科研课题档案管理问题探讨

[摘要]本文通过对科研课题档案管理现状的分析，提出了把档案管理人员纳入科研项目研发团队，“一岗双责”在进行科研课题档案管理研究的同时，也负责科研课题档案管理工作，这是科研课题档案管理的新方法；同时探讨了新的管理方式给档案管理、科研管理带来的优越性，为进一步解放思想、探索科研课题档案管理科学发展提供了良性循环的新思路。随着科研、生产、管理等领域信息化程度的不断深入，纸质、电子及其它载体的档案资料急剧增加。作为国家重要核心档案资源——科研课题档案的管理情况如何呢？2011年笔者参与了中国兵器工业集团公司档案管理指导检查巡视组，在检查中发现，企事业单位存在着不注重科研课题档案文件材料归档的问题。

一、科研课题档案的管理现状与分析

通过巡视检查发现，部分企事业单位科研课题档案文件材料的归档工作管理水平有待提升，科研项目立项、研制、成果申报过程中形成的大量资料归档不全，个别单位的档案甚至散存在研发部门，档案部门没有进行有效的控制，只将科研成果证书归进了企业信用档案中。此情况在企业中尤为突出。国家和企业花费了大量资金进行科技研究，有的项目最后发展到产品定型，还有大量的研究只停留在研制阶段，这些前期研制过程中形成的大量资料没有归档，对于已经定型的产品档案来说仅仅是不完整，而对于那些停留在研制阶段的项目来说，随着研究人员工作调整，时间一长，资料的齐全完整难以保障，给国家、企业造成了巨大的损失。究其原因有两点：

(一)档案工作位置的后端性造成了科研课题档案管理意识淡薄

科研课题档案是科研工作真实的历史记录，它的作用主要在于研究中积累的技术知识、经验和教训的传承与借鉴。在研究阶段其作用的发挥不如情报、标准等效果明显，造成了企事业单位对科研课题档案重视不够，普遍存在重科研项目立项申请轻结题验收，重经费管理轻成果归档的情况。同时，工业企业主要以生产制造为主，因此档案人员从主观上把注意力都集中到成熟产品图纸与技术文件的归档上，忽视了科研课题档案文件材料的归档工作。

(二)知识产权保护管理与措施不到位，给科研课题档案文件材料的收集带来困难

科技成果就是生产力，关系着企业的与生存与发展。很多研究人员对于自己的研究数据、技术成果存放于档案部门有疑虑，认为不如自己保管安全、使用便利。更有甚者，为了保密，有些单位的产品配方只掌握在项目负责人手中。如何才能使研究人员放下思想包袱，提高科研课题档案文件材料的归档意识，笔者认为应当从管理方式上进行探讨。

二、科研课题档案管理新方法——档案管理人员纳入科研项目研发团队，“一岗双责”同时负责科研课题档案的管理与研究

科研课题档案作为一种无形资产，其价值在于其内容中所蕴含的知识，它不但是科研工作真实的历史记录，而且记载了其形成和积累的经验与教训，是重要的知识资源。档案管理本身就是对知识的一种管理，这一管理过程实际上是对档案这种显性知识的获取、积累、储存、保护、控制和开发。档案管理工作包括对档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等环节。而如何将科研活动中形成的档案材料收集、管理、利用起来，并通过建构一个量化与质化的知识系统，让这些资讯与知识透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断地回馈到科研项目知识系统内，形成永不间断的个人与组织的知识累积、循环，在科学研究中成为管理与应用的智慧资本，有助力于管理人员与科研人员做出正确的决策，这是档案管理研究的范畴。研究目标：通过对科研课题档案管理体系的研究，建立该项目档案科学的管理模式，规范档案材料收集、整理、保管和利用各环节管理流程并制定相应的管理制度，以此来监督、规范科研人员在项目研究过程中的归档行为，充分发挥档案管理人员的专业技能，实现对科研课题档案的科学管理；建立项目档案资料全图文、多媒体信息资源数据库，在参研单位范围内实现科研课题档案文件材料及时、准确、系统地归档及档案信息的动态、实时共享与利用开发；通过数模影像整合技术的研究，解决档案异质长期安全保存问题，节省存贮空间，提高管理效能。研究内容：1.开展科研课题档案管理体系的研究；2.研究建立科研课题档案资料全图文、多媒体信息资源数据库架构；3.开发科研课题档案数据库信息管理系统；4.科研课题档案信息动态编研与开发研究；5.开展科研课题档案数模影像整合技术研究。实施途径：

(一)科研课题档案管理体系建设

1.档案管理模式的研究。通过对项目所含课题、子课题之间的联系，按研究阶段应产生的文件材料种类、数量及参加研究单位、承担研究内容情况的分析，确定该项目档案的管理模式。可视档案类别的不同，选择不同的管理模式。2.档案管理流程的研究。按照档案收集、整理、鉴定、保管、检索及开发利用等工作环节，设计科研课题档案管理流程。3.档案标准规范体系建设。档案管理的标准规范与法规，包括管理标准、业务标准等，是科研课题档案管理体系建设的重要基础之一。结合科研课题档案管理体系的建设内容及形成的档案类别，在充分调研的基础上，根据国家标准和通用规范，选用或编制相关的标准规范。

(二)科研课题档案硬件基础

设施及档案数据库信息管理应用系统平台建设1.硬件基础设施建设。硬件基础设施的建设是建立档案资料全图文、多媒体信息资源数据库的物质基础。其中网络与硬件平台建设包括配置交换机、存储设备(虚拟磁带库)、具有并行处理和容错性能的服务器(包括WEB、FTP、数据库、文件等服务器)、档案数字化处理计算机或工作站以及其他数字加工设备等。2.档案数据库信息管理应用系统建设。应用软件系统应是一个可扩展的网络应用系统，具有采集、管理、存储、归档、利用等多种功能。

(三)科研课题档案资源库建设

包括文档数据库、多媒体数据库、专题数据库，各数据库由目录数据和全文数据组成。在数据库建设中可通过档案数据库信息管理应用系统与业务系统之间的接口，形成文档一体化系统，以电子文件元数据的形式实现在线自动形成和捕获，也可进行离线采集。

(四)科研课题档案信息动态编研与开发

根据科研进展情况，进行科研课题档案信息动态编研与开发，根据科研课题需求制作大事记、专题汇编、专题报告、研制工作简报等编研成果，实现跨行业在全体参研单位范围内的案信息资源共享，为项目管理和研究人员提供决策依据及数据参考。

(五)运用数模影像整合技术

(现代缩微技术)，实现科研课题档案异质灾害备份在数字技术高度发展的时代，缩微技术与数字技术紧密地结合起来的数模影像整合技术，充分地发挥缩微技术长于“存”、数字技术长于“用”的特点，通过利用数字存档系列设备和相应软件系统，将数字技术的特点——数字传输的快捷性、逻辑性和便利性，同缩微技术的稳定性、安全可靠性、永久性、真实性、经济性以及法律效力结合在一起，形成便于永久保管、安全稳定、具有凭证作用、体积小、易于异地保存、方便还原的缩微品，实现科研课题档案异质灾害备份，避免突发事件给档案安全带来的威胁。

三、“一岗双责”科研课题档案管理新方法的优越性

(一)确保了科研课题档案的完整、真实及有效

“一岗双责”的管理方式，从科技文件材料的形成到归档进行了全流程控制。专门制定的科研项目档案管理办法，要求将科研课题档案管理工作纳入到科研项目管理工作之中，同计划、同实施、同验收，明确归档时间，落实归档责任；通过调研、沟通、探讨、融合，解决了研究人员不确定研究阶段产生的文件材料哪些需要归档保存与档案管理人员不完全了解科研项目会产生哪些文件材料的沟通盲点，按科研项目研究里程碑节点制定归档范围，为研究人员归档提供可操作性依据；协助项目管理人员参与项目的节点验收工作，在明确提出纸质与电子文件审查意见的同时，对形成的科技文件材料进行现场收集，确保了科研课题档案的完整、真实及有效。

(二)提升了科研课题档案管理水平

“一岗双责”使档案人员参与研发工作有了档案专项研究经费来源，给建立科研课题档案全图文数据库提供了物质保障。通过人工输入、数据接口、数据转换、扫描、缩微(数模影像整合)等方式，对档案信息数据进行收集，建成具有分类排序、价值鉴定、数据校验、目录生成、数据统计、自动标引、打印输出、多途径检索的档案数据库信息管理系统，实现了科研课题档案资源管理信息化、数字化，使科研课题档案管理切实做到随时收集、准确鉴定、系统整理、科学编目、安全保管、便捷利用，提升了档案管理水平。

(三)促进了科研项目管理

随着与项目管理人员的紧密联系，将档案工作深入到科研项目归档文件材料的形成阶段。从文件形成源头抓起，编制项目管理文件资料格式汇编，使参研单位在研究过程中形成的项目管理文件，从内容到形式上做到了整齐划一；负责项目组上报纸质、电子文件种类、数量、格式、字体、内容完整性等方面的审核，提高了科研项目整体标准化、规范化、精细化管理水平；随着科研项目的进展进行大事记的编写，全面梳理了从立项至验收的工作历程，为项目管理人员开展工作、加强管理、总结经验提供参考，从而促进科研项目管理工作的高效开展。

(四)提升了档案人员的地位

将档案人员纳入科研项目研发团队，在充分发挥档案管理人员专业技能水平的同时，也提高了个人经济收入水平，激发了档案人员工作的积极性，增强了工作动力。随着档案工作者与科研技术人员、管理人员的联系日益紧密，档案管理工作逐步得到广泛认可，档案管理人员的地位逐步得到提升。可以说“一岗双责”的科研档案管理新方法，使档案管理人员实现经济及社会效益双丰收。军工企业作为中央企业，是国家战略性产业的关键组成，在坚持自主创新、协同攻关、切实推动武器装备研制生产和高技术产业实现跨越式发展中，奋力突破了一大批具有自主知识产权的核心技术和关键技术，全面提升了国防科技整体水平。同时也使军工企业档案资源得到了极大的充实，资源优势得到了极大的提升，档案工作面临着极大的发展机遇。科研课题档案管理工作要得到科学发展，就必须与时俱进，不断解放思想，开拓创新，探索管理新方法，使科研课题档案管理进入健康发展的良性循环。

作者:张丽宏 单位:中国兵器工业档案馆