档案管理现代化状况及趋向

当今世界已步入信息时代,随着信息的社会需求量急剧增加和信息社会功能的巨大变化,使大规模开发利用档案信息资源成为必然。这就要求档案部门要跟上时代的步伐,应用先进的计算机技术和网络通讯技术,实现档案管理现代化。实现档案管理现代化,一要有设备二要有人才,人才是关键。

1黄委计算机档案管理工作的现状及发展趋势

随着计算机技术的不断提高和发展,计算机的应用已渗透到各个领域。经过几年的艰苦努力,我委档案部门在计算机的使用方面已具有一定的规模和水平。全河共有综合档案科室160个,保管档案近百余万卷,其中80%以上的档案室都配备了计算机,部分大局院档案科室还建立了自己的数据库,档案工作基本上实现了计算机管理,有些单位还上了内部网。委档案馆建立了“治黄档案信息计算机管理与服务网络系统”,录入档案目录条目20余万条,图书目录库3万余条,期刊全文库有水利及相关专业文献204万篇,初步形成了以治黄信息为主体的覆盖国内水利信息的数字资源体系,并实现了档案信息系统与黄委办公自动化系统的连接,可以自动接收和处理办公自动化系统中的电子文件,这些数字资源已在我委内网上开放,我委办公网络覆盖范围内的委属各单位都可以登录查询。基本实现了档案检索、提供利用、利用统计电脑化,大大提高了工作效率。

黄委档案馆的“治黄档案信息计算机管理与服务网络系统”项目完成后,将在此基础上,应用先进的Intranet组网技术,充分利用委档案馆的馆藏资源,通过国际互联网(Internet)和虚拟专用网络,建立一个覆盖广泛的增值网络服务平台,建成一个虚拟的综合的数字档案馆和全河档案目录中心,为黄委领导及广大职工提供决策支持及信息服务。这样,既可以提高档案的利用水平,增加档案的馆藏量,实现资源共享,又能使档案管理信息化、自动化,提高工作效率。

2黄委计算机档案管理人员的状况

黄委现有专职档案人员218人,兼职档案人员498人,专职档案人员中35岁以下的有73人。据了解,在众多的档案人员中至今还没有一名从事计算机的专业人员,只有部分人员参加了黄委系统内部举办的计算机操作技术培训班。他们经过学习,虽初步掌握了电脑的基本理论和一般的操作技能,但也只能完成基本的计算机管理工作,对工作中出现的电脑硬件或软件问题还不能排除。也有少部分同志通过实践和学习,积累了丰富的经验,能够胜任目前的工作。但是,随着计算机知识更新的加快,硬件设备更新换代的加快,黄委档案的计算机管理将会出现一个崭新的局面。实现档案的网络化管理是我们的目标,这就需要大批计算机管理技术人才,根据档案部门的现有条件,靠引进计算机技术人才是不现实的,因此培养计算机应用人才成为档案部门的当务之急。

3如何培养黄委档案计算机管理技术人才

根据黄委档案的计算机管理发展的需要和档案干部的人员结构,培养计算机管理技术人才要实现长远规划和短期计划相结合,既要满足当前的急需,又要兼顾中长期发展的需求。

3.1利用委信息中心的设备和技术力量,举办短期电脑培训班

可计划在1~2年内举办三期初级班,让40岁以下的档案人员普遍接受一次电脑基础知识教育,初步掌握电脑基础知识和一般的操作技能,使他们能胜任一般的计算机管理工作。然后举办两期提高班,让有一定电脑基础知识和操作经验的档案人员参加学习,提高他们的电脑综合应用能力。

初级班对象:40岁以下并且未参加过电脑培训的档案人员。

教学目的:通过学习,使学员掌握电脑基本知识,掌握操作电脑的基本方法及简单软件的应用。

教学内容:中文录入法、OFFICE办公软件、WINDOWS、电脑著录。提高班对象:参加过初级班学习并且经过一年以上的电脑实际应用的档案人员。

教学目的:通过学习,提高学员电脑综合应用能力,使他们的操作技能得到进一步巩固和提高,掌握电脑维护的一般技能。

教学内容:操作系统及常用软件的安装和使用、多媒体、硬件维护。

3.2委托高校代培档案计算机管理专门人才

短期培训班只能满足当前的急需,随着我委档案管理的现代化和计算机技术的广泛应用,档案部门对计算机技术人才需求会越来越迫切。培训档案的计算机管理专门人才,光靠档案部门的自身力量是不行的,要充分利用地方高校雄厚的师资力量和先进的技术设备,委托他们为档案部门培养专门的计算机技术人才。根据我委档案部门具体情况和对计算机人才的需求,有目的地挑选档案系统中那些德才兼备、又具备计算机基础知识的年轻干部参加学习,经过系统学习掌握计算机专业知识,将来成为档案的计算机管理专门人才。根据黄委档案计算机管理发展的需要,应尽快委托地方高校举办一个电脑应用技术高级培训班。可采取讲授和自学相结合的教学方式,每次集中进行半个月的学习,全部课程在一年半内完成。教学内容应包括:

(1)数据库:数据库基本原理、Foxpro基本知识、运用Foxpro开发应用程序。

(2)网络技术:计算机网络基本概念、局域网的构造、Internet&Intranet、网络综合布线。

(3)主页制作:HTML简介、FrontPage。

(4)计算机硬件;计算机基本组成原理及结构、计算机故障排除方法,(5)计算机安全防护:计算机病毒及防治,计算机网络的安全,计算机日常维护。

3.3利用有关部门的技术力量,采取“请进来,走出去”的办法培养本部门的技术人才。

从档案部门目前所处的实际出发,解决计算机人才缺乏矛盾的另一可行做法是与委属有关单位及社会有关部门合作,送出一批有潜力的档案人员参与到他们的某些技术工作之中,或请他们中的一些专家帮助我们解决某些应用技术问题。经过一个时期的传帮带,可以培养一批计算机专门人才。实践证明这一做法行之有效的。黄委档案馆“治黄档案信息计算机管理与服务网络系统”初建时期,不论是设备安装,还是软件安装,委档案馆的相关工作人员都积极参与到其中。除此之外,还积极地向软件开发商提出了有价值的意见和建议,积极地参与了档案管理软件的开发与调试,熟练地掌握了这套管理系统,不但进一步了解了档案的有关知识和网络知识,而且还从中掌握了相关的计算机知识。经过几年的工作实践和刻苦学习,目前,他们已能自己设计、自己制作黄委档案馆主页,将来的维护工作也要靠他们自己完成。