电子文件对档案影响与策略

文件与档案是同一件事物的两个不同历史发展阶段的概念，这是文件与档案的区别与联系的根本点。电子文件与电子档案是产生不久的新概念、新事物，在电子文件与电子档案阶段，文件和档案在时间上、作用上、管理上的区别已逐渐缩小和模糊，在办公自动化条件下文档一体管理要逐渐实现电子文件与电子档案概念一体化，这对传统档案管理、档案学理论的研究将产生深远影响。

一、电子文件对于档案管理工作的重要性

(一)传统的档案工作是以纸质文件为工作对象的。档案文件形成之后，必须由文书部门把所需要的文件收集和整理立卷之后，交到学校档案管理进行部门收集、管理。通常情况下，以一年为一个周期进行一次归档。档案工作流程的出发点是档案立卷工作，也是文书工作和档案管理收藏工作的交结点。应用电脑之后，电子文件取代了纸质文件档案。电子文档由拟稿者直接输入电脑，并在电脑上直接进行改动，如果一经形成，就会马上存储到办公信息的数据中，并由档案技术人员存储、共享。这样的操作程序使得文件与档案之间不再有较明显的分界线。依赖于计算机系统的电子文件管理，包括操作软件系统以及其他软、硬件系统。这样，电子文件与他们结合在一起才能发挥应有的作用。也就是说，存储在电脑中的数据，必须通过相应的软件才能表现出它应有的信息状况。因此，电子文档的收集范围既包括程序文件，也包含数据类文件。

(二)档案工作的重点是档案的分类与管理。纸质文件档案只能够逐份整理，明确分类，整理成合适的档案。由于载体与电子文件是可以分离的。档案实体分类也可能被概念化的分类整理所取代。但是，在电信化的大环境下，传统文件的形成特点、内容都发生了很大的变化。电子文件是通过办公室自动化系统所进行的多角度、多方位，有效及迅速的程序，可以根据不同的需要进行自由组合。

(三)纸质文件的直读性使其归档时只需归档文件本身，而电子文件的机读性则要求在归档时不仅将电子文件本身的数字数据归档，其相对应的程序也应归档。电子文件的出现，使文档一体化管理成为顺理成章的事情，电子文件一经形成，就涉及到积累与归档的问题，文件经归档而转化为档案，成为集体与社会的记忆，所以，电子文件形成之初，就应对其价值进行评估与确认，这是文档一体化管理的基本要求之一。

(四)因为电子文档的保存与其自身价值和可读性直接相关，其鉴定的标准、内容、方法都发生了巨变。因而，其鉴定方法也无定论。最初的传统档案价值理论所涉及的分析范围也会相应加大范围。这就需要分析许多方面，如电子文件的操作和读取系统的链接。传统的档案价值鉴定理论，文件依据凭证与参考价值来确定文件的保管期。但是，电子文件虽然制作方便，但是会产生比以往更多的、更繁冗文件材料。但是其另一方面，不同人员可以根据不同的需要，存储数据与时事信息不断地补充和修补，正因为如此，就更难划定固定的保存期限。另外，电子信息载体的特殊模式，它的保存管理，要求、方法以及检索和对外使用方面都与传统的纸质文件会有诸多的不同。

(五)纸质文件的信息和载体，具有明确的看得见的存在形式，在保护方面严格按照档案借阅、保密制度执行。然而电子文件的利用率很高，它又是可以共享的资源，不会再受到时间与距离等诸多因素的影响，文件的载体和信息具有不稳定性和模糊性，易于修改，从而大大增加了保护工作的难度和复杂性。其保存条件和环境也与纸质档案不同。对于环境的防磁性与温湿度等条件要求非常高。

二、影响档案学管理的首要是电子文件

(一)电子文件的归档工作要严格遵循档案管理学。档案管理一方面表现在形式上，而另一面体现在内容中，都表现出原始的真实性。这也是它与图书、情报等其他信息的区别，并且具有法律凭证的作用。而电子档案从文档的开始起草到最后印发都在电脑上进行。它便于操作，使得其原始记录性这一重要属性的特征不复存在，电子文件无印稿和草稿的区分，更无副本与正本的差别，档案与文件之间很难划定界限。这就使得工作人员可以在计算机上更便捷地复印输出文件。由此电子文件中的原始数据凭证作用的界定，是否具有法律凭证作用等诸多方面的一系列连锁问题呈现出来，已经成为档案管理部门一个新的研讨课题。

(二)影响档案来源原则，来源原则包含两个方面。目前，电子文件的大量产生，后者愈来愈受到普遍关注。这样就要求以来源为依据，看问题的角度也要发生变化。要以形成者与行政管理的角度，辩证的看待此类问题。只有这样才能正确的整理和理解档案文件。然而，在电子文件的形成中，现象的产生不再仅仅局限于现在的管理机构。这样，工作人员在使用过程中，可以凭借自身的需要，随时对文件存储信息进行管理、重组、打乱、粘贴、复制或打乱文件原有的顺序。因此，确定档案的本源，只是局限于要求完整地保护，找一个恰当的定义是不够的。要求必须非常正确地说明档案的原始联系，充分了解档案文件在整合中所发生的变化。

(三)电子文件影响着档案学理论所研究的内容，研究对象决定着档案学理论研究的内容。一直到电子文件的问世，档案管理工作的对象发生了巨大变化，原有的模式、定论将得到更新和补充。要以电子文件为中心，全面展开新的研究课题。

三、针对档案的特殊性所采取的措施

(一)理论上来说，电子文件能够长期保存。因为它的信息是不存在磨损的。空气中的灰尘、水及有毒有害气体不会直接侵入其中。但是档案管理工作者进行深入探究的重要课题就集中到电子文件中原有信息的长久保存问题上来。就目前状况来看，必须定期进行复制，才能长期保存电子文件。只有这样才能防范信息文件的丢失与损坏。

(二)电子文件技术处理工作必须得到完善。电子文件管理方面的新战略主张得到实施。新型文件的整合、归档要求工作人员必须切实深入到现行的工作领域。并指导所产生的大量电子文件的接收、处理乃至存储工作。了解文件形成的整个过程，这样可以很便捷的区别与保护文件的原始结构。切实保证文件的可靠性。从而使得电子文件与纸质文件发挥的作用相同。

(三)档案管理工作要向着立体化模式进展。随着人们对利用服务工作重视的不断加强，原始的直线型管理模式已经满足不了大众的需要。随着电子文件的问世，介入，不断深入，使得档案的种类不断地增加。它的利用率也在不断攀升，在原始的平面结构基础上，又增加了载体内容，这就构成了三维空间式结构，使得档案管理向着立体化管理模式迈进了一大步。

(四)工作人员的业务素数有待提高，知识结构要进行变革。要适应时代的飞速发展，业务就要不断提高，不断充实自己，提高自己在档案工作中的业务水平。这就要必须抓好知识的更新，不断扩大档案工作人员的知识储备，加快与时俱进的脚步，迎接信息技术的根本性革新。笔者相信，通过努力，档案管理事业的前景是非常美好的。档案服务行业在改革与更新中，会不断壮大，成为引领新世纪服务潮流的先锋行业!