智能化在高中档案管理中的应用

一、为什么要对高中档案实施信息化管理

随着教学改革的创新和发展，计算机网络技术已不可避免的成为了最大的驱动动力。当教学模式和方法都在不断更新的时候，传统档案管理由于没有信息化的管理方法而导致的效率低下，安全性差的问题让则我们愈发的发现需要改革。那么传统的档案管理主要存在哪些问题呢?首先我们从信息的录入说起，通常高中学校每年的升学、入学信息就是一个不容小觑的数量，同时伴随着教职工的任职、离职以及工作岗位的调度更使得信息录入工作变成了一个不小的工程。传统的管理模式下主要是依靠手工录入，这就要求大量的信息人员来担任录入工作，耗时且浪费人力。其次，随着管理人员自身工作的调度，常常会出现工作上的交接不到位从而导致信息不能很好的衔接，这样就容易造成信息的混乱，极大削弱了档案的安全性和真实性，对档案信息的使用也会产生非常不利的后果。随着年限的久远，很多档案是需要定期维护的，可是随着后期档案的不断增加，对前期档案的管理往往就会出现松懈，而且随着大量数据的冗余，对信息技术的查询就会更加困难。针对这些问题，信息化的管理技术都能相对进步不少，它可以利用计算机网络程序来简化人工操作，大大降低人工录入信息工作。同时它可以将数据递延，即使管理人员变动也不会对数据造成太大的影响，最重要的是计算机可以定期自行销毁无用的数据，进行分类管理，既能方便信息查询还有利于资源共享。

二、在高中档案管理中如何应用信息技术

档案作为宝贵的信息资源，是社会进一步发展的重要基础性资源。随着社会生产力的不断发展，对工作效率有了更高的要求。对于计算机可以高效管理信息档案我们上面已粗略提及，可是它在档案管理中都有哪些具体作用还是需要我们来一一详述的。首先可以利用它将现存数据进行全面普遍的认证，将信息数据在扫描录入的过程中存储到电脑中，这是传统管理手段向信息管理转换的普遍方式。很多学校建有自己的官方网站，而档案的管理数据就会包括在网站中，通过档案管理软件，将全校师生的信息录入专门封闭的档案库房，给每个人一个自己的编号。当学生想要查询自己的信息时只要打开网站，点击进入档案管理的站点，输入自己对应的学号和密码就可以对自己的信息进行查询，这样既便利了管理员的操作，也方便了师生了解自己的个人信息，间接帮助管理员核实信息管理工作的正确性。同时利用通过对档案信息资料的规范化管理不仅便于对档案信息资料的查询管理，也便于不同信息系统之间的数据交互，进一步拓展和扩大档案信息系统的应用范围。

三、加强信息化档案管理的相关措施

虽然信息化的管理措施有着极大的优越性，但是在使用的过程中我们仍然要做到相关的更新和加强措施，使它可以在原有的基础上不断的完善。首先从人员配备上，要提高管理员的专业技能知识，面对繁杂的人事资料和庞大的数据信息可以有条不紊的操作计算机程序，熟练掌握计算机技术对档案录入、核实的一系列操作流程。同时要求他们具有较高的专业素养和职业操守，在面对工作中的困难时可以努力寻找解决的办法，具备相当的安全意识，能有效预防并及时发现各种安全隐患，确保档案信息的高效、合理利用。其次，从硬件设施方面，要加大资金投入引进先进的机械和软硬件设备，建设网络管理数据库让全校人员可以参与数据的共享，确保学校档案信息可以实现无障碍的传递和服务。同时加强对相关关联数据的挖掘，让原有数据可以在程序的分析解算中被用于印证和核算，充分体现个性化、智能化特征，不断提升档案信息系统的智能化管理水平。

档案管理的智能化给我们的管理工作带来了极大的便利，我们可以通过不断的使用并更新信息技术提升档案管理效率，确保各种信息工具都能得到合理的使用。所以档案管理信息化就成为一种必然，加快完善档案信息化进程，有利于提高学校档案管理运作效率，降低人工成本，促进学校档案管理工作更好更快发展。

作者:刘振艳单位:黑龙江省大庆市红岗区招生办