充和更新信息的真实度进行考证，坚决遏制一些虚假信息混入档案信息中，要保证档案信息真实可靠。

6提升档案管理的安全性

由于财政部门的档案存在一定的机密性，所以需要对档案做好保密工作的管理，并且还要做好备份防止出现档案丢失的现象。

6.1做好档案的保密工作

财政单位的档案资料具有一定的机密性，所以需要相关管理人员进行专门负责档案的保管工作，纸质档案材料的移交或是其他部门对纸质材料的使用，必须做好相应的登记工作，除此之外，极为重要的档案材料还应该单独进行妥善保管，并且需要由专人保管。

6.2做好档案的备份工作

档案管理人员也应该做好相应的备份工作，其主要的目的就是为了防止档案资料的丢失或者因某些原因出现档案的损毁。

7对档案管理工作进行执法管理

在进行档案管理的过程中，应该遵循《档案法》中的相关规定进行档案管理，依法查处以不正当的方式或是意图使用档案的做法，并对档案的使用进行严格的监督和控制，使档案得以正常管理和使用。

8结语

档案包含着单位机构重要的信息，档案也是进行其他工作的重要依据，在信息化高速发达的社会中，对档案的使用将会越来越频繁，也会越来越方便，但在建立和使用的过程中，一定要保证档案的安全，这就需要对档案进行全方位的管理工作，并对档案的管理工作进行加强，以保证档案的可用性和安全性。

作者:田培英 单位:山西省阳泉市盂县财政局会计核算中心

参考文献

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[2]吴学琼.浅谈如何加强新形势下的档案管理工作[J].人力资源管理，2017(5).

[3]王述寅，张良.浅谈如何做好新形势下的档案管理工作[J].中国管理信息化，2014(24).